Wie Sie wichtige Probleme im Projektmanagement angehen

Die durch die Pandemie ausgelösten massiven Veränderungen in der Arbeitsorganisation und Unternehmensführung haben sich 2022 kein bisschen verlangsamt. Die wirtschaftliche Gärung und Dynamik könnten sich jedoch als förderlich für die reibungslose Umsetzung von Projekten erweisen. Werfen wir heute einen genaueren Blick auf die Hauptthemen im Projektmanagement.

Probleme im Projektmanagement – ​​Inhaltsverzeichnis:

1. Hauptthemen im Projektmanagement
2. Probleme mit dem Projektumfang
3. Projektdurchführungszeit
4. Handlungsflexibilität
5. Zusammenfassung

Hauptthemen im Projektmanagement

Laut dem Pulse of the Profession-Bericht wurde ein höherer Prozentsatz der Projekte effizient abgeschlossen: ihre Ziele erreicht, das Budget und die geplante Fertigstellungszeit eingehalten. Andererseits wurden 2021 mehr Projekte storniert als in den Vorjahren.

Daher werden wir die Erfolgreichen untersuchen, um von den Besten zu lernen. Was waren die Hauptprobleme beim Management dieser Projekte? Und wie würden wir heute versuchen, sie zu lösen?

Wir werden uns heute auf drei Hauptbereiche des Projektmanagements konzentrieren. Diese sind:

• Projektumfang
• Projektdurchführungszeit
• Teamflexibilität

Probleme mit dem Projektumfang

Probleme bei der Definition des Projektumfangs beginnen meist ganz am Anfang. Und das noch bevor seine Annahmen vollständig geklärt sind. Deshalb ist es so wichtig, den Entwurf des Projekts sorgfältig zu skizzieren. Beeilen Sie sich nicht und nehmen Sie sich viel Zeit, um das Ziel und den Aktionsplan sorgfältig zu klären, bevor Sie Aufgaben planen.

Es ist eine gute Idee, die richtigen Tools dafür zu verwenden, wenn der Umfang des Projekts geplant wird, und es in Epics oder Threads zu unterteilen, die für alle Beteiligten verständlich sind.

• Kommunikation mit Kunden und Partnern

Um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen, ist seine Geburt entscheidend. Eine positive Atmosphäre, eine überzeugende Präsentation der wichtigsten Annahmen sowie die Verhandlungs- und Sozialkompetenz des Projektleiters können über Ablehnung oder Umsetzung des Projekts entscheiden.

Die anschließende Diskussion mit dem Auftraggeber und anderen Entscheidungsträgern sind die verbindlichen Momente, die den ersten Projektumfang definieren.

• Natürliche Scope-Flexibilität versus Scope Creep

Aber warum sprechen wir vom „anfänglichen“ Umfang eines Projekts? Denn sein geplanter Umfang wird niemals mit dem endgültigen Umfang identisch sein.

Die Annahme einer natürlichen Flexibilität des Projektumfangs ist eine Möglichkeit, mit der Variabilität des Umfangs umzugehen, und einfach ein realistischer Ansatz. Dadurch kann der Projektrahmen an die tatsächliche Lieferfähigkeit und sich ändernde Geschäftsbedingungen angepasst werden. Diese natürliche Variabilität darf jedoch nicht für die Schlüsselannahmen des Projekts gelten.

Wenn sich zentrale Annahmen ändern und sich der Umfang der zu erfüllenden Aufgaben erweitert, wird der Projekterfolg in Frage gestellt. Dieses Problem wird Scope Creep genannt. Der Begriff Scope Creep bedeutet unkontrolliertes Projektwachstum. Und es ist der Fluch von bis zu einem Drittel der umgesetzten Geschäftsprojekte.

• Inhaltsseite

Ein weiteres Hindernis im Projektmanagement ist die inhaltliche Definition des Projekts. Ein Projektleiter muss ehrlich die Frage beantworten: Weiß ich genug über die Aufgaben, die ich erledigen möchte?

