성공적인 비즈니스 전화를 걸고 자동화하는 방법

모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하는 방법을 배우는 것은 생산성 과 효율성을 극대화하려는 전문가와 비즈니스에 매우 중요합니다.

이 기사에서는 영업 전화 걸기, 모임 준비 및 전화 통신 감독을 단순화하는 다양한 접근 방식을 자세히 살펴봅니다.

특정 비즈니스 요구 사항 이해에서 전화 시스템 설정 및 모니터링에 이르기까지 단계별로 분석해 드립니다.

자, 더 이상 고민하지 않고 바로 시작하겠습니다!

더 나은 비즈니스 콜 시스템을 위한 5단계

1. 비즈니스 요구 사항 이해
2. 올바른 가상 비즈니스 전화 시스템 선택
3. 가상 비즈니스 전화 시스템 설정
4. 비즈니스 통화 자동화
5. 전화 시스템 성능 모니터링

1. 비즈니스 요구 사항 이해

모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하려면 먼저 특정 비즈니스 요구 사항을 이해하는 것이 중요합니다.

• 발신자 식별

비즈니스마다 클라이언트, 파트너, 공급업체 또는 팀 구성원과 같은 다양한 유형의 발신자가 있습니다. 전화를 걸 사람을 식별하면 요구 사항과 선호도에 맞는 통화 예약 시스템을 맞춤화하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 대부분의 발신자가 국제 고객인 경우 World Clock Meeting Planner는 관련된 모든 사람에게 적합한 시간을 찾는 데 도움을 줄 수 있습니다.

• 목표 설정

통화 일정에 대한 명확한 목표를 설정하면 작업의 우선 순위를 효과적으로 지정하고 그에 따라 리소스를 할당할 수 있습니다.

몇 가지 일반적인 목표에는 부재중 전화 감소, 고객 만족도 향상 또는 팀 내 내부 커뮤니케이션 프로세스 간소화가 포함됩니다.

• 리소스 결정

  • 직원 가용성 : 수신 전화를 처리하는 팀원 수를 평가합니다.
  • 예산제약 : 통신사업자의 다양한 계획을 비교하여 재정적인 제약을 고려한다.
  • 기술 인프라 : 선택한 가상 비즈니스 전화 시스템과의 호환성을 보장하기 위해 기존 기술 인프라를 평가합니다.

이러한 요소를 고려하면 비즈니스 요구 사항을 포괄적으로 이해하는 데 도움이 되며, 이는 가상 비즈니스 전화 시스템을 사용하여 모든 통화를 성공적으로 예약하는 데 필수적입니다.

출처: 셔터스톡

2. 올바른 가상 비즈니스 전화 시스템 선택

모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하려면 특정 요구 사항과 요구 사항을 충족하는 가상 비즈니스 전화 시스템을 선택하는 것이 중요합니다.

• 기능 및 이점 고려

다양한 가상 비즈니스 전화 시스템을 평가할 때 조직의 요구 사항과 관련하여 제공하는 기능에 중점을 둡니다. 고려해야 할 주요 측면:

• 통화 라우팅 옵션 : 시스템이 시간 또는 상담원 가용성에 따라 효율적으로 통화를 라우팅할 수 있는지 확인합니다.
• 다른 도구와의 통합 : 시스템이 Google 캘린더 또는 Microsoft Outlook과 같은 인기 있는 캘린더 앱과 원활하게 통합되어 보다 쉬운 일정 관리가 가능한지 확인하십시오.
• 분석 기능 : 뛰어난 가상 전화 시스템은 통화량 추세, 부재중 전화 및 상담원 성과 메트릭에 대한 통찰력을 제공해야 합니다.
• 모바일 앱 지원 : 자리를 비운 동안 통화를 관리할 수 있는 사용자 친화적인 모바일 앱을 사용할 수 있는지 확인하십시오.

• 가격 및 요금제 비교

다른 공급자는 사용자 수 또는 월별 포함된 분에 따라 다양한 가격 구조를 제공할 수 있습니다.

필요한 기능을 계속 제공하면서 예산에 맞는 공급업체를 찾기 위해 시간을 들여 여러 공급업체의 가격을 비교하십시오.

예를 들어 다양한 규모의 비즈니스에 유연한 요금제를 제공하는 RingCentral 과 같은 옵션을 살펴보세요.

• 리뷰 및 평가 읽기

특정 가상 비즈니스 전화 시스템을 사용하기 전에 다른 사용자의 리뷰와 평가를 읽어 잠재적인 문제나 제한 사항에 대한 귀중한 통찰력을 얻으십시오.

G2 및 Capterra와 같은 웹사이트는 사용자가 생성한 리뷰를 제공하므로 실제 경험을 기반으로 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

대체로 올바른 가상 비즈니스 전화 시스템을 선택하는 것은 모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하는 데 매우 중요합니다.

출처: 셔터 스톡

3. 가상 비즈니스 전화 시스템 설정

회사에 가장 적합한 가상 비즈니스 전화 시스템을 찾았다면 이제 모든 통화의 원활한 예약을 보장하기 위해 시스템 구성 및 설정을 시작할 때입니다.

• 계정 생성 및 요금제 선택

먼저 선택한 제공업체에 계정을 만들어 가상 비즈니스 전화 시스템 설정을 시작합니다.

이 단계에서 사용 가능한 요금제 및 가격 옵션을 주의 깊게 검토하여 예산 제약 및 기능 요구 사항에 맞는 요금제를 찾으세요.

• 설정 및 기본 설정 구성

적합한 요금제를 선택한 후 가상 비즈니스 전화 시스템 인터페이스 내에서 다양한 설정을 구성하여 진행합니다.

• 착신 전환 : 발신자 ID 또는 시간과 같은 기준에 따라 수신 전화를 특정 팀 구성원 또는 부서로 전달하는 규칙을 설정합니다.
• 인사말 메시지 : 발신자가 라우팅되기 전에 기본 회선에 도달하면 재생되는 개인화된 인사말을 녹음합니다.
• 음성 메뉴(IVR) : 발신자가 키패드나 음성 명령을 사용하여 옵션을 탐색할 수 있는 대화형 음성 응답 메뉴를 만듭니다.
• 예약 기본 설정 : 수신 전화의 사용 가능 시간을 결정합니다.

이러한 구성은 발신자와 팀 구성원에게 원활하고 전문적인 경험을 보장하는 데 도움이 됩니다.

• 다른 서비스에 연결

가상 비즈니스 전화 시스템이 CRM 소프트웨어 또는 캘린더 애플리케이션과 같은 다른 서비스와의 통합을 제공하는 경우 이러한 연결을 활용하여 통화 예약 프로세스를 더욱 간소화하십시오.

이렇게 하면 시간을 절약할 수 있고 수동 데이터 입력으로 인해 발생할 수 있는 실수를 줄일 수 있습니다.

모든 통화를 효율적으로 관리하려면 가상 비즈니스 전화 시스템을 설정하는 것이 필수적입니다.

출처: 셔터스톡

4. 비즈니스 통화 자동화

올바른 도구와 전략을 사용하면 비즈니스 통화 일정을 쉽게 잡을 수 있습니다.

• 소프트웨어 도구로 스케줄링 프로세스 자동화

Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling 또는 ScheduleOnce 와 같은 소프트웨어 도구를 사용하면 약속 예약 및 통화 일정 관리를 간소화할 수 있습니다.

이러한 플랫폼을 통해 클라이언트 또는 동료는 가용성에 따라 시간 슬롯을 예약하고 널리 사용되는 가상 비즈니스 전화 시스템과의 통합을 제공할 수 있습니다.

• 원활한 스케줄링을 위해 캘린더 통합 활용

일정 통합을 통해 모든 사람이 약속에 대한 정확한 정보에 액세스할 수 있고 일정 충돌의 위험을 최소화할 수 있습니다 .

다행스럽게도 대부분의 가상 비즈니스 전화 시스템은 Google 캘린더, Microsoft Outlook 또는 Apple iCal과 같은 널리 사용되는 캘린더 애플리케이션과의 통합 옵션을 제공합니다.

• 효율성 향상을 위해 자동 알림 활용

오늘날 대부분의 가상 비즈니스 전화 시스템은 미리 알림을 사용자 지정할 수 있는 미리 알림 기능을 내장하고 있습니다.

이메일 또는 SMS 알림을 통한 자동 알림을 활용하면 노쇼(no-show) 및 막판 취소를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하려면 올바른 지원 리소스에 지침을 문의하십시오.

이러한 전략을 구현하고 신뢰할 수 있는 가상 비즈니스 전화 시스템을 사용하면 통화 일정을 원활하게 관리할 수 있습니다.

5. 전화 시스템 성능 모니터링

가상 비즈니스 전화 시스템의 성능을 모니터링하는 것은 효과를 보장하고 필요에 따라 개선하는 데 필수적입니다.

• 통화량 및 사용 패턴 추적

시간이 지남에 따라 통화량과 사용 패턴을 추적하는 것이 중요합니다. 대부분의 가상 비즈니스 전화 시스템 또는 CallRail과 같은 타사 애플리케이션의 내장 데이터 분석 도구를 사용하여 이 데이터를 수집할 수 있습니다.

• 데이터 분석

데이터 분석은 가상 비즈니스 전화 시스템의 성능을 모니터링할 때 개선 또는 성장 영역을 발견하는 데 도움이 된다는 점에서 매우 중요합니다.

분석할 몇 가지 주요 메트릭에는 평균 대기 시간, 평균 통화 시간 및 통화 포기율이 포함됩니다.

데이터 분석을 사용하여 고객 문의 및 선호도 추세를 파악할 수도 있습니다. 기업은 고객 문의 및 선호 사항에서 수집한 통찰력을 사용하여 고객 요구 사항을 더 잘 충족하도록 운영을 최적화할 수 있습니다.

• 설정 조정

데이터 분석을 통해 개선 또는 성장 영역을 식별한 후에는 이에 따라 가상 비즈니스 전화 시스템의 설정을 조정하는 것이 중요합니다.

다음은 몇 가지 잠재적인 조정 사항입니다.

• 라우팅 규칙을 변경하여 가장 적절한 팀 구성원이 전화를 받을 수 있도록 합니다.
• 고객이 이러한 요소에 대해 불만을 표시한 경우 보류 음악 또는 메시지 옵션을 조정합니다.
• 발신자 경험을 향상시키기 위해 자동 교환 또는 대화형 음성 응답(IVR) 시스템과 같은 추가 기능을 통합합니다.

정기적인 모니터링을 통해 시간이 지남에 따라 가상 비즈니스 전화 시스템의 성능을 지속적으로 최적화하여 발신자와 직원 모두에게 긍정적인 경험을 보장할 수 있습니다.

기술 분야의 발전 상황을 파악하는 것은 진행 상황을 따라잡고 필요에 따라 추가로 개선하는 데 필수적입니다.

출처: 셔터스톡

전문가로서 비즈니스 통화 예약은 업무에 필수적입니다. 당면한 작업을 성공적으로 마스터하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.

모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하는 5단계

1. 참가자 및 가용성 식별
2. 가장 좋은 시간을 선택하십시오
3. 캘린더 애플리케이션 또는 회의 스케줄러 앱 사용
4. 초대장 보내기
5. 개인적인 경계를 존중하십시오

1. 참가자 및 가용성 확인

일정 관리 소프트웨어 또는 일정 통합 도구를 사용하여 이 프로세스를 더 쉽게 만들 수 있습니다.

통화를 예약하기 전에 모든 참가자와 참석 가능 여부를 확인하십시오. 관련된 모든 사람에게 적합한 시간을 찾는 데 도움이 될 것입니다.

2. 최적의 시간 선택

비즈니스 전화를 걸기에 가장 좋은 시간은 수신자의 현지 시간대를 기준으로 오전 9시에서 오후 5시 사이입니다.

단, 개인의 선호도 및 근무 일정에 따라 변동될 수 있습니다. 국제 전화를 예약할 때 시간대 변환기 사용을 고려하십시오.

3. 캘린더 애플리케이션 또는 회의 스케줄러 앱 사용

Google 캘린더 또는 Microsoft Outlook과 같은 캘린더 애플리케이션을 사용하여 특정 날짜 및 시간으로 이벤트를 생성하여 통화를 예약할 수 있습니다.

모든 참가자가 서로 편리한 시간을 자동으로 찾는 데 도움이 되는 전용 회의 스케줄러 앱을 사용할 수도 있습니다.

4. 초대장 보내기

참가자를 확인하고 적절한 시간을 선택했으면 날짜, 시간 및 전화 접속 정보가 포함된 초대장을 보내 모든 당사자에게 알립니다.

5. 개인의 경계를 존중한다

특별히 더 이른 연락 시간을 요청한 경우 현지 시간대로 오전 8시 이전에 고객에게 전화를 겁니다. 근무 시간 동안 전문성을 유지하면서 사람들의 경계를 존중하는 것은 필수적입니다.

이러한 팁에 따라 모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하고 모든 사람에게 정보를 제공하고 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. 행복한 전화!

결론

결론적으로 모든 비즈니스 통화를 성공적으로 예약하려면 비즈니스 요구 사항을 철저히 이해하고 올바른 가상 전화 시스템을 선택하고 적절하게 설정하고 자동화 도구를 활용하여 일정 프로세스를 간소화해야 합니다.

시간 경과에 따라 성능을 모니터링하여 조정하고 효율성을 최적화하십시오.

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