Intelligence d'affaires dans l'éducation : édition scolaire

Les écoles génèrent plus de données qu'elles ne peuvent gérer et utiliser efficacement. Entourés de toutes ces informations, ils sont toujours affamés d'idées. Et ce n'est pas étonnant - traiter manuellement des tonnes de documents papier ou, au mieux, des feuilles de calcul Excel est un plaisir douteux qui nécessite des éons de temps déjà limité.

Heureusement, la technologie d'aujourd'hui permet aux établissements d'enseignement de modifier considérablement leur façon de travailler. Dans le même temps, négliger les tendances EdTech entraîne de nombreuses opportunités manquées. Alors que certaines écoles se noient dans d'énormes quantités de données, d'autres naviguent facilement dans ces eaux grâce à la Business Intelligence (BI). Dans cet article, nous étudions exactement comment la BI aide les administrateurs scolaires, les enseignants, les élèves et les parents.

Quels sont les défis liés à l'éducation qui peuvent être traités avec l'application de la Business Intelligence ?

Les écoles ont beaucoup à faire :

Affectation des ressources financières disponibles. Le financement dépend d'une multitude de facteurs. Le nombre d'étudiants et la taille des classes, l'assiduité et les résultats scolaires des étudiants, l'offre de programmes, etc. - tout cela compte pour les sponsors. Dans une situation où les écoles doivent faire plus avec moins, elles feraient mieux d'avoir une vision claire de ce qu'elles ont réellement.

Ressources limitées des enseignants. Préparer divers supports d'apprentissage, suivre les progrès des élèves, rencontrer les parents, remplir des rapports, - il semble que les enseignants aient besoin d'un retourneur de temps pour effectuer toutes ces tâches. Couplé à la pénurie de professionnels, un tel volume de travail est impossible à gérer sans l'aide de la technologie. Les écoles ont besoin d'un soutien technologique pour surveiller les charges de travail allouées et fournir aux enseignants un horaire de travail équilibré et une taille de classe suffisante.

Des quantités massives de paperasse. Les recherches de McKinsey révèlent que l'automatisation de 20 à 40 % des activités papier des enseignants se traduira par la libération de 13 heures par semaine. Cela contribuerait à ramener la charge de travail des enseignants à un niveau normal, puisqu'elle est actuellement d'au moins 50 heures par semaine. Les administrateurs scolaires respireront également plus facilement après la mise en œuvre de la BI, car la technologie simplifie la gestion administrative et permet de répondre plus rapidement aux exigences de reporting.

Standardisation de l'expérience étudiante. Une approche unique démotive les étudiants et affecte négativement leur engagement. Cela conduit à de mauvaises performances et aggrave la note de l'école. De plus, les parents insatisfaits des notes de leurs enfants peuvent penser que les enseignants sont à blâmer et la relation entre eux deviendra tendue.

Implication insuffisante des parents dans le processus éducatif. Ce n'est pas surprenant, surtout si les deux parents travaillent et que l'heure des rencontres avec les enseignants ne coïncide pas avec leur temps libre.

Manque de visibilité des données scolaires pour les sponsors. Lorsque les gens investissent dans des améliorations, ils veulent évidemment voir où va leur argent et dans quelle mesure l'école fonctionne efficacement.

Comment la technologie BI modifie-t-elle les performances des tâches administratives ?

L'application de la Business Intelligence dans l'éducation fournit à l'administration scolaire :

1. Toutes les données nécessaires rassemblées en un seul endroit

Toutes les informations sont organisées dans un entrepôt afin que l'administration de l'école n'ait pas à extraire des données de plusieurs sources. Aux dernières étapes du traitement des données, les données sont visualisées sous forme de tableaux de bord intuitifs et faciles à analyser au sein d'outils BI spécifiques tels que Power BI, Tableau, Qlik, etc. Prenons l'exemple des subventions. Les écoles doivent rechercher des financements, mais cela prend trop de temps de suivre manuellement les subventions que votre école peut demander. Grâce à la BI, toutes les informations les concernant peuvent être automatiquement collectées, analysées, puis présentées aux parties prenantes.

