Come scrivere una proposta di progetto: 8 suggerimenti e linee guida degli esperti

Dicono che non hai una seconda possibilità per fare una prima impressione, il che non potrebbe essere più vero quando scrivi una proposta di progetto.

Gli stakeholder del progetto non vedono chi sei all'inizio; vedono solo ciò che presenti nella Proposta.Quindi, il tuo obiettivo è fargli vedere ciò che vuoi che vedano : un progetto ben congegnato con tutti i dettagli considerati in cui vale la pena investire tempo e denaro.

Indovina il pensiero che ti passa per la testa in questo momento: come scrivere una proposta di progetto che incanta gli stakeholder?

Facile!

Devi solo utilizzare i modelli di presentazione delle proposte di progetto progettati da esperti del settore.

Con un modello di proposta di progetto di una pagina ben realizzato, puoi semplificare l'intero processo per te e il tuo team.

Lo straordinario design è pronto, tutte le regole della proposta di progetto sono mantenute e tu hai solo il compito di inserire le informazioni necessarie per avere la proposta dei tuoi sogni pronta in pochissimo tempo .

Modifica ora!

Cos'è una proposta di progetto? Concetti chiave definiti

Una proposta di progetto è un documento formale e scritto per fornire al pubblico informazioni dettagliate su un progetto.Dovrebbe delineare lo scopo del progetto, i suoi obiettivi, i risultati finali, il budget e la tempistica per la consegna.In altre parole, lo schema della proposta progettuale dovrebbe includere ogni dettaglio che possa interessare gli stakeholder.

Gli obiettivi della presentazione della proposta di progetto possono variare in base all'ambito e alla portata del progetto. Potrebbe trattarsi di una proposta di marketing per il lancio di una nuova linea di prodotti o di un business plan interno per semplificare i processi. Indipendentemente da cosa sia, una proposta di progetto dovrebbe essere chiara, concisa e fornire le informazioni necessarie per aiutare a prendere decisioni ben informate.

Gli intenti più comuni di una proposta di progetto di scrittura includono quanto segue .

• Ottenere finanziamenti esterni per sponsorizzare il progetto
• Ottieni l'approvazione dal management superiore per ottenere le risorse e il supporto necessari
• Interessare i potenziali investitori e le parti interessate nel progetto
• In generale, crea entusiasmo attorno al progetto

Indipendentemente dallo scopo, ad ogni proposta di progetto si applicano alcuni approcci e regole comuni per garantire che sia ben congegnata ed efficace. Vediamo le principali tipologie di proposte.

Proposta di progetto sollecitata

L'esempio di proposta di progetto più formale viene inviato in risposta alla richiesta formale di proposta (RFP) del cliente . Di solito, è quando i proprietari del progetto sono interessati a servizi o prodotti specifici di determinate parti e vogliono vedere cosa offrono i potenziali fornitori.

Se costruisci una proposta di progetto sollecitata, preparati a competere con altri offerenti. In questo caso, lo schema della tua proposta di progetto dovrebbe essere molto attraente, pronto a distinguersi e ad avere un impatto. Dovresti pensare a come rendere unica la tua proposta per ottenere il vantaggio di cui hai bisogno rispetto alla concorrenza, poiché ci sarà un confronto dettagliato delle proposte.

Proposta di progetto non richiesta

Nel caso di proposte di progetto non richieste, non vi è alcuna richiesta formale da parte di un proprietario del progetto.Ad esempio, puoi decidere di partecipare alla gara aperta per un determinato progetto e inviare la tua proposta progettuale anche senza una specifica richiesta.

Rispetto al precedente esempio di proposta di progetto, questo è meno competitivo in quanto non esiste un confronto diretto tra gli offerenti.

Tuttavia, devi comunque assicurarti che la tua proposta sia attraente e visivamente piacevole, poiché vuoi ancora una volta fare un'ottima impressione e ricevere l'approvazione del cliente. Le proposte di progetto non richieste hanno anche "regole più morbide" per quanto riguarda la struttura e il formato, in quanto non è necessario considerare requisiti rigorosi da parte del cliente.

Proposta di progetto informale

Spesso il tuo cliente può indirizzarti con una richiesta informale di inviargli una proposta di progetto.Questo può riferirsi a casi in cui negozi con un potenziale cliente e si interessa a maggiori dettagli sull'offerta che puoi fornire.

In questo caso, puoi elaborare una proposta di progetto meno formale, che può anche essere presentata come una breve presentazione o un documento di una pagina organizzato in forma libera. Qui, il tuo obiettivo principale è quello di essere sufficientemente informativo e dettagliato in modo da essere sulla stessa pagina su tutti i dettagli e le responsabilità del progetto.

Proposta di progetto di rinnovo

Diciamo che un progetto è già stato completato e il cliente sta tornando per chiederne altri con una richiesta di rinnovo del tuo progetto, oppure vuoi fare riferimento a un vecchio e gentile partner con un'offerta speciale per tornare e collaborare.

In questo caso, dovresti creare una proposta di progetto di rinnovo, idealmente mostrando cosa è stato migliorato dall'ultima volta, quali nuove idee hai da offrire e perché il tuo progetto è ancora rilevante per questo particolare cliente.

Le proposte di progetto di rinnovo si basano solitamente sul precedente schema di proposta di progetto con il cliente per mantenere una certa coerenza e mettere le parti a proprio agio l'una con l'altra.

Proposta di progetto di continuazione

Probabilmente, questa può essere definita una delle proposte di progetto "più semplici" in quanto qui non c'è quasi concorrenza e il cliente ti conosce già bene. Inoltre, non c'è bisogno di convincere qualcuno ad avviare una nuova collaborazione, poiché hai già una partnership consolidata e la prolunghi.

Le proposte di progetto di continuazione vengono utilizzate quando una fase del progetto si avvicina alla fine e ti viene chiesto di presentare una nuova proposta per un periodo aggiuntivo .In questo caso, è necessario adattare il vecchio schema della proposta di progetto e aggiungere nuovi risultati.

Proposta di progetto supplementare

Anche se la bozza della tua precedente proposta di progetto era già stata approvata e le parti interessate necessarie sono entrate nella collaborazione, puoi comunque trovarti in una situazione in cui devi aggiungere qualcosa di nuovo.

Ad esempio, puoi sentire la necessità di scrivere una proposta di progetto che richieda un investimento aggiuntivo o un maggiore coinvolgimento degli stakeholder in base ai nuovi requisiti. In questo caso, dovresti scrivere una proposta di progetto supplementare che spieghi perché sono necessarie risorse aggiuntive e quali miglioramenti possono apportare.

L'idea principale qui è mostrare al cliente che la tua proposta è ancora pertinente e che hai bisogno di ulteriore aiuto e supporto per ottenere un risultato migliore del progetto.

8 passaggi indispensabili su come scrivere una proposta di progetto

Scrivere proposte di progetto ora è un compito semplice grazie all'abbondanza di modelli, formati ed esempi già pronti sul web .Non è più necessario reinventare la ruota e perdere tempo a creare un design professionale, pensare al layout del testo, ecc.

Renderforest: una piattaforma di progettazione all-in-one che forniscemodelli di proposte di progetto per qualsiasi settore.Non importa di cosa hai bisogno, in quale settore di attività lavori e quali termini e condizioni devi considerare, Renderforest ti copre le spalle!

Modifica ora!

Ma prima di scegliere il modello giusto, dovresti conoscere alcuni principi fondamentali per scrivere una proposta di progetto. Ecco l'elenco completo dei passaggi da seguire per scrivere una proposta di progetto che porti risultati.

1. Preparazione per la scrittura

Una ricerca adeguata è l'eroe non celebrato di ogni proposta di successo. Potrebbe essere una delle parti invisibili del processo, ma è una delle più importanti. Proprio come è necessario gettare le basi adeguate per l'edificio prima di iniziare a costruirlo, è necessario creare una solida ricerca sul progetto prima di iniziare a scrivere una proposta. Altrimenti, non importa quanti attributi aggiungerai alla base debole in futuro, non porterà alcun successo.

