Jak założyć zespół projektowy? | #29 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Według PMBOK zespół projektowy to „zbiór osób wykonujących pracę w ramach projektu w celu osiągnięcia jego celów”. Uważamy jednak, że taka definicja pomija przynajmniej jeden ważny aspekt realizacji celu projektu: współpracę. I na tym chcemy się dzisiaj skupić, odpowiadając na pytanie, jak założyć zespół projektowy.

Jak założyć zespół projektowy? – spis treści:

1. Wstęp
2. Kompetencje i obowiązki członków zespołu
3. Osobowości w zespole
4. Role w zespole
5. Streszczenie

Wstęp

Kiedy Project Manager zabiera się za tworzenie zespołu projektowego, ma już za sobą fazę inicjowania projektu i część fazy planowania. Zadanie jest łatwiejsze, jeśli w projekt zaangażowane są osoby wewnątrz organizacji. Często jednak projekty wymagają zatrudnienia nowych specjalistów, zewnętrznych konsultantów lub freelancerów.

Jeśli projekt odbywa się w dużej organizacji, wystarczy, że Project Manager dokładnie określi zakres kompetencji i odpowiedzialności potrzebnych specjalistów. Rekrutacją odpowiednich kandydatów zajmą się następnie pracownicy HR.

Jeśli jednak jest to w mniejszej firmie lub startupie, Project Manager będzie musiał zająć się wyborem odpowiednich kandydatów. Zadanie to nazywane jest również „pozyskiwaniem zespołu projektowego” i koncentruje się na dwóch obszarach:

• kompetencje i doświadczenie zawodowe, oraz
• indywidualne cechy osobowości przyszłych współpracowników.

To oni sprawią, że grupa specjalistów wkrótce stanie się zespołem. Mianowicie, że będzie ze sobą efektywnie współpracować przez cały czas trwania projektu.

Kompetencje i obowiązki członków zespołu

Zdefiniowanie obowiązków każdego członka zespołu jest bardzo istotne na początku współpracy. Dzieje się tak dlatego, że często zdarza się, że kompetencje kolegów nakładają się na siebie. Kierownik Projektu musi zatem określić, kto jest odpowiedzialny za realizację danego zadania. Z drugiej strony osoby pracujące wspólnie nad określonym obszarem projektu powinny mieć poczucie współodpowiedzialności za jego sukces (wspólna własność).

Na dalsze trudności, z jakimi boryka się Kierownik Projektu, wskazują pytania:

• Jak określić, którzy specjaliści będą pasować do wykonywania zadań?
• Jakich narzędzi będą potrzebować? A co za tym idzie –
• Jak określić budżet potrzebny do skompletowania zespołu?

Tutaj możemy jedynie zwrócić uwagę na pytania. W każdym projekcie odpowiedź będzie inna.

Osobowości w zespole

W zespole projektowym każdy członek musi posiadać odpowiednie umiejętności i doświadczenie. Ale równie istotne są cechy osobowości, które uczynią zespół silnym i spójnym. Jeśli chodzi o cechy wspólne, zespół projektowy musi składać się z osób, które są:

• elastyczny i dostosowujący się do zmieniających się warunków
• otwarty na nowe wyzwania
• spółdzielnia
• gotowość do wzięcia odpowiedzialności za powierzone im zadania, oraz
• wiedział, jak radzić sobie ze stresem.

Równie istotna jest jednak różnorodność osobowości i stylów pracy. Pozwoli to na znacznie lepsze wykorzystanie ich atutów. Wszystkie zespoły odniosą korzyści z posiadania osób, które:

1. Zorientowany na cel – koncentruje się na osiąganiu jak najlepszych wyników i jest zorientowany na działanie
2. Kreatywny – obfity w pomysły, wykazujący się wysokim poziomem innowacyjności i zdolnością do znajdowania nowych rozwiązań
3. Zorientowany na ludzi – dla których najważniejszy jest drugi człowiek, relacja i wzajemne zrozumienie

Role w zespole

Nieformalne role zespołowe pojawiają się spontanicznie. Warto jednak zwrócić uwagę na ich istnienie i dynamikę w trakcie realizacji projektów. Główne role w zespole projektowym to:

• Lider – zwraca szczególną uwagę na efektywność zespołu,
• Mediator – rozwiązuje konflikty i pomaga zespołowi działać efektywniej
• Joker – ten, który rozśmiesza innych i poprawia nastrój w zespole,
• Przypomnienie – zawsze pamięta o ważnych terminach i zadaniach,
• Koordynator – pomaga zespołowi działać wydajniej łącząc elementy pracy poszczególnych członków,
• Mentor – często starszy członek zespołu, który chętnie dzieli się doświadczeniem i wiedzą z innymi.

Role nieformalne pomagają zespołowi efektywnie funkcjonować i przynosić lepsze wyniki. Nie wolno ich jednak traktować jako substytutu obowiązków formalnych.

Streszczenie

Wybór zespołu projektowego może przesądzić o powodzeniu lub porażce całego projektu. Dlatego tak ważne jest, aby zespół składał się z osób o różnych umiejętnościach i osobowościach, różnych doświadczeniach i stylach pracy. Jeśli Kierownik Projektu prawidłowo dobierze współpracowników, w naturalny sposób wcielą się oni w nieformalne role, tworząc zgrany zespół, zwiększając szanse na sukces i dalszą owocną współpracę.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami