วิธีใช้ Zoho Books สำหรับการบัญชี

ธุรกิจต่างๆ ต้องจัดการกับเอกสารที่ไม่มีที่สิ้นสุดและกระบวนการทางบัญชีที่ซับซ้อนเพื่อจัดการการเงินของตน ด้วยเหตุนี้ องค์กรต่างๆ จึงหันมาใช้เครื่องมือบัญชีที่มีประสิทธิภาพ และซอฟต์แวร์หนึ่งที่โดดเด่นในฝูงชนก็คือ Zoho Books

Zoho Books นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในแนวทางปฏิบัติทางบัญชีของตน ตั้งแต่การตั้งค่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองไปจนถึงการสร้างรายงานทางการเงินเชิงลึก การเปลี่ยนแปลงวิธีจัดการการออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้อย่างแท้จริง

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อมูลเชิงลึกของเครื่องมือนี้ คุณลักษณะของมัน และคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีใช้ Zoho Books เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานทางการเงินของคุณ

มาเริ่มกันเลย!

Zoho Books คืออะไร

Zoho Books เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ออกแบบโดย Zoho Corporation เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เป็นโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับจัดการงานบัญชีทั้งหมดของคุณ ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้และการจัดการค่าใช้จ่ายไปจนถึงการกระทบยอดธนาคารและการสร้างรายงาน เราจะดูวิธีใช้ซอฟต์แวร์บัญชี Zoho ในบล็อกนี้ในภายหลัง

คุณสมบัติของ Zoho Books คืออะไร

Zoho Books นำเสนอคุณสมบัติที่หลากหลายเพื่อสร้างใบเสนอราคา จัดการสินค้าคงคลัง การขายและใบสั่งซื้อ สร้างรายงานทางการเงิน ฯลฯ นี่คือคุณสมบัติที่ซอฟต์แวร์บัญชีนี้นำเสนอ:

1. การสร้างใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคา: ด้วย Zoho Books คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคาที่ดูเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีนี้ คุณสามารถส่งไปยังลูกค้าของคุณและรับเงินเร็วขึ้น
2. ค่าใช้จ่ายและตั๋วเงิน: คุณสามารถอัปโหลดใบเรียกเก็บเงินทั้งหมดของคุณเพื่อบันทึกและติดตามค่าใช้จ่ายและจัดระเบียบได้ คุณสามารถดูได้ว่าเงินทั้งหมดของคุณไปอยู่ที่ไหน
3. การธนาคาร: สามารถเชื่อมต่อและกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารของคุณได้ในไม่กี่คลิก ดึงข้อมูลธุรกรรมของคุณ จัดหมวดหมู่ และกระทบยอดในเวลาไม่นาน นอกจากนี้ยังรองรับ PayPal ดังนั้นทุกธุรกรรมที่ทำผ่านบัญชี PayPal ของคุณจึงสามารถดึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
4. การติดตามโครงการ: จะช่วยคุณติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการ สร้างชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และใบแจ้งหนี้ตามงานโครงการและชำระเงินตามจำนวนที่ถูกต้อง
5. ใบสั่งซื้อและการขาย: ส่งคำสั่งซื้อสำหรับการขายของคุณและสื่อสารกับผู้ขายของคุณด้วยใบแจ้งหนี้การขายและการซื้อเฉพาะบุคคล
6. GST: ด้วย Zoho Books คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับภาษีสินค้าและบริการ รู้ความรับผิดของคุณและผลตอบแทนรวมและชำระภาษีของคุณทันทีภายในแพลตฟอร์ม
7. ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: เชื่อมต่อ Zoho Books กับ IRP (พอร์ทัลการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้) ของคุณได้อย่างง่ายดาย และสร้างใบแจ้งหนี้ที่ปราศจากข้อผิดพลาดภายในไม่กี่วินาที
8. เส้นทางการตรวจสอบ: คุณมักจะต้องตรวจสอบและติดตามสมุดบัญชีของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ด้วย Zoho Books คุณสามารถติดตามและรักษาการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชีของคุณได้อย่างง่ายดาย
9. ระบบอัตโนมัติ: ทำงานที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ เช่น การส่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย การเรียกเก็บเงินจากบัตรอัตโนมัติ ฯลฯ เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ
10. เอกสาร: จัดเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดของคุณ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อหรือการขาย ITR และอื่นๆ ทางออนไลน์ และแนบไปกับธุรกรรมที่จำเป็น
11. พอร์ทัลผู้ขาย: เสนอพอร์ทัลด้วยตนเองให้กับผู้ขายของคุณเพื่อจัดการทุกอย่างตั้งแต่ธุรกรรมและคำสั่งซื้อไปจนถึงใบแจ้งยอด มันจะให้ความโปร่งใสที่ดีขึ้นและความรู้สึกไว้วางใจระหว่างทั้งสองฝ่าย
12. บูรณาการ: Zoho Books สามารถบูรณาการเข้ากับหลายแพลตฟอร์มได้ เช่น เกตเวย์การชำระเงินออนไลน์, แอป Zoho, Google Suite, Slack, Zapier และเครื่องมือ CRM ชั้นนำอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับ Zoho Books API เพื่อผสานรวมเข้ากับขั้นตอนการทำงานของคุณอีกด้วย
13. แอพมือถือ: Zoho Books นำเสนอแอพมือถือสำหรับทั้งอุปกรณ์ Android และ iOS คุณสามารถจัดการ ติดตาม และวิเคราะห์การดำเนินการทางการเงินทั้งหมดได้ทุกที่ทุกเวลาด้วยแอป Zoho Books บนมือถือ

