Jak napisać przekonujące uzasadnienie biznesowe? | #35 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Opublikowany: 2023-02-17

Uzasadnienie biznesowe, czyli business case, to jeden z kluczowych dokumentów przygotowywanych przez Project Managera. W końcu przekona interesariuszy i ostatecznie zadecyduje, czy projekt otrzyma wsparcie, dofinansowanie i zostanie wdrożony. Jak zatem napisać tak przekonujące uzasadnienie biznesowe?

Jak napisać przekonujące uzasadnienie biznesowe? – spis treści:

Wstęp
Dlaczego warto realizować ten projekt? Jasno zdefiniuj potrzeby biznesowe
Co będziemy robić? Opisz zakres projektu
Jak będziemy pracować? Nakreśl harmonogram
Ile to będzie kosztować? Przygotuj analizę kosztów i korzyści
Czy cel jest wart wysiłku? Zarejestruj pożądane wyniki
Streszczenie

Wstęp

Definicja uzasadnienia biznesowego w najnowszym PMBOK jest bardzo szeroka. Brzmi następująco:

„Uzasadnienie biznesowe to propozycja wartości proponowanego projektu, która może obejmować korzyści finansowe i niefinansowe”.

Z tak krótkiego wyjaśnienia trudno wywnioskować, jak przygotować dokument, który przekona interesariuszy. Jaki więc rodzaj uzasadnienia biznesowego napisać dla planowanego projektu?

Uzasadnienie biznesowe wymaga najwyższej jasności. Dlatego dobrym pomysłem na początek jest próba wyjaśnienia tego tak, jakbyś rozmawiał z dzieckiem – prawdziwym lub wyimaginowanym – o tym, na czym będzie polegać nasze przedsięwzięcie. Dlaczego chcemy zrobić projekt i co chcemy zrobić? Jak zamierