ما الذي تحتاج لمعرفته حول استخدام Excel لبدء التشغيل الخاص بك؟

بصفتك صاحب عمل جديد ، قد لا تتمتع برفاهية توظيف محاسب بدوام كامل. ومع ذلك ، هذا لا يعفيك من الحاجة إلى الاحتفاظ بالكتب. يجب أن تكون جميع سجلاتك في حالة جيدة عندما يحل موسم الضرائب.

قد لا يكون الاعتماد على جهاز كمبيوتر محمول وقلم هو الخيار الأفضل ، خاصة مع تزايد مطالب عملك وقوة العمل المحدودة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تضع القيود المالية حاجزًا أمام شراء برامج المحاسبة. ومع ذلك ، لديك أداة جاهزة في حزمة Microsoft Office الخاصة بك. ويأتي في شكل Microsoft Excel .

حاليًا ، يستخدم أكثر من 750 مليون شخص برنامج Excel. يوفر حلاً لإدارة البيانات والتحليل والمحاسبة وإنشاء التقارير وما إلى ذلك.

وهذا ليس حتى الجزء الأفضل. يحتوي Excel على وظائف يمكن أن تساعد في إدارة الأعمال. يمكن أيضًا للأقسام غير المحاسبية مثل الموارد البشرية والمبيعات والتسويق وخدمة العملاء استخدام برنامج Excel.

ستدرس مقالتنا بعض النقاط البارزة التي يجب أن تعرفها كل شركة بدء تشغيل برنامج Excel.

1. يوفر Excel حلاً للمحاسبة المالية

أحد أكبر المستفيدين من برنامج Excel هو قسم المحاسبة . تستخدم الفرق جداول بيانات لإنشاء الميزانية والتنبؤ وكشوف المرتبات وتحديد النتائج المالية.

في الواقع ، يقدم Excel العناصر الأساسية لبرنامج المحاسبة. يمكنك ، على سبيل المثال ، تتبع النفقات والدخل. كل ما عليك فعله هو إدخال البيانات الضرورية في الصفوف داخل جداول البيانات.

لاحظ ، مع ذلك ، أنه من الأهمية بمكان توخي الحذر عند إدخال البيانات. سيؤدي خطأ مثل الصفوف / الخلايا الفارغة إلى تعريض نتائج الحوسبة للخطر. يعد تصحيح مثل هذا الخطأ أمرًا سهلاً إذا كنت تعرف كيفية إزالة الصفوف الفارغة في Excel. خذ الوقت الكافي لتتعلم كيفية القيام بتنظيف البيانات.

سيستغرق الأمر وقتًا طويلاً إذا قررت إزالة الفراغات يدويًا. ومع ذلك ، يتيح لك Excel القيام بذلك في غضون ثوانٍ.

الأخطاء الأخرى هي الازدواجية والأخطاء الإملائية والنصوص بدلاً من الأرقام والمسافات الزائدة. كل هذا سيؤثر على أي جهود لتحليل البيانات من جانبك.

ورجاءً ، لا تدع جداول البيانات والصيغ في Excel تخيفك. بقليل من التدريب ، ستجد أنه سهل الاستخدام ومفيد للغاية.

2. يمكنك استخدام برنامج Excel لتحليل الأعمال

تحليل الأعمال هو عنصر حاسم في إدارة الأعمال التجارية. ينطبق على كل من الشركات الناشئة والشركات القائمة. كيف يمكنك معرفة ما يجري في السوق إذا لم تأخذ الوقت الكافي لدراسة بيئة الأعمال؟

تستلزم العملية جمع الكثير من البيانات. يجب عليك القيام بذلك من عدة مصادر ، بما في ذلك المبيعات أو التسويق أو خدمة العملاء أو الموارد البشرية. يتضمن نوع المعلومات تحليل الاتجاه لأغراض التنبؤ.

تتبع الأرباح والخسائر لمعرفة ما يأتي أو يخرج. لن يكتمل أي تحليل للأعمال دون النظر إلى المنافسين.

بعد ذلك يأتي تحليل البيانات. هذه هي عملية تحويل البيانات الأولية إلى شيء مفيد. الأفكار الناتجة عن ذلك هي أساس اتخاذ أي قرار.

يمكنك الوصول إلى الجداول المحورية والرسوم البيانية والصيغ الأخرى. كل هذه تساعد في إدارة البيانات والتنظيم والتصور. هذا الأخير أمر بالغ الأهمية عند إعداد التقارير.

سيكون من الصعب استهلاك أو تفسير البيانات الأولية كما هي. عرض النتائج في الرسوم البيانية يجعل من السهل استيعاب جميع المعلومات.

3. Excel له دور في الموارد البشرية كذلك

قد لا يكون لقسم الموارد البشرية مشاركة يومية في الأمور المالية. لكن لدى Excel العديد من الوظائف التي يمكن أن تفيد القسم. تتطلب إدارة الموظفين ، على سبيل المثال ، بناء قواعد البيانات. يمكن للموارد البشرية قضاء الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات إذا لم تكن هناك طريقة لتنظيم البيانات.

تسمح جداول بيانات Excel بإدخال هذه البيانات في معايير محددة. يعد البحث عن البيانات داخل جداول البيانات أمرًا سهلاً باستخدام أدوات التصفية.

كشركة ناشئة ، قد لا تكون لديك القدرة على ضم العديد من الموظفين. ولكن ، لا يزال يتعين عليك إدارة الأشخاص الذين لديك بالفعل. باستخدام Excel ، يعد تتبع الحضور أو كشوف المرتبات أو البحث عن بيانات الموظفين أمرًا سهلاً.

قم بالتسجيل في تدريب Excel لإطلاق العنان لكل الإمكانات الكامنة في داخلك. لا تقلق بشأن قضاء الكثير من الوقت بعيدًا عن العمل عند أخذ دورة. لديك خيارات عبر الإنترنت فعالة مثل الفصول الدراسية الفعلية.

4. تبسيط المبيعات والتسويق باستخدام Excel

ستكون إدارة مبيعات وتسويق بدء التشغيل أسهل مع Excel. استخدم جداول البيانات لتنظيم الميزانيات والتحليل المالي وأهداف المبيعات والمخزون.

لنأخذ مثال الجداول المحورية. تسهل هذه الجداول البسيطة تلخيص معلومات العملاء أو بيانات المبيعات.

لديك أيضًا خيار إنشاء لوحات المعلومات وأتمتة التقارير. يعد Microsoft Excel أيضًا مرنًا جدًا إذا كنت بحاجة إلى دمجه مع الأنظمة الأساسية الأخرى. يمكنك ، على سبيل المثال ، استيراد البيانات أو تصديرها من وإلى منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك. قد يكون هذا ضروريًا إذا كنت بحاجة إلى العمل على البيانات ولكنك تفتقر إلى البرامج المناسبة على النظام الأساسي الخاص بك.

استخدم جدول البيانات لإدارة معلومات المنتج والمخزون. الرجاء إضافة العديد من الصفوف أو الأعمدة كما يحلو لك.

يمكن أن تتضمن بعض الفئات الرموز الشريطية ومخزون SKU ومستويات إعادة الطلب. تتيح لك الحسابات التلقائية لمستويات المخزون معرفة متى تحتاج إلى التجديد. بهذه الطريقة ، تظل معلوماتك محدثة. ولن تخيب آمال عملائك أبدًا بنفاد المخزون.

هناك خيار آخر وهو استخدام جداول بيانات Excel مع ماسحات الباركود. إنه يجعل من السهل تتبع الطلبات وتحديدها ومعالجة طلبات العملاء بسرعة.

افكار اخيرة

يمكن أن يمثل رأس المال التشغيلي تحديًا كبيرًا للعديد من الشركات الناشئة. الأموال المتاحة تذهب نحو النفقات التشغيلية. في البداية ، قد لا يكون هناك ما يكفي من المال لتوظيف موارد بدوام كامل.

قد يحتاج صاحب العمل إلى تولي معظم الوظائف. وتشمل هذه المحاسبة والموارد البشرية والمبيعات والتسويق وإدارة المخزون.

يمكن أن يكون البرنامج المناسب مساعدة كبيرة. لكن الاستثمار في مثل هذه التقنيات قد لا يكون ممكنًا في البداية. ومع ذلك ، فإن الحل الأمثل في متناول اليد. يمكن لبرنامج Microsoft Excel التعامل مع المهام من أي قسم داخل المنظمة.

أفضل نصيحة يمكن أن نقدمها لأي شركة ناشئة هي التسجيل في دورات تدريبية على برنامج Excel. صحيح ، ليس عليك أن تكون لديك معرفة على مستوى الخبراء لاستخدام جداول بيانات Excel. لكنها ستقتصر على الوظائف الأساسية.

التدريب هو الطريقة الوحيدة للكشف عن الميزات الرائعة التي توفرها الحزمة. مع الفهم الجيد ، لن يكون Excel شاقًا كما يعتقد العديد من المبتدئين.

أيضًا ، لا تفوت مقالتنا حول أفضل بدائل Excel.