Harapan proyek dan cara memenuhinya

Tugas melaksanakan suatu proyek memikul tanggung jawab yang berat. Baik Anda bekerja sebagai Manajer Proyek atau pekerja lepas, Anda harus memenuhi beberapa ekspektasi proyek yang pasti dan tinggi. Pada banyak kesempatan karena kurangnya komunikasi yang tepat, persyaratan tersebut disalahpahami dan disalahartikan. Tim kehilangan moral karena waktu digunakan untuk membuat proyek tidak terlalu kacau daripada bergerak maju. Bagaimana membuat proyek memenuhi semua harapan? Dalam artikel hari ini, kami ingin memberi Anda beberapa panduan, yang ketika dipraktikkan akan memastikan bahwa proyek Anda dilakukan dengan sempurna dan mudah.

Harapan proyek – daftar isi:

1. Ekspektasi Proyek – mengapa seringkali berujung pada kekecewaan
2. 5 elemen manajemen ekspektasi proyek:
3. Demi masa depan

Ekspektasi Proyek – mengapa seringkali berujung pada kekecewaan

Mungkin terjadi pada Anda bahwa klien Anda tidak puas dengan hasil pekerjaan Anda. Anda terus bertanya-tanya mengapa visi Anda tidak cocok dan sampai sejauh mana hal itu membuat seluruh agenda menjadi tidak jelas. Ketika Anda akhirnya menemukan, sudah terlambat, kadang-kadang bahkan lebih buruk - seluruh proyek dihentikan, Namun, Anda memeras otak Anda - apa yang salah? Jawabannya, dalam hal ini, hampir selalu komunikasi dan ekspresi yang tepat dari harapan kedua belah pihak . Untungnya, ada cara untuk mencegah bencana seperti itu.

Harapan tidak lebih dari keyakinan kuat bahwa sesuatu yang ada dalam pikiran kita memiliki tampilan, bentuk, bahan, dll. yang pasti, dan bahwa segala sesuatunya akan terjadi seperti yang kita bayangkan. Hal-hal ini seringkali sulit untuk dijabarkan dengan baik, yang dapat menyusahkan terutama dari sudut pandang bisnis. Ini juga mengaburkan tujuan proyek dan cara mengukur keberhasilannya.

Selain itu, masalahnya mungkin kurangnya prioritas dan kerangka waktu yang ditentukan untuk tugas tertentu atau terlalu banyak fokus pada tahap yang salah. Pada akhirnya, yang tersisa adalah waktu yang terbuang, semangat kerja yang rendah dan efisiensi kerja yang berkurang. Kekacauan organisasi seperti itu menyebabkan kurangnya keterlibatan dalam tim, tetapi yang lebih penting, hilangnya kepercayaan antara klien dan tim orang yang mengerjakan proyek tertentu, termasuk Anda.

5 elemen manajemen ekspektasi proyek:

Seperti yang Anda lihat, manajemen ekspektasi yang tepat dapat membantu Anda menghindari banyak masalah yang tidak perlu dan memimpin seluruh proses pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir seperti yang diinginkan klien. Ada 5 elemen dasar manajemen ekspektasi proyek:

1. Perencanaan proyek

Sering terjadi bahwa pihak-pihak yang tertarik pada suatu proyek memiliki visi siap pakai tertentu bahkan sebelum membuat cetak biru untuk suatu usaha tertentu. Untuk alasan ini, adalah ide yang baik untuk melibatkan klien yang sudah berada di tahap awal , yaitu perencanaan. Bersama dengan klien dan rekan kerja menentukan ruang lingkup kegiatan, prioritas dan tujuan, mengidentifikasi hubungan antar tugas . Jika ada yang kurang jelas – jangan ragu untuk bertanya. Juga jangan lupa untuk merumuskan rencana penilaian risiko untuk memiliki jalan keluar jika terjadi keadaan yang tidak terduga.

Harapan kedua belah pihak mungkin tidak selalu cocok – metode ini akan memperjelas semua asumsi untuk proyek tertentu dan lebih melibatkan seluruh tim.

2. Pelaksanaan proyek

Perencanaan proyek penting tetapi tidak sepenting pelaksanaannya. Untuk melakukan itu, Anda perlu mengadakan pertemuan dengan klien dan tim untuk menentukan bagaimana mengeksekusi dan memantau perkembangan usaha Anda.