แผนราคา Zoho Books โดยละเอียด

ก่อนที่จะตรวจสอบวิธีใช้ Zoho Books สำหรับการบัญชี เรามาตรวจสอบแผนการกำหนดราคากันก่อน Zoho Books เป็นเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดซึ่งมี UI ที่เรียบง่ายและระบบสนับสนุนที่เชื่อถือได้ มีแผนสองประเภทที่ Zoho Books เสนอ แผนหนึ่งคือ "เพื่อให้คุณเริ่มต้น" อีกแผนหนึ่งคือ "แผนสำหรับความต้องการเฉพาะของคุณ"

1. Zoho Books วางแผนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

• มาตรฐาน: นี่คือแผนพื้นฐานในการเริ่มจัดการการเงินของคุณทางออนไลน์ แผนนี้ประกอบด้วยผู้ใช้สูงสุด 3 คน, GSTIN หนึ่งรายการ และการสร้างบิล 5,000 รายการทุกเดือน แผนเริ่มต้นที่ INR 749/เดือน ต่อองค์กร
• มืออาชีพ: ด้วยแผนมืออาชีพ คุณจะได้รับความสามารถในการจัดการธุรกิจและบัญชี คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ได้สูงสุด 5 ราย GSTIN 2 รายการ และสร้างใบเรียกเก็บเงินได้ 10,000 ใบต่อเดือน แผนเริ่มต้นที่ INR 1499/เดือน ต่อองค์กร
• พรีเมียม: แผนนี้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาฟีเจอร์ที่ปรับแต่งได้ การทำงานร่วมกัน และระบบอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ได้สูงสุด 10 ราย GSTIN 3 รายการ และสร้างใบเรียกเก็บเงิน 25,000 ใบต่อเดือน แผนเริ่มต้นที่ INR 2999/เดือน ต่อองค์กร

2. Zoho Books วางแผนเพื่อความต้องการเฉพาะของคุณ

• Elite: แผนนี้เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับองค์กรที่ต้องการฟีเจอร์การจัดการสินค้าคงคลังขั้นสูง แผนนี้ประกอบด้วยผู้ใช้ 15 ราย GSTIN 3 รายการ และใบเรียกเก็บเงิน 100,000 ใบต่อเดือน แผนเริ่มต้นที่ INR 4999/เดือน ต่อองค์กร
• ขั้นสูงสุด: แผนขั้นสูงสุดมีไว้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการตัดสินใจทางบัญชีที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ 25 คน GSTIN 3 รายการ และสร้างใบเรียกเก็บเงิน 100,000 ใบทุกเดือน แผนนี้จะมีค่าใช้จ่าย INR 7999/เดือน ต่อองค์กร