Quindi, concediti abbastanza tempo per ricercare il progetto in ogni aspetto.Non fermarti finché non sei sicuro al 100% di aver compreso chiaramente ciò di cui hai bisogno.

Inoltre, determina chi sono i benefattori del progetto e qual è il modo migliore per mostrare loro il valore del tuo progetto.

Se questi passaggi vengono completati con successo, verranno fissati gli obiettivi e gli obiettivi del progetto e capirai meglio come dovrebbe essere il progetto alla fine.

Quindi, dai alla tua mente il tempo necessario per la ricerca e passa al processo di scrittura vero e proprio quando lo scheletro è pronto.

2. Creazione di un riepilogo esecutivo convincente

Ora arriviamo a un compito arduo: trasmettere il significato, la profondità e le sfumature del progetto in un breve riassunto esecutivo. Quando fai ricerche approfondite e il tuo cervello è pieno di centinaia di dettagli del progetto, ci vuole lavoro per riassumere tutte queste informazioni in poche frasi.

Tuttavia, il sommario esecutivo è un componente standard e cruciale di una bozza di proposta di progetto, quindi devi padroneggiare l'arte di scriverlo.

Il sommario esecutivo è una sinossi concisa ma informativa del progetto .Di solito contiene le seguenti sezioni.

• Il problema che cerchi di risolvere
• Le risorse necessarie per risolverlo
• La metodologia che utilizzi per affrontare il problema
• Il risultato atteso del tuo progetto e come misurerai il suo successo, ecc.

Molte responsabilità gravano sulle tue spalle in questa sezione, poiché è la prima parte che i lettori vedranno aprendo la proposta di progetto. Quindi ha il compito di agganciare i proprietari del progetto e promettere loro qualcosa di straordinario che li attirerà in un'ulteriore esplorazione del documento.

Puoi anche considerare di scrivere il sommario esecutivo alla fine dopo che tutta la tua proposta di progetto è stata completata.In questo modo, puoi vedere l'intera immagine e riassumere l'intera idea in un paragrafo in modo più accurato.

3. Descrivere l'ambito del progetto

Scendendo al nocciolo della questione, dovresti iniziare a rivelare maggiori dettagli sul progetto. Inizia con lo sfondo del progetto, che è una spiegazione dettagliata del motivo alla base del progetto, lo stato attuale del problema che questo progetto intende risolvere, ecc.

Ad esempio, se intendi condurre una campagna di sensibilizzazione sociale sull'importanza dell'acqua pulita, dovresti menzionare il tipo di problema e perché la consapevolezza è importante per risolverlo. Puoi anche includere statistiche sullo stato attuale della scarsità o della qualità dell'acqua nell'area di destinazione del tuo progetto.

Oltre a coprire lo stato attuale del problema, l'ambito del progetto dovrebbe includere quanto segue.

• Chi ha contribuito al problema in precedenza e quali sono i risultati dei progetti precedenti?
• Perché i tentativi precedenti non hanno avuto successo?
• Quali sono le lacune che hai intenzione di colmare con il tuo progetto?
• Quali sono i metodi che utilizzerai che saranno più efficaci dei precedenti?

Dovresti anche includere una descrizione dettagliata degli strumenti e dei metodi che utilizzerai per completare il progetto. In questo caso, una WBS (Work Breakdown Structure) consolidata può essere di grande aiuto.

4. Delineare gli obiettivi del progetto

Bene, quando hai scritto una proposta di progetto fino a questo punto, hai già parlato abbastanza del progetto e del perché è importante.

Tuttavia, dovrebbe esserci una sezione dettagliata per gli obiettivi del progetto, non una panoramica astratta di ciò che si desidera ottenere, ma i punti esatti che è necessario raggiungere.

A questo proposito, la metodologia SMART molto popolare è molto utile.È l'acronimo diObiettivi Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Temporizzati .Diffondiamo la luce su ciascuno di questi punti.

• Obiettivispecifici significano che non scrivi qualcosa come "migliorare la qualità della vita".Invece, i tuoi obiettivi dovrebbero essere concreti, come "ridurre la contaminazione dell'acqua del 15% in 6 mesi nell'area menzionata". Vedi la differenza? La seconda opzione è cristallina.
• Obiettivimisurabili indicano che devi essere in grado di monitorare i progressi con indicatori chiari.Se scrivi obiettivi chiari come nell'esempio sopra, diventa automaticamente tracciabile e misurabile. Inoltre, dovresti disporre di metriche chiare che aiutino le parti interessate a monitorare se il progetto è sulla buona strada o meno: fai quello che hai detto o no?
• Cosa intendiamo per obiettiviraggiungibili ?Semplice. Gli obiettivi devono essere realistici, raggiungibili e riflettere la quantità di risorse disponibili per il progetto. Obiettivi realistici significano obiettivi senza torta. Quindi, invece di ridurre la contaminazione dell'acqua del 50% in 6 mesi, scegline uno più realistico per suscitare fiducia e fiducia nel tuo progetto.
• Gli obiettivirilevanti sono quelli che sono direttamente correlati agli obiettivi del progetto.A volte può essere facile andare fuori strada e iniziare a inseguire obiettivi che non sono direttamente correlati al progetto.
• Infine, gli obiettivia tempo determinato hanno scadenze rigorose, quindi le parti interessate del progetto, in particolare gli investitori, si sentono sicuri che stai lavorando duramente al progetto e hanno una tempistica chiara per il lancio.

5. Presentare una soluzione

Tante discussioni sul perché il progetto è importante e su quale questione non può rimanere irrisolta. Quindi, quale dovrebbe essere la tua prossima mossa quando scrivi una proposta di progetto? Sì, soluzioni; in realtà, qual è la promessa del tuo progetto principale?

La sezione delle soluzioni potrebbe essere più breve delle precedenti, ma dovrebbe essere impressionante e onesta .Tornando alla fase di ricerca del progetto, dovresti avere un'idea chiara di quali passaggi devi compiere per ottenere il risultato desiderato. Se non c'è un piano chiaro che ritieni possa portare al successo, ripensaci se dovresti lanciare il progetto.

Ma dato che sei qui, molto probabilmente è perché sei dotato dei metodi e delle conoscenze giusti per svolgere il lavoro. Quindi, cosa dovrebbe essere incluso in questa sezione?

• Una dichiarazione di visione è la mappa che ti guiderà attraverso il progetto.Riassume dove si sta dirigendo il tuo team, perché e come. Una dichiarazione di visione chiara è altrettanto importante per gli stakeholder esterni e interni, quindi assicurati che sia scritta nel modo giusto ( guarda come funziona ).
• Il programma del progetto mostra l'ordine delle attività che dovrebbero essere completate e il periodo di tempo per il loro completamento.Qui è importante elencare tutte le pietre miliari. Altrimenti, c'è il rischio di perdere l'indizio giusto e, di conseguenza, di rimanere indietro rispetto alla tempistica del progetto ( guarda come funziona ).
• I ruoli e le responsabilità dei membri del team mostrano incarichi chiari per ogni persona coinvolta.Inoltre, è chiaro chi è responsabile di cosa, quindi tutti sanno cosa aspettarsi, quando e come.
• Altri dettagli apportano maggiore chiarezza e facilitano l'attuazione del progetto .Questo può essere l'elenco degli strumenti di reporting che utilizzerai o l'elenco dei materiali e delle attrezzature necessarie per completare il progetto.

6. Condurre un'approfondita valutazione dei bisogni

Avvicinandoti gradualmente all'obiettivo principale della tua proposta: devi coinvolgere le risorse necessarie dalle parti interessate e, naturalmente, devi spiegare perché dovrebbero farlo.

Condurre un'approfondita valutazione dei bisogni è essenziale per identificare le risorse necessarie per il progetto e il motivo per cui sono necessarie. Prima di tutto, è fondamentale assicurarsi di poter completare le attività promesse. Inoltre, è fondamentale includerlo nella struttura della proposta di progetto, quindi le possibilità di ottenere finanziamenti sono maggiori.

Quando scrivi sulla valutazione dei bisogni, dovresti includere quanto segue:

• Il budget del progetto è un elenco completo di tutte le spese relative al progetto.Dovrebbe includere piccoli e grandi acquisti, stipendi per i membri dello staff, tasse, prezzi per i materiali che utilizzerai, costo del viaggio se dovrai partecipare a riunioni o conferenze, ecc. Vedi un esempio di budget del progetto qui .
• Una ripartizione dei costi può sembrare la stessa del budget del progetto, ma è una versione più dettagliata del budget .Qui, dovresti includere i motivi e le spiegazioni dettagliate del motivo per cui ogni risorsa è necessaria, dove la otterrai e quanto costerà. Questo è importante in quanto gli investitori devono sapere che i loro soldi vengono spesi nel modo giusto.
• Infine,un piano di allocazione delle risorse mostra come dovrebbero essere organizzate le diverse risorse per completare il progetto in modo efficace.In termini più semplici, è un piano che mostra come utilizzerai le risorse che le parti interessate forniscono per il tuo progetto. Ecco una spiegazione dettagliata di come funziona l'allocazione delle risorse .

7. Affrontare la gestione del rischio

Prevedere l'imprevisto è la missione speciale di ogni project manager. Quando si scrive una proposta di progetto, è necessario assicurarsi di disporre di un piano di emergenzaaffidabilepronto per essere utilizzato in caso di interruzione.

Questo piano dovrebbe essere incluso nella bozza della proposta di progetto. In caso contrario, il tuo piano non sembrerà abbastanza affidabile per gli investitori e non saranno convinti che tu possa gestire eventuali interruzioni in modo tempestivo.

Dovresti riflettere attentamente su tutti i rischi chiave che possono verificarsi durante il progetto, poiché non esistono modelli standard per la contabilità del rischio. Per identificare i rischi, dovresti prendere in considerazione tutti i possibili fattori che possono influenzare o far deragliare il completamento del tuo progetto.

Inoltre, dovresti dare la priorità a quelli che è più probabile che si verifichino e a quelli che è reale prevenire e mitigare. Dovresti anche mostrare nella proposta di progetto che hai un piano per rispondere a ogni possibile rischio.

8. Scrivere una conclusione efficace

Bene, è quasi ora di congratularmi con te per l'ottimo lavoro! Rimane un ultimo pezzo: la conclusione del progetto, che dovrebbe essere abbastanza convincente da motivare il lettore ad agire.

La conclusione dovrebbe ribadire i tuoi punti principali e catturare ciò che rende unico il tuo progetto. Può anche essere utilizzato per includere alcuni grafici, rapporti, diagrammi o qualsiasi altro tipo di dati a supporto delle tue affermazioni ma che è stato escluso dal corpo principale della tua proposta di progetto.

Questi sono tutti i passaggi che devi compiere per creare uno schema di proposta di progetto vincente. Ora che conosci l'interno della scrittura di uno schema di proposta di progetto, è il momento di esplorare alcuni schemi già pronti che puoi facilmente personalizzare e utilizzare per il tuo progetto.

Esempi di proposte di progetti semplici da modificare ora

Ogni proposta di progetto di cui hai bisogno è archiviata nella libreria delle proposte di progetto di Renderforest .Creare una proposta di progetto dall'aspetto professionale con questi modelli pronti all'uso è molto semplice. Eccone alcuni che puoi provare ora!

Modello di proposta commerciale

Cerchi un modello di proposta commerciale professionale e moderno? Non guardare oltre! Il nostro modello di proposta commerciale presenta il design e il layout applicabili alle presentazioni formali in cui l'enfasi dovrebbe essere posta sul contenuto piuttosto che sul design.

Modifica ora!

