أفضل 20 نصيحة تنظيمية لمكتب منتج

مكان عملك يؤثر على طريقة عملك. سيؤثر العمل في ظروف مشوشة أو فوضوية أو تحويلية على عملك ، وربما بشكل سلبي.

إذا كنت مشابهًا لمتخصص المعلومات العادي ، فإنك تستثمر جزءًا كبيرًا من طاقتك جالسًا أمام شاشة الكمبيوتر. على الرغم من حقيقة أن عملك يدور حول جهاز كمبيوتر ، إلا أن مكتبك ، بشكل عام ، يجب أن يساعدك في أن تكون مربحًا بقدر ما هو حكيم.

المكتب الفعال له مزايا هائلة. على أي حال ، فإنه يعطي إحساسًا بالسيطرة والمهارة ، مما يؤدي إلى مزيد من الكفاءة. ثانيًا ، الحقيقة البسيطة المتمثلة في أنه تم تسويتها تحمي من الانحرافات. يمكن لمكتبك المصنف أن يستوعب العمل الذي يقترب ، ويضعك في مكانة للتقدم.

1. ابدأ بالتطهير

لا يمكنك إنشاء مساحة عمل مربحة بدون التطهير.

اعتمادًا على حالة مكتبك ، يمكن أن يستغرق التنظيف في أي مكان من ساعتين إلى يوم كامل ، والهدف الأخير من التطهير هو أن يكون لديك مكتب خالٍ تمامًا من الفوضى.

2. اصنع مساحة للقبض عليه.

يحتاج كل مكتب إلى مكان لاكتشاف اقتراب القمامة. هناك ثلاثة أنواع أساسية من القمامة التي تتدفق إلى المكتب:

1) أرشيف أمر ،

2) أشياء عليك الاحتفاظ بها (معطف ، مظلة ، كوب سفر) ،

3) النفايات.

يجب إعداد مساحة استقبال في أكثر المناطق وضوحًا في مكتبك. في حالة وجود مدخل ، اجعل مساحة الالتقاط الخاصة بك على جانب واحد من المدخل. إذا كنت في منطقة عمل ، اجعل مكانًا قريبًا من الممر.

يجب أن تحتوي مساحة الالتقاط على:

1) كردينزا أو لوحة للأرشيف ؛

2) رف أو أفخاخ أو حالة لوضع أشياء حيوية ؛ و

3) سلة مهملات.

تشجعك المساحة المخصصة لك على الحفاظ على مكتبك نظيفًا مع القليل من الجهد.

3. حافظ على منطقة عملك خالية من الفوضى

المساحة المادية الأكثر حيوية في المكتب هي منطقة العمل.

يجد الكثير من الناس أنهم يحققون أقصى ربح عند العمل في منطقة عمل خالية من الفوضى. يزدهر الأفراد الآخرون ، في معظمهم من النوع الخيالي ، في بيئة مخلوعة.

في حال كان لديك انجذاب للمبتكر والغموض والحب للارتباك ، في هذه المرحلة افعل ما يناسبك. تنعكس أنماط عملنا في بيئة العمل لدينا ؛ مساحة عمل مثالية تجعل عملية العمل مفيدة.

4. ضع لوحتي تقرير حول منطقة عملك

يعتبر الإطار المكون من لوحين هو الأقل تعقيدًا والأفضل للتعامل مع اقتراب الورق.

يعمل الإطار بهذه الطريقة:

1) لوحة جديدة ، تقارير جديدة ؛

2) اللوحة القديمة والتقارير التي فتحتها أو نظرت إليها وتحتاج إلى إدارتها.

يتم وضع جميع السجلات الجديدة أو الجديدة أو غير المفتوحة في اللوحة الجديدة. هذه اللوحة مخصصة لمساعدة الأفراد الذين يتجولون في مكتبك لإلقاء الأشياء حول منطقة عملك. أشر إلى اللوحة. اللوحة الجديدة مخصصة للأشياء التي على الرغم من كل ما تحتاج إلى إدارته. المظاريف والمنظمون والسجلات غير المفتوحة - كل شيء يجلس بإحكام ، ومكدس بشكل مثالي ، عندما تكون مستعدًا لذلك.

اللوحة القديمة مخصصة للأشياء التي فتحتها ولكن في نفس الوقت تحتاج إلى إدارتها - التصفية والتوثيق وإعادة التوجيه وما إلى ذلك. إنها تشبه خطة اليوم ، لكنها على أي حال لم تتبدد في كل مكان في مكتبك

هذه منهجية أساسية للغاية ، لكنها تعمل على إزالة الفوضى الورقية من منطقة العمل ، مما يحررك من أن تكون مربحًا بشكل متزايد.

