أفضل الممارسات: إعطاء الأولوية لتجربة مقدم الطلب

سلسلة شهرية تساعدك على تنمية خبرتك، واستخدام المنصة إلى أقصى إمكاناتها، وتحسين برامجك في نهاية المطاف.

تم نشر هذا المنشور في الأصل في مايو 2024

سنتحدث هذا الشهر عن تجارب المتقدمين . نحن نعلم أن بناء علاقات قوية مع المتقدمين والحفاظ عليها يمثل أولوية قصوى بالنسبة لمعظم العملاء القابلين للتقديم، ونحن ملتزمون بتزويدك بالأدوات اللازمة لجعل تجربة مقدم الطلب أفضل وأفضل.

لذلك، نريد هذا الشهر أن نشير إلى بعض الوظائف الأساسية التي قدمناها مؤخرًا للعديد من أدواتنا المفضلة والمصممة خصيصًا لمقدمي الطلبات - مع بعض التذكيرات الأساسية على طول الطريق بشأن الإجراءات التي يتعين عليك اتخاذها حتى يتمكنوا من يمكن أن تكون متاحة بسهولة للمتقدمين لديك. اربطوا حزام الأمان... هذا شيء كبير!

هل أنت مستعد لرؤية تجارب المتقدمين الرائعة أثناء العمل؟ انزل إلى أسفل هذا البريد الإلكتروني للتعرف على كيفية استخدام Capital Impact Partners لـ Submittable لبناء تجارب تطبيق عادلة ويمكن الوصول إليها.

ضع المتقدمين لديك أولاً مع التقديم

تحقق من هذه التحديثات التي تم إصدارها مؤخرًا لميزات مقدم الطلب الرئيسية وانظر كيف يمكنك تنفيذها ضمن برامجك الخاصة اليوم.

الحفظ التلقائي ومسودة التقديمات

• المقصود بمقدمي الطلبات: إن إمكانية الحفظ التلقائي في Submittable تجعل من السهل على مقدمي الطلبات إكمال طلباتهم الأولية بالسرعة التي تناسبهم، دون التعرض لخطر فقدان أي عمل على طول الطريق. تسمح المسودات أيضًا للمتقدمين بتلقي رسائل منك تحتوي على تذكيرات أو نصائح.
• الجديد بالنسبة للمتقدمين: يحتفظ المتقدمون الآن بإمكانية الوصول إلى مسوداتهم حتى بعد انتهاء صلاحية المشروع، لذلك لن يفقدوا عملهم أبدًا. وسيستفيدون أيضًا من التواصل المستهدف والنماذج المخصصة منك لمساعدتهم في إكمال طلباتهم.
• اجعلها متاحة: من أعلى شريط التنقل الخاص بـ Submitable، حدد المزيد > مسودة التقديمات لمراجعة أي مسودات و/أو التعامل مع المتقدمين المحتملين. تعرف على المزيد حول الحفظ التلقائي ومسودات التقديمات هنا.

ملفات تعريف المنظمة + البحث

• المقصود بمقدمي الطلبات: يمكن لمقدمي الطلبات الذين يتقدمون بالنيابة عن إحدى المؤسسات البحث عن مؤسستهم باستخدام معرف الكيان الفريد المقابل لتوفير الوقت وتقليل أخطاء إدخال البيانات. سيتم بعد ذلك ربط طلباتهم بملف تعريف المؤسسة، مما يلتقط العلاقة التاريخية للكيان مع المانح والبيانات المستمدة من تكاملنا المباشر مع Candid وSAM.gov.
• الجديد بالنسبة لمقدمي الطلبات: خلال العام الماضي، أضفنا واجهة المستخدم الموحدة (UEI) كمعرف فريد، وإشارة مرئية للمنظمة التي تم تقديم الطلب نيابة عنها (والتي يمكن رؤيتها بعد ذلك طوال تجربة التقديم ومن داخل بوابة مقدم الطلب في قابل للتقديم).
• إتاحتها: يمكن للمسؤولين تشغيل إمكانية "البحث عن المؤسسة" هذه من خلال الوصول إلى إعدادات مستوى المشروع الخاصة بالبرنامج. من خلال تحديد "السماح بالبحث عن المؤسسة"، يمكن للمسؤولين اختيار مصدر البيانات الذي يرغبون في مطالبة المتقدمين بتقديمه نيابة عنه، أو جعله اختياريًا. بمجرد قيام المشروع بجمع الطلبات، سيتمكن المسؤولون من عرض ملف تعريف المؤسسة المرتبط عن طريق التحقق من لوحة المعلومات المرتبطة المشابهة لإدارة علاقات العملاء (CRM) من قائمة التقديم أو عرض تفاصيل التقديم. تعرف على المزيد حول الملفات الشخصية للمؤسسة ومسارات عمل البحث هنا.