Modello di proposta di progetto

Passare a un modello di proposta di progetto più universale e casual che può adattarsi perfettamente a qualsiasi progetto. Ha scene dettagliate che descrivono lo sfondo del tuo progetto, gli obiettivi e gli obiettivi che ti sei prefissato, la tempistica e le risorse necessarie per completarlo.

Modifica ora!

Modello di proposta di marketing

Colorato, dinamico, dettagliato: tutto ciò che immagini dovrebbe essere una moderna proposta di marketing è racchiuso in questo modello. Il suo design sorprendente catturerà l'attenzione del tuo potenziale pubblico, mentre il suo contenuto lo convincerà sicuramente a considerare di investire nel tuo progetto.

Modifica ora!

Domande frequenti sullo schema della proposta di progetto

Proposta di progetto vs Carta del progetto

Un project charter è un documento ufficiale che segna l'inizio di un progetto che può essere creato solo dopo che la proposta di progetto è stata creata e approvata. Quindi, se la proposta di progetto è un documento persuasivo che ha lo scopo di ottenere l'approvazione per il tuo progetto, allora un project charter è un documento ufficiale che contiene i dettagli delle risorse e la tempistica necessaria per completare il tuo progetto.

Sono diversi nello scopo e nel momento in cui vengono creati. Tuttavia, entrambi sono documenti indispensabili per una gestione del progetto di successo ed entrambi contengono dettagli cruciali sugli obiettivi del progetto e altri dettagli.

Quali sono i 6 tipi di proposte di progetto?

1. La proposta sollecitata viene creata in risposta a una richiesta ufficiale di un potenziale cliente o committente.È il tipo di proposta più competitivo.
2. Una proposta non richiesta viene inviata a un potenziale cliente o cliente senza la sua richiesta e può essere utilizzata per presentare te stesso e il tuo progetto.Ad esempio, puoi utilizzare proposte di progetto spontanee per richiedere una sovvenzione pubblica.
3. Una proposta informale è uno scambio di proposte tra due parti che non ha una struttura ufficiale.È solo per uso interno e non segue alcun formato o linea guida specifica.
4. Viene creatauna Proposta di rinnovo per rinnovare la collaborazione con una parte con la quale avevi già un accordo prima, e ora vuoi riavviarla con un po' di aggiustamento.
5. Una proposta di continuazione è una proposta per continuare un progetto in corso.Di solito viene creato quando il periodo di tempo inizialmente concordato per il progetto sta per terminare, ma è necessario lavorare di più.
6. Una proposta supplementare viene creata quando un cliente o cliente richiede servizi o beni aggiuntivi per un progetto in corso e deve giustificare le nuove spese.

Quanto dovrebbe durare una proposta di progetto?

Non è la lunghezza della parola che conta, ma quanto è dettagliata e convincente la tua proposta di progetto. Non sei limitato ad avere una lunga proposta di progetto se la mantieni strutturata e concisa.

I modelli di proposta di progetto di Renderforest sono costruiti secondo i principi chiave delle proposte di progetto e coprono in modo ottimale tutte le informazioni importanti in poche pagine.Puoi usarli come punto di partenza per creare la tua proposta di progetto in modo rapido e semplice.

Punti chiave

Le proposte di progetto sono il modo formale per mostrare ai proprietari del progetto che sei la squadra perfetta per il lavoro. È un documento dettagliato e ben strutturato con gli obiettivi del progetto, le tempistiche e le risorse necessarie per il completamento con successo.

Sebbene progettare una proposta di progetto dall'aspetto professionale sia un compito facile con modelli pronti all'uso , il contenuto che viene inserito è ciò che conta davvero. Devi essere preciso e persuasivo, considerare ogni dettaglio e tenere conto di tutti i possibili problemi quando scrivi una bozza di proposta di progetto.

Ricorda, il suo obiettivo non è solo vincere il progetto, ma anche definire la struttura per guidarti nel completamento.

Buona fortuna nell'oceano di proposte progettuali!

• Ecco la tua guida per creare un modello di proposta in pochi secondi!

• Cosa sono i mockup di siti web e come puoi crearne uno?

• 15 Splendide idee per modelli di certificati di completamento per ogni occasione