Alles über Geschäftsprozessabbildung. Kann es im E-Commerce verwendet werden?

Geschäftsabläufe basieren auf vielen komplexen Abläufen. Jeden Tag kann es in jedem von ihnen zu spät bemerkten Fehlern und Mängeln kommen, die letztendlich zu finanziellen Einbußen führen. Wissen Sie, wie Sie Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen und Ressourcenverschwendung vermeiden? Profitieren Sie von der Abbildung von Geschäftsprozessen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Geschäftsprozessabbildung – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Geschäftsprozessabbildung?
2. Arten von Geschäftsprozesskarten
3. Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen
4. Die Vorteile der Geschäftsprozessabbildung
5. Die Nachteile der Geschäftsprozessabbildung
6. Abbildung von Geschäftsprozessen im E-Commerce
7. Zusammenfassung

Was ist Geschäftsprozessabbildung?

Jeder im Unternehmen ablaufende Prozess (Produktmanagement, Verkaufsprozess etc.) lässt sich in konkrete Aktivitäten herunterbrechen, die zum Erreichen des gesetzten Ziels führen . Business Process Mapping ist die visuelle Darstellung dessen, was im Unternehmen vor sich geht und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

Es ist ein nützliches Instrument, mit dem Sie das Unternehmen aus einer breiteren Perspektive betrachten können. Dank Business Process Mapping sind Sie in der Lage, Unregelmäßigkeiten in den Prozessen zu erkennen, deren Auswirkungen zu beseitigen oder zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. All diese Schritte sind der Schlüssel, um Gewinne zu erzielen.

Arten von Geschäftsprozesskarten

Um den Ablauf der einzelnen Prozesse zu veranschaulichen, können Sie einige Tools verwenden, die zu diesem Zweck erstellt wurden. Im Folgenden listen wir die in der Praxis am häufigsten verwendeten auf:

Grundlegendes Flussdiagramm

Bestimmte Flussdiagrammsymbole werden verwendet, um es zu erstellen, z. B. Rechtecke, die einen beliebigen Schritt im Prozess darstellen, Pfeile, die die Handlungsrichtung anzeigen, und Rauten, die Entscheidungen symbolisieren, die erforderlich sind, um voranzukommen. Das Erstellen eines solchen Diagramms ist recht einfach und ermöglicht die Visualisierung verschiedener Prozesse, z. B. Verkauf und Produktion.

Wertstromkarte

Es ähnelt dem oben beschriebenen grundlegenden Flussdiagramm und wird häufig als Teil von Lean-Management-Strategien verwendet. Unter einem Wertstrom können alle Aktivitäten verstanden werden, die das Unternehmen in seinen betrieblichen Prozessen durchführt . Bei der Erstellung einer Wertstromkarte wiederum geht es darum, den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen.

Achten Sie bei der Analyse des Ist-Zustands besonders auf die Zeit, die für bestimmte Tätigkeiten benötigt wird. Der zukünftige Zustand (der ideale Zustand, den wir anstreben sollten) stellt den Zeitpunkt dar, zu dem das Produkt fertig sein und den Kunden erreichen sollte, um seine Bedürfnisse zu erfüllen. Entstehende Diskrepanzen zwischen Ist-Zustand und Soll-Zustand sind sogenannte Engpässe, die zu Ressourcenverschwendung und verminderter Produktivität führen.

Schwimmbahn

Dies ist eine etwas ausgefeiltere Version des grundlegenden Flussdiagramms. Neben der Beschreibung einzelner Aktivitäten innerhalb des Prozesses werden auch Aufgaben abgegrenzt, für die bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter verantwortlich sind. Dadurch ist es einfacher, die Verbindung zwischen den am Prozess beteiligten Parteien zu erkennen.

SIPOC

SIPOC steht für Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customers . Es lenkt die Aufmerksamkeit auf die ausgewählten Stakeholder, die an den Prozessen des Unternehmens beteiligt sind, und die Aktivitäten, die sich aus diesen Prozessen ergeben.

Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen

Es gibt mehrere BPM-Tools auf dem Markt, die die Unternehmensführung erheblich erleichtern. Als einige der beliebtesten können wir Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard und viele andere erwähnen. Abhängig von Ihren Bedürfnissen können Sie nach der besten Software für Sie suchen.

Die Vorteile der Geschäftsprozessabbildung

Die Entwicklung einer Geschäftsprozesslandkarte erfordert einige Zeit und Mühe. Es ist jedoch eine Investition, deren Ergebnisse Sie im Fortschritt Ihres Unternehmens sehen werden. Welche Vorteile bietet die Verwendung von Business Process Mapping?

Betrachten Sie Ihr Unternehmen aus einer breiteren Perspektive

Durch die Darstellung einzelner Prozesse können Sie diese objektiv betrachten , was Ihnen hilft, strategische Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu verbessern.

Probleme lösen

Das Identifizieren von Engpässen , die die Prozesseffizienz verringern, ist der erste Schritt, um ihre negativen Auswirkungen zu beseitigen oder zu verringern.