อินเทอร์เฟซ Zoho Books

Zoho Books มีอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและใช้งานง่ายเพื่อทำให้ประสบการณ์บัญชีของคุณง่ายขึ้น นี่คือรายละเอียดของอินเทอร์เฟซ:

• แดชบอร์ด: ตัวเลือกแดชบอร์ดช่วยให้คุณเห็นภาพรวมข้อมูลทางการเงินของคุณอย่างรวดเร็ว ประกอบด้วยแผนภูมิและกราฟซึ่งสรุปตัวชี้วัดหลัก เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไร
• ผู้ติดต่อ: ในส่วนผู้ติดต่อ คุณสามารถจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อทางธุรกิจของคุณได้ คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข และจัดระเบียบรายละเอียดการติดต่อได้ที่นี่ ผู้ติดต่อ เช่น ลูกค้า ผู้ขาย และบริษัทอื่นๆ ที่คุณร่วมงานด้วย
• รายการ: ที่นี่คุณสามารถจัดการสินค้าคงคลังหรือรายการผลิตภัณฑ์และบริการของคุณได้
• การธนาคาร: เชื่อมต่อบัญชีธนาคาร บัตร และจัดการธุรกรรมทางการเงินของคุณ คุณยังสามารถติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ
• การขาย: การขายคือส่วนที่คุณจัดการทุกด้านของกระบวนการขาย ส่วนนี้ประกอบด้วยคุณลักษณะสำหรับการสร้าง การส่ง และการจัดการใบแจ้งหนี้
• การซื้อ: โมดูลการซื้อมุ่งเน้นไปที่การจัดการค่าใช้จ่ายและการซื้อ คุณสามารถติดตามใบเรียกเก็บเงินและค่าใช้จ่าย สิ่งนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบและควบคุมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ
• นักบัญชี: ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถเพิ่มหรือทำงานร่วมกับนักบัญชีของคุณเพื่อดูแลการยื่นภาษี การตรวจสอบ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กรของคุณ
• แผ่นเวลา: โมดูลแผ่นเวลาใช้สำหรับติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจในการคำนวณชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้
• รายงาน: ส่วนรายงานนำเสนอรายงานทางการเงินต่างๆ เพื่อช่วยคุณวิเคราะห์และทำความเข้าใจผลการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงงบกำไรขาดทุน งบดุล รายงานกระแสเงินสด และอื่นๆ

วิธีใช้ Zoho Books

คุณสามารถใช้ Zoho Books เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ บันทึกค่าใช้จ่าย จัดการผู้ขาย สร้างรายงานทางธุรกิจ และอื่นๆ อีกมากมาย แต่ก่อนที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้ คุณต้องสร้างบัญชีเพื่อนำ Zoho Books ไปใช้กับการดำเนินธุรกิจของคุณ

เยี่ยมชมเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ (https://www.zoho.com/in/books/) และลงทะเบียนเพื่อสร้างบัญชี คุณสามารถเลือกแผนใดก็ได้หรือเริ่มทดลองใช้ฟรี 14 วัน มาดูวิธีใช้ Zoho Books เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ กัน

1. วิธีใช้ Zoho Books เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้

หากต้องการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ ให้ไปที่แดชบอร์ดและเข้าถึงแถบเมนูด้านซ้าย คลิกที่เมนูการขายและทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• คลิกปุ่มขายแล้วแท็บใหม่จะเปิดขึ้น
• ตอนนี้คลิกปุ่ม สร้างด่วน ใต้โมดูล ใบแจ้งหนี้
• กรอกรายละเอียดทั้งหมด เช่น ชื่อลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่ ในหน้าใบแจ้งหนี้ใหม่
• เลือกรายการที่คุณต้องการรวม
• อัปโหลดเอกสารที่จำเป็นที่คุณต้องการแนบไปกับใบแจ้งหนี้ (ไม่บังคับ)
• คลิกตัวเลือก บันทึกและส่ง และเสร็จสิ้น

2. จะจัดการผู้ขายได้อย่างไร?

