분실, 부정확, 불완전한 송장을 처리하는 6가지 훌륭한 방법
게시 됨: 2022-08-01분실, 부정확 및 불완전한 송장은 모든 회계사와 비즈니스 소유자의 골칫거리입니다. 최고의 제품을 판매하거나 훌륭한 서비스를 제공할 수 있지만 인보이스에 오류가 있으면 제 시간에 돈을 받지 못할 수 있습니다. 잘못된 인보이스를 발행하면 결제 프로세스가 더 길고 복잡해집니다. 인보이스를 분실하면 대금을 받을 수 없습니다. 그러한 문제를 어떻게 피합니까? 분실, 부정확 또는 불완전한 송장을 처리하는 방법. 자세한 내용은 기사를 읽어보세요.
분실, 부정확, 불완전한 송장 – 목차:
- 청구서 분실 – 결과
- 송장 분실을 방지하는 방법
- 고객이 잘못된 인보이스를 받으면 어떻게 됩니까?
- 잘못된 송장 발행을 피하는 방법은 무엇입니까?
- 불완전한 송장 – 어떤 종류의 문제가 예상됩니까?
- 불완전한 송장 발행을 피하는 방법은 무엇입니까?
청구서 분실 – 결과
분실 송장이란 무엇입니까? 클라이언트에게 도달한 적이 없는 문서입니다. 이러한 상황에는 여러 가지 이유가 있을 수 있습니다. 가장 흔한 이유는 다음과 같습니다.
- 잘못된 주소 데이터
- 잘못된 고객에게 송장 보내기
- 인보이스가 발행되지 않았습니다.
- 편지는 우편 회사에 의해 분실
송장 분실의 결과 는 고객의 지불 부족입니다. 귀하로부터 문서를 받지 못한 고객은 비용을 지불하지 않습니다. 인보이스가 아직 지불되지 않았는지 확인하는 것은 쉽지 않습니다. 유일한 방법은 지속적으로 고객으로부터 확인을 수집하는 것입니다. 이러한 상황에서는 분실된 문서를 새로운 지불 기한과 함께 다시 보내야 합니다. 그것은 당신이 당신의 돈을 위해 오랜 시간을 기다려야 함을 의미합니다.
송장 분실을 방지하는 방법
전통적인 형태의 우편물을 사용하는 경우 등기 우편이나 수신 확인 우편을 선택하십시오. 이렇게 하면 문서가 목적지에 도달했음을 확인할 수 있습니다. 우편물을 보내기 전에 고객의 주소를 주의 깊게 확인하여 송장이 고객에게 전달될 것인지 확인하십시오. 전자 인보이스가 더 나은 옵션입니다. 이메일로 보낼 수 있으며 솔루션은 기존 우편보다 훨씬 빠릅니다. 이메일 시스템에는 메일링 확인을 받을 수 있는 영수증 옵션이 있습니다. 이러한 옵션을 사용하면 청구서가 올바른 사람에게 전달되었음을 빠르게 알 수 있습니다.
이메일 주소에서 실수를 피하는 방법은 무엇입니까? 인보이스 발행 소프트웨어는 이러한 상황에서 매우 유용합니다. 주소가 항상 올바른지 확인하려면 클라이언트의 올바른 데이터를 한 번만 입력해야 합니다. 인보이스 소프트웨어는 반복적인 인보이스를 발행하는 데 도움이 되며 일반적으로 문서를 더 잘 구성하는 데 도움이 됩니다.
고객이 잘못된 인보이스를 받으면 어떻게 됩니까?
각 송장에는 거래의 주요 목적이 무엇인지 명확하게 명시해야 합니다. 구매자는 송장이 무엇을 위한 것인지에 대해 의심의 여지가 없어야 합니다. 거래 대상에 대한 부정확한 판단은 결제 절차를 지연시킬 수 있습니다. 귀하는 문서에 사용된 모든 용어와 구문을 이해할 수 있지만 특히 전문 용어나 부정확한 표현을 사용하는 경향이 있는 경우 고객이 이해하지 못할 수 있습니다.
" 서비스 5번 "이라는 문구는 당신만 이해할 수 있지만 수십, 수백 개의 제품을 주문하는 회사는 인보이스에서 제품이나 서비스를 식별하는 데 큰 어려움을 겪을 것입니다. 이러한 문구는 많은 의심을 야기할 수 있습니다. 여기서 숫자 5가 판매자 또는 구매자를 나타내는지 명확하지 않습니다. 서비스 대상에 대한 정보도 없습니다.
마찬가지로 " 주문 번호 5에 따른 상품 "이라는 문구가 불분명합니다. 우리는 상품, 번호, 유형, 선적 또는 가격에 대해 많이 알지 못합니다. 이러한 송장은 구매자 회사의 부서 간에 순환되며 모든 문제가 해결될 때까지 지불을 받지 않습니다.
결제 섹션과 관련하여 사용된 문구에 대해 약간의 오류가 발생할 수 있습니다. 다음과 같은 문구를 사용하지 마십시오. 수신 후, 월말에 마지막 근무일 – 이는 실수로 이어질 수 있습니다. 귀하의 고객은 그러한 표현을 자신의 방식으로 이해할 수 있습니다. 지불 기간에 대한 정보가 정확하지 않으면 지불이 지연될 수 있습니다. 예상한 대로 돈을 받지 못할 수 있습니다.
잘못된 송장 발행을 피하는 방법은 무엇입니까?
유일한 해결책은 정확하고 정확한 표현입니다. 이해하기 쉬운 인보이스는 지불 프로세스를 더 빠르게 만듭니다. 청구서에는 고객의 주문과 동일한 문구를 사용하십시오. 마찬가지로 고객과 계약을 맺은 경우 계약의 문구를 사용하십시오. 덕분에 고객은 송장의 항목에 대해 두 번 생각할 필요가 없습니다.
주문도 계약도 없는 경우에는 어떻게 합니까? EAN(European Article Number) 번호 또는 GTIN(Global Trade Item Number) 번호 를 사용하십시오. 이 번호는 판매된 품목을 명확하게 식별합니다. 서비스는 어떻습니까? 정확하게 설명하고 제공 날짜를 지정하십시오.
부분 송장을 발행하는 경우 추가 정보가 포함됩니다. 고객이 청구서의 정확성을 확인하는 데 도움이 됩니다. 수행된 작업의 범위를 나타내는 세부 목록일 수 있습니다. 한 가지 좋은 방법은 계약 조항 중 일부를 포함하는 것입니다. 문서가 더 투명하고 이해하기 쉬울수록 지불 부서에 더 빨리 전달됩니다.
지불 날짜를 설정하면 인보이스가 만기되는 정확한 날짜가 표시됩니다. 사용하는 경우 이전 지불에 대한 리베이트에 대해 알립니다. 지연된 지불에 대한 요금에 대해 알려줍니다. 고객은 무엇을 예상해야 하는지 미리 알아야 합니다. 이는 지불 일정을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이러한 세심한 송장 관리는 고객과 귀하에게도 많은 이점을 가져다 줄 것입니다. 송장 조정은 확실히 훨씬 쉬울 것입니다.
불완전한 송장 – 어떤 종류의 문제가 예상됩니까?
불완전한 인보이스는 데이터를 보완하는 데 시간이 필요하기 때문에 인보이스 처리 속도가 느려집니다. 불완전한 송장은 일반적으로 지불 대기열의 끝에서 이동됩니다. 고객이 불완전한 청구서를 지불할 가능성은 거의 없습니다. 누락된 정보를 찾아 설명해야 합니다. 누군가 이 문제를 해결해야 합니다. 고객은 그러한 문제를 처리하는 데 귀중한 시간을 낭비하는 것을 좋아하지 않습니다. 일반적으로 청구서가 불완전한 경우 문제가 되지 않지만 잦은 실수로 인해 고객이 협력을 중단할 수 있습니다. 불완전한 인보이스는 관리 상태를 제대로 나타내지 못합니다. 송장과 같은 가치와 중요성을 지닌 문서의 오류는 고객의 의심과 질문을 유발합니다. 송장에 주문을 보관할 수 없으므로 회사의 다른 곳에 주문이 없습니다.
불완전한 송장 발행을 피하는 방법은 무엇입니까?
인보이스를 보내기 전에 모든 중요한 데이터를 다시 확인하십시오. 지불 날짜와 방법에주의하십시오. 데이터가 불완전할 경우 지정된 날짜에 결제가 이루어지지 않습니다. 그러한 불쾌한 일을 피하는 것이 좋습니다. 기성품 템플릿을 사용하여 송장을 발행하십시오. 좋은 가치 템플릿에는 법에서 요구하는 모든 필수 요소가 있어야 합니다. 전문가가 전문적으로 만든 템플릿과 함께 송장 발행 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. 이러한 템플릿을 사용하면 인보이스가 깔끔하고 깔끔하며 완전해야 합니다. 인보이스 발행 프로세스는 잘 구성되어야 하며 인보이스는 흠이 없고 오류가 없어야 합니다.
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저자: 앤디 니콜스
5가지 다른 학위와 무한한 동기 부여를 가진 문제 해결사. 이것은 그를 완벽한 비즈니스 소유자 및 관리자로 만듭니다. 직원과 파트너를 찾을 때 세계에 대한 개방성과 호기심을 가장 중요하게 생각하는 자질입니다.