2. Activités simplifiées

Des processus tels que la gestion des budgets, la commande de ressources, le paiement des factures, la gestion des horaires, la garantie de la compatibilité de l'école avec les lois et réglementations en vigueur, l'embauche de personnel et autres prennent du temps. Prenez la planification, par exemple. C'est l'une des tâches d'administration les plus exigeantes qu'il est presque impossible de mettre dans un algorithme. La planification est toujours effectuée par une personne - un logiciel de BI ne créera pas automatiquement un calendrier, mais il mettra en évidence les lacunes d'un calendrier généré par l'homme. Par exemple, la solution Business Intelligence focalisera votre attention sur les décalages horaires lorsque le professeur n'a que le premier et le quatrième cours, et vous pourrez gérer le temps de vos employés de manière plus appropriée et plus efficace.

3. Un reporting simplifié avec une meilleure visibilité des processus

Avec BI, les données de différents types de rapports, ainsi que les informations clés pour les sponsors, sont collectées automatiquement. Au lieu de nombreux tableaux avec du texte et des chiffres, il est enveloppé dans des visualisations de données faciles à comprendre. Lorsque les rapports sont basés sur la visibilité claire des processus de l'école, l'administration ne peut pas simplement saisir les informations, mais en tirer des informations vraiment précieuses. L'analyse de données correctement organisées et présentées aide à trouver de nouvelles façons d'économiser de l'argent pour l'école.

4. Capacité à prévoir les changements futurs

La BI dans l'éducation associée à l'apprentissage automatique (ML) peut être utilisée pour déterminer où vous vous retrouverez si vous décidez d'apporter des modifications ou de rester sur la voie actuelle. Par exemple, la technologie vous aidera à surveiller les inscriptions des étudiants et la taille des classes pour la planification des ressources et le calcul des besoins de financement et des paiements de l'État. Cela fonctionne de la même manière avec les activités parascolaires telles que les événements sportifs, le nettoyage, la sécurité, les conférences d'invités, etc. Les solutions de BI collectent les données les concernant et, sur la base des dépenses des années précédentes, font des hypothèses sur les dépenses futures afin que vous puissiez allouer votre budget à bon escient.

5. Visibilité des employés

Le contrat du professeur de mathématiques se termine le mois prochain, le professeur de musique part en congé de maternité dans deux mois… Combien de situations comme celles-ci devez-vous garder à l'esprit pour prendre des décisions sur les prolongations de contrat ou l'embauche de nouveaux professeurs à temps ? BI vous aidera à garder une trace de ces dates. En outre, la Business Intelligence dans l'éducation peut être considérée comme une possibilité de surveiller l'état et la charge de travail des enseignants afin d'éviter leur épuisement professionnel. Une enquête de la NEA a révélé que 55 % des enseignants aux États-Unis envisagent de quitter l'école à cause de l'épuisement professionnel. Avec BI, vous pourrez remarquer si les horaires de certains enseignants sont surchargés et réaffecter la charge de travail. Si vous évitez le roulement du personnel, ce sera une valeur ajoutée pour les parents et les élèves car personne n'est content lorsque les enseignants changent constamment.

6. Identification facile des comportements à risque chez les élèves

La technologie aide également à remarquer, collecter et analyser le comportement des élèves pour effectuer des évaluations des risques. Une telle approche contribue à faire de l'école un espace plus sûr. Par exemple, dans un tableau de bord, les enseignants peuvent laisser des notes sur le comportement des élèves. La solution BI visualisera la fréquence de ces commentaires et le degré de leur importance. En l'utilisant, la direction de l'école est en mesure de mettre en évidence le moment où le comportement d'un élève perturbe les autres et de prendre des mesures pour éviter que ces comportements à risque ne se transforment en accidents majeurs.

