أكثر من 330 مليون شخص حول العالم يستخدمون مستندات PDF على أساس يومي. ظهرت ملفات PDF باعتبارها العمود الفقري لعمليات العمل الحديثة للشركات ، خاصة مع ظهور ثقافة العمل عن بُعد.

‍

إنها سهلة الاستخدام والتخزين والعمل معها. ومع ذلك ، يجب أن تستخدم النظام الأساسي الصحيح لمعالجتها. العديد من برامج PDF صلبة للاستخدام وتعتمد على أطراف ثالثة للعمليات الأساسية.

‍

اختر برنامج PDF الذي يعالج ملفات PDF دون الضغط على نظامك. دعنا نلقي نظرة على بعض الميزات الأساسية التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج PDF.

10 ميزات أساسية يجب مراعاتها عند اختيار برنامج PDF

تنسيق المستند المحمول (PDF) ، كما يوحي الاسم ، هو تنسيق مستند رقمي يحتوي على معلومات يمكن معالجتها وتأمينها ومشاركتها بسهولة إلكترونيًا . لقد برز كواحد من أبرز الركائز الأساسية في مساحة العمل الرقمية اليوم.

‍

تتطلب أي وجميع عمليات الشركة استخدامًا مكثفًا لملفات PDF التي يتم إنشاؤها وتحريرها ومشاركتها عبر الأنظمة الأساسية . كشركة في العصر الرقمي ، ستحتاج إلى استخدام ملفات PDF على أساس يومي.

‍

لذلك ، تحتاج إلى برنامج PDF سهل الاستخدام ويقدم ميزات تناسب طبيعة ونطاق عمليات عملك . لقد توصلنا إلى أهم الميزات التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج PDF. إلق نظرة.

1. متعدد الأشكال التحويل

مصدر

‍

الميزة الأولى والأكثر أهمية التي تحتاج إلى النظر إليها في برنامج PDF الخاص بك هي إذا كان يوفر تحويل مستند PDF إلى تنسيقات أخرى متنوعة مثل Word ، مثل Word و Excel و PPT و JPG وما إلى ذلك.

‍

هذا لأن ملفات PDF تشتهر بصلابة التحرير والاستخدام المرن . غالبًا ما تحتاج الشركات إلى الاعتماد على أدوات خارجية لاستخراج الاستخدام الأمثل من ملفات PDF. يؤدي استخدام برنامج يسمح بالتحويل أثناء التنقل إلى تسهيل سير العمل.

‍

يمكنك بسهولة تحويل PDF إلى Word باستخدام أداة Smallpdf وإرجاع مستند Word إلى PDF ليناسب استخدام المستند. إنه يجعل مشاركة المستند ومعالجته على العديد من الأنظمة الأساسية أسهل حيث يمكنك تغييره اعتمادًا على ما هو مقبول على النظام الأساسي.

2. سهولة الاستعمال

برامج PDF هي أدوات يومية تسهل سير العمل في المكتب. لا يحتاجون إلى أن يكونوا أدوات معقدة تتطلب منحنى تعليمي للموظفين لاستخدامها. يجب أن يكون برنامج PDF سهل الاستخدام حتى يتمكن الجميع من تحقيق أقصى استفادة منه .

‍

يجب أن يكون المستخدم قادرًا على تحرير المستندات ومسحها ضوئيًا بسهولة. ابحث عن ميزة التعرف الضوئي على الحروف ، أي التعرف الضوئي على الحروف لأنها تحول الصور إلى نص من خلال التعرف على النص في الصورة. يساعد هذا في تحويل ملفات PDF إلى مستندات قابلة للتحرير يمكن معالجتها أثناء التنقل.

‍

بخلاف ذلك ، انظر إلى أن حل البرنامج يقدم قوالب يمكن استخدامها لتسريع عملية عملك . عندما يكون لديك قوالب جاهزة للاختيار من بينها ، فلن تضطر إلى إنشاء مستندات من البداية أو قضاء بعض الوقت في جوانب مثل التصميم والتخطيط.

3. السعر والترخيص

عادةً ما تكون حلول برامج PDF متاحة كمنتجات SaaS ، مما يعني أنه سيتعين عليك شرائها على أساس اشتراك شهري أو سنوي . نظرًا لأنها أداة تستخدمها الشركات كل يوم ، فإنها غالبًا ما تختار الاشتراكات مدى الحياة أيضًا.

‍

يلعب سعر وترخيص برنامج PDF دورًا رئيسيًا في قرار الشراء الخاص بك. هناك برنامج PDF متاح مجانًا ويقدم وظائف أساسية ورائعة في بعض الأحيان. بينما يقدم البعض الآخر عددًا كبيرًا من الميزات الحصرية بسعر أعلى .

‍

الحل الذي تختاره يعتمد على ميزانيتك والاستخدام الذي تحتاجه خارج الأداة. ضع قائمة باحتياجاتك والميزانية التي يمكنك تخصيصها لاتخاذ القرار النهائي. إذا كان الحل يوفر نسخة تجريبية مجانية ، فاغتنم الفرصة لتقييم ما إذا كانت الأداة ستكون متوافقة مع هيكل عملك أم لا.

4. استخدام عبر منصة

ميزة أخرى مهمة يجب مراعاتها عند اختيار برنامج PDF هي توافقه مع منصات الطرف الثالث. يجب أن يتعاون برنامج PDF مع الأنظمة الأساسية الأخرى للقيام بمهام مختلفة . على سبيل المثال ، السماح لعدة مشاركين في المستند.

‍

وبالمثل ، يجب أن يكون من الممكن الوصول إلى مستند PDF من منصات مختلفة بسهولة. يجب أن يوفر البرنامج المرونة للسماح باستخدام مستندات PDF من قبل أطراف متعددة في نفس الوقت.

5. متوافق مع الجوال

مصدر

‍

ما يقرب من نصف حركة مرور الويب في جميع أنحاء العالم تأتي من الأجهزة المحمولة. من المرجح أن يستخدم كل شخص من موظفيك إلى شركائك جهازًا محمولًا للوصول إلى ملفات PDF والعمل عليها. لذلك ، يصبح من المهم التحقق من حل البرنامج الخاص بك لقابلية الاستخدام على الأجهزة المحمولة.

‍

يجب أن تكون ملفات PDF الخاصة بك قابلة للتعديل أثناء التنقل . هذا يعني أنه يجب على المستخدم أن يعمل عليها بنفس الطريقة من أجهزته المحمولة كما لو كان يعمل من سطح المكتب. هذا يضع تركيزًا خاصًا على قابلية القراءة وضبط الهوامش.

‍

تحتوي الأجهزة المحمولة مثل الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية على شاشات أصغر ، لذلك يجب أن يكون البرنامج قادرًا على ضبط أبعاد المستند دون المساس بإمكانية قراءة النص . إذا تم ضغط المستند ، فلن تتأثر جودته عند فتحه على شاشة أصغر.

6. أمان مدمج

أحد الأسباب الرئيسية التي جعلت ملفات PDF أصبحت تنسيق الانتقال في مساحات الشركات هو الأمان الذي توفره . لا يمكن لأي شخص الوصول إليها أو تعديلها. يمكن مشاركتها بسهولة عبر العالم دون المساس بالمحتوى الموجود بداخلها.

‍

يحتاج برنامج PDF الذي تختاره إلى توفير أمان من الدرجة الأولى لحماية المعلومات السرية في مستنداتك. ابحث عن ميزات مثل الحماية بكلمة مرور تساعدك في تقييد من يمكنه الوصول إلى مستند.

‍

هناك أذونات فريدة تسمح لك باختيار من يمكنه قراءة المستند أو تحريره . تسمح لك ميزات الأمان المتقدمة بتقييد أو إبطال الوصول بعد مشاركة مستند مع مستخدم حتى لا يتمكنوا من الوصول إليه مرة أخرى.

7. دعم العملاء والخدمة

في حين أن برامج PDF هي حلول برمجية سهلة الاستخدام بطبيعتها ، لا يزال موفر الخدمة الخاص بك بحاجة إلى التأكد من أنه يمكنك الاستفادة منه بكامل إمكاناته. تأكد من أن مزود البرنامج يزودك بالبرامج التعليمية والأدلة حول كيفية استخدام الحل .

‍

يجب أن تكون هناك أسئلة شائعة لمساعدتك في حل المشكلات البسيطة بسهولة. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون هناك خدمة عملاء فورية للمساعدة في حل المسائل الأكبر. للتعرف على جودة الخدمة التي يقدمها مقدم الخدمة ، تحقق من مراجعاتهم وما يقوله المستخدمون.

‍

سوف يعطيك فكرة واقعية عن مدى كفاءة مزود الخدمة الخاص بك في حل المشكلات. علاوة على ذلك ، يمكنك دائمًا أن تسأل مقدم الخدمة نفسه عن خدمة العملاء للحصول على فكرة أساسية عن مدى الخدمة التي يقدمها.

8. القائم على السحابة

تعد حلول برامج PDF المستندة إلى السحابة من أكثر الحلول التي تختارها الشركات شيوعًا. هذا بسبب السبب البسيط المتمثل في أنها حلول خفيفة الوزن وسهلة الاستخدام للغاية وتمنح حق الوصول إليها .

‍

لا تريد أن يكون نظام PDF الخاص بك ثقيلًا أو بطيئًا. علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي النظام البطيء إلى إعاقة تدفق العمليات بالكامل من خلال معالجته البطيئة . يتسم النظام المستند إلى السحابة بالسرعة والسرعة والمرونة في الاستخدام بالإضافة إلى سهولة الوصول إليه بالنسبة لغالبية المستخدمين.

9. تكامل التوقيع الإلكتروني

مصدر

‍

ظهر خيار التوقيع الإلكتروني كحاجة للساعة حيث أن المزيد والمزيد من الشركات تدير أعمالًا افتراضية . لا يمكنك ببساطة إرسال مستندات مادية إلى حفلة وانتظر أيامًا لاستلامها مرة أخرى بتوقيعها.

‍

يجب أن يحتوي برنامج PDF الخاص بك على أداة توقيع إلكتروني تتيح للمستخدمين توقيع المستند رقميًا وإعادته بجودة سليمة . يساعد في تسريع المعاملات بين الأطراف ويجعل العمليات أكثر كفاءة.

10. أتمتة

الأتمتة هي حاجة لأي عملية مؤسسية ، خاصة إذا كان عملك يعمل على نطاق واسع وتحتاج إلى معالجة عدد كبير من المستندات على أساس يومي. ابحث عن ميزات الأتمتة في برنامج PDF الخاص بك لتتمكن من اتخاذ القرار الصحيح.

‍

تساعدك ميزات الأتمتة ، مثل أدوات السحب والإفلات والبحث عن الأدوات واستبدالها ، على إنجاز مهمتك بشكل أسرع وبسهولة ، دون وجود مجال للأخطاء. ستساعدك التعليقات التوضيحية والترميز على تحرير ملفات PDF بشكل أسرع.

‍

سيسهل على المستخدم التالي معالجتها بشكل أسرع كما سيعرف النقاط التي يجب البحث عنها على الفور. بهذه الطريقة ، يمكنهم معالجتها في أي وقت من الأوقات.

اختر حلولاً برمجية غنية بالميزات ورشيقة لملفات PDF لتسهيل عملياتك اليومية

ظهرت ملفات PDF باعتبارها تنسيقات ملفات الانتقال لعمليات الشركات. سيساعدك اختيار الحل البرمجي الصحيح لمعالجتها وإدارتها على إبراز أفضل ما فيها وتسهيل عملياتك اليومية كعمل تجاري.

‍

ابحث عن ميزات مثل التحرير أثناء التنقل والتعاون عبر الأنظمة الأساسية في برنامج PDF الخاص بك. يجب أن يوفر أمانًا من الدرجة الأولى مع كونه خفيف الوزن وسهل الاستخدام لجميع أنواع المستخدمين.

‍

أخبرنا في التعليقات بما تعتقد أنه أهم ميزة يجب أن يمتلكها برنامج PDf لمساعدتك في تسهيل عملياتك.

‍