Un processo aziendale è una serie di attività correlate che termina con la fornitura di un prodotto o servizio da parte dell'azienda a un cliente o cliente. Processi inefficienti portano a clienti insoddisfatti, lavoratori scontenti e scadenze potenzialmente anche mancate per la consegna.

Il modo migliore per affrontare i processi inefficienti è migliorarli.

Perché i processi aziendali efficienti sono importanti

Processi efficienti riducono il carico di lavoro e ottimizzano la fornitura di un prodotto o servizio. I processi possono includere anche attività relativamente semplici. Ad esempio, semplici processi finanziari come il modo in cui fatturate i clienti sono un processo.

Quando un'azienda non riesce a migliorare e semplificare i propri processi, rischia di rimanere indietro nel mercato e di perdere clienti a causa dei suoi concorrenti. Il miglioramento dei processi può essere semplice come disporre di una metodologia per completare un'attività complessa o distribuire tale attività tra gli altri membri di un team.

7 passaggi per migliorare un processo aziendale

Come spiegato in questa discussione, il miglioramento dei processi aziendali è un processo incrementale. I cambiamenti che accadono all'azienda non influiranno immediatamente su nulla a breve termine. Il potenziale cambiamento dell'efficienza dell'azienda nel tempo è ciò su cui dovrebbe concentrarsi il team di miglioramento dei processi.

1. Definizione del processo

Il primo passo in qualsiasi strategia di miglioramento dei processi aziendali è definire esattamente quale processo l'azienda desidera migliorare. In genere, i team che stanno lavorando al miglioramento dei processi utilizzano diagrammi come un diagramma di flusso o un diagramma di corsia di nuoto. Come riporta Lucid Chart, un diagramma di corsia di nuoto svolge le funzioni di un tipico diagramma di flusso, ma assegna anche le responsabilità a un particolare individuo o dipartimento.

Esempio di diagramma di corsia di nuoto di un processo

Definire il processo può significare utilizzare l'input delle persone che si occupano quotidianamente del processo. Interviste e discussioni aiutano a informare il team di miglioramento del processo di passaggi secondari che potrebbero non essere immediatamente evidenti.

2. Esplora le opportunità correlate

All'interno delle interviste per la definizione del processo, le persone che utilizzano tale processo regolarmente possono offrire informazioni sui potenziali miglioramenti che potrebbero avvantaggiare il sistema. Vale la pena esplorare queste opportunità correlate se migliorano ulteriormente l'efficienza del sistema.

Lo sviluppo di una descrizione dettagliata del problema offre al team di miglioramento del processo un apprezzamento di dove possono e dovrebbero verificarsi modifiche all'operazione. Inoltre, il team può individuare e rimuovere passaggi e passaggi secondari estranei all'interno del processo se non sembrano servire a uno scopo.

3. Analisi del processo

In questa fase, il team di miglioramento del processo può guardare il diagramma della corsia di nuoto e capire dove si verificano i colli di bottiglia all'interno del sistema. Come osserva Kiss Flow, senza un'adeguata fase di analisi, è probabile che i team sprechino tempo e risorse alla ricerca di problemi al volo.

In generale, la fase di analisi può essere scomposta ponendo alcune domande pertinenti, come ad esempio:

• Dove si verificano la maggior parte dei costi per l'azienda?
• Qualche passaggio sembra creare un collo di bottiglia?
• Quale parte del processo frustra maggiormente i clienti oi membri del team?
• Dove si verificano la maggior parte dei ritardi?
• Quale fase o sottofase del processo richiede più tempo per essere completata?
  
  

I metodi di analisi come l'analisi delle cause principali o l'analisi delle cause e degli effetti possono aiutare il team a risolvere i problemi di fondo che causano i problemi. Risolvere i problemi da soli si occupa solo del sintomo del problema, che si ripresenterà in seguito e richiederà al team di affrontarlo di nuovo.

4. Riprogettazione del sistema

Una volta che il team ha evidenziato i problemi sottostanti che influiscono sul processo, inizia a riprogettarlo per eliminare tali problemi. Una prima sessione di brainstorming mette le idee sul tavolo. Una volta che il team ha generato un elenco sufficientemente consistente di soluzioni, può iniziare a restringere il campo di quelle che non sono convenienti o che richiedono troppo tempo per essere implementate.

Le soluzioni selezionate dovrebbero essere esposte all'analisi del rischio e all'analisi dell'impatto per vedere l'intera portata della soluzione proposta dal team e quali potrebbero essere le potenziali ricadute per l'implementazione di questa soluzione.

5. Individua le risorse disponibili

Dopo aver finalizzato il piano per la riprogettazione del sistema, il team ha bisogno di trovare le risorse che ha a disposizione per implementare la riprogettazione. Queste risorse possono variare da risorse umane a software, hardware e infrastrutture.

La comunicazione con il dipartimento delle risorse umane, l'IT e altre parti interessate aiuta il team a capire come avverrà la riprogettazione del sistema, oltre a informarlo di eventuali problemi interni che potrebbero influire sul completamento del processo.

6. Istituire il cambiamento e informare gli stakeholder

Sebbene il miglioramento dei processi aziendali possa essere incrementale, di tanto in tanto si verificano enormi cambiamenti che scuotono un'azienda fino al midollo. I miglioramenti possono richiedere la sostituzione di team, infrastrutture e persino sistemi hardware e software. L'abilitazione di questa modifica potrebbe richiedere la gestione di un intero progetto in sé.

Un altro problema significativo che deve affrontare il miglioramento dei processi è l'incapacità di molte persone di abbracciare il cambiamento. Per far fronte a questo, il team può utilizzare modelli teorici come il modello di cambiamento in 8 fasi di Kotter. Come menzionato da Educational Business Articles, il modello è un metodo semplice per implementare il lavoro di squadra, la trasparenza e la comunicazione nella metodologia di miglioramento del processo.

7. Revisione del processo

Come affermato inizialmente, il miglioramento del processo è un processo graduale. Anche i processi appena rinnovati non funzionano come previsto perché il mondo è un luogo imprevedibile. Per offrire suggerimenti per la successiva iterazione del processo, è necessario un sistema di revisione costante.

Metodologie come Kaizen possono essere utili per garantire che l'efficienza del processo sia migliorata in ogni iterazione. Kaizen, come definito dal Kaizen Institute, è un sistema di miglioramento continuo applicato alla strategia competitiva a lungo termine di un'azienda.

Non succede nulla immediatamente

Nel nostro mondo digitale frenetico, ci aspettiamo risultati immediati con tutto ciò che facciamo. Questa è un'aspettativa irrealistica quando si tratta di miglioramento dei processi aziendali.

Invece, i team dedicati al miglioramento dei processi aziendali considerano il tempo come una serie di cicli, con ogni passo che si avvicina al raggiungimento della piena efficienza. I cambiamenti che si verificano all'interno delle organizzazioni, in particolare quelli che hanno un impatto sulle attività quotidiane dell'azienda, avvengono gradualmente. Avere un team di miglioramento dei processi aziendali consente a un'azienda di mantenere il proprio vantaggio competitivo ottimizzando costantemente il processo di produzione o consegna.

Samantha Wallace è una scrittrice ed editrice di tecnologia veterana che ha lavorato in diverse società di e-commerce. Si occupa di tecnologia online da oltre cinque anni.

È la Content Advocate di GreenwingTechnology.com.