Der ultimative Leitfaden für automatisierte Bestandsverwaltungssysteme

Letztendlich ist es ziemlich einfach, den Wert eines Unternehmens zu steigern. Sie müssen entweder die Kosten senken, den Umsatz steigern oder beides tun.

Wie immer steckt der Teufel im Detail, und die Mechanik, wie man das ausführt, kann sehr schnell sehr kompliziert werden. In der Welt des E-Commerce, wo die Margen oft hauchdünn sind, ist der beste Weg, diese beiden Ziele zu erreichen, eine bessere Bestandsverwaltung. Besseres Bestandsmanagement bedeutet oft automatisiertes Bestandsmanagement.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen, indem sie viele Prozesse optimieren, einschließlich Bestandskontrollen.

Indem Roboter und Computer die schwere Arbeit der Bestandskontrolle übernehmen, können Unternehmen das Risiko von Über- oder Unterbeständen reduzieren und gleichzeitig alle oder die meisten menschlichen Fehler in organisatorischen Prozessen eliminieren. Dies verschafft Ihnen auch mehr Zeit, um sich aus dem täglichen betrieblichen Unkraut zu befreien und mehr Zeit für die strategische Wachstumsplanung Ihres Unternehmens aufzuwenden.

In diesem Beitrag werden wir uns ansehen:

1. Eine Definition der automatisierten Bestandsverwaltung
2. Die Vorteile der automatisierten Bestandsverwaltung gegenüber manuellen Methoden
3. Wie ein automatisiertes Inventarsystem funktioniert
4. Worauf Sie beim Kauf eines Warenwirtschaftssystems achten sollten

Was sind automatisierte Bestandsverwaltungssysteme?

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme sind Softwarelösungen, die den Prozess der Verfolgung von Lagerbeständen, der Nachbestellung von Beständen und der Verwaltung von Lagerbeständen rationalisieren und automatisieren.

Sie können in einer Vielzahl von Umgebungen verwendet werden, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Lagerhäusern, und können an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. Sie können auch Wachstumsmotoren sein, um aufstrebenden Unternehmen zu helfen, im Laufe der Jahre zu wachsen.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme funktionieren durch die Integration in die bestehende Buchhaltung, den Point-of-Sale (POS) und andere unternehmenskritische Systeme eines Unternehmens.

Dadurch erhalten Unternehmen einen Echtzeit-Überblick über ihre Lagerbestände, sodass sie fundierte Entscheidungen über Nachbestellungen und Bestandskontrollen treffen können. Es entlastet auch Mitarbeiter und Eigentümer und öffnet die Tür für ein größeres Skalierungspotenzial.

Wer kann von automatisierten Bestandsverwaltungssystemen profitieren?

Jedes Unternehmen , das Bestände verfolgen und verwalten muss, kann von einem automatisierten Bestandsverwaltungssystem profitieren.

Dazu gehören Unternehmen, die physische Waren verkaufen, sowie Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, die die Verwendung von Materialien oder Teilen erfordern (z. B. Autowerkstätten).

Die Bestandsverwaltung ist ein kritischer Bestandteil jedes Unternehmens, kann jedoch besonders wichtig für Unternehmen sein, die in hart umkämpften Branchen mit geringen Gewinnmargen tätig sind.

In diesen Fällen kann bereits ein kleiner Fehler in der Bestandsführung zu großen Verlusten führen. Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können dazu beitragen, das Risiko von Fehlbeständen, Überbeständen und anderen Bestandsproblemen zu minimieren. Es hilft auch, die sekundären Probleme von Fehlbeständen zu reduzieren, die schlechte Kundenbewertungen und der Verlust zukünftiger Verkaufsmöglichkeiten sind.

Wie funktioniert ein automatisiertes Warenwirtschaftssystem?

Ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem fungiert häufig als zentrales Repository und Single Source of Truth für alle Produkt- und Bestandsdaten eines Unternehmens.

Viele IMS-Plattformen, wie z. B. SkuVault , ermöglichen es Benutzern, alle Kundenaufträge und ihren aktuellen Stand in der Logistikpipeline anzuzeigen. Sie können Benutzern auch Verkaufsprognosen anzeigen und Berichte erstellen, um Geschäftstrends besser zu analysieren und zu verstehen.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme umfassen typischerweise die folgenden Funktionen:

Bestandsverfolgung

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme verfolgen Lagerbestände in Echtzeit, sodass Unternehmen immer wissen, wie viel Bestand sie zur Hand haben. Diese Informationen können verwendet werden, um fundierte Entscheidungen über Nachbestellungen und Bestandskontrollen zu treffen.

Benachrichtigungen neu anordnen

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können automatisch Nachbestellungswarnungen generieren, wenn der Lagerbestand einen bestimmten Punkt erreicht. Dies trägt dazu bei, dass den Unternehmen nie der Vorrat ausgeht.

Scanunterstützung

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme unterstützen oft eine Vielzahl verschiedener Scanoptionen, einschließlich Barcode-Scannen, RFID-Scannen und GPS-Tracking. Diese Informationen können verwendet werden, um den Standort des Inventars jederzeit zu verfolgen.

Lagerverwaltung

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme enthalten häufig leistungsstarke Lagerverwaltungsfunktionen , wie z. B. die Möglichkeit, Kommissionierlisten und Lieferscheine zu erstellen. Dies trägt dazu bei, den Prozess der Auftragserfüllung zu rationalisieren und kann das Fehlerrisiko minimieren.

Berichterstattung

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme enthalten in der Regel ein robustes Berichtsmodul, mit dem Unternehmen schnell und einfach Berichte über Lagerbestände, Nachbestellungshistorie, Verkaufstrends und mehr erstellen können.

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und Bestandskontrolle?

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und Bestandskontrolle zu verstehen. Während die Begriffe oft zwei Seiten derselben Medaille sind, haben sie unterschiedliche Konnotationen und Implikationen.

Bestandsverwaltung ist der Prozess der Verfolgung von Lagerbeständen und der Nachbestellung von Beständen bei Bedarf.

Die Bestandskontrolle hingegen ist der Prozess, den Überblick darüber zu behalten, wo sich der Bestand in einem Lager oder Geschäft befindet.

Man kann sich das so vorstellen, dass die Bestandsverwaltung die gesamte Disziplin der Verwaltung Ihrer Logistikpipeline ist, von der Kundenbestellung bis zur Lieferung, während die Bestandskontrolle die Disziplin ist, wie Sie Ihren Bestand intern organisieren.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme umfassen normalerweise sowohl Bestandsverwaltungs- als auch Bestandskontrollfunktionen.

Es ist jedoch auch möglich, für jede Funktion separate Lösungen zu erwerben.

Was sind die Vorteile einer automatisierten Bestandsverwaltung?

Warum also die zusätzliche Zeit und das Geld für die Investition in eine automatisierte Lösung aufwenden, wenn manuelle Prozesse die Arbeit problemlos erledigen können?

Hier sind die Vorteile der Verwendung automatisierter Bestandslösungen gegenüber manuellen.

Skalieren Sie Ihr Geschäft mit Leichtigkeit

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch die Komplexität. Automatisierte Systeme erleichtern die Skalierung Ihres Unternehmens, ohne zusätzliches Personal oder zusätzliche Systeme hinzuzufügen.

In einigen Fällen kann eine automatisierte Bestandsverwaltungssoftware die Notwendigkeit verringern, zusätzliches Personal einzustellen.

Automatisierte Lösungen verhindern auch gefürchtete Informationssilos, in denen ein oder zwei Mitarbeiter alle erforderlichen Geschäftsinformationen im Kopf haben.

Wenn sie die Organisation verlassen, werden Sie ohne Rückgriff im Stich gelassen. Nicht so, wenn Sie sich auf eine zentralisierte, Cloud-basierte Software verlassen, um Ihre wesentlichen Bestandsdaten zu verwalten.

Holen Sie sich Ihre Zeit zurück (und Zeit ist Geld)

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen, indem sie Aufgaben automatisieren, die sonst manuell erledigt werden müssten.

Wenn Sie beispielsweise Produkte online verkaufen, kann ein automatisiertes System die Lagerbestände in Echtzeit verfolgen und automatische Nachbestellungsbenachrichtigungen senden, wenn der Lagerbestand zur Neige geht oder Ihren Mindestbestand erreicht .

Das bedeutet, dass Sie keine Zeit verschwenden müssen, um Lagerbestände manuell zu überprüfen oder Nachbestellungsanfragen zu stellen. Das System erledigt das alles für Sie.

Die automatisierte Bestandsverwaltung kann Unternehmen auch Geld sparen, indem sie die Notwendigkeit physischer Bestandsprüfungen reduziert.

Physische Inventurzählungen sind sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig. Automatisierte Systeme hingegen führen Bestandsaufzeichnungen in Echtzeit, sodass physische Kontrollen nur dann erforderlich sind, wenn es eine Diskrepanz gibt (und wenn es an der Zeit ist, Ihre Audits durchzuführen).

Darüber hinaus verfügen automatisierte Bestandsverwaltungssysteme häufig über integrierte Berichtsfunktionen.

Das bedeutet, dass Sie schnell und einfach Berichte über Ihre Lagerbestände, Lagerbewegungen, Nachbestellungshistorie und mehr erstellen können.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit dem Sortieren von Tabellenkalkulationen!

Treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen

Einer der größten Vorteile des automatisierten Bestandsmanagements besteht darin, dass es Unternehmen dabei hilft, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht auf der Grundlage von Bauchgefühl zu treffen.

Mit einem automatisierten System haben Sie Zugriff auf alle Informationen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über Ihr Inventar zu treffen.

Angenommen, Sie versuchen zu entscheiden, ob Sie eine neue Produktlinie einführen möchten.

Ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem kann Ihnen Einblicke in vergangene Verkaufsmuster geben, sodass Sie sehen können, wie wahrscheinlich es ist, dass die neue Produktlinie erfolgreich sein wird.

Diese Informationen können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie den Sprung wagen oder nicht, und das ist etwas, das Sie mit einem manuellen System (oder vielen Stunden mit Zahlen in einer Tabellenkalkulation) einfach nicht bekommen könnten.

Kurz gesagt, automatisierte Bestandsverwaltungssysteme geben Unternehmen die Tools an die Hand, die sie benötigen, um bessere Entscheidungen über ihren Bestand zu treffen. Und das kann zu großen Vorteilen in Bezug auf Zeit, Geld und Gesamteffizienz führen.

Verschaffen Sie sich Echtzeit-Einblicke in hochrangige Verkaufstrends

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können Unternehmen auch wertvolle Einblicke in allgemeine Verkaufstrends liefern.

Diese Informationen können verwendet werden, um strategische Entscheidungen über Produktmix, Preise und Werbeaktionen zu treffen.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme geben Unternehmen die Möglichkeit, Verkaufsdaten in Echtzeit zu verfolgen und bei Bedarf Berichte zu erstellen.

Diese Informationen können von unschätzbarem Wert sein, um strategische Entscheidungen über Ihr Unternehmen zu treffen.

Integrieren Sie alle Ihre kritischen Softwarelösungen an einem Ort

Viele Bestandsverwaltungsplattformen wie SkuVault unterstützen die Integration von Dutzenden und Aberdutzenden der gängigsten Softwaretools für Unternehmen.

Das bedeutet, dass Sie Ihr Inventar, Ihre Buchhaltung, Ihr Customer Relationship Management (CRM) und Ihre E-Commerce-Systeme von einer einzigen Plattform aus verwalten können.

Dies kann Unternehmen viel Zeit und Geld sparen, da der Bedarf an mehreren Softwarelösungen reduziert wird.

Ein zentralisiertes Bestandsverwaltungssystem kann Unternehmen auch dabei helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern.

Profitieren Sie von erhöhter Genauigkeit auf ganzer Linie

Eines der größten Hindernisse für eine effiziente Bestandsverwaltung sind Ungenauigkeiten, die durch menschliche Fehler verursacht werden.

Denken Sie an den gesamten Ablauf der Verarbeitung eines Inventarstücks und wie viele Dinge schief gehen könnten. Zunächst erhalten Sie den Auftrag und müssen alle Daten in Ihr System eingeben.

Dann müssen Sie die Artikel aus dem Inventar auswählen, sie in eine Kiste packen und ein Etikett ausdrucken. Schließlich versenden Sie das Produkt und dokumentieren die Tracking-Informationen.

Das bringt den Empfangsprozess noch nicht einmal in die Gleichung ein; eigentlich, das Produkt von Lieferanten oder Händlern in Ihr Lager zu bekommen. Da kann auch viel schief gehen!

Jedes Mal, wenn eine Bestellung eingeht, gibt es zahlreiche Möglichkeiten für menschliche Fehler. Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme helfen, diese Fehler zu beseitigen, indem sie Schlüsselprozesse automatisieren.

Wenn zum Beispiel eine Bestellung hereinkommt, wird sie einfach gescannt und die Daten werden automatisch in das System eingegeben.

Das Gleiche gilt für den Empfang von Bestellungen, die Kommissionierung und Verpackung sowie den Versand von Lagerbeständen.

Ungenaue Bestandsdaten können zu einer Reihe von Problemen führen, darunter Überbestände, Unterbestände und verpasste Gelegenheiten. Automatisierte Bestandslösungen helfen, diese Probleme zu mindern.

Synchronisieren Sie alle Online- und physischen Vertriebskanäle

Wenn Sie auf dem heutigen E-Commerce-Markt wettbewerbsfähig sein wollen, müssen Sie Ihre Vertriebskanäle diversifizieren. Dies bedeutet oft, auf digitalen Marktplätzen wie Amazon, Etsy und eBay, auf Ihrer eigenen Website und möglicherweise sogar in stationären Geschäften zu verkaufen.

Das Problem ist, dass es schwierig sein kann, den Überblick über die Lagerbestände in all diesen Vertriebskanälen zu behalten.

Jeder Marktplatz oder Anbieter hat ein anderes Back-End-Berichtssystem, und der manuelle Abgleich dieser Verkaufszahlen kann sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein.

Ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem kann dabei helfen, indem es sich in alle Ihre Vertriebskanäle integriert und Bestandstransparenz in Echtzeit bietet .

Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie immer den richtigen Lagerbestand zur Hand haben, egal wo Ihre Produkte verkauft werden.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme machen es einfach, Ihre Online- und physischen Vertriebskanäle zu synchronisieren, sodass Sie immer ein genaues Bild Ihrer Lagerbestände haben.

Hören Sie auf, Lagerbestände falsch zu berechnen

Ein weiteres häufiges Problem bei der Bestandsverwaltung ist die falsche Berechnung der Lagerbestände. Dies kann verschiedene Gründe haben, z. B. Zählfehler, falsche Daten und mehr.

Eine falsche Berechnung der Lagerbestände kann schwerwiegende Auswirkungen auf Unternehmen haben, da dies zu Über- oder Unterbeständen führen kann.

Eine Überbevorratung kann wertvolles Kapital in Lagerbeständen binden, die sich nicht bewegen, während eine Unterbevorratung zu Umsatzeinbußen führen kann.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können helfen, Fehlkalkulationen zu vermeiden, indem sie genaue Echtzeitdaten zu Lagerbeständen liefern.

So können Sie sicher sein, dass Sie immer die richtige Anzahl an Produkten vorrätig haben, und vermeiden kostspielige Fehler, die mit einer Fehlkalkulation der Lagerbestände einhergehen.

So implementieren Sie Schritt für Schritt eine automatisierte Bestandsverwaltungslösung

1. Bestimmen Sie Ihre organisatorischen Ziele

Bevor Sie das richtige automatisierte Bestandsverwaltungssystem für Ihr Unternehmen auswählen können, müssen Sie Ihre Unternehmensziele festlegen. Klar definierte Ziele helfen Ihnen nicht nur zu wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollten, sondern lassen Sie auch wissen, wofür Sie Ihre Zeit nicht aufwenden sollten.

Denken Sie darüber nach, was Sie mit einem automatisierten System erreichen möchten, und erstellen Sie eine Liste Ihrer Ziele.

Einige gemeinsame Ziele sind:

• Reduzierung von Zeit- und Arbeitskosten
• Verbesserung der Effizienz
• Skalierung des Geschäfts
• Behalten Sie den Überblick über mehrere Vertriebskanäle

2. Wählen Sie den Technologieanbieter aus

Nachdem Sie nun wissen, wonach Sie in einem automatisierten Bestandsverwaltungssystem suchen, ist es an der Zeit, den richtigen Technologieanbieter auszuwählen.

Bei der Auswahl eines Anbieters sind einige Dinge zu beachten, z.

• Die Erfahrung und das Fachwissen des Anbieters
• Die Funktionen und Fähigkeiten des Systems
• Die Benutzerfreundlichkeit und Implementierung
• Der Preis
• Angebote zur Kundenbetreuung

3. Planen Sie Ihren Zeitplan für die Implementierung

Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, ist es an der Zeit, mit der Planung Ihres Implementierungszeitplans zu beginnen.

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können komplex sein, daher ist es wichtig, einen klaren und prägnanten Plan für die Implementierung des Systems zu haben.

Arbeiten Sie mit Ihrem ausgewählten Anbieter zusammen, um einen detaillierten Implementierungsplan zu erstellen. Dies sollte einen Zeitplan, Meilensteine ​​und Aufgaben enthalten, die abgeschlossen werden müssen. Ihr Anbieter sollte Ihnen auch realistische Zeitpläne und Erwartungen nennen können, sobald er Ihre aktuelle Einrichtung und Ihre Ziele versteht.

4. Schulen Sie Ihr Team auf das neue System

Sobald Sie einen Implementierungsplan erstellt haben, ist es an der Zeit, Ihr Team für das neue System zu schulen.

Dies ist ein wichtiger Schritt in diesem Prozess, da er dazu beitragen wird sicherzustellen, dass alle wissen, wie das System zu verwenden ist, und dass sie es richtig verwenden.

Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um einen Schulungsplan für Ihr Team zu erstellen. Dies sollte sowohl Online- als auch persönliche Schulungen sowie fortlaufende Unterstützung umfassen.

5. Gehen Sie mit dem neuen System live

Nachdem Sie Ihr Team für das neue System geschult haben, ist es an der Zeit, damit live zu gehen.

Dies ist der letzte Schritt in diesem Prozess, und es ist wichtig sicherzustellen, dass alles bereit ist, bevor Sie live gehen.

Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um einen Plan für den Produktivstart zu erstellen. Dies sollte das Testen des Systems, das Erstellen eines Sicherungsplans und mehr umfassen.

Abschließende Gedanken

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme können Unternehmen dabei helfen, ihre Bestandsverwaltungsprozesse zu verbessern, und sind für jedes bestandsbasierte Unternehmen, das skalieren und seinen Wert steigern möchte, unerlässlich.

Durch die Bereitstellung genauer Echtzeitdaten zu Lagerbeständen können automatisierte Systeme Unternehmen dabei unterstützen, Fehlkalkulationen zu vermeiden und bessere Entscheidungen über ihre Bestände zu treffen.

SkuVault hat Hunderten von Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen geholfen, ihre Bestandsverwaltungsprozesse zu rationalisieren und ihren Gewinn zu steigern.

Wenn Sie es satt haben, sich durch Tabellenkalkulationen zu wühlen und ständig darum kämpfen, den Überblick über das Inventar zu behalten, besuchen Sie unsere Funktionsseite oder wenden Sie sich noch heute an unser Team, um eine Live-Demo zu erhalten.