7 meilleurs exemples d'outils de bureautique pour les petites entreprises

Résumé : Les outils de bureautique ont permis aux entreprises d'échanger plus facilement des données avec d'autres applications grâce à l'intégration. Découvrons ces outils en détail ci-dessous !

Il y a quelques années, la plupart des entreprises comptaient sur la gestion manuelle des données. De la génération de la paie à la saisie des coordonnées des employés et à la création des factures, tout était fait manuellement. Ces processus manuels fastidieux ont conduit à des flux de données inexacts qui ont causé d'énormes pertes financières et porté atteinte à la réputation. Alors qu'aujourd'hui, chaque tâche de bureau peut être rationalisée et réalisée en moins de temps avec des outils d'automatisation.

De la gestion des finances au traitement des commandes, en passant par l'automatisation de l'intégration des clients et la génération de signatures électroniques, plusieurs tâches peuvent être gérées avec des outils de bureautique. Dans cet article, nous allons comparer quelques-uns des meilleurs outils pour la bureautique.

Que sont les outils bureautiques ?

Un outil de bureautique est une combinaison de logiciels et de matériel qui aide à déplacer automatiquement les données d'un système à un autre sans intervention humaine ni inexactitudes. Le logiciel aide les entreprises à collecter, gérer et analyser des données en toute sécurité pour les opérations commerciales quotidiennes.

L'objectif principal des outils de bureautique est de réduire le travail manuel et de stocker les données avec précision. Les données gérées par le système de bureautique peuvent provenir de différents départements tels que la comptabilité, les finances, les ressources humaines, la réception, l'infrastructure cloud, la gestion de projet, etc.

Liste des 7 meilleurs outils de bureautique pour les entreprises Exemples

• Expensify : le meilleur pour la gestion des dépenses
• Keka HRMS : idéal pour gérer l'intégration et le traitement de la paie
• Okta : le meilleur pour la gestion des identités
• Kisi : Idéal pour gérer le contrôle d'accès
• Envoy : idéal pour gérer l'espace de travail
• Notion : Idéal pour la gestion de projet
• DocuSign : le meilleur pour gérer les signatures électroniques

Il existe différents outils de bureautique disponibles pour automatiser diverses procédures commerciales comme la paie, l'intégration, le traitement des commandes, la facturation, etc. Voici quelques exemples de ces outils pour divers cas d'utilisation :

1. Expensify : le meilleur pour la gestion des dépenses

Expensify est un outil bureautique conçu spécifiquement pour le suivi et la gestion des dépenses personnelles et professionnelles.

Cet outil est utilisé pour le suivi, l'analyse, l'approbation, le rapprochement et le remboursement des dépenses. Il offre également des fonctionnalités pour automatiser le paiement des factures, gérer la paie et les frais de déplacement, etc.

Fonctionnalités de Expensify

• Prend en charge la numérisation des reçus en un seul clic
• Importe les détails des transactions personnelles et des cartes de visite
• Personnalise les flux de travail pour gérer les dépenses
• Importe les codes du grand livre dans votre système
• Gère et analyse les dépenses de l'entreprise

Avantages et inconvénients de Expensify

Essai gratuit : Non disponible

Tarification Expensify : Forfait gratuit disponible | Le prix est différent pour différentes fonctionnalités

2. Keka HRMS : idéal pour gérer l'intégration et le traitement de la paie

Keka HRMS vous aide à automatiser différents flux de travail RH pour gérer facilement les processus de personnel. Depuis l'embauche et l'intégration des candidats jusqu'à leur sortie de l'organisation, chaque tâche peut être gérée avec ce logiciel. De plus, avec l'analyse des ressources humaines, vous pouvez afficher les données sur la main-d'œuvre et en tirer des informations précieuses.

Fonctionnalités du SIRH Keka

• Gestion de l'intégration des employés
• Offre une gestion avancée des congés
• Gère la paie et les dépenses
• Offre un portail libre-service aux employés
• Prend en charge le suivi du temps basé sur le GPS
• Numérisez tous les documents

Avantages et inconvénients de Keka RH

Essai gratuit : disponible

Tarification de Keka HRMS : Pas de plan gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de INR 6999/mois

3. Okta : le meilleur pour la gestion des identités

Okta est une solution de gestion des identités et des accès qui aide les utilisateurs à gérer les autorisations d'accès aux appareils et aux applications. Il a été conçu principalement pour gérer l'accès aux applications cloud, mais vous pouvez également l'utiliser pour gérer l'accès aux appareils sur site.

Certaines fonctionnalités que vous obtenez avec Okta incluent la gouvernance des identités, la gestion du cycle de vie des utilisateurs, l'automatisation des flux de travail, l'API et la gestion des accès privilégiés.

Caractéristiques d'Okta

• Authentifie et autorise l'accès aux applications et aux appareils
• Gère les contrôles de privilèges
• Fournit une authentification unique aux clients et aux employés
• Protège les données contre les attaques malveillantes
• Aucune option de personnalisation du code pour personnaliser les actifs selon l'identité de la marque
• Gère le provisionnement et le déprovisionnement des identités

Avantages et inconvénients d'Okta

Essai gratuit : 30 jours

Tarification d'Okta : Il propose des tarifs différents pour la gestion des clients et de l'identité de la main-d'œuvre.

4. Kisi : Idéal pour gérer le contrôle d'accès

Kisi est une plate-forme complète qui offre à la fois des logiciels et du matériel pour restreindre et gérer l'accès aux portes, applications, appareils et appareils IOT de votre bâtiment.

Avec elle, vous pouvez gérer l'accès aux installations, intégrer d'autres logiciels pour gérer le contrôle d'accès, identifier les vulnérabilités dans les systèmes de sécurité existants, etc. Cette application de bureautique peut également être utilisée pour restreindre l'accès à un étage spécifique avec Elevator Access.

Caractéristiques de Kisi

• Vous permet de fournir un accès temporaire aux visiteurs via des cartes-clés
• Offre des méthodes 2FA pour la vérification
• Prend en charge le provisionnement automatisé des identités
• Gère l'accès à distance à vos appareils et applications
• Verrouille et déverrouille facilement l'accès à des endroits spécifiques de vos organisations

Avantages et inconvénients de Kisi

Tarification Kisi : Prix disponible sur demande sur son site officiel.

5. Envoy : idéal pour gérer l'espace de travail

Envoy est une plateforme de travail qui vous permet de travailler et de collaborer avec des équipes à partir d'une solution unique. Avec lui, vous pouvez gérer vos visiteurs, vos employés, votre lieu de travail, etc.

Avec cette plateforme, vous pouvez gérer l'annuaire de vos employés, gérer tous les visiteurs, stocker des documents légalement signés, créer des badges pour les visiteurs, pré-enregistrer vos invités, etc.

Fonctionnalités d'Envoy

• Trie et filtre les données des visiteurs
• Personnalise les documents juridiques en fonction du type de visiteur
• Aide à gérer plusieurs emplacements de bureau
• Maintient un registre des employés passés et présents
• Aide à créer un panneau d'équipe d'administration pour la gestion des visiteurs

Avantages et inconvénients de l'envoyé

Essai gratuit : disponible

Tarification Envoy : Forfait gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de 8 956,04 INR/mois

6. Notion : Idéal pour la gestion de projet

Notion est un logiciel qui vous permet de créer un flux de travail connecté pour suivre et gérer tous les projets. Avec lui, vous pouvez conserver toute votre base de connaissances, vos projets et vos documents dans une base de données centralisée. Notion peut également être utilisé pour trier et filtrer différentes tâches, personnaliser les étiquettes et les balises, générer des calendriers, gérer les autorisations, et bien plus encore.

Fonctionnalités notionnelles

• Crée des espaces d'équipe privés
• Offre des analyses de page avancées
• Provisionner et déprovisionner les autorisations
• Vous permet d'inviter d'autres personnes à travailler sur des projets
• Prend en charge les téléchargements de fichiers illimités
• Personnalise le domaine de votre site

Avantages et inconvénients de la notion

Essai gratuit : disponible

Tarification notionnelle : Forfait gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de INR 6999/mois

7. DocuSign : le meilleur pour gérer les signatures électroniques

DocuSign eSignature est utilisé pour faire signer des documents légalement et en toute sécurité. Vous pouvez utiliser ce logiciel pour tous les documents nécessitant des signatures électroniques.

De plus, toute modification apportée aux signatures de post-document peut également être enregistrée et suivie. Certaines autres fonctionnalités de DocuSign incluent l'identification et l'authentification du signataire, l'archivage des documents, la validation des données, la correction des documents, etc.

Fonctionnalités de DocuSign

• Envoie des documents aux clients pour les signatures électroniques
• Prend en charge la piste d'audit en temps réel pour vérifier la procédure de signature
• Autorise les signatures dans plus de 44 langues
• Prend en charge la signature réactive mobile
• Image de marque personnalisable pour les e-mails et les notifications
• Gère les autorisations des utilisateurs pour accéder aux contrats et aux documents
• S'intègre à diverses applications de productivité

Avantages et inconvénients de DocuSign

Essai gratuit : disponible pendant 30 jours

Tarification DocuSign : Pas de plan gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de 1 231,68 INR/mois

Comment utiliser les outils pour la bureautique ?

Pour utiliser les outils de bureautique, suivez les étapes indiquées :

Étape 1 : Sélectionnez le type d'outil de bureautique que vous souhaitez utiliser comme la comptabilité, le SIRH, le backend, etc.

Étape 2 : Après cela, installez et connectez-vous au logiciel avec vos identifiants de connexion

Etape 3 : Ensuite, renseignez les coordonnées de votre entreprise en fonction de votre type d'outil bureautique.

Étape 4 : Après cela, sélectionnez les tâches que vous souhaitez automatiser. Par exemple, si vous utilisez un logiciel HRMS, vous pouvez sélectionner l'intégration, la paie, la gestion des performances, etc.

Étape 5 : Les tâches sélectionnées seront complétées automatiquement et vous pourrez les modifier selon vos besoins.

Avantages des outils de bureautique

• Facilite le stockage et la gestion des données
• Vous pouvez facilement échanger des données entre différentes applications
• Aide à automatiser des tâches complexes pour gagner du temps et de l'argent
• Fournit des informations précieuses sur les données existantes grâce à l'analyse
• Vous permet de restreindre l'accès aux applications sur site et dans le cloud
• Facilite le travail et la collaboration en temps réel des employés

Limites des outils de bureautique

• De nombreux employés n'ont pas nécessairement les compétences nécessaires pour gérer la bureautique et nécessitent une formation supplémentaire.
• Le coût initial de mise en place de ces outils devient un surcoût pour les entreprises.
• Des violations de données peuvent se produire si les protocoles de sécurité sont affectés.
• Des problèmes de compatibilité peuvent survenir lorsque les anciens systèmes ne sont pas en mesure de s'intégrer au nouveau logiciel.

Conclusion

Les systèmes de bureautique peuvent beaucoup aider à augmenter la productivité et à améliorer l'efficacité opérationnelle. En automatisant diverses tâches de bureau telles que la paie, la gestion des dépenses ou la gestion de projet, les entreprises peuvent économiser beaucoup de ressources et d'argent à long terme.

FAQ sur les outils de bureautique