คุณสามารถเพิ่มใหม่หรือลบผู้ขายได้อย่างง่ายดายด้วย Zoho Books โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• คลิกที่ปุ่ม สร้างด่วน จากโมดูล ผู้ติดต่อ
• เลือกผู้ติดต่อทั้งหมดจากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกรองผู้ขายและผู้ติดต่อ
• คุณสามารถเพิ่มลูกค้าใหม่ได้ที่นี่โดยคลิก ปุ่ม + ใหม่ ที่ด้านบนของหน้า
• คลิกที่ผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่งเพื่อดูรายละเอียด โดยจะแสดงธุรกรรมทั้งหมด และภาพรวมของผู้ติดต่อหรือผู้จัดจำหน่ายเฉพาะนั้น
• หากต้องการลบหรือลบผู้จำหน่ายใดๆ ให้เลือกตัวเลือก เพิ่มเติม จากมุมขวาบนแล้วคลิก ลบ

วิธีใช้ Zoho Books เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายและใบเรียกเก็บเงิน

ขั้นตอนในการบันทึกค่าใช้จ่ายด้วย Zoho Books

• หากต้องการบันทึกค่าใช้จ่าย ให้ไปที่ตัวเลือก ค่าใช้จ่าย ที่แถบด้านซ้าย
• คลิกที่ + ค่าใช้จ่ายใหม่ ที่มุมขวาบน หรือเพียงคลิกไอคอน + ถัดจากโมดูลค่าใช้จ่าย
• ตอนนี้กรอกรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด เช่น หมวดหมู่ วันที่ จำนวนเงิน ฯลฯ
• คุณยังสามารถอัปโหลดใบเสร็จรับเงินได้
• คลิก บันทึก

วิธีบันทึกใบเรียกเก็บเงินด้วย Zoho Books

• หากต้องการบันทึกใบเรียกเก็บเงินของคุณ ไปที่แท็บการซื้อในแถบด้านข้างด้านซ้าย
• จากนั้นคลิกที่ปุ่ม สร้างด่วน จากโมดูล Bills
• ตอนนี้ให้ป้อนรายละเอียด เช่น ชื่อ วันที่เรียกเก็บเงิน ฯลฯ
• เลือกผลิตภัณฑ์ที่คุณได้เรียกเก็บเงินแล้ว
• แนบไฟล์หรือเอกสารที่สามารถรองรับใบเรียกเก็บเงินของคุณได้
• กดปุ่ม บันทึก

วิธีใช้ Zoho Books เพื่อบันทึกการชำระเงิน

การจัดการการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ผ่าน Zoho

• หากต้องการบันทึกการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ให้ไปที่ การขาย จากนั้นไปที่ ใบแจ้งหนี้
• ตอนนี้เลือก ใบแจ้งหนี้ เพื่อบันทึกการชำระเงิน และหน้าต่างรายละเอียดใบแจ้งหนี้จะเปิดขึ้น
• คุณจะเห็นตัวเลือก บันทึกการชำระเงิน อยู่ด้านบน คลิกที่ปุ่มนั้น
• ตอนนี้กรอกรายละเอียดทั้งหมด เช่น จำนวนเงิน วิธีการชำระเงิน วันที่ชำระเงิน ฯลฯ
• คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้ใน หมายเลขอ้างอิง หรือในส่วน หมายเหตุ
• แนบไฟล์หรือเอกสารใดๆ เพื่อใช้อ้างอิง ถ้ามี
• กดบันทึกการชำระเงิน เท่านี้ก็เสร็จสิ้น

การชำระเงินของลูกค้าผ่าน Zoho

• ตอนนี้เพื่อบันทึกการชำระเงินของลูกค้า ให้ไปที่ แท็บผู้ติดต่อ และเลือกผู้ติดต่อจากรายการของคุณ
• หน้าต่างรายละเอียดการติดต่อจะเปิดขึ้น จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ธุรกรรมใหม่
• เมื่อคุณคลิก เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น จากนั้นเลือก การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
• กรอกรายละเอียดทั้งหมด เช่น จำนวนเงิน วันที่ชำระเงิน โหมด ฯลฯ
• แนบเอกสารหากจำเป็น
• คลิกที่ปุ่ม บันทึก

จะเพิ่มธนาคารและบัตรใน Zoho Books ได้อย่างไร

หากต้องการเชื่อมโยงบัญชีธนาคารหรือบัตรของคุณ ให้ไปที่ส่วนธนาคารที่แถบด้านซ้ายของแดชบอร์ดแล้วทำตามคำแนะนำ:

• คลิกที่โมดูลการธนาคารและเปิดแท็บ
• คุณจะพบปุ่ม เพิ่มธนาคารหรือบัตรเครดิตของคุณ ที่มุมขวาบน คลิกที่ปุ่มนั้น
• จากแถบค้นหา ค้นหาธนาคารของคุณ หากคุณไม่พบธนาคารของคุณ คุณสามารถเพิ่มด้วยตนเองได้
• ตอนนี้เพิ่มรายละเอียดทั้งหมดของบัญชีของคุณแล้วกดปุ่ม บันทึก

วิธีใช้ Zoho Books เพื่อสร้างรายงานธุรกิจ

รายงานทางธุรกิจสามารถช่วยให้คุณทราบว่าธุรกิจของคุณกำลังทำอะไรอยู่และจุดยืนอยู่ที่ไหน

• เลือกส่วนรายงานจากแผงการนำทาง
• ที่นี่ คุณสามารถเลือกช่วงวันที่สำหรับรายงานได้
• ตอนนี้กดปุ่ม เรียกใช้รายงาน
• รายงานของคุณจะถูกสร้างขึ้นทันที คุณสามารถพิมพ์หรือส่งออกเป็นไฟล์ PDF ได้

จะทำงานร่วมกันใน Zoho Books ได้อย่างไร

คุณสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม พนักงาน นักบัญชี และเพื่อนร่วมงานผ่านแดชบอร์ดของคุณ

• ไปที่มุมขวาบนแล้วเลือก การตั้งค่า (ไอคอนประแจกลม)
• คลิกที่มันและเลือก ผู้ใช้ จากเมนูแบบเลื่อนลง
• คุณจะเห็นปุ่ม เชิญผู้ใช้ คลิกที่มัน
• ป้อนชื่อ อีเมล และบทบาทของผู้ใช้
• กดปุ่ม ส่ง

จะจัดการโปรเจ็กต์และไทม์ชีทใน Zoho Books ได้อย่างไร

เพื่อจัดการโครงการและไทม์ชีทอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• คลิกปุ่มเมนูและไปที่ส่วนไทม์ชีท
• จากรายการ คุณสามารถเลือกระหว่างโครงการหรือแผ่นเวลาได้
• จากมุมขวาบน ให้เลือกเวลาบันทึกหรือบันทึกรายสัปดาห์
• คุณสามารถดูไทม์ชีทที่บันทึกไว้ของคุณในรูปแบบรายการหรือในปฏิทิน

บทสรุป

Zoho Books เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการจัดการการเงินของธุรกิจ ช่วยคุณในการสร้างใบแจ้งหนี้ ติดตามค่าใช้จ่าย และแม้กระทั่งจัดการโครงการ เครื่องมือนี้ใช้งานง่าย และรูปแบบที่สะอาดตาทำให้ธุรกิจทุกขนาดเป็นเรื่องง่าย

ด้วยแผนการกำหนดราคาที่แตกต่างกันและคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์ เช่น ระบบอัตโนมัติและการทำงานร่วมกัน Zoho Books จึงเป็นโซลูชันที่ใช้งานได้จริงในการทำให้การจัดการทางการเงินราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับธุรกิจ