Jak zorganizować wydarzenie hybrydowe: lista kontrolna wydarzenia hybrydowego

Właśnie wtedy, gdy myśleliśmy, że wymyśliliśmy całą tę wirtualną imprezę, pojawia się impreza hybrydowa. Teraz wyzwaniem jest zorganizowanie wirtualnej i na żywo publiczności oraz jak zaangażować obie strony, aby stworzyć udane wydarzenie hybrydowe.

Jasne, sprawy się nieco komplikują. Ale wydarzenia hybrydowe mogą również oferować duży potencjał. Dając uczestnikom opcje, zwiększysz zasięg, jednocześnie wykorzystując możliwości zaangażowania, jakie oferuje wydarzenie na żywo.

Czym dokładnie jest wydarzenie hybrydowe i jak je zorganizować? Ta lista kontrolna wydarzeń hybrydowych przeprowadzi Cię przez proces wydarzeń hybrydowych, dlaczego i jak. Zanim dotrzesz do końca tego posta, poczujesz się gotowy i naładowany do zorganizowania własnego wydarzenia hybrydowego.

Co to jest wydarzenie hybrydowe?

Zacznijmy od definicji zdarzenia hybrydowego. Mówiąc najprościej, wydarzenie hybrydowe łączy wydarzenie na żywo i publiczność z komponentem wirtualnym i wirtualną publicznością. Może to być na żywo lub nagrane, w zależności od celów wydarzenia.

Udane wydarzenie hybrydowe bezproblemowo zintegruje fizyczny element osobisty z publicznością online. Obaj uczestnicy, zarówno wirtualni, jak i osobiście, powinni mieć możliwość słuchania mówców, angażowania się, uczestniczenia w zajęciach i nawiązywania kontaktów.

Należy pamiętać, że wydarzenie hybrydowe to nie tylko transmisja wydarzenia na żywo do odbiorców online. Prawdziwie hybrydowe wydarzenie łączy w sobie to, co najlepsze z obu rodzajów wydarzeń, tworząc naprawdę wciągające i interaktywne doświadczenie bez względu na to, gdzie znajduje się uczestnik.

Dlaczego warto przejść na wydarzenie hybrydowe?

Więc możesz pomyśleć, że to całe wydarzenie hybrydowe brzmi trochę skomplikowanie. Dlaczego nie trzymać się wirtualnego wydarzenia? Nie można zaprzeczyć, że wirtualne wydarzenia mają ogromną wartość. A są sytuacje, w których wydarzenie stricte wirtualne ma sens. Jednak organizacja wydarzenia hybrydowego otwiera drzwi do korzyści, jakie oferują wydarzenia osobiste, przy jednoczesnym wykorzystaniu wartości wirtualnej. To najlepsze z obu światów. Oto, co mogą zaoferować wydarzenia hybrydowe:

Więcej zaangażowania

Dobrze przeprowadzone wydarzenia hybrydowe umożliwiają obu odbiorcom łączenie się i uczestnictwo. Zapewnia to większe zaangażowanie i interaktywność niż czysto wirtualne wydarzenie.

Elastyczność

Wszyscy mamy takie momenty, w których planujemy uczestniczyć w zaręczynach, ale coś się pojawia. Organizując wydarzenie hybrydowe, otwierasz możliwość dla tych widzów, którzy mogą mieć zmiany w planie w ostatniej chwili i w przeciwnym razie anulowaliby. Daje to elastyczność i mniej stresu dla uczestników.

Wzrost zasięgu

Nawet gdy życie zacznie wracać do normy, a wydarzenia osobiste zaczną się od nowa, zawsze znajdzie się ktoś, kto nie będzie mógł uczestniczyć z tego czy innego powodu. Niezależnie od tego, czy Twoje wydarzenie jest za daleko, czy po prostu mają inny konflikt, zaoferowanie wirtualnej opcji wydarzenia osobistego zwiększy zasięg. Dzięki temu osoby, które w przeciwnym razie mogłyby całkowicie pominąć Twoje wydarzenie, mogą nadal uczestniczyć w wydarzeniu, a tym samym angażować się w Twoją markę.

Redukcja kosztów

W zależności od wielkości wydarzenia, zorganizowanie wydarzenia hybrydowego może uwolnić część kosztów wydarzenia. Jeśli połowa Twoich uczestników planuje wziąć udział wirtualnie, oznacza to dużo jedzenia, miejsca, a może nawet koszty podróży, za które nie musisz płacić.