Effektives Risikomanagement

Die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse hilft Ihnen , Unregelmäßigkeiten zu erkennen , bevor es zu großen finanziellen Schäden und Rechtsverstößen kommt.

Definieren von Teamrollen und Verantwortlichkeiten

Mit der Abbildung von Geschäftsprozessen ist es einfacher , Verantwortlichkeiten einzelnen Personen zuzuweisen , was auch für den reibungslosen Ablauf von Prozessen wichtig ist.

Entwicklung und Anwendung von Best Practices

Die betreffende Technik ist eine gute Gelegenheit, aus eigenen Fehlern zu lernen , sich ständig zu verbessern und ein Verhaltensmuster zu definieren, das zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Die Nachteile der Geschäftsprozessabbildung

Unvollständige Daten

Informationen über den Arbeitsfortschritt kommen meist von denen, die den Prozess am besten kennen – den Mitarbeitern. Ihre Meinungen sind jedoch immer noch subjektiv und werden die tatsächliche Situation nicht angemessen abbilden oder auf ihren Einstellungen beruhen (Unzufriedenheit, Frustration usw.).

Es braucht viel Präzision

Das Fehlen von Standards für Datenerfassungsmechanismen macht die erzielten Ergebnisse weniger zuverlässig. Die Erstellung einer Karte, die den tatsächlichen Zustand des Unternehmens genau wiedergibt, erfordert Geduld und Disziplin. Darüber hinaus kann das Eintauchen in einige Komponenten des Prozesses übermäßig kompliziert erscheinen, was zu Überinterpretation und Verwirrung führt.

Abbildung von Geschäftsprozessen im E-Commerce

Business Process Mapping kann in mehreren Branchen eingesetzt werden . Nachfolgend zeigen wir seine Anwendung im E-Commerce mit Hilfe des grundlegenden Flussdiagramms und SIPOC.

Definieren Sie den Zweck der Kartenerstellung

Es kann sich auf den Prozess beziehen, der in irgendeiner Weise ineffizient ist.

Markieren Sie wichtige Schritte

Bestimmen Sie den Anfang und das Ende eines bestimmten Prozesses, z. B. Produktsuche im E-Store (Beginn des Verkaufsprozesses) und Senden der Bestellung an den Kunden (Ende des Verkaufsprozesses). Heben Sie dann die verbleibende Abfolge von Aktivitäten hervor, die zum Abschließen des Ablaufs erforderlich sind. Stellen Sie sie mit einer der zuvor erwähnten Arten von Geschäftsprozesskarten dar.

Beraten Sie sich mit anderen

Präsentieren Sie das vorbereitete Diagramm Ihrem Team und besprechen Sie die Punkte, die verbessert werden müssen.

Änderungen einführen

Identifizieren Sie die Bereiche, die optimiert werden müssen . Dazu können Sie Lean-Management-Strategien einsetzen. Betrachten wir die erstellten Karten und überlegen wir uns, in welchen Phasen des Prozesses Engpässe auftreten können. Dazu können gehören:

• Verzögerungen bei der Verarbeitung von Daten bei der Auftragserteilung.
• Verzögerungen bei der Ausführung von Zahlungen.
• Bei der Dateneingabe und Auftragsabwicklung (die von Mitarbeitern durchgeführt werden) besteht die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen.
• Die Plattform wird nicht an mobile Geräte angepasst – die meisten Menschen nutzen ihre Telefone zum Einkaufen. Wenn Ihre Website nicht richtig funktioniert, werden potenzielle Kunden Ihre Dienste aufgeben.
• Ein umständlicher Bestellprozess – je weniger Unterseiten oder Klicks zum Kauf nötig sind, desto besser.
• Wenig Zahl- und Liefermöglichkeiten – es lohnt sich, flexibel zu sein und verschiedene Kaufoptionen anzubieten, z. B. Ratenzahlung oder Ratenzahlung, Lieferung an eine Wunschadresse, Paketautomaten, Abholstellen und ins Ausland.
• Schlechte Kundenkommunikation – vergessen Sie Ihren Kunden nicht, nachdem der Verkauf beendet ist. Menschen, die bereits eine (positive) Erfahrung mit einem Geschäft gemacht haben, kaufen eher wieder, aber es lohnt sich, sie an Ihre Anwesenheit zu erinnern. Sie können ihnen automatisch generierte E-Mails mit Updates und Werbeaktionen senden und sie bitten, die Qualität des Kundenservice und die Zufriedenheit mit der Transaktion zu bewerten.

Zusammenfassung

Die Verwendung von Business Process Mapping kann ein wichtiges Element zur Verbesserung des Managements bestimmter Projekte nicht nur in der E-Commerce-Branche, sondern auch in den meisten anderen Geschäftsbereichen sein . Die Darstellung des internen wie auch des externen Ablaufs bestimmter Aktivitäten kann sich als äußerst notwendig erweisen. Insbesondere lohnt es sich, den zeitlichen Ablauf und die Qualität der Prozesse, mögliche Risiken, Mitarbeiterbeteiligung und Externe zu betrachten.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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