7 pasos para construir una estrategia efectiva de relaciones públicas para eventos

Hay muchas herramientas interesantes y diversas para manejar las relaciones públicas. Uno de ellos a menudo se subestima, a saber, el marketing de eventos. Pero, ¿cómo prepararse para el evento? Le mostraremos el camino hacia una estrategia efectiva de relaciones públicas para eventos.

Estrategia eficaz de relaciones públicas para eventos: tabla de contenido:

1. ¿Qué es PR?
2. ¿Qué es un EVENTO?
3. ¿Qué debo preparar antes del evento? – Estrategia de relaciones públicas del evento
4. ¿Qué papel juega un evento en las relaciones públicas y la comunicación?
5. tipos de eventos
6. Preguntas clave

¿Qué es PR?

Hay muchas definiciones de Relaciones Públicas y cada una de ellas trae una nueva versión del concepto. En resumen, las relaciones públicas tienen como objetivo dar forma a las relaciones sociales de una entidad operativa con su entorno . Es un conjunto de acciones y actividades conscientes, planificadas y de largo plazo para mostrar lo mejor de la marca cuidando la buena imagen de una organización o una persona.

¿Qué es un EVENTO?

En inglés, un evento denota una ocasión . Desde el punto de vista teórico, el marketing de eventos se ocupa, entre otras, de las ciencias de la comunicación y los medios, la economía y la gestión, el turismo y las ciencias psicológicas relacionadas con el comportamiento humano durante los eventos masivos. En la práctica, el marketing de eventos funciona como una de las herramientas para las estrategias de marketing de relaciones públicas. Implica una organización constante de diversos tipos de eventos cuyo propósito es tener un impacto directo en la implementación de los objetivos establecidos por parte de las empresas.

¿Qué debo preparar antes del evento? – Estrategia de relaciones públicas del evento

A la hora de planificar un evento vale la pena tener en cuenta varios puntos importantes que apoyarán nuestro trabajo y nos permitirán controlar diversas situaciones durante la reunión. Éstos incluyen:

1. Formulación de una lista de emergencia: lista de verificación ampliada para incluir procedimientos relacionados con el manejo de una emergencia.
2. Preparar una declaración de espera : una declaración modelo o comunicado de prensa, escrito con anticipación y que presenta la información y la respuesta más cruciales a una crisis.
3. Crear una lista de contactos y medios : esta lista debe incluir toda la información para contactar a los representantes de los medios (p. ej., nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico).
4. Adecuada designación de los representantes de los medios de comunicación.
5. Disposición de comunicación – además de la señalización de los equipos de salvamento y extinción de incendios y una sala separada para los servicios responsables de la seguridad del evento, etc.
6. Designación de una zona para los medios : un horario de entrada diferente y una zona separada de los demás participantes.
7. Prepare copias de cualquier documento necesario.

¡RECUERDA!

Para preparar y organizar un evento exitoso se requiere, ante todo, sentido común, una agenda detallada, seguridad en todos los niveles desde el ciberespacio hasta las pólizas de seguros, mucha paciencia y esfuerzo constante a diario.

¿Qué papel juega un evento en las relaciones públicas y la comunicación?

Los eventos pueden centrarse en varias facetas específicas del fortalecimiento de una empresa , como la imagen, la caridad o las ventas. Pueden promocionar productos, marcas, servicios o incluso ideas particulares. Para un gestor de eventos le será de ayuda la regla de las “ 5W ”, que en el caso de organizar un evento puede concretarse en las siguientes preguntas:

• ¿Qué , qué estamos organizando?
• ¿Quién – para quién es el evento?
• ¿Dónde – dónde lo organizamos?
• Cuándo : ¿cuál es la hora y la fecha del evento?
• ¿Por qué – con qué propósito organizamos un evento?

Al hacernos estas 5 preguntas básicas, apoyamos significativamente la idea y las suposiciones realistas sobre el evento organizado.

Al organizar un evento, no olvide determinar qué alcance de las actividades de marketing tomar y cómo canalizar el mensaje :

• ATL ( Above the line ) – una estrategia de actividades de marketing que se realizan en los medios tradicionales (radio, televisión, prensa, carteles, publicidad exterior),
• BTL ( Below the line ) – actividades de marketing dirigidas a los consumidores, no siendo publicidad en medios masivos.

tipos de eventos

Los eventos también se pueden dividir en diferentes tipos según el propósito y la naturaleza:

• Eventos corporativos y empresariales
• Ferias y exposiciones
• Eventos recreativos y de entretenimiento.
• Eventos cívicos y gubernamentales
• Eventos de marketing
• Conferencias y reuniones
• Eventos sociales
• Eventos deportivos

Un evento es un complemento perfecto para una campaña de marketing o relaciones públicas de varios niveles, por ejemplo, dirigida a las ventas en línea de un producto. También es una oportunidad perfecta para la interacción y conversación directa con el cliente y los medios . Los eventos se centran en la comunicación y el encuentro con un destinatario específico. Construyen relaciones, así como apoyan los contactos de socios y empleados, se integran y conectan.

Echa un vistazo a Las mejores campañas de relaciones públicas de 2021.

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Autor: Zofia Lipska

Con más de 10 años de experiencia en marketing digital, Sophia no solo conoce las reglas de esta industria, sino que sobre todo sabe cómo romperlas para lograr resultados sobresalientes y creativos.

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