Come scrivere un promemoria?: Suggerimenti e modelli (2022)

Un memorandum noto anche come promemoria e memorandum è una parte importante dell'attività. Viene utilizzato per la comunicazione interna relativa ad attività o procedure ufficiali.

È uno dei modi principali per comunicare informazioni ai dipendenti all'interno dell'organizzazione. I memo sono veloci oltre che un'opzione efficace per la distribuzione delle informazioni.

A differenza di un'e-mail, puoi inviare un promemoria come messaggio a un grande gruppo di dipendenti. Può essere l'intero dipartimento o anche tutti coloro che lavorano nella tua azienda.

Tuttavia, scrivere un promemoria può essere difficile se non si conosce bene i formati. Per sapere come scrivere un promemoria, continua a leggere l'articolo per saperne di più sull'argomento.

Come scegliere il formato per scrivere un promemoria

Quando si tratta di scegliere il formato giusto, è importante capire che formati diversi hanno obiettivi o scopi diversi.

Dipende da cosa scegli, ad esempio puoi scrivere un promemoria informativo per condividere le informazioni con i tuoi dipendenti, quindi per un promemoria di richiesta, devi concentrarti sul lato convincente.

Bene, ci sono diversi tipi che puoi trovare nei promemoria, includono la conferma, la richiesta di informazioni, il rapporto periodico, i risultati dello studio e i promemoria dei suggerimenti.

Tuttavia, tutti i tipi di promemoria possono avere un formato simile, ma puoi trovare alcune differenze nel corpo del messaggio.

Ecco perché è importante concentrarsi sul tipo di messaggio che stai per scrivere e su chi stai inviando il promemoria.

Assicurati di avere una chiara comprensione dell'obiettivo o dello scopo che contiene il memo.

Quali sono le sezioni di un promemoria aziendale ?

Un promemoria aziendale è diviso in sezioni, a differenza della lettera commerciale formale non ha un saluto o la firma del mittente.

Un tipico formato di promemoria include le diverse sezioni, come ad esempio:

Intestazione

Bene, la sezione dell'intestazione include il nome e l'indirizzo dell'azienda. Tuttavia, se hai la carta intestata, queste informazioni saranno già stampate.

Appena sotto questa sezione, devi scrivere la parola Memorandum o Memo. Ciò contribuirà a creare che il messaggio venga comunicato tramite l'utilizzo di un promemoria.

Destinatari

Questa sezione serve per identificare i destinatari.

Qui è dove è necessario menzionare a chi appartiene o a chi appartiene il memo.

Ad esempio, se stai scrivendo un promemoria per i tuoi dipendenti nel reparto marketing

Qui è necessario menzionare " A: Tutti i dipendenti dell'ufficio marketing "

Mittente

La sezione mittente serve per specificare chi è la persona che scrive la nota. Include il nome, il dipartimento e la designazione.

Ad esempio, se sei un assistente manager del reparto vendite.

Qui devi prima menzionare il tuo nome, quindi aggiungere "Assistant Manager, Sales"

CC o Destinatari Aggiuntivi

CC (Copia carbone) o Destinatari aggiuntivi sono le sezioni in cui si indica a chi verrà inviata la copia della nota a titolo informativo.

Ebbene, il nome qui menzionato non è direttamente indirizzato al memo o alla sezione A.

Data

È importante menzionare la data in cui è stato scritto il promemoria. Includere quando hai scritto il promemoria nella sezione Data.

Linea tematica

La riga dell'oggetto è la sezione in cui è necessario scrivere un'idea breve e precisa di cosa tratta il memo.

Qui è necessario menzionare la rapida idea del contenuto che contiene il memo.

Ad esempio, se il memo riguarda una sessione di formazione per i dipendenti che lavorano nel dipartimento SEO. Quindi qui devi scrivere "Oggetto: Sessione di formazione per i dipendenti del dipartimento SEO"

corpo del messaggio

Bene, il corpo del messaggio è importante e la sezione su cui devi concentrarti maggiormente

Il corpo del messaggio include l'argomento, le informazioni e lo scopo del memo. Puoi dividerlo in due o tre paragrafi.

Il primo paragrafo di questo corpo enuncia lo scopo della nota. Ora puoi passare al paragrafo successivo per menzionare l'Informazione o il messaggio.

Bene, se il contenuto è lungo, puoi aggiungere il riepilogo del messaggio. Inoltre, puoi aggiungere l'invito all'azione o cancellare l'invito all'azione

Questo aiuterà a capire quale azione dovrebbe intraprendere il destinatario.

Allegati

Tuttavia, l'aggiunta dell'allegato non è importante o necessaria. Ma puoi aggiungere se il memo è correlato ai risultati presentati, alla ricerca o hai bisogno di dati aggiuntivi.

Quindi il memo dovrebbe avere un allegato per comprovare il messaggio del memo.

Come scrivere il tuo promemoria aziendale?

Bene, ora devi capire come dovresti scrivere il tuo memo. La scrittura ha alcuni passaggi di base che sono semplici e facili da seguire.

Include :

Passaggio 1: elenca lo scopo del tuo memorandum

Il primo del tuo paragrafo introduttivo dovrebbe menzionare lo scopo del tuo memo

La persona che sta leggendo il memo dovrebbe avere un'idea immediata di ciò che il mittente gli sta comunicando nel paragrafo introduttivo.

Inoltre, il contenuto del tuo promemoria dovrebbe essere realizzato in modo tale da poter rispondere alle domande. Assicurati di considerare che tipo di domanda potrebbe avere il tuo dipendente o destinatario.

Lo scopo dovrebbe essere la prima cosa che deve essere chiara, quindi puoi espandere i dettagli o le azioni che devi intraprendere.

Assicurati di inserire tutto in una serie cronologica di eventi. Questo aiuterà a dare molta più chiarezza al dipendente, inoltre possono intraprendere azioni molto più facilmente se necessario.

Passaggio 2: rendilo conciso e positivo per tutto il tempo

Dal momento che la scrittura del tuo promemoria si rivolgerà al manager o ai colleghi. È importante mantenere la lingua positiva durante la scrittura del promemoria.

Inoltre, verrà inviato alle persone che conosci e con cui interagirai quotidianamente. Mantieni la lingua in questo modo.

A parte questo, mantieni le tue frasi brevi e chiare. Inoltre, usa la voce attiva in modo da poter esprimere lo scopo.

Ciò contribuirà ad aumentare la credibilità tra i tuoi colleghi.

Passaggio 3: comunica il messaggio tramite la riga dell'oggetto

La prossima cosa che dovresti fare attenzione a ciò che stai scrivendo nella riga dell'oggetto. Questa sezione dovrebbe spiegare ai lettori cosa dovrebbero aspettarsi durante la lettura del memo.

Inoltre, la riga dell'oggetto fornisce la direzione relativa alla posizione in cui archiviano le cartelle di posta elettronica.

Ad esempio, se si tratta di un aggiornamento del budget per l'ufficio marketing, aiuterà a comprendere leggendo l'argomento del memo e a visualizzare in anteprima le azioni che influiranno sull'operazione e sul reparto.

Passaggio 4: scomporre le informazioni utilizzando il paragrafo del corpo e la conclusione

Usa il paragrafo del corpo per elaborare l'annuncio della decisione che stai prendendo. Inoltre, aggiungi come influenzerà i dipendenti e le operazioni in poi.

Inoltre, questo può essere utile per rispondere alle domande e alla sensazione che potrebbero provare i tuoi dipendenti.

Esprimi gratitudine e naviga tra i cambiamenti.

Qual è il modello per scrivere un memo?

Ora, è importante comprendere il modello per scrivere un memo. Il formato che dovresti usare è:

Memorandum commerciale

Data : Aggiungi il mese, il giorno e l'anno correnti

A: Aggiungi il nome del tuo dipendente a cui stai inviando il promemoria

Da: qui devi aggiungere il tuo nome e cognome, insieme al titolo della tua attività

Oggetto: A cosa serve questo promemoria?

Corpo: inizia elencando i motivi alla base della scrittura del promemoria. Tienilo in una frase, ma se non è possibile, puoi passare a due frasi. Ora aggiungi i dettagli che la persona deve condividere con i dipendenti di livello base. Spiega la risposta o il follow-up che è stato inviato dall'azienda, se ne hai.

Ora esprimi la conclusione. Puoi anche usarlo per identificare la reazione del lettore. Menziona le azioni che vuoi che il tuo lettore compia.

Grazie,

Il tuo nome e cognome

L'indirizzo email della tua azienda

Il numero di telefono della tua azienda

Se stai aggiungendo allegati, devi spiegarlo nel promemoria.

Suggerimenti per scrivere il tuo promemoria aziendale

Bene, ora che hai capito come scrivere il memo insieme al formato giusto.

Ecco alcuni dei suggerimenti che possono rendere efficace il tuo memo.

• Controlla se hai qualsiasi tipo di requisito stilistico che viene fornito con il tuo lavoro. Inoltre, cerca qualsiasi modulo standard che la tua azienda ha per scrivere promemoria. È scaricabile o no?
• Assicurati che il corpo del testo sia conciso, corretto e considera. Inoltre, mantieni il controllo grammaticale, così saprai che tutto è corretto e facile da leggere.
• Mantieni le tue frasi semplici. Non usare frasi lunghe o evitare frasi prolisse.
• Non utilizzare le soluzioni. Il tuo promemoria dovrebbe andare direttamente all'argomento.
• Se hai qualcosa di importante, usa l'elenco puntato e l'intestazione per trasmettere il messaggio.
• Inoltre, usa le dichiarazioni di chiusura alla fine del tuo memo. Mantienilo stimolante e diretto in modo che il tuo lettore sappia quale azione deve intraprendere.
• Se stai aggiungendo gli allegati insieme al tuo promemoria, menzionalo o usa la sola parola "allegato".
• Dopo aver completato la bozza, assicurati di condividerla con qualcuno che conosci o un collega. Ti aiuterà a catturare gli errori che potrebbero essere scivolati.

Domande frequenti (FAQ)

Fonti aggiuntive