7. Implication accrue des sponsors

Des analyses simples et claires aident à attirer des sponsors et à les maintenir engagés dans les initiatives de l'école. Il y a longtemps qu'ils creuseront dans les rapports de feuille de calcul, tandis que les tableaux de bord informatifs et pratiques ont plus de chances d'attirer leur attention.

De plus, la Business Intelligence en éducation permet de générer automatiquement des visuels pour les sponsors. Sans logiciel de BI, le personnel administratif passe généralement 2 à 3 semaines pour rassembler et préparer toutes les informations nécessaires.

Comment la BI influence-t-elle le paysage éducatif des enseignants ?

Les tâches des enseignants sont celles qui peuvent être considérablement modifiées pour le mieux avec les solutions de BI. L'application de la Business Intelligence dans l'éducation aide à :

1. Réduisez le temps et les efforts consacrés à une paperasse

Les enseignants à plein temps travaillent 51 à 57 heures par semaine et consacrent plus de la moitié de ce temps à des activités non pédagogiques. Il n'est pas étonnant que le niveau de dépression chez les professionnels de l'éducation soit beaucoup plus élevé que dans la population générale – 32 % contre 19 %. Dans le même temps, près de la moitié des enseignants ne partagent leurs problèmes de santé mentale avec personne au travail car ils ont peur de la stigmatisation.

L'application de la Business Intelligence dans l'éducation peut éviter aux enseignants de brûler l'huile de minuit et minimiser l'impact négatif sur leur santé mentale et physique. En plus de prendre soin du bien-être de vos employés, vous pouvez tirer parti de la solution BI pour libérer du temps pour les enseignants afin qu'ils puissent rattraper les élèves peu performants ou améliorer leurs qualifications.

2. Suivez les progrès des élèves en temps réel et corrigez-les rapidement

Avoir des données sur les performances des élèves pratiquement sur un plateau d'argent permet aux enseignants d'évaluer leurs progrès, de repérer les talents à temps ou d'identifier les problèmes et de trouver rapidement les moyens de les résoudre. La solution BI aide les enseignants à suivre en continu le parcours d'apprentissage des élèves au lieu d'une analyse post-factum à la fin du trimestre.

Les enseignants peuvent avoir une idée précise des étudiants qui ont besoin de plus d'attention à certains moments, mais les logiciels de BI étayent cette intuition professionnelle avec des données réelles sous une forme facile à comprendre. La création de feuilles de calcul pour analyser les données de performance et d'assiduité prend du temps, même pour un étudiant, sans compter que l'analyse doit être effectuée pour une moyenne de plus de 25 étudiants par classe.

Maintenant, imaginez qu'un enseignant veuille ajouter un troisième facteur d'analyse, par exemple, des données sur le bien-être ou des facteurs familiaux tels que le divorce, les parents isolés, la violence, etc., qui indiquent qu'un élève a besoin d'un peu plus d'aide. Cela signifie généralement que l'enseignant doit commencer à créer une nouvelle feuille de calcul, et il peut sembler qu'il doive abandonner ses plans du week-end pour terminer le projet.

En tirant parti de la BI dans l'enseignement, vous utilisez plus efficacement le temps des enseignants en les gardant occupés uniquement à analyser les informations traitées automatiquement.

3. Impliquez les parents dans le processus éducatif avec des informations significatives sur leurs enfants

Les données organisées et structurées sont également pratiques à partager avec d'autres. Cela permet aux enseignants de gagner du temps pour préparer leurs rencontres avec les parents d'élèves. Le temps libéré peut être consacré à une analyse plus approfondie et plus réfléchie des informations collectées automatiquement.

Voici un exemple de tableau de bord où les enseignants peuvent surveiller les scores d'engagement de leurs élèves dans différentes matières, l'assiduité et le niveau de performance dans toutes les disciplines et examiner ces paramètres en détail pour des élèves et des matières particuliers.

Les enseignants des matières peuvent laisser des commentaires pour aider les enseignants et les parents à comprendre pleinement le succès des élèves dans l'apprentissage de sujets particuliers ou de la matière en général.