5. جعل منطقتين

ليست كل الأعمال متساوية. يجب أن تتعامل مع ارتباط المكتب بوجهة نظر منطقتين.

المنطقة 1: عمل الحاسوب. هذه هي منطقة عملك التقليدية. أنت تستثمر الغالبية العظمى من طاقتك هنا ، حيث تقوم بإخراج الأشياء وإكمال الأشياء.

المنطقة 2: العمل بخلاف الكمبيوتر. هذا هو المكان الذي تذهب إليه للقيام بأشياء غير متعلقة بجهاز الكمبيوتر. يمكن أن تكون منطقة عمل مماثلة ، ولكن بشكل أساسي منطقة أخرى خالية من الشاشات والحبال وأجهزة الشحن. هذا هو المكان الذي تذهب إليه عند إلقاء نظرة على السجلات ، أو استخدام جهاز iPad ، أو توقيع الأوراق ، أو التحقق من التقارير ، أو أظرف الطوابع - أيًا كان ما لا يتطلب طريقة عملية للتعامل مع العمل.

تشجعك طريقة منطقتين للتعامل مع المكتب على ترتيب عملك وطريقتك للتعامل مع إكمال أنواع الأشياء التي تديرها مرة واحدة في اليوم.

5. ضع الأشياء المادية في الأدراج أو لوحة الفرز.

تتطلب معظم أماكن العمل بضعة أحكام. في الواقع ، حتى أندرو هايد ، المعتدل غير العادي الذي جرد انتمائه إلى 15 شيئًا ، يحتاج إلى مكان لوضع جهاز iPhone الخاص به ، وأجهزة الشحن ، وسماعات الرأس ، والكاميرا ، والظلال ، والمحفظة.

بغض النظر عما إذا كان لديك 15 شيئًا أو 500 ، فأنت بحاجة إلى مكان لقول كل شيء - مكان بعيد عن قدرة أي شخص على رؤيته.

خزانة منطقة العمل مكان معقول. حافظ على مسافة استراتيجية من الدافع للحفاظ على الدباسة الساحرة وحاوية الشريط الأنيقة وحامل قطع الورق اللطيف فوق منطقة عملك. بشكل عام ، يجب وضع هذه الأحكام بعيدًا في مكان منظم ومفتوح مثل الخزانة.

6. الحصول على أكبر سلة المهملات

تبدو سلة المهملات الأكبر بلا معنى إلى حد ما ، لكنها حقًا اختراق رئيسي. هذا هو السبب. يمكن التخلص من غالبية الأوراق التي تصل إلى المكتب أو رقمنتها بدلاً من تسجيلها. يعد توثيق الأوراق من المهام التي تستغرق معظم الوقت ، وهي الأكثر تسويفًا وفقًا لهذه الخطوط.

نظرًا لأن سلة المهملات الضخمة لا لبس فيها بشكل تدريجي ، فسوف تفكر فيها بشكل عام بشكل متكرر. عندما يصل الورق الزائد إلى مساحة العمل الخاصة بك ، فأنت ملزم بوضعه في سلة المهملات بدلاً من تكديسه في برج ورقي مجعد بعنوان "No Clue What to Do It With It".

بالإضافة إلى ذلك ، تتجنب سلة المهملات الكبيرة فيضان القمامة. واحدة من أفظع أنواع فوضى المكتب هي سلة المهملات التي حققت قدرتها قبل ثلاثة أيام. احصل على علبة أكبر ، وستكون لديك القدرة على تناول الهدر بشكل متزايد. اجعل نقطة لإعادة استخدامها!

7. تبسيط المساحة الخاصة بك.

قبل أن تفعل أي شيء آخر ، خذ دقيقتين في بداية كل يوم لتكوين مساحة العمل الخاصة بك والتخلص منها.

يشجعك وجود حالة خالية من الفوضى على التفكير بشكل أكثر وضوحًا وتحقيق نتائج أفضل. من خلال ترتيب المساحة الخاصة بك وترتيبها ، سوف تبني ربحيتك بشكل لا يصدق وتحد من الوقت الذي تقضيه في البحث عن الأشياء.

8. قم بتضمين ذباب التظليل أو النباتات الحية.

يمكن أن يؤثر التظليل بشكل كبير على حالتك الذهنية وكفاءتك طوال اليوم. يُضفي اللون الأزرق إحساسًا بالنعومة ويؤدي إلى تركيزك ، بينما يعد اللون الأحمر أمرًا استثنائيًا للعمل الذي يتطلب الدقة والدقة.