Wenn die Antwort auf diese Frage nein lautet, ist es unabhängig vom Fortschritt des Projekts erforderlich, Spezialisten zu konsultieren. Zunächst mit denen, die das Projektteam bilden. Aber manchmal ist der Rat externer Experten erforderlich.

Projektdurchführungszeit

Auch sehr erfahrene Projektmanager sind unverbesserliche Optimisten, wenn es um die Projektlaufzeit geht. Dies wird durch die Statistik abgeschlossener Großprojekte belegt. Im Jahr 2021 wurden weltweit 55 % der Projekte termingerecht abgeschlossen. Das ist eine Steigerung von 4 % gegenüber dem Vorjahr. Allerdings sind die Ergebnisse noch nicht sehr zufriedenstellend.

• Realistische Verzögerungen

Die pünktliche Fertigstellung eines Projekts wird normalerweise durch die unrealistische Zeit behindert, die bestimmten Aufgaben zugewiesen wird. Aus diesem Grund lohnt es sich, Tools zu verwenden, mit denen die tatsächliche Geschwindigkeit der Aufgabenausführung statistisch gemessen und mit der geplanten Zeit verglichen werden kann.

• Teamkommunikation

Natürlich ist der Zeitpunkt der Projektdurchführung eng mit Umfang und Budget verbunden. Als entscheidend erweisen sich jedoch häufig die Leistungsfähigkeit und Flexibilität des Teams.

Die Teamleistung muss durch klare Delegation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten klaren und nachvollziehbaren Anforderungen genügen. Ebenso entscheidend ist die Transparenz der Abhängigkeiten der einzelnen Phasen der Arbeitsausführung sowie der Warteschlangen von Aufgaben. Sich um diese Aspekte der Kommunikation kümmern, um Rückschläge bei der Projektausführungszeit zu vermeiden.

Handlungsflexibilität

Der Engpass und die Quelle des Scheiterns im Projektmanagement ist die mangelnde Flexibilität, die durch das Festhalten an bekannten, ausgetretenen Pfaden entsteht. Dies führt häufig zum Einsatz erprobter Managementmethoden und -tools, die für ein bestimmtes Projekt ungeeignet sind. Doch wie erhöhen Sie Ihre Flexibilität – als Projektleiter – und die des gesamten Teams?

• Beweglichkeit

Es ist kein Zufall, dass die Flexibilität des Betriebs und der Problemlösung, die kleinen, agilen Softwaredesignteams innewohnt, weltweite Anerkennung gefunden hat. Immer öfter sind es die Projektmanagement-Tools aus der IT-Branche, die sich auf andere Branchen ausbreiten, wenn die Situation eine erhöhte Flexibilität der Bedienung erfordert.

• Engagement und Selbstorganisation

Teams, die agil verwaltet werden, können eine große Flexibilität ausüben. In ihnen werden Manager direkt in das Projekt eingebunden, indem sie häufig Feedback zu ihren Aktionen geben und erhalten. Und die Teammitglieder wählen – zumindest teilweise – selbstständig die zu erledigenden Aufgaben aus. All das lässt agile Teams dem Modell der Selbstorganisation ähneln.

Zusammenfassung

Wir haben die Hauptthemen im Projektmanagement in drei Gruppen kategorisiert. Die erste umfasst die Definition, das Verständnis und die Aufrechterhaltung des Umfangs des Projekts während seiner Ausführung. Die zweite ist das Timing von Projektaufgaben. Die dritte ist die Aufrechterhaltung der Flexibilität in der Teamführung und die ständige Anpassung an sich ändernde Bedingungen.

Der beste Weg, mit diesen Problemen umzugehen, ist, auf dem Laufenden zu bleiben – mit Ihrem Zeitplan und Wissen, mit Ihren Managementmethoden, mit Ihrem Team und mit einer Software, die das Management auch sehr komplexer Projekte erleichtert.

QUELLE DER STATISTIK: Pulse of the Profession 2021

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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