La guida definitiva per le feste di lavoro

Ultimo aggiornamento il 14 agosto 2020

Fuochi d'artificio nel cielo concludono una memorabile festa di lavoro. La fine dell'anno si avvicina e i profitti sono più sani che mai. Ti sei creato una degna reputazione come uno che organizza una festa di lavoro memorabile. Lo staff e i gestori sono tutti a sostegno della tradizione che continua, ovviamente, e sì, anche a te piace. La pianificazione, la preparazione e i costi coinvolti sembrano tutti insignificanti rispetto al bagliore che si vede negli occhi dei dipendenti la notte dell'evento e alle chiacchiere positive dell'ufficio che continuano per giorni e settimane dopo. Come si potrebbe opporsi?

Prima che l'idea scappi da sola, ci sono alcune considerazioni pratiche che ogni buon imprenditore dovrebbe valutare prima. Prima di estrarre la carta di credito, considera questi passaggi suggeriti da considerare prima di organizzare la tua prossima festa di lavoro "Best-Ever".

Scegliere una data

Se pianifichi abbastanza presto, c'è una forte probabilità che tu possa organizzare una fantastica festa aziendale nel luogo che desideri, nella data che desideri. Aspetta troppo, però, e rischi una grossa delusione. I locali che hanno la capacità di intrattenere un gruppo numeroso, siano essi ristoranti o sale per banchetti, vengono prenotati in anticipo. Ciò è particolarmente vero per le date durante le vacanze. Se vuoi organizzare una festa durante il periodo di Natale e Capodanno dell'anno, questo significa novembre, dicembre e gennaio.

Prima serata

Una parola su dicembre, in particolare. La praticità di organizzare una festa di vacanza di lavoro a dicembre termina circa 10-15 giorni prima di Natale. Qualsiasi cosa dopo, fino al Natale stesso, comporterà una bassa partecipazione. Le persone sono semplicemente troppo impegnate a prepararsi per le riunioni di famiglia e per lo shopping. Se nessuno dei due è il caso, il ritmo della vita in città è solitamente così rapido da tenere molte persone a casa. Tuttavia, se il tuo gruppo è un gruppo senza paura con uno spirito elevato per "portarlo al limite", potresti semplicemente trovare un buon affare vicino a Natale in una sede che ha spazio per prenotare il tuo evento.

Novembre è effettivamente prima, ma la "stagione delle vacanze" inizia sicuramente dopo il Ringraziamento e i giorni successivi fino a metà dicembre sono "il momento migliore" per le feste dei dipendenti. Preparati a lavorare di più per queste date a causa della forte domanda, ma in termini di tempismo migliore per i partecipanti, non puoi fare di meglio.

Tempo di spalla

Gennaio sta diventando una scelta più popolare per i proprietari e anche il feedback dei partecipanti è positivo. Le settimane dopo Capodanno sono un po' "vuote", rispetto alle settimane precedenti, e molte persone coglieranno l'occasione di fare qualcosa che dia la sensazione che i "tempi divertenti" non siano completamente passati. Concentrati sulle prime due settimane, non di più, perché allora tutto il senso delle "vacanze" sarà svanito e il tuo evento potrebbe apparire completamente fuori stagione.

Come leggere i termini di prenotazione

Con quanto anticipo prenotare la tua festa di vacanza di lavoro dipende dalla domanda e dall'offerta, ovviamente. Se ti trovi in ​​un'area molto richiesta, potresti dover considerare di fissare una data con un anno di anticipo o anche di più! I termini di una tale prenotazione potrebbero sorprendere anche te. Molte sale banchetti richiedono fino al 50% di acconto al momento della prenotazione.

Una sala formale per banchetti, feste di lavoro e riunioni. Il resto delle commissioni viene comunemente suddiviso in altri due pagamenti. Ti verrà richiesto di fornire un organico approssimativo con alcune settimane di anticipo, quindi un organico "finale" un tempo più breve prima dell'evento. Ciò creerà un saldo minimo che ti verrà addebitato. Qualsiasi "mancata presentazione" ti costerà comunque, ma se il numero aumenta il giorno dell'evento, non avranno fame, ma ti verrà addebitato un extra per loro. Come nel caso di tutte le transazioni commerciali, molto dipende dalla relazione tra il cliente e l'azienda, quindi i tuoi termini specifici potrebbero essere diversi.

Dove ospitare una festa di vacanza di lavoro

Dove si adatteranno esattamente tutti i tuoi partecipanti? Dipende da cosa faranno. È una cena a sedere? È un ricevimento con balli? Forse un aperitivo passeggiando e una serata cocktail? Si terrà al chiuso o all'aperto, o entrambi? La necessità di trovare un luogo adatto e semplicemente "prenotarlo" spesso salta in testa alla lista delle "cose ​​da fare", ma considera anche che tipo di evento sarà. Se una sede viene riservata interamente prima che venga presa in considerazione il tipo di attività da svolgere, potresti essere costretto a riprogettare le attività a causa di limitazioni di spazio o planimetria.