تتبع الأموال

• المقصود بالمتقدمين: يمكن للمتقدمين عرض وتتبع الجوائز والمدفوعات الخاصة بهم وتلقي الاتصالات المتعلقة بهم منك من خلال التقديم.
• الجديد بالنسبة للمتقدمين: علامة التبويب "الجوائز والمدفوعات" جديدة، وكذلك القدرة على تضمين مذكرة لكل معاملة مخصصة لمقدمي الطلبات.
• اجعلها متاحة: من الإعدادات على مستوى المشروع، سيحتاج المسؤولون إلى تشغيل إعداد رؤية الجائزة والدفع حتى يتمكن المتقدمون من الوصول إلى علامة التبويب الجوائز والمدفوعات في بوابة مقدم الطلب في الملف القابل للتقديم. تعرف على المزيد حول استخدام تتبع الأموال هنا.

نماذج الطلب والتعاون

• المقصود بمقدمي الطلبات: تتيح نماذج الطلب لمقدمي الطلبات والحائزين على الجوائز إرسال الطلبات بسرعة إلى مسؤولي البرنامج من داخل البرنامج لجميع احتياجات الموافقة الخاصة بهم - بدءًا من تقارير التقدم وحتى المواعيد النهائية للتمديد - وفقًا لاحتياجاتهم وجدولهم الزمني. وفي الوقت نفسه، يتيح التعاون للمتقدمين العمل مع زملائهم وغيرهم في الوقت الفعلي على النموذج الذي يملؤونه.
• الجديد بالنسبة لمقدمي الطلبات: منذ إطلاق نماذج الطلب لأول مرة، أضفنا التعاون حتى يتمكن المتقدمون من العمل مع الآخرين بناءً على طلباتهم. أيضًا، عند التعاون، يمكن للمتقدمين إرسال بريد إلكتروني إلى المتعاونين المدعوين من داخل "قابل للإرسال" لتوفير السياق والإشارة إلى أجزاء النموذج التي يرغبون في أن يمتلكها المتعاون.
• جعله متاحًا : للبدء، يمكن للمسؤولين اختيار تشغيل التعاون من خلال الانتقال إلى الإعدادات العامة للمشروع > تمكين التعاون. ويمكن بعد ذلك إيقاف تشغيله وتشغيله مرة أخرى في أي وقت. يمكن للمسؤولين بعد ذلك إنشاء نماذج طلب خاصة بالبرنامج أو المرحلة عبر علامة التبويب "النماذج" في النظام الأساسي باستخدام أداة إنشاء نماذج السحب والإفلات الخاصة بالتوقيع. بمجرد إضافتها إلى المشروع، يمكن للمسؤولين تحديد معايير التوفر (على أساس الجدول الزمني، أو على أساس حالة الإرسال، أو على أساس التسمية) التي سيتم تشغيلها عندما تكون النماذج متاحة لمقدمي الطلبات. قم بمراجعة هذه المدونة لمعرفة المزيد حول هذه الميزة، أو تعلم كيفية تنفيذها لبرنامجك هنا.

المكافأة: ترقبوا دعوة للانضمام إلى فريق تسويق المنتجات القابلة للتسليم في هذا الربع للحصول على تدريب متعمق حول كل ما يتعلق بالملف الشخصي للمؤسسة والبحث!

أدوات الذكاء الاصطناعي الجديدة القابلة للتقديم

لقد بذلنا جهدًا كبيرًا في العمل على ميزاتنا الأولى التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، والتي تم تطويرها كجزء من شراكتنا الإستراتيجية مع Microsoft. تحقق من هذه الميزات التي تم إصدارها مؤخرًا والتي تركز على المتقدمين، وتعرف على المزيد حول الذكاء الاصطناعي على موقع Submittable على موقعنا الإلكتروني، أو انضم إلى المحادثة في ندوتنا القادمة عبر الويب.

الاستيراد الذكي

• المقصود بمقدمي الطلبات: يوفر حقل نموذج الاستيراد الذكي لمقدمي الطلبات طريقة سهلة لملء حقول النموذج تلقائيًا التي تطلب معلومات W-2 أو 1099-NEC (مع المزيد قريبًا!). سيطالب حقل النموذج مقدم الطلب بتحميل مستنده، وسيقوم تلقائيًا باستخراج المعلومات في حقول النموذج. لا تؤدي هذه الميزة إلى التخلص من عبء مقدم الطلب فحسب، بل تساعد المسؤولين في الحصول على بيانات فعالة للتحقق والمراجعات وإعداد التقارير
• اجعله متاحًا: عند إنشاء نموذج أولي أو إضافي أو نموذج طلب، اسحب حقل نموذج الاستيراد الذكي وأفلته في النموذج الخاص بك. بمجرد البث المباشر، سيُطلب من المتقدمين تحميل الوثائق المطلوبة، تليها فرصة مراجعة المعلومات التي تم تحليلها قبل الإرسال. ستتاح لك الفرصة لمراجعة المستندات والمعلومات المقدمة عبر تفاصيل التقديم وأدوات إعداد التقارير. تعرف على المزيد حول هذه القدرة المثيرة هنا.

الملء التلقائي للنموذج

• المقصود بها لمقدمي الطلبات: تم تصميم أداة الملء التلقائي للنماذج خصيصًا لمقدمي الطلبات الذين يملأون النماذج بشكل متكرر، وهي عبارة عن امتداد لمتصفح Chrome يحفظ استجابات المستخدم لمطالبات طلبات المنح الشائعة. يمكن بعد ذلك استخدام الردود المحفوظة لملء حقول النموذج تلقائيًا، مما يلغي الحاجة إلى إعادة كتابة الإجابات بشكل متكرر. والأفضل من ذلك، أنه يمكن بعد ذلك استخدام الاستجابات المحفوظة لامتداد Chrome هذا على أي تطبيق، حتى خارج برنامجك الخاص.
• اجعله متاحًا: إذا أردت، يمكنك إبلاغ المتقدمين بأن هذا المورد متاح لهم. سيحتاجون إلى تنزيل الامتداد من متجر Chrome. فكر في ربط هذا المورد في إرشادات برنامجك.

دعم فني سريع وودود لمقدم الطلب

نحن دائمًا هنا لدعم المتقدمين لديك أيضًا! بدءًا من الأسئلة مثل "كيف يمكنني طلب تعديل على الإرسال" إلى "لقد نسيت كلمة المرور الخاصة بي"، فإن فريق الدعم الرائع لدينا موجود لمساعدتك. تذكر أنه يمكن دائمًا ربط هذه الموارد ضمن إرشادات برنامجك لسهولة الوصول إليها!

• يقدم Submittable مركزًا مخصصًا مليئًا بمقالات المساعدة المصممة خصيصًا لمقدمي الطلبات. هذا متاح 24-7. تحقق من ذلك
• يمكن لمقدمي الطلبات اختيار إرسال سؤال إلى فريق الدعم الفني لدينا، وسيتلقون الرد خلال 24 ساعة عمل. تحقق من ذلك.

تجارب المتقدمين المؤثرة في العمل

تتعامل شركة Capital Impact Partners دائمًا مع برامجها من منظور عادل، وقد اختارت استخدام Submittable حتى تتمكن من توفير الوقت، وضمان إمكانية الوصول، وزيادة تأثيرها في النهاية. ومن خلال اختيار تنفيذ عملية تقديم موحدة ومراجعة للمنح والبرامج التعليمية، وجدت شركة Capital Impact أنها كانت توفر لكل متقدم أكثر من 30 دقيقة خلال عملية التقديم.
​
اقرأ القصة لترى كيف قاموا بصياغة طريق فعال لتحقيق العدالة الاجتماعية، وكيف منحتهم شركة Submittable التكنولوجيا اللازمة لإدارة برنامجهم تمامًا كما تصوروه.