Comment la Business Intelligence dans le secteur de l'éducation aide-t-elle les parents ?

Comme les enfants passent une grande partie de leur temps à étudier, il est naturellement important que les parents soient informés des activités éducatives et du bien-être de leur enfant à l'école. Les solutions BI offrent aux parents :

1. Visibilité en temps réel des progrès de leurs enfants et possibilité de rester en contact avec les enseignants

La raison la plus répandue pour laquelle les parents n'assistent pas aux réunions scolaires est qu'ils ne peuvent tout simplement pas le faire à cause de leur horaire de travail. Aux États-Unis, le pourcentage de familles avec enfants de moins de 18 ans et dont les deux parents travaillent à temps plein est de 59,8 %, parmi les pays européens, le taux moyen est de 61 % mais dans certains pays scandinaves, il dépasse 80 %. La technologie qui simplifie et accélère les conversations entre les enseignants et les parents est de plus en plus précieuse dans ces circonstances.

La technologie BI permet aux parents d'accéder aux données liées à ce que leur enfant apprend. Il les encourage à se connecter avec l'enseignant de leur enfant et à télécharger du matériel d'apprentissage si l'élève doit effectuer des tâches supplémentaires pour améliorer ses notes. Grâce à des tableaux de bord simples, les parents peuvent voir le niveau de performance réel de leurs enfants. La fonctionnalité de tableaux de bord plus complexes donne aux parents la possibilité de poser des questions aux enseignants sur le processus d'apprentissage et d'obtenir leurs réponses ou leurs conseils.

2. Rester en contact étroit avec leurs enfants

Il est généralement facile de demander à vos enfants du primaire comment les choses se passent à l'école – ils ont tendance à partager comment leur journée s'est déroulée. Mais obtenir une réponse à la même question de la part d'adolescents peut être assez délicat. C'est là que la solution BI peut être d'une grande aide. En examinant les commentaires des enseignants dans le tableau de bord de votre enfant, vous pouvez mieux comprendre ses intérêts et ses problèmes, et trouver les sujets à aborder lors du petit-déjeuner ou du dîner. Ces petites discussions ne sont pas une mince affaire. Une enquête de l'OCDE a étudié les relations entre les performances des élèves et l'implication des parents dans le processus éducatif et a montré que seulement 52 % des parents dans le monde discutent du bien-être de leurs enfants à l'école tous les jours ou presque. Pendant ce temps, les élèves dont les parents le font au moins une fois par semaine sont plus susceptibles de déclarer un niveau élevé de satisfaction à l'égard de la vie et d'obtenir des scores plus élevés.

Ainsi, pour les parents, la BI dans l'éducation rend la vie scolaire de leur enfant à portée de clic.

3. Être conscient des aspects non scolaires de la vie scolaire des enfants

Il est essentiel de suivre les progrès d'apprentissage des enfants, mais il y a aussi d'autres choses qui intéressent les parents, par exemple les repas scolaires. Avec une solution BI, les parents peuvent voir le menu du petit-déjeuner et du déjeuner du mois à venir et choisir entre des options alternatives telles que de la viande ou un plat végétarien, du jus de fruit au lieu du lait, si l'élève a une intolérance au lactose. Ceci est particulièrement important pour les élèves du primaire qui, en raison de leur âge, ne peuvent pas toujours identifier s'ils peuvent manger certains plats. Et lorsque les parents ont la possibilité de décider d'un menu à l'avance, ils peuvent éviter de craindre que leur enfant mange quelque chose de mal ou ne mange pas du tout.

Si la cafétéria de l'école prend en charge la technologie de paiement par bracelet, les parents peuvent également surveiller ce que leurs enfants achètent et limiter le montant des achats.

Comment la technologie BI aide-t-elle les étudiants ?

La mise en œuvre de la BI dans le secteur de l'éducation garantit une meilleure expérience d'étude, aide les étudiants à développer leurs talents et crée également un espace sûr pour eux. La technologie offre aux étudiants :

1. Expérience d'apprentissage personnalisée

Comme les enseignants sont en mesure de suivre en permanence les performances individuelles de chaque élève, ils peuvent conseiller du matériel supplémentaire et des feuilles de travail personnalisées en fonction des sujets sur lesquels l'élève est coincé. Les recherches de RAND montrent que les étudiants qui ont commencé en dessous de la norme nationale et qui ont ensuite eu la chance de tirer parti de la personnalisation dans l'apprentissage ont atteint ces normes à la fin de l'année scolaire et les ont dépassées en deux ans.

"Les apprenants s'épanouissent en faisant un travail difficile mais possible, et donc gratifiant quand ça clique", a déclaré Brian Galvin, directeur des études chez Varsity Tutors.

2. Confiance dans un soutien psychologique sécurisé disponible à tout moment

De nombreuses écoles disposent d'un psychologue ou d'un conseiller, mais il ne suffit pas d'en avoir un pour que les élèves demandent de l'aide s'ils en ont besoin, car ils ne peuvent pas être sûrs que leurs données privées seront sécurisées. Les écoles devraient donner aux élèves la possibilité à la fois de demander des conseils ou de l'aide de manière anonyme et de leur offrir la possibilité d'un entretien personnel avec le spécialiste sur la base de leur consentement. Qu'est-ce que cela a à voir avec la BI dans l'éducation ? Un logiciel de Business Intelligence permet aux psychologues de collecter les demandes de l'étudiant et de les associer aux données sur son niveau de fréquentation pour une compréhension plus approfondie de la situation si l'étudiant souhaite divulguer son identité. Une telle approche aide les écoles à mieux prendre en compte l'état psychologique des élèves, le climat émotionnel dans les classes et, par exemple, à détecter les cas d'intimidation à un stade précoce.

3. Planification de carrière au secondaire

Imaginez à quel point il peut être plus facile pour les étudiants de choisir leur future profession si les données sur leurs performances dans différentes matières sont collectées automatiquement tout au long de leur parcours scolaire, puis présentées dans un tableau de bord clair. De cette façon, les étudiants obtiennent des portraits numériques à part entière d'eux-mêmes reflétant toutes leurs forces et leurs faiblesses. En outre, ces tableaux de bord peuvent montrer les collèges et universités les plus appropriés pour l'admission en fonction des intérêts de l'étudiant et de l'analyse des scores. Il est également possible de mettre en évidence des matières ou des domaines où des améliorations sont nécessaires si l'étudiant souhaite s'inscrire dans une université particulière et choisir une majeure spécifique.

Si nous rassemblons toutes les parties prenantes que la BI aide dans le processus éducatif, nous obtiendrons une telle carte mentale.

Maximisez vos opportunités d'analyser les données

Les possibilités offertes par l'application de la Business Intelligence dans l'éducation sont innombrables. Cependant, ce n'est pas non plus sans une mouche dans la pommade. Il y a tellement de données à collecter et à analyser que vous pouvez ressentir une paralysie et une fatigue des données avant même de commencer votre initiative de Business Intelligence. Par conséquent, il est essentiel de développer une stratégie incrémentielle bien pensée pour la mise en œuvre d'un logiciel de BI – déterminer ce dont vous avez besoin représente déjà la moitié de la bataille. Trouver le bon partenaire technologique, capable de développer et de mettre en œuvre des composants BI ou une solution complète, doit faire partie intégrante de la planification de votre projet. Des spécialistes de la BI ayant une expérience pertinente de l'industrie vous aideront à identifier à l'avance tous les pièges possibles et à atteindre les objectifs souhaités de la manière la plus efficace, de sorte que vous n'ayez qu'à apprécier la façon dont la Business Intelligence change votre façon de travailler pour le mieux.

Pour savoir par quoi commencer, réservez une consultation avec nos experts BI.

L'article a été initialement publié ici