يمكن للنباتات أيضًا تمكين الأفراد من التركيز: وجد تحقيق من جامعة ولاية واشنطن أن المتخصصين الذين تم تقديمهم للنباتات في مساحة عمل صارمة كانوا أقل تركيزًا ، وأكثر ربحًا ، وشعروا بالاهتمام التدريجي.

9. زين مساحة عملك.

بصرف النظر عن التظليل والغطاء النباتي ، يمكن أن تجعلك بعض الأدوات اليدوية الفردية في مساحة العمل الخاصة بك تشعر بشكل متزايد بالراحة والرفاهية ، مما يمكن أن يدعم كفاءتك في النهاية.

على سبيل المثال ، الاعترافات والمنح ، وغيرها من الأشياء المنشطة التي تجعلك تشعر بالإثمار ، والتقدير والدافع.

————————--

10. احصل على المهمة الأكثر رعبا بعيدًا عن المسار المطروق.

كل شخص لديه ما لا يقل عن مهمة واحدة على جدول الأعمال اليومي الذي يستمر في التراجع ، فقط على أساس أن احتمالية القيام بذلك تبدو مروعة للغاية.

هذه المهمة هي حقًا المهمة التي يجب أن تسعى لإنهائها أولاً. بدلاً من الصمود حتى اللحظة الأخيرة لإكمال مهمة ما ، أخرجها من صحنك في أقرب فرصة.

ستبدو تعهداتك المختلفة أقل إرهاقًا من خلال الارتباط ، وستتوقف عن القلق بشأن مهمة واحدة على مدار اليوم ، مما يجعلك مفيدًا بشكل عام بشكل عام.

11. تنظيم وتوكيل تعهداتك المختلفة.

يجب أن يذهب مركزك إلى المهام الأكثر حيوية أولاً ، لذا ضع في اعتبارك كل ما تفعله ومدى أهمية كل شيء أو مدى صغره حقًا.

إذا أمكنك ذلك ، ضع الأشياء ذات الحاجة المنخفضة جانبًا وفكر في ترتيب لتخصيصها أو إعادة تخصيصها حتى تتمكن من استثمار المزيد من الطاقة في الأشياء التي تزيد من قيمة منصبك ومنظمتك ،

12. اقتل إشعارات البريد الإلكتروني الخاصة بك.

بدلاً من الاطلاع على كل بريد إلكتروني عند وصوله إلى صندوق الوارد الخاص بك ، حاول قتل تحذيراتك والتحقق من الرسائل في فترات زمنية محددة.

لماذا ا؟ تنبيهات البريد الإلكتروني المتسقة التي تظهر على هاتفك أو منطقة عملك يمكن أن تحطم اهتمامك الأساسي حقًا.

يستغرق الأمر 64 ثانية للرجل للتعويض عن إعاقته بواسطة إشعار البريد الإلكتروني. يمكنك إرسال رسائل مماثلة والحصول عليها في وقت أقل بنسبة 20 في المائة عن طريق تصفح البريد الإلكتروني الخاص بك في وقت أقل ،

13. خذ فترات راحة قصيرة.

بغض النظر عما إذا كان ذلك في نزهة حول الميدان ، أو الاندفاع إلى المقهى القريب ، أو الاطلاع على مجلة ، أو الدردشة مع زميل ، فإن أخذ فترات راحة قصيرة لا علاقة لها بعملك يمكن أن يكون له تأثير هائل على التنفيذ.

تنخفض كفاءتك كلما تركت فترة راحة.

14. التحرك.

التمرين ليس مفيدًا لجسمك فحسب - بل يمكن أن يساعد بشكل إيجابي في تنفيذ عملك أيضًا. قال ماكنتير إن التمرين البدني يبدو أنه يؤثر على الرفاهية العاطفية والمركز.

طريقة رائعة للشعور بمزيد من الشحذ والربح التدريجي؟ جرب الجري المستمر في الجزء الأول من اليوم أو ابدأ يومك بالتمرين. لا يضر محاولة التسلل في بعض الأنشطة في فترات الراحة الخاصة بك أيضًا.

15. ضبط الموسيقى.

لا يعني ارتداء سماعات الأذن أنك منسحب باستمرار.

عند العمل ، يمكن أن يمكّنك ضبط نغماتك المفضلة من الوصول إلى المنطقة وإلغاء قائمة المهام الخاصة بك ، كما يرسل إشارة غير مزعجة إلى المتعاونين لديك والتي تفضل ألا تغضب.

16. تحديث المعدات الخاصة بك

ما هي الأجهزة المكتبية التي تدعمك أو تختلط بخطة مكتبك؟ هل يتطلب جهاز الكمبيوتر الخاص بك ذاكرة أو إعادة تصميم القرص الصلب؟

ربما تكون فرصة رائعة للتخلص من الطابعة القديمة وجهاز الفاكس والماسحة الضوئية وتخصيص الموارد في طابعة متعددة الوظائف.

