Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? | #11 Se lancer dans la gestion de projet

Le meilleur logiciel de gestion de projet est celui que vous ne pouvez pas voir. Celui-là fait son travail sans trop attirer l'attention. Il est facile à utiliser et contient toutes les fonctions nécessaires. Mais que comprennent ces fonctions « nécessaires » ? Continuez à lire pour le découvrir!

1. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? Introduction
2. Modèles de projet
3. Vues
4. Intégrations
5. Domaines d'intervention
6. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? Sommaire

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? Introduction

Avant de passer à la discussion sur un logiciel de gestion de projet spécifique, examinons les fonctions qu'il doit remplir. Nous avons divisé notre numéro d'aujourd'hui en trois parties. Tout d'abord, nous allons examiner les points de vue offerts dans divers programmes. Dans la seconde, nous examinerons les intégrations nécessaires. Et troisièmement, nous examinerons les domaines des opérations d'une organisation que ces logiciels devraient couvrir.

Modèles de projet

La plupart des programmes vous permettent de gérer plusieurs projets indépendamment. Cela vaut la peine d'être noté si vous traitez avec des programmes ou un portefeuille de projets, et si les PM de votre organisation traitent plus d'un projet simultanément, ou si vous exécutez des projets avec un flux répétitif - alors cela vaut la peine de créer un modèle de projet vous-même qui peut être utilisé à plusieurs reprises.

Cependant, si vous utilisez le programme pour la première fois ou s'il s'agit d'un projet personnalisé, vous pouvez utiliser les modèles intégrés. Ils facilitent et accélèrent le démarrage d'un nouveau projet. En effet, ils vous aident à démarrer immédiatement dans un environnement prêt à l'emploi, préconfiguré et conçu pour la gestion de projet dans, par exemple, la méthodologie Scrum ou Prince2.

Vues

Quel que soit le modèle ou la méthode choisie, les logiciels de gestion de projet incluent le plus souvent des vues standards. Ils montrent clairement l'aspect choisi de la mise en œuvre du projet. Pour nous, les vues les plus importantes sont :

• Chronologie - qui peut être mise à l'échelle pour couvrir toute la durée du projet ou une période sélectionnée,
• Liste des tâches – pour prévisualiser les tâches en cours, fraîchement terminées ou à exécuter prochainement,
• Calendrier – un agenda pour programmer des réunions et des activités de groupe,
• Outils analytiques - c'est-à-dire des graphiques et des visualisations de données de domaines spécifiques d'exécution de projet et de la charge de travail de chaque membre de l'équipe pour générer des rapports,
• Équipe – une liste des personnes impliquées dans le projet avec leurs coordonnées.

Intégrations

Lors du choix d'un programme de gestion de projet, l'attention est moins souvent accordée aux intégrations, c'est-à-dire aux programmes et applications avec lesquels notre outil fonctionne. En effet, certains programmes de gestion, tels que Firmbee, sont des monolithes. Il s'agit d'une plate-forme qui fournit un support complet pour toutes les tâches liées au projet - des listes de tâches et des notes à la gestion des factures et même au processus de recrutement de l'équipe.

Parfois, cependant, un programme qui facilite la gestion de projet fonctionne comme un ensemble de microservices, c'est-à-dire un ensemble de modules coopérants qui peuvent être activés et désactivés. Dans ce cas, les intégrations s'avèrent très utiles. Ceux-ci peuvent inclure des connexions à, par exemple :

• des agendas externes (par exemple, Google ou Apple Calendar), permettant par exemple d'envoyer des invitations à des réunions,
• des communicateurs – tels que Microsoft Teams, Zoom ou Slack, facilitant la communication sans avoir à copier ou déplacer du contenu,
• des lecteurs de différents formats, vous permettant ainsi de prévisualiser facilement le contenu de documents ou de fichiers image,
• email – pour ajouter des tâches directement par mail,
• des outils de vente pour le e-commerce, tels que Salesforce, Zoho Desk et Zendesk,
• le cloud pour stocker et partager des fichiers de projet plus volumineux
• les outils de sécurité et d'autorisation sont essentiels, en particulier lorsque vous travaillez à l'extérieur du bureau et que vous avez des connexions Internet moins sécurisées,
• des outils de reporting spécialisés, tels que Power BI, Looker ou Google Sheets, par exemple.

Lors du choix d'un programme particulier, il convient également de se demander s'il ne fonctionnera que sur un ordinateur ou s'il dispose également d'une application mobile.

Domaines d'intervention

Les principaux domaines d'exécution de projet pris en charge par le logiciel sont la gestion des tâches dans le temps, ainsi que la visualisation du budget. Cependant, selon le type de projet mis en œuvre, des modules tels que :

• contacts - en particulier si la mise en œuvre du projet comprend une coopération avec des indépendants ou plusieurs représentants de clients,
• campagnes – lorsque des activités de marketing ou de vente font partie du projet,
• documents – lorsqu’il est nécessaire de partager différents matériaux,
• les ressources humaines – une option particulièrement utile lorsqu'une équipe de projet est en cours de formation ou qu'il faut renouveler le personnel pendant la mise en œuvre du projet,
• finances – en plus de l'état global du budget du projet, il est utile d'avoir à portée de main un outil qui permet de regrouper les dépenses à des fins diverses, ou de comparer les offres de produits et services nécessaires au projet.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? Sommaire

Les fonctions essentielles que doit remplir un logiciel de gestion de projet sont de faciliter l'organisation et la planification du travail. L'utilisation de modèles - qu'ils soient intégrés ou créés par vous-même - facilite grandement le démarrage. Et des vues claires décrivant des aspects spécifiques de l'exécution d'un projet rendent les tâches quotidiennes plus agréables et simples. Les intégrations, quant à elles, signifient que nous pouvons utiliser notre logiciel préféré en le combinant avec celui que nous utilisons pour gérer le projet. À moins, bien sûr, qu'il soit suffisamment sophistiqué pour combiner des modules qui permettent la communication, la gestion financière et les RH.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
4. Méthodes de gestion de projet
5. Types de projets
6. 4 exemples de projets
7. Priorisation des projets
8. Domaines d'activité du projet
9. Définition du succès en gestion de projet
10. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
11. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ?