Gestion financière numérique et comptabilité en ligne | Digitaliser votre entreprise #5

La gestion financière numérique et la comptabilité en ligne sont devenues de plus en plus populaires dans les entreprises. Selon un rapport de Sage (2020), 67% des petites et moyennes entreprises utilisent déjà de telles solutions. Examinons de plus près pourquoi il vaut la peine de mettre en œuvre une gestion financière numérique et comment la comptabilité en ligne peut bénéficier à votre entreprise. Continuez de lire pour en savoir davantage.

Gestion financière numérique et comptabilité en ligne – table des matières :

1. Introduction
2. Revue des outils et logiciels disponibles
3. Principaux aspects de la mise en œuvre des services financiers numériques
4. Sécurité des données et menaces dans la comptabilité en ligne
5. L'avenir de la gestion financière numérique et de la comptabilité en ligne
6. Résumé

Introduction

L'automatisation des processus comptables, tels que l'émission de factures ou le règlement des impôts, peut augmenter considérablement l'efficacité de votre entreprise . Par exemple, il peut réduire de 73 % le temps nécessaire pour émettre des factures. De plus, l'intégration des systèmes de comptabilité en ligne avec d'autres appareils utilisés dans une entreprise, tels que les logiciels CRM, les systèmes de gestion de projet, les systèmes de gestion des paiements et le SIRH, vous permet de centraliser vos données et de contrôler plus facilement vos finances. De plus, la possibilité d'effectuer des paiements en ligne rationalise le processus de gestion de trésorerie et la collaboration avec les fournisseurs et les clients.

Revue des outils et logiciels disponibles

Un logiciel de comptabilité offre de nombreuses fonctionnalités. Avant de choisir un logiciel spécifique, c'est une bonne idée de vérifier s'il est certifié. Il garantit que l'outil est conforme à la réglementation du pays dans lequel vous exercez vos activités et qu'il est sécurisé pour l'entrepreneur. Pour intégrer la comptabilité en ligne dans votre entreprise, il est essentiel de choisir le bon fournisseur. Certains des outils les plus populaires incluent :

1. Xero - un outil facile à utiliser qui vous permet d'émettre rapidement des factures et de s'intégrer à divers systèmes de paiement. Malheureusement, son prix peut être assez élevé pour les petites entreprises, surtout si elles souhaitent utiliser des fonctionnalités supplémentaires.
2. QuickBooks - il offre une grande variété de fonctions, telles que la gestion des stocks et le suivi du temps, ce qui en fait une solution polyvalente pour une variété d'industries. Son plus gros inconvénient, cependant, est l'interface du programme, qui peut être problématique pour ceux qui n'ont pas d'expérience en comptabilité.
3. Wave - il offre un accès gratuit pour gérer les fonctions comptables de base, telles que la facturation et le suivi des dépenses. Cependant, il a moins de fonctionnalités que d'autres outils payants, ce qui peut limiter son utilité pour les entreprises plus exigeantes.
4. Firmbee - cet outil gratuit vous permet d'effectuer de nombreuses tâches chronophages de manière automatisée et considérablement simplifiée. Il offre des fonctionnalités telles que :
• contrôle des coûts des employés - cela vous permet de surveiller les dépenses de personnel, d'appliquer des tarifs individuels aux employés et de générer des coûts en fonction du temps enregistré.
• paiements partiels - ils permettent aux clients d'effectuer des paiements échelonnés, en gardant le contrôle sur le montant qu'ils doivent encore rembourser.
• factures personnalisées - permettent d'utiliser le système de gestion financière pour créer une variété de factures avec des devises et des taux d'imposition non standard.

Le logiciel offre également une migration facile des données des systèmes comptables existants et une prise en charge de différents types d'entreprises. L'inscription sur la plateforme est simple et rapide, et l'interface intuitive facilite son utilisation, même pour les entrepreneurs novices.

Principaux aspects de la mise en œuvre des services financiers numériques

Le processus de mise en œuvre de la comptabilité en ligne peut être exigeant. Cependant, en même temps, cela apporte d'énormes avantages. Cependant, il convient de rappeler quelques aspects clés qui peuvent aider à sa mise en œuvre. Tout d'abord, il est conseillé d'engager un comptable expérimenté pour soutenir la mise en œuvre et fournir des conseils à chaque étape.

Un autre aspect important est de choisir le bon moment pour introduire des changements. Par exemple, ce sera beaucoup plus facile en début d'exercice qu'en milieu d'année. Cela vous aidera à éviter les problèmes de transfert de données entre les systèmes.

Sécurité des données et menaces dans la comptabilité en ligne

Outre les nombreux avantages de la comptabilité en ligne, il existe également plusieurs risques associés à la sécurité des données. Les entrepreneurs doivent être conscients des problèmes potentiels et prendre les mesures appropriées pour minimiser les risques :

• Perte de données - vous devez vous rappeler de sauvegarder régulièrement vos données financières pour éviter de perdre des informations en raison de pannes du système, d'erreurs de l'opérateur ou d'attaques de piratage. C'est une bonne idée de choisir un logiciel qui crée automatiquement des sauvegardes sur des serveurs sécurisés.
• Cryptage des données - il vaut la peine de choisir un logiciel qui utilise des techniques de cryptage avancées pour protéger les informations contre tout accès non autorisé.
• Éducation et formation – la sécurité des données financières stockées et traitées numériquement est menacée non seulement par des pannes matérielles et logicielles, mais aussi par une utilisation inepte de la comptabilité en ligne. Par conséquent, les employés ayant accès à un logiciel de comptabilité en ligne doivent être conscients des risques de cybersécurité. La formation régulière et la mise à jour de leurs connaissances sur le sujet est un élément important d'une stratégie de gestion des risques.

L'avenir de la gestion financière numérique et de la comptabilité en ligne

L'avenir de la comptabilité en ligne semble très prometteur. Le développement de technologies, telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, permet d'automatiser les processus. Créer un workflow automatisé dans une entreprise devient plus simple grâce à des outils comme Zapier ou Make.com . Ils peuvent être utilisés pour créer des processus personnalisés, facilitant ainsi la gestion d'opérations financières complexes et la gestion des finances. Avec le développement de l'IA et la baisse de popularité des règlements en espèces, on peut s'attendre à une croissance exponentielle des outils et logiciels modernes dans les prochaines années, ce qui permettra un contrôle encore meilleur des finances de l'entreprise.

Résumé

La comptabilité en ligne devient une solution de plus en plus populaire pour gérer les finances des entreprises. Malgré ses nombreux avantages, il existe également de nombreux risques associés à la sécurité des données. Pour profiter pleinement des avantages de la comptabilité en ligne, il convient de choisir le bon logiciel , de sécuriser le système contre les cybermenaces et de former régulièrement les employés. L'avenir de ce domaine semble très prometteur, ce qui pourrait conduire à de nouvelles évolutions et innovations.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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