Wiecznie zielona wartość

Wydarzenie hybrydowe ułatwia tworzenie pełnej biblioteki wideo nagrań z wydarzenia. Po prostu dołącz slajdy, nagrania prelegentów oraz pytania i odpowiedzi online z samego wydarzenia, a następnie zarchiwizuj je na swojej stronie internetowej lub zapewnij dostęp członkom widowni przez wiele lat. Daje to również możliwość cofnięcia się i ponownego wykorzystania treści wydarzenia, które można udostępniać w mediach społecznościowych, za pośrednictwem marketingu e-mailowego, a nawet tworzyć posty na blogu lub zawartość witryny.

Jak zorganizować wydarzenie hybrydowe: Twoja lista kontrolna wydarzenia hybrydowego

W porządku, skoro już wiemy, czym jest wydarzenie hybrydowe i dlaczego jest cenne, przejdźmy do zabawnych rzeczy. Jak dokładnie go organizujesz? Przygotowaliśmy tę hybrydową listę kontrolną wydarzeń, podzieloną na etapy przed, w trakcie i po planowaniu wydarzenia.

Zacznijmy!

Przed Wydarzeniem

1. Ustaw budżet

Z każdym wydarzeniem wiąże się koszt. Wirtualne wydarzenia cieszyły się dużym zainteresowaniem, ponieważ umożliwiły firmom, markom i planistom wydarzeń znaczne oszczędności kosztów. Bez wydatków związanych z fizycznym miejscem lub osobistym przyjmowaniem uczestników jest dużo dodatkowego miejsca na marketing wydarzeń. Jeśli chodzi o wydarzenia hybrydowe, będziesz musiał przeznaczyć budżet zarówno na osobistą, jak i wirtualną część wydarzenia.

Nie oznacza to, że wydarzenie hybrydowe nadal rozbije bank. Jest dużo miejsca na oszczędności, ponieważ nie będziesz musiał inwestować w tak dużo miejsca na miejsce. Jeśli ograniczysz rozmiar, nie będziesz musiał wydawać fortuny na przekąski ani rozrywkę na żywo. Dodatkowo, dzięki rozszerzonemu zasięgowi, możesz zaprosić więcej osób na swoje wydarzenie, co otwiera potencjał większej płynności ze sprzedaży biletów.

Więc na co musisz przeznaczyć budżet? Wydarzenia hybrydowe nadal będą wymagały korzystania z platformy wydarzeń wirtualnych i inwestowania w technologię umożliwiającą strumieniowanie wideo. Dodatkowo będziesz mieć miejsce na żywo i ewentualnie koszty podróży dla mówców. Może być dużo do śledzenia, więc oto krótka lista tego, co chcesz wziąć pod uwagę przy ustalaniu budżetu.

• Hybrydowa platforma eventowa
• Aparaty i statywy
• Mikrofony studyjne
• Miejsce na żywo
• Prelegenci i/lub koszty podróży prelegentów
• Bufet
• Muzyka lub rozrywka
• Swag eventowy lub wirtualne pudełka z gadżetami eventowymi

2. Stwórz zrównoważony program

Wydarzenia hybrydowe polegają na równowadze. Masz dwóch różnych odbiorców z dwoma różnymi potrzebami. Aby Twoje wydarzenie odniosło sukces, musisz znaleźć wspólną płaszczyznę między tymi dwiema grupami. Zacznij od zdefiniowania, czego każda grupa oczekuje od swojego doświadczenia związanego z wydarzeniem.

Publiczność osobista

Osobista publiczność nie będzie potrzebować tyle trzymania za rękę, jeśli chodzi o zaangażowanie. Prawdopodobnie będą podekscytowani i gotowi do uczestnictwa i łączenia się z innymi. Zainwestowali w obecność na Twoim wydarzeniu, więc prawdopodobnie będą oczekiwać całego dnia sesji. Mogą nie potrzebować tak wielu przerw i będą bardziej skoncentrowani na mówcach lub prezenterach.

Wirtualna publiczność

Twoi wirtualni odbiorcy będą preferować krótkie, łatwe do przyswojenia treści. Będą potrzebować więcej uwagi, jeśli chodzi o zaangażowanie, i prawdopodobnie będą wykonywać wiele zadań jednocześnie podczas wydarzenia. Mogą potrzebować lub chcieć więcej przerw i być mniej skłonni do nawiązywania kontaktów, chyba że awansują.

Catering dla publiczności hybrydowej

Więc jaki jest złoty środek? Rozważ zerwanie swojego programu. Nie pozwól, aby twoja wirtualna publiczność uczestniczyła w każdej sesji, w której uczestniczy twoja osobista publiczność. Możesz nagrywać te sesje i udostępniać je wirtualnej publiczności do oglądania na żądanie.

Zaoferuj wybraną liczbę sesji obu odbiorcom. Podczas tych sesji skup się na interakcji. Oferuj pytania i odpowiedzi dla każdego segmentu oraz wymyślaj kreatywne sposoby na zaangażowanie obu odbiorców. Poniżej porozmawiamy o działaniach angażujących i sposobach łączenia obu odbiorców. Najważniejszą zasadą, o której należy pamiętać przy ustalaniu planu, jest znalezienie równowagi. Pamiętaj o potrzebach każdej publiczności i zaspokajaj obie. Dzięki temu obie strony będą zaangażowane i obecne przez cały czas podczas wydarzenia.

3. Utwórz buzz wydarzenia

Jak w przypadku każdego wydarzenia, chcesz, aby ludzie byli podekscytowani. Jest to szczególnie ważne w przypadku wydarzeń hybrydowych. Im bardziej podekscytowani są ludzie, tym bardziej prawdopodobne jest, że będą się ze sobą kontaktować i tym bardziej ogólnie poczują się powiązani z odbiorcami.

Szum wydarzeń może również pomóc w szerzeniu świadomości marki, zwłaszcza przy wykorzystaniu mediów społecznościowych. Uczestnicy, którzy są podekscytowani uczestnictwem, będą rozpowszechniać informacje za pośrednictwem własnych kanałów prywatnych. Może to prowadzić do innych potencjalnych klientów zainteresowanych udziałem lub po prostu przedstawić swoją markę komuś nowemu. Szumy związane z wydarzeniami to zasadniczo strategia dotycząca treści tworzonych przez użytkowników, która może być cenna dla wszystkich działań marketingowych.

Oto kilka pomysłów, które pomogą Ci stworzyć szum wokół Twojego wydarzenia hybrydowego:

• Utwórz hashtag wydarzenia
• Utwórz stronę wydarzenia na swoich platformach społecznościowych
• Dodaj zegar odliczający do swojej strony internetowej i kampanii e-mailowych
• Wyślij gadżety lub prezenty z wirtualnego wydarzenia
• Zachęć uczestników do podzielenia się zdjęciami swoich łupów
• Udostępniaj filmy z rozpakowywania
• Utwórz reklamę wideo lub zwiastun wydarzenia

zobacz to w akcji:

Zastanawiasz się, jak stworzyć własny buzz eventowy? Oto wspaniała historia o tym, jak ekscytacja wywołana przez gadżety z wirtualnego wydarzenia doprowadziła do udanego wydarzenia .

Podczas Imprezy

4. Zorganizuj prelegentów na miejscu

Organizując wydarzenie hybrydowe, możesz mieć głośniki zdalnie lub mieć je na miejscu. Sugerujemy dołożenie wszelkich starań, aby prelegenci, panele lub inne sesje edukacyjne były transmitowane na żywo z publicznością. Dlatego.

Przede wszystkim sprawia, że ​​Twoja marka wygląda bardziej profesjonalnie. Posiadanie mówców na scenie, z logo Twojej firmy lub wydarzenia w tle, zwiększa wiarygodność mówców. Gdy mówcy są na scenie, jest o wiele więcej energii i interakcji, co zostanie zauważone i docenione przez wirtualnych uczestników.

Pomoże to również wirtualnym uczestnikom poczuć się bardziej połączonymi. Będą mogli zobaczyć i usłyszeć reakcje publiczności na żywo i wykorzystać energię tłumu. Pomimo odległości, twoi wirtualni widzowie poczują się, jakby byli częścią doświadczenia na żywo.

6. Połącz odbiorców online i osobiście

To trudny, ale bardzo krytyczny krok każdego wydarzenia hybrydowego. Jeśli chcesz naprawdę wykorzystać korzyści, jakie oferuje wydarzenie hybrydowe, musisz znaleźć sposób na połączenie odbiorców podzielonych na dwa segmenty. Jednym z głównych powodów, dla których ludzie biorą udział w wydarzeniach, jest aspekt networkingowy. Wypełniając lukę między odbiorcami online i offline, zapewnisz znacznie bardziej wartościowe wrażenia uczestnikom wydarzenia.

Na szczęście tutaj z pomocą przychodzi Twoja hybrydowa platforma eventowa. Najlepsze oprogramowanie będzie oferować różne możliwości zaangażowania obu odbiorców. Może to przybierać różne formy, takie jak ankiety na żywo, czaty, bezpośrednie wiadomości, a nawet cyfrowa wymiana wizytówek. Najlepsze hybrydowe platformy eventowe mogą nawet oferować wirtualne stoiska dla sponsorów i wystawców.

Pamiętaj, że obie grupy odbiorców powinny znaleźć wartość w tych metodach angażowania. Wymaga to komunikacji z uczestnikami. Upewnij się, że Twoi osobiści odbiorcy przyniosą swoje laptopy lub urządzenia, aby mogli komunikować się z wirtualną publicznością. Upewnij się również, że Twoi mówcy angażują się również w wirtualną publiczność. Włączając pytania i odpowiedzi z obu stron (wirtualnie i na żywo), możesz zapewnić zaangażowanie obu odbiorców podczas uczenia się od siebie nawzajem.

Innym pomysłem zachęcającym do tworzenia sieci jest włączenie spotkań i powitań do programu. Spraw, aby te spotkania i pozdrowienia były wirtualne i dostępne zarówno dla odbiorców osobistych, jak i zdalnych.

Ważne jest, aby te zobowiązania były naturalne. Nie zmuszaj gości do niczego. Ale zachęcanie zarówno osobistych, jak i zdalnych uczestników do korzystania z interaktywnych narzędzi wbudowanych w platformę oprogramowania, będzie się wydawać normalną okazją do nawiązania kontaktów, jaką zapewnia wydarzenie.

6. Korzystaj z mediów społecznościowych, aby zachęcać do zaangażowania

Media społecznościowe to cenne narzędzie przed, w trakcie i po wydarzeniu. Ale podczas wydarzenia można go wykorzystać, aby zachęcić obie strony publiczności do wzajemnego zaangażowania.

Oto kilka różnych pomysłów:

• Zachęć uczestników na żywo do opublikowania selfie ze zdalnym uczestnikiem w mediach społecznościowych
• Poproś uczestników na żywo, aby połączyli się ze zdalnym uczestnikiem i udostępnili swoją ulubioną sesję do tej pory
• Poproś zdalnych uczestników, aby łączyli się z uczestnikami na żywo i udostępniali zdjęcia z ich imprezowych gadżetów w domu

Pamiętasz, jak rozmawialiśmy o szumie związanym z wydarzeniami? Jeśli zastosujesz się do tej rady, utworzysz specjalny kanał mediów społecznościowych dla swojego wydarzenia. Skorzystaj z tej strony, aby śledzić wydarzenia na żywo w ciągu dnia. Zachęcaj uczestników do udostępniania zdjęć, publikowania komentarzy i dołączania do dowolnych rozmów grupowych.

Pamiętaj, że społeczna obecność Twojego wydarzenia będzie zależała od tego, ile wysiłku w to włożysz. Jeśli zaniedbasz publikowanie w mediach społecznościowych czegokolwiek na temat tego, co dzieje się podczas wydarzenia, nie zdziw się, jeśli Twoi odbiorcy nie zaangażują się w Twoją markę przez cały dzień. Będąc aktywną i głośną obecnością na tej platformie, zobaczysz o wiele większe zaangażowanie.

Po wydarzeniu

7. Utwórz bibliotekę wideo

Po wydarzeniu chcesz wykorzystać jedną z największych zalet cyfrowej części wydarzenia hybrydowego. Wszystkie treści, które nagrałeś i udostępniłeś uczestnikom podczas wydarzenia, powinny być trwałe i przechowywane w miejscu, w którym można z nich korzystać długo po zakończeniu wydarzenia.

Wiele hybrydowych platform eventowych pozwala stworzyć przestrzeń, w której możesz udostępniać swoje zasoby i przechowywać swoje filmy. Należy o tym pamiętać podczas zakupów u najlepszego dostawcy.

Nie będziesz jednak chciał po prostu przechowywać swoich filmów statycznie. Rozważ przekształcenie tych fragmentów treści w nowe zasoby, które można aktywnie zintegrować z przyszłą strategią marketingową. Oto tylko kilka pomysłów na treści, które możesz stworzyć:

• Twórz kursy szkoleniowe z nagranych sesji.
• Ustal „lekcję dnia, tygodnia lub miesiąca”, którą będziesz udostępniać w mediach społecznościowych.
• Opublikuj wskazówki wideo do wykorzystania w biuletynach e-mailowych lub w sprzedaży.
• Napisz posty na blogu dla każdej nagranej sesji i dołącz wideo do każdego posta.

Wykaż się kreatywnością przy zmianie przeznaczenia, a zobaczysz znacznie większy zwrot z inwestycji z wydarzenia hybrydowego niż tradycyjne wydarzenie na żywo.

8. Przeanalizuj sukces swojego wydarzenia hybrydowego

Gdy wszystko zostało już powiedziane i zrobione, a kurz opadł, nadszedł czas, aby usiąść, zakasać rękawy i zagłębić się w wskaźniki wydarzenia. Jedną z zalet posiadania hybrydowej platformy wydarzeń jest to, że proces analityczny jest o wiele łatwiejszy. Twój system oprogramowania prawdopodobnie śledził zachowania, takie jak rejestracja, logowanie, czat, wyświetlenia, pobieranie i udostępnianie. Teraz wszystko, co musisz zrobić, to umieścić kontekst za tymi wskaźnikami i wykorzystać je do zaplanowania strategii kontynuacji oraz jako przewodnika dla następnego programu wydarzeń hybrydowych.

Analizując te wskaźniki, zwróć szczególną uwagę na poziom zaangażowania każdego uczestnika. W przypadku osób z wysokim wynikiem zaangażowania rozważ wysłanie bardziej ukierunkowanych działań następczych do osób z wysokimi wynikami zaangażowania. Może Twój zespół sprzedaży skontaktował się z konkretną treścią lub wysyłasz ukierunkowaną wiadomość e-mail z dodatkowymi zasobami wskazującymi na określone kategorie, którymi byli najbardziej zaangażowani podczas Twojego wydarzenia.

9. Śledź zarówno uczestników wirtualnych, jak i osobistych

To prowadzi nas do ostatniego kroku na naszej liście kontrolnej wydarzeń hybrydowych. Kontynuacja.

Najlepszą praktyką w przypadku każdego wydarzenia jest podziękowanie uczestnikom. Ten niezbędny krok nie powinien być pomijany podczas organizowania imprezy hybrydowej. Zachęcamy do pójścia o krok dalej dzięki ukierunkowanemu i strategicznemu podejściu do działań następczych. Często może to być najcenniejsza część całego wydarzenia.

Właśnie zapewniłeś swojemu uczestnikowi to wyjątkowe doświadczenie edukacyjne i dałeś mu szansę prawdziwego połączenia się z Twoją marką. Teraz nadszedł czas, aby kontynuować i zachęcić ich do zrobienia kolejnego kroku w Twojej firmie. Oto kilka krytycznych wiadomości uzupełniających, które powinieneś wysłać po wydarzeniu hybrydowym:

• E-maile z podziękowaniami dla wszystkich uczestników. To mały, ale ważny krok. Podziękuj odbiorcom za poświęcony czas, wyślij najważniejsze wydarzenia z wydarzenia i udostępnij kilka zdjęć, które oddają energię i związek z marką, jakie oferuje wydarzenie.
• E-maile „Przepraszamy, że Cię nie było” do osób, które zapisały się na Twoje wydarzenie, ale się nie pojawiły. Dołącz najważniejsze wydarzenia do tego e-maila, aby pokazać im, co przegapili. Działa to jako kolejny punkt kontaktowy do potencjalnych klientów, których marketing przed wydarzeniem mógł wywołać.
• Wyślij ankietę po wydarzeniu do uczestników. Pomoże Ci to uzyskać wnikliwe informacje zwrotne na temat tego, co powinieneś poprawić na następne wydarzenie hybrydowe.
• Poproś zespoły sprzedaży o wysyłanie osobistych informacji uzupełniających również do uczestników wydarzenia. Wzmacnia to przesłanie z pierwszego e-maila z podziękowaniami, jednocześnie dodając osobisty i ludzki akcent.

Skorzystaj z tych kroków, aby zorganizować własne wydarzenie hybrydowe

Nie daj się zastraszyć nowym i nieznanym wydarzeniem hybrydowym. Kiedy naprawdę się do tego zabierzesz, wydarzenie hybrydowe po prostu łączy najlepsze cechy wydarzenia osobistego i wirtualnego, tworząc jeszcze lepszą okazję dla Twojej marki do nawiązania kontaktu i interakcji z publicznością.

Pamiętaj, że nawet gdy wydarzenia wracają do normy, nasi widzowie się zmienili. Wirtualny świat zmienił wydarzenia na zawsze. Odbiorcy będą oczekiwać, że ich marki będą oferować opcje i elastyczność. Jest to więc krytyczny czas na poznanie procesu wydarzenia hybrydowego i rozpoczęcie dostrajania strategii.

I naprawdę, dzięki odpowiednim narzędziom i wiedzy, łatwiej dostępnym niż kiedykolwiek, wydarzenia hybrydowe nie są zbyt trudne do rozgryzienia. Rozszerzony zasięg i większe możliwości nawiązania kontaktu zarówno dla odbiorców, jak i Twojej marki sprawiają, że wydarzenia hybrydowe są wyzwaniem, któremu warto się podjąć.