أو من ناحية أخرى حان الوقت لتحديث الهاتف الذي يعمل باللمس الخام إلى مكبر صوت. قم بزيادة فائدة أجهزة المكتب الخاصة بك وإتاحة المزيد من مساحات العمل التي يمكن الوصول إليها.

17. تبديل المناطق.

إذا سمح لك رئيسك بذلك ، خذ بعض الوقت خلال الأسبوع للعمل في موقف بديل.

قم بعمل خط مباشر للمكتبة أو محطة قريبة (تسمح المناخ) ، أو اكتشف مكانًا هادئًا ومليئًا بالضوء المميز. قال خيطان إن هذا يمكن أن يساعد في إثارة أفكار جديدة أو إلقاء ضوء جديد على قضية قديمة.

18. سجل أهدافك اليومية.

ليس من السهل في كل الأحوال مراقبة كل ما عليك القيام به ، لذا ابدأ كل صباح بتسجيل أهدافك لهذا اليوم.

عندما ينكسر مركزك أو ينتهي بك الأمر ، يمكنك الاستفادة من هذه المتهدمة لإبقائك على المسار الصحيح.

اكتب ملخصك على ملصق أو شيء واضح بشكل لا لبس فيه من منطقة عملك ، في هذه المرحلة ، عد إليه عندما تحتاج إلى إشعار بما يجب عليك التخلص منه.

19. أعد النظر في إطار عمل التوثيق الخاص بك

مع انتقالنا بالكامل إلى العصر المتقدم ، تضاءلت الحاجة إلى تخزين المستندات الورقية.

ماذا يمكن لمتجرك بعناية؟ هل من الصحيح القول بأنك تنسخ المستندات؟ قد يكون لديك القدرة على الاستغناء عن جزء من السجلات والمنظمين الذين استخدمتهم من قبل. في حالة قيامك بتخزين المستندات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، تأكد من قيامك بعمل نسخ احتياطية مألوفة.

إليك بعض الأفكار المخزنة لإنشاء إطار تسجيل سلس:

• قم بعمل مظروف تجميع - ضع كل "الأشياء التي يجب التحدث عنها" هناك جنبًا إلى جنب مع الأشياء التي يجب تقديمها والتقارير التي يجب تقديمها وما إلى ذلك. ستمكّنك من الإعداد للتجمعات وتجنيبك القلق حتى لو تم نقلها معًا.

• اصنع مظروف عمل - لذا فإن الكثير من أوراقنا المشوشة هي أشياء معلقة حتى يتفاعل أو يتصرف شخص آخر. ضعهم في مغلف WOR (في انتظار الرد). تحقق من ذلك كل يومين لمعرفة الأنشطة غير العادية التي قد تحتاج إلى اللحاق بها.

• مربعات السعة - استخدم مربعات السعة الرخيصة للاحتفاظ بالسجلات الموثقة وإخراجها من مساحة التسجيل الحالية.

• صناديق المجلات - استخدم صناديق المجلات أو الأغلفة لتخزين المجلات والقوائم التي تحتاج حقًا إلى تخزينها. سيكون مثاليًا إذا تأكدت من أنك تطلبها حقًا للرجوع إليها أو للبحث ، أو تعيد استخدامها بشكل عام ، أو تتخلى عنها.

• الاطلاع على المغلف - عيّن سجلاً للمقالات المطبوعة والمحفوظات التي تحتاج إلى الاطلاع عليها والتي ليست مهمة.

• وثائق وقائع الأحداث - عند الانتهاء من التعهد ، ضع غالبية المواد معًا وقم بتسجيلها. حافظ على "مظاريف العمل" الخاصة بك للمهام قيد التقدم.

• سجل أسبوعًا بعد أسبوع - لا تمنح التوثيق فرصة للتراكم. ضع أوراقك في منظم "To File" وقم بتوثيق كل شيء مرة واحدة في الأسبوع.

نهاية

تأكد من دمج إطار الربحية الخاص بك مع استراتيجية الارتباط بالمكتب الخاص بك. تصف بعض استراتيجيات الكفاءة طريقة معينة للتعامل مع فرز مكتبك.

مهما كانت إستراتيجيتك الهرمية المفضلة أو إطار عمل الربحية ، لا تصمد أمام إنشاء مكتبك المصنف. كلما توقفت مؤقتًا ، ضاع الوقت الإضافي. إليك مخطط المعلومات الإبداعي الذي يمنحك المزيد من الأفكار حول تنظيم النصائح حول كيفية أن تكون أكثر إنتاجية.

مصادر إضافية