كيف تتعاون مع العملاء أثناء العمل عن بُعد؟

غيّر جائحة COVID-19 الطريقة التي تعمل بها العديد من الشركات والمنظمات ، ويرجع ذلك أساسًا إلى "إجبار" على أداء واجباتهم من خارج المكتب. ومع ذلك ، سرعان ما تم الاعتراف بأن العمل عن بعد له العديد من الفوائد ، حيث يوفر للموظفين قدرًا أكبر من المرونة ، ويوفر الوقت ويقلل من تكاليف التنقل في المقام الأول ، وأصحاب العمل لديهم القدرة على البحث عن المواهب في منطقة أوسع ، من بين مزايا أخرى.

ومع ذلك ، فإن هذا النوع من التغيير لم يأت من دون تحديات ، خاصة بسبب عدم وجود اتصال مباشر مع شركاء الأعمال. نوضح أدناه كيفية العمل مع العملاء في عصر العمل عن بُعد على نطاق واسع لضمان تحقيق نفس النتائج كما كان من قبل.

الاتصال المستمر - أساس التعاون الناجح مع العملاء

أحد أهم الجوانب عند العمل مع العملاء هو البقاء على اتصال معهم في جميع الأوقات حتى يعرفوا في أي وقت مرحلة العمل ، أو يتلقوا إجابات على الأسئلة على الفور أو ليس لديهم مخاوف بشأن النتيجة النهائية. في حالة العمل عن بُعد ، يمكن بسهولة استبدال الاتصال المباشر باجتماعات منتظمة عبر الإنترنت (على برنامج المراسلة الفورية المختار) ، أو تبادل رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.

بالنسبة لكلا الطرفين ، يعتبر هذا النوع من الفرص راحة كبيرة ، حيث إنه يوفر الوقت والموارد المالية (على سبيل المثال ، الإنفاق على السفر إلى مقر الشريك) - مع تحقيق نفس النتيجة. في هذا الصدد ، يمكن أن يكون من المفيد تحديد موعد محدد للاجتماعات (على سبيل المثال أسبوعيا ، كل أسبوعين ، شهريا) حسب احتياجات وشكل التعاون مع العميل. بهذه الطريقة ، يتم ضمان التحكم في الأنشطة جنبًا إلى جنب مع التعليقات المستمرة.

تحديد أهداف مشتركة - لرعاية كلا الجانبين بالتعاون مع العملاء

لكل من العمل في الموقع والعمل عن بعد ، من المهم تحديد أهداف وتوقعات كلا الطرفين بوضوح. لذلك ، قبل العمل مع العميل (والبدء في تنفيذ الأنشطة) ، من الضروري مناقشة المتطلبات ونطاق العمل والنتائج المتوقعة بدقة - والأهم من ذلك ، تواريخ الإنجاز والمعالم. سيؤدي ذلك إلى تجنب سوء الفهم غير الضروري ، وتمكينك من تتبع التقدم والتأكد من تسليم المنتج النهائي كما هو متوقع.

تحقيقًا لهذه الغاية ، من المفيد ، أولاً ، مشاركة أنواع مختلفة من المستندات أو النماذج الأولية أو النماذج بالأحجام الطبيعية بانتظام ، حتى يتمكن أحد الطرفين من تتبع العمل ، ويمكن للطرف الآخر تلقي ملاحظات مستمرة (اقتراحات للتغييرات ، والموافقة على اتجاه التطوير ، وما إلى ذلك) من شأنها تحسين تنفيذ الأنشطة.

أدوات عبر الإنترنت - لتسريع العمليات المنفذة

لتسهيل التعاون مع العميل أثناء العمل عن بُعد ، من المفيد أيضًا استخدام أدوات خاصة لإدارة المشاريع (مثل Firmbee). تسمح هذه الحلول لكل شخص مخول بتتبع تقدم العمل ، وتبادل المعلومات ، والتواصل ، ومشاركة الملفات ، وجدولة الاجتماعات ، وتنفيذ العديد من العمليات الأخرى لتبسيط الاتصال اليومي.

بهذه الطريقة يمكنك بسهولة إدارة الجدول الزمني للمشروع وتعيين المهام ومراقبة تنفيذها والحفاظ على التواصل المستمر. يصبح كل ذلك راحة كبيرة لجميع المشاركين في الموضوع وسيقلل من عدد الأسئلة والشكوك التي تنشأ.

وقت استجابة سريع - لإلهام الثقة

إذا كنت ترغب في ضمان التعاون الفعال مع العملاء عن بُعد ، يجب أن تتذكر أيضًا أن تحاول أن تكون متاحًا لشركائك وألا تتأخر في الرد على رسائلهم (مع التوازن بين العمل والحياة بالطبع). إذا كنت غير قادر على تقديم رد كامل على الفور ، فأخبرهم بذلك ، وتأكد من أنك قد تلقيت الرسالة وستعود بتعليقاتك في أقرب وقت ممكن. سيؤدي القيام بذلك إلى تعزيز ثقة شريكك بك وبفريقك وأيضًا تقليل المخاوف المحتملة بشأن الأنشطة الجارية.

علاوة على ذلك ، فإن إظهار الاهتمام والتعاطف تجاه الاحتياجات المشار إليها ، والاستماع إلى وجهات النظر المختلفة وفهمها ، والاستجابة للتوقعات (خاصة فيما يتعلق بالتصحيحات أو الاتجاهات لمزيد من التطوير) يساعد في بناء علاقات دائمة. نظرًا لطبيعة البيئة النائية ، يجدر التعامل مع هذه الجوانب بالاهتمام والرعاية المناسبين.

تعاون مع العملاء - ملخص

يمكن أن يكون التعاون مع العملاء أثناء العمل عن بُعد مثمرًا مثل العمل في الموقع الذي يتضمن الاتصال وجهًا لوجه - طالما أنك تتأكد من رعاية شريكك جيدًا كما كان من قبل (وإن كان ذلك في شكل مختلف). ستتم مساعدتك بلا شك من خلال أنواع مختلفة من الرسائل الفورية والأدوات التي تم تطويرها مع وضع مثل هذه المواقف في الاعتبار (خاصة تسهيل بناء العلاقات عن بُعد).

ومع ذلك ، تذكر أن الشيء المهم هو أن تظل مرنًا للاحتياجات المبلغ عنها وأن تكون مستعدًا للتكيف مع المواقف المتغيرة. السعي المستمر لتحسين عملياتك لضمان جودة الخدمة - بغض النظر عن الموقع وأشكال الاتصال والطريقة التي تؤدي بها واجباتك - هو مفتاح التعاون الفعال مع العملاء.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: نيكول مانكين

مدير موارد بشرية يتمتع بقدرة ممتازة على بناء جو إيجابي وخلق بيئة قيمة للموظفين. تحب أن ترى إمكانات الموهوبين وتحشدهم للتطور.

مشاهدة جميع المشاركات