Considerazioni sulle dimensioni

Abbinare la partecipazione prevista con la capacità della sede è una considerazione fondamentale quando si decide dove ospitare una festa di vacanza di lavoro. L'esperienza dovrebbe essere confortevole, con spazio sufficiente per respirare e muoversi, ma non così aperta da far sembrare l'evento poco frequentato. Molte strutture per banchetti hanno sale o sale di dimensioni diverse che possono offrire la giusta dimensione per la tua festa di lavoro durante le vacanze. Potresti anche trovare diverse planimetrie, alcune con stanze laterali o terrazze, per i fumatori.

Coordinamento con il coordinatore vendite banchetti

Non dimenticare di condividere il tuo piano di attività con il coordinatore delle vendite del banchetto prima di prenotare una struttura. La conoscenza di ciò che vuoi fare ti aiuterà a guidarti nella stanza migliore. Far sapere al venditore dopo il fatto, o la notte dell'evento, è assolutamente una ricetta per il disastro. La struttura potrebbe avere restrizioni che disabiliterebbero la tua capacità di condurre determinate attività. Vuoi esempi?

• Potenza A/C insufficiente per una banda, illuminazione, suono
• Nessun audio della casa per un discorso del CEO
• Ordinanze locali che limitano il suono durante la notte
• Restrizioni al fumo
• Restrizioni sull'alcol (sì, ci sono ancora contee "asciutte")
• Nessuna pista da ballo disponibile (ballando sul tappeto, stai scherzando?)

Ci dovrebbe anche essere pensato alla posizione della sede. Nella maggior parte dei casi, la posizione migliore è vicino a dove si trova l'attività. I dipendenti sono abituati al percorso da e verso il lavoro. Come si evince dalla loro presenza ricorrente in ufficio, il pendolarismo è accettabile. Forzare una festa di lavoro in un luogo lontano dalla tua attività comporterà una bassa partecipazione e recensioni negative. Se possibile, tienilo vicino.

Idee per feste di lavoro

Pensiamo che questa sia la parte divertente. È anche la parte difficile. Che tipo di festa vuoi organizzare? La domanda dovrebbe essere davvero: "Quali idee per feste di lavoro durante le vacanze si tradurranno in una partecipazione massima?" Il "perché" delle feste merita la massima attenzione e impegno. Perché i dipendenti verranno al tuo evento, sia dopo una giornata di lavoro che durante un fine settimana? Un buon punto di partenza per questa analisi è conoscere il tuo pubblico. I partecipanti sono abituati a una cucina raffinata ea un ambiente elegante? Lo staff è una squadra di colletti blu che si riunisce in modo informale in un bar all'angolo il venerdì per ali e birra? I partecipanti sono giovani e principalmente single, o maturi e sposati? Cercare di trovare il mix perfetto di atmosfera e attività per un gruppo misto può essere a dir poco impegnativo.

Una guida generale allo stile dell'evento che ospiterai potrebbe essere meglio definita dallo stile di abbigliamento tipicamente indossato dai tuoi dipendenti quando sono "fuori orario". Questo potrebbe non darti una risposta facile, ma potrebbe essere un fattore da considerare. È un gruppo casual che indossa i jeans o si infila più spesso in pantaloni e maglietta da golf? Non vuoi organizzare una festa in cui tutti si sentono obbligati a indossare qualcosa al di fuori della zona di comfort per alcuni e non per altri.

The Holiday Party Common Ground: i temi funzionano!

Può sembrare impossibile decidere uno stile che soddisfi tutti, quindi prendi in considerazione un'idea di "Festa di lavoro a tema", promossa con successo dal proprietario di That! Compagnia, Ken Knorr.

Knorr ha ospitato oltre un decennio di feste di lavoro durante le vacanze per il suo personale e il suo management, che provengono da un'ampia varietà di background e sono di diverse fasce d'età. Abbracciare un concetto di festa a tema crea un campo neutro in cui tutti si riuniscono.

"Non è proprio questa l'idea?" chiese Knorr. "Ci riuniamo. Mangiamo, ci divertiamo, festeggiamo e stiamo insieme. Coniugi, colleghi, spalla a spalla con i dirigenti, tutti si divertono”.

Quella! I temi delle feste aziendali per le feste hanno incluso Pirati, Medievali, ruggenti anni '20 ed Eroi/Cattivi, solo per citarne alcuni. Lo scopo di un tema è creare una destinazione che sia territorio neutrale dal giorno in cui viene annunciato. Ogni partecipante può essere creativo in ciò che indossa (e quanto spende), mentre l'attenzione rimane sulla partecipazione. Anche la scelta di un tema può essere un processo altamente interattivo. Il team di Knorr ha il tempo di produrre idee che sono considerate come un gruppo, restringendo alla fine l'elenco a uno che è popolare con tutti.

Intrattenimento alle feste di vacanza di lavoro

Dopo aver scelto un tema, la domanda va avanti: cosa manterrà i partecipanti interessati una volta arrivati? Questo presenta uno scenario bivio in cui è necessaria una discussione su cibo e bevande. La decisione su cosa e come nutrire i tuoi ospiti può influenzare interamente lo svolgimento dell'evento. Gli ospiti rimarranno seduti per tutto il tempo o si sentiranno a proprio agio per passeggiare e fare uno spuntino attraverso un open space? Anche in questo caso, dopo aver provato entrambi, Knorr ha esperienza con l'argomento. La sua descrizione delle differenze tra un gruppo di lavoro durante le vacanze che rimane fermo e uno che si muove più liberamente sembra ben esaminato.

“Abbiamo provato dei sit-down con una band. Le persone tendono a stare ai loro posti accanto alle stesse persone tutta la notte. Bene, l'idea è quella di riunire le persone comodamente: ho scoperto che quella tecnica non funzionava così bene".

L'esperienza ha lasciato Knorr alla ricerca di attività che incoraggiassero l'interazione tra i suoi ospiti (gli ospiti di una festa di lavoro di That! Company sono il dipendente più un "altro significativo"). Ha provato i ballerini di fiamma polinesiani un anno.

“E' stato abbastanza bello. Le persone sono rimaste molto colpite dalla performance, ma dura solo un periodo di tempo limitato e non puoi davvero ripeterlo ogni anno".

La risposta alla domanda su quali attività o intrattenimento per feste di lavoro durante le vacanze hanno più successo potrebbe essere quella che attualmente Knorr preferisce.

Una scommessa sicura per l'intrattenimento

Le notti al casinò sono un'attività popolare durante le vacanze di lavoro. “Il nostro 'Casino Night' ha funzionato molto bene. Genera molta interazione su più tavoli da gioco che funzionano tutta la notte. Tutti "vincono" e nessun denaro esce di tasca, infatti, il mio compito è assicurarmi che i giocatori non rimangano mai senza soldi".

Knorr cammina sul pavimento e controlla regolarmente gli ospiti mentre inietta liquidità istantanea nell'atmosfera frenetica del gioco prendendo pile di "Casino Cash" appena stampati e lanciandoli in aria. Gli ospiti si affrettano a raccogliere il più possibile e tornano ai loro tavoli per piazzare le loro prossime scommesse.

Un DJ suona un elenco ininterrotto di brani ad alta energia che funzionano bene come musica di sottofondo, ma pochissimi ballano e solo uno o due scelgono di prendere il microfono e condividere un'esibizione di karaoke con un pubblico chiaramente concentrato sul vincere più gettoni alla roulette , Black Jack o Craps.

Ma se i soldi non sono reali, perché c'è un tale fervore per vincere? La risposta sta nella fase 2 della formula di successo delle vacanze-lavoro che Knorr ha adottato.

“Concludiamo la serata con una lotteria. Allineiamo dozzine di premi, alcuni del valore di $ 25 e altri del valore di diverse centinaia. Gli ospiti scambiano le loro fiches del casinò alla fine della serata con i biglietti della lotteria. Li usano per inserire disegni per tutti i premi che vogliono. Possono caricare su un premio o distribuirli; è una loro scelta”.

Le decisioni su cibo e bevande

Se l'obiettivo è supportare la mobilità dei tuoi ospiti e migliorare l'interazione, una cena al tavolo non è probabilmente la scelta migliore per un gruppo più grande di quello che può ospitare un singolo tavolo. Un buffet walk-up è meno formale e offre l'opportunità agli ospiti di cenare a loro piacimento. Può anche essere meno costoso di una cena servita.

Rimanere vicino al budget è una sorta di atto di equilibrio. Se stai cercando di mantenere basse le spese alimentari, ci sono categorie di alimenti che in genere possono aiutarti. Pasta, riso e noodles usati nelle ricette sono tra i pasti meno costosi che puoi ordinare. Per varietà, considera una svolta etnica sui noodles, ad esempio una ricetta thailandese. Un evento a tema messicano potrebbe includere il riso e, naturalmente, c'è sempre la pasta italiana da gustare. Questi ingredienti riempiranno la pancia e lasceranno qualche resto in tasca.

Mantenerlo leggero

Se sei preoccupato per l'apparenza di essere eccessivamente frugale, valuta alcuni antipasti fantasiosi come possibilità. Dato che ne servirai una quantità minore, il costo dovrebbe essere gestibile e aggiungerà un tocco di eleganza all'esperienza.

Per un gruppo più piccolo in un affare seduto, un altro modo per tagliare i costi è servire quantità minori. Questa è una considerazione precisa se si ospita l'evento nel pomeriggio. In tal modo, potresti trovare prezzi interessanti per un piatto più elegante che piacerà ai tuoi ospiti.

Se si decide di affittare uno spazio che non ha capacità di preparazione del cibo, c'è la possibilità di portare dei food truck per rifornire la ristorazione. Questo potrebbe adattarsi molto bene se lo spazio esterno è piacevole e spazioso, il tempo è affidabile e i partecipanti sono in forma e casual. Uno "sconto sul volume" potrebbe essere organizzato con un menu limitato in modo che ogni camion possa inviare i pasti in modo rapido e coerente. I biglietti sarebbero stati distribuiti agli ospiti all'arrivo e scambiati con cibo al camion. Cerca di dare un paio di scelte negli stili di cibo e di dare un preavviso ai tipi di cibo preparati dai camion in modo che la gente possa eccitarsi (o mangiare un pasto prima di venire).

L'alcol è in genere "previsto" a una festa di lavoro durante le vacanze, ma la responsabilità è una preoccupazione primaria per qualsiasi azienda quando l'alcol viene servito durante una "funzione aziendale". Knorr fornisce un biglietto per drink per ogni ospite, dopodiché è disponibile un bancomat se gli ospiti desiderano acquistare più drink.

"Non c'è un buon risultato dalla promozione del consumo di alcol durante una funzione lavorativa", ha detto Knorr con una serietà che solo un imprenditore potrebbe esprimere. "La responsabilità, i comportamenti deplorevoli, le parole dette fuori luogo, i rischi DUI e Dio non voglia, un incidente automobilistico mentre è danneggiato, semplicemente non ne vale la pena."

Aiuta anche a tenere sotto controllo i costi. Dopo aver assunto l'intrattenimento, affittato la struttura, servito la cena e acquistato i premi della lotteria, il conteggio può essere significativo.

Inviti per feste di lavoro

L'invito è importante quanto tutta la pianificazione fin qui descritta. Se le persone non sviluppano entusiasmo, anticipazione e desiderio di prenotare la data sui loro calendari per il tuo evento, è destinato al fallimento. Pensa a una stanza mezza piena, con sedie vuote ovunque. Potrebbe avere conseguenze devastanti sulle future feste di vacanza di lavoro, per non parlare del morale dell'azienda.

Ok, smettila di pensarci! È un pensiero piuttosto brutto, ma non accadrà al tuo evento, vero? La soluzione è promuovere la luce del giorno fuori da esso. Presto e spesso; come si dice nel voto, vale anche per la promozione dei gruppi di lavoro durante le vacanze. Sii creativo, sii autentico e chiedi un impegno. Devi avere un organico almeno una settimana prima della festa, quindi rendi facile per gli ospiti RSVP. Prendi in considerazione più metodi per comunicare l'invito: e-mail, video, riunioni dipartimentali, messaggi del CEO e qualsiasi altro modo per raggiungere comodamente i dipendenti. Il fatto è che le persone procrastinano a meno che non ci sia una scadenza e non puoi permetterti di fare la scadenza il giorno dell'evento. Potresti includere incentivi per le risposte anticipate (biglietti della lotteria extra per un premio speciale "Early Responder").

Il giorno della tua festa

Cerca di assemblare i tuoi assistenti di eventi chiave all'inizio del processo. Fornisci loro l'accesso alle informazioni e ai contatti di cui hanno bisogno per aiutarti a svolgere il considerevole volume di lavoro nella pianificazione e realizzazione dell'evento. Metti in chiaro ciò che ogni membro del team è responsabile di fare e assicurati di riconoscerlo all'evento. Prepara te stesso, l'ospite con un discorso di benvenuto, eventuali annunci speciali durante la festa e un saluto finale di ringraziamento e buona volontà. Riconosci i risultati raggiunti dall'azienda con gratitudine e rispetto. In nessun momento questa dovrebbe essere una piattaforma per scoraggiare le parole o chiamare le persone per non essere all'altezza.

I tuoi assistenti dovrebbero mantenere la sequenza temporale degli eventi su un corso costante, comunicando con il personale della ristorazione, dell'intrattenimento o della casa per tutta la serata. Dovrebbero avere il potere di prendere decisioni e portare alla tua attenzione solo le preoccupazioni che non possono risolvere senza poteri esecutivi.

Infine, assicurati di essere rilassato. Rendi la giornata un giorno semplice che includa solo i frutti delle tue fatiche. Metti da parte l'altro lavoro e partecipa alla tua festa di vacanza di lavoro come un ospite congeniale, fiducioso e gentile con tutti gli ospiti, sia familiari che nuovi. Sorridi e ridi ad ogni occasione; mostra al mondo che grande leader sei sia al lavoro che fuori dal lavoro.