Come configurare un ufficio virtuale in 5 semplici passaggi

Le aziende si rivolgono sempre più al cloud per app e strumenti che le aiutano a eseguire le operazioni quotidiane. La tendenza ha reso il telelavoro sempre più pratico e desiderabile poiché le aziende si affrettano a ridurre i costi e i dipendenti abbandonano il tradizionale pendolarismo. Gallup ha recentemente scoperto che circa il 37% della forza lavoro ora effettua il telelavoro, suggerendo un enorme cambiamento nel modo in cui le persone lavorano.

Le soluzioni basate sul cloud e i dispositivi mobili hanno liberato i lavoratori dalle loro scrivanie e dagli uffici aziendali, aumentando la produttività del lavoro a distanza. La tecnologia ha anche potenziato startup, liberi professionisti e lavoratori autonomi fornendo strumenti preziosi per rendere i processi aziendali veloci ed efficienti. Tuttavia, i lavoratori remoti hanno bisogno di un ambiente d'ufficio che emuli molti elementi del luogo di lavoro tradizionale. I seguenti cinque suggerimenti ti mostreranno come creare un ufficio virtuale che sosterrà la tua carriera.

1. Proteggi l'equipaggiamento essenziale

I lavoratori a distanza hanno bisogno di attrezzature di base per supportare il loro successo. Ogni lavoratore remoto ha bisogno di un computer portatile per consentirgli di lavorare da qualsiasi luogo in cui riesca a trovare una connessione a Internet. I lavoratori possono facilmente trasportare i propri computer presso i siti dei clienti e dei datori di lavoro, assicurandosi di avere un accesso coerente al proprio software e ai propri file. Acquista un laptop con memoria e spazio di archiviazione in abbondanza, un processore veloce e una fotocamera integrata per essere sicuro di poter eseguire facilmente ogni parte della tua attività.

I telelavoratori dipendono dal software per il loro lavoro. Con il passare del tempo, gli sviluppatori correggono bug, migliorano la sicurezza e aggiungono funzionalità ai loro prodotti, rendendo le ultime versioni una necessità per le persone che desiderano massimizzare la propria produttività.

I dispositivi mobili si classificano anche come apparecchiature essenziali per i lavoratori remoti. Smartphone e tablet mantengono le persone connesse in ambienti in cui un laptop sembra poco pratico. I lavoratori possono sincronizzare i propri dispositivi con il computer per assicurarsi di avere sempre accesso ai propri dati. Grazie al software basato su cloud, i lavoratori possono passare senza problemi da un dispositivo all'altro, senza timore di causare danni ai dati o conflitti di versione.

Come lavoratore remoto, potresti aver bisogno di altre apparecchiature, a seconda dei requisiti del tuo lavoro. Se hai il lusso di lavorare da casa, puoi facilmente adattare lo spazio di lavoro adeguato per completare l'ufficio virtuale che hai allestito. Alcuni lavoratori da casa utilizzano monitor esterni, tastiere di dimensioni standard, un mouse e una stampante multifunzione per migliorare l'efficacia del proprio ufficio virtuale.

2. Rimani connesso

Ora che molte applicazioni aziendali operano nel cloud, i lavoratori remoti hanno bisogno di una connessione Internet affidabile più che mai. Una connessione veloce nell'ufficio domestico aiuterà a garantire una larghezza di banda sufficiente per chiamate vocali e video, riunioni online e conferenze durante l'elaborazione di file e l'aggiornamento dei record.

I lavoratori mobili dovrebbero sempre avere a portata di mano un dispositivo hotspot mobile da utilizzare durante i viaggi e per il backup quando la connessione domestica si interrompe. Puoi scegliere di utilizzare la funzione hotspot sul tuo smartphone o ottenere un dispositivo hotspot dedicato come Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot, FreedomPop's Overdrive Pro o Verizon Wireless Jetpack MiFi, solo per citarne alcuni.

3. Scegli gli strumenti di comunicazione e collaborazione giusti

I lavoratori remoti devono avere accesso a strumenti di collaborazione e comunicazione in grado di ottimizzare il flusso di lavoro. Le ultime tendenze nella gestione dei progetti includono virtualizzazione, digitalizzazione e connessioni remote, quindi assicurati di disporre di strumenti che ti aiutino a stare al passo con le esigenze del tuo lavoro. Gli strumenti di comunicazione essenziali includono un provider di posta elettronica, come Outlook o Gmail, messaggistica istantanea, softphone o terminali di telefoni IP che funzionano con il provider VoIP e conferenze Web come WebEx o GoTo Meeting.

Gli strumenti di collaborazione che possono aiutarti a lavorare in modo efficace con i team includono Slack, l'app di messaggistica per i team, Yammer, il principale strumento di social network per le aziende, Asana, uno strumento leader di monitoraggio dei progetti. WorkflowMax fornisce uno strumento all-in-one per la gestione dei lavori che aiuta con il monitoraggio del tempo, i preventivi, la fatturazione e il reporting. Quando avrai a disposizione gli strumenti giusti, scoprirai di poter lavorare in modo più rapido e intelligente.

Puoi essere ancora più efficace utilizzando uno strumento di comunicazione visiva come Creately. Dai un'occhiata alle nostre integrazioni di Google Drive e Slack se desideri aggiungere Creately al tuo flusso di lavoro attuale.

4. Sposta l'archiviazione dei dati nel cloud

In passato, i telelavoratori avevano difficoltà a tenere traccia dei propri file archiviati su diversi computer, dispositivi e unità USB portatili. Ora, l'archiviazione di file basata su cloud consente ai lavoratori di accedere ai propri dati da qualsiasi computer o dispositivo.

Se utilizzata correttamente, l'archiviazione online aiuta a proteggere i dati e la perdita di dati causata da guasti del computer e del disco rigido. Servizi come OneDrive, Dropbox, Google Drive e Box forniscono app mobili e basate sul Web che consentono di salvare, condividere e organizzare facilmente i file.

Tuttavia, nonostante i numerosi vantaggi offerti dai servizi cloud, i dipendenti dovrebbero avere familiarità con alcuni rischi di archiviazione cloud per evitare di compromettere la sicurezza di dati aziendali preziosi e sensibili.

5. Rimani organizzato e disponibile

Scadenze mancate, compiti dimenticati e appuntamenti saltati possono far deragliare la tua carriera di telelavoratore. Devi gestire bene il tuo tempo mentre fai le cose. Soprattutto, devi rimanere accessibile ai tuoi clienti e colleghi. Prova a utilizzare app e strumenti per organizzare attività, note e appuntamenti in modo da poter adempiere a tutte le tue responsabilità.

I prodotti software come MyLife Organized, Organizer Pro e MyOrganizer ultimate ti offrono un posto centralizzato per creare elenchi di cose da fare, pianificare, fissare obiettivi e archiviare contatti. Le app che funzionano in modo simile includono Google Calendar, Evernote, Trello e Toodledo. Indipendentemente dalla tua scelta, puoi sincronizzare le tue informazioni per l'utilizzo su tutti i tuoi dispositivi in ​​modo da essere sicuro di non perdere mai più un'attività o un'opportunità importante.

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I lavoratori a distanza con uffici virtuali hanno cambiato il panorama occupazionale. Sebbene il nuovo modo di lavorare manchi di comunicazione faccia a faccia e di relazioni sociali sul posto di lavoro, i telelavoratori possono sfruttare la tecnologia per compensare. Quando disponi dell'attrezzatura, del software, degli strumenti online e delle app adeguati, puoi diventare più produttivo e di successo di quanto avresti mai immaginato.

Biografia dell'autore: Lisa Michaels è una scrittrice, editrice freelance e un'intensa consulente di marketing dei contenuti di Portland. Essendo una lavoratrice autonoma, fa del suo meglio per rimanere al passo con le tendenze attuali nel mondo degli affari. Trascorre il suo tempo libero provando nuove ricette o leggendo romanzi polizieschi scandinavi. Sentiti libero di connetterti con lei su Twitter e LinkedIn.