Saat bertemu dengan tim Anda, pastikan semua orang memahami peran mereka dan tahu apa yang seharusnya mereka lakukan. Tetapkan peran, tugas, waktu yang dihabiskan untuk itu, rencana komunikasi, dan cara untuk memperhitungkan tonggak pencapaian. Sebaiknya Anda juga segera menyertakan KPI , serta rapat terjadwal berikutnya saat Anda akan melakukan pembaruan.

Komunikasi sangat penting pada tahap ini – jagalah, misalnya dengan memperkenalkan platform yang sesuai untuk komunikasi. Firmbee adalah salah satu dari jenis alat tersebut yang, selain kemungkinan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, memiliki banyak fungsi lain yang berguna dalam manajemen proyek dan pekerjaan. Ini adalah salah satu dari sedikit platform manajemen proyek, karena itu tidak perlu mengintegrasikan beberapa program dan apa yang disebut kelelahan teknis tidak lagi mengganggu kami.


3. Komunikasi

Seperti yang Anda lihat, bagian terbesar dari alur kerja yang efektif, dan dengan demikian memenuhi harapan, menyangkut kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas . Ini harus diingat sepanjang semua tahap proyek untuk menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu, dan akibatnya, hilangnya waktu dan motivasi.

Di atas segalanya, gunakan bahasa yang sederhana dan jelas , yang dimengerti semua orang. Seharusnya tidak ada ambiguitas atau keraguan. Selain itu, yang terbaik adalah meringkas semua pertemuan dengan umpan balik yang cepat .

Anda juga dapat membuat rencana komunikasi yang mencakup:

• metode komunikasi (email, pesan, alat komunikasi),
• frekuensi komunikasi,
• orang tertentu yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu,
• penilaian risiko dan masalah komunikasi potensial.

Ini akan memastikan bahwa mereka yang terlibat tahu apa yang diharapkan dan bahwa bahkan skenario terburuk adalah renungan daripada kejutan yang tidak menyenangkan. Menyembunyikan berita buruk tidak akan membantu, dan dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan dan keterlibatan tim.

4. Kurang janji dan terlalu banyak tayang

Secara harfiah, under-promise berarti meremehkan janji seseorang di awal suatu usaha , dan sebaliknya, over-deliver berarti melebihi harapan pada pengirimannya .

Tidak sulit untuk terbawa oleh kegembiraan dan menjanjikan sesuatu di awal proses perencanaan yang, seiring waktu dan setelah antusiasme mendingin, mungkin terbukti sulit atau bahkan tidak mungkin untuk dipenuhi. Karena dadu telah dilemparkan dan Anda tidak dapat mengambilnya kembali, lalu bagaimana? Mungkin beberapa stres di depan. Triknya adalah jangan biarkan situasi ini terjadi sejak awal. Bagaimana?

Kita harus mengusulkan sedikit lebih sedikit daripada yang bisa kita berikan . Dengan begitu, klien merasa puas ketika proyek berakhir dan kami berhasil melampaui harapannya. Dalam kasus keadaan merepotkan yang tak terduga merobek beberapa bagian dari cetak biru, klien masih senang karena kami mudah-mudahan berhasil menepati janji kami. Meskipun demikian, untuk tetap tenang selama seluruh proses, kita perlu dengan cermat menetapkan tujuan dan pencapaian serealistis mungkin untuk mengkalibrasi strategi under-and-over kita.

5. Harapan pribadi

Orang tidak bisa membaca pikiran . Mereka tidak akan menebak apa yang kita maksudkan, asumsikan atau ramalkan jika kita tidak mengartikulasikan masalah dengan jelas dan eksplisit. Begitulah cara kita mencapai yang terakhir tetapi tidak berarti elemen yang paling tidak signifikan- mengungkapkan harapan kita. Transparansi dan kejelasan niat, tindakan, dan harapan kami memungkinkan kolega dan klien potensial kami untuk memahami dan menggambarkan pandangan lengkap dari proyek yang kami lakukan.

Demi masa depan

Harapan adalah bagian integral dari kehidupan kita , termasuk aspek profesionalnya. Mengelola mereka secara proaktif dapat merampingkan alur kerja dan menghasilkan tim yang lebih terlibat, klien yang puas, dan akhirnya, kesuksesan pribadi! Ingatlah hal ini saat mengerjakan proyek Anda dan coba terapkan beberapa prinsip ini – Anda akan melihat perbedaannya dalam waktu singkat.

Baca: Keterampilan manajemen proyek baru apa yang harus Anda miliki pada tahun 2021 dan 2022.

Jika Anda ingin tetap berhubungan, bergabunglah dengan komunitas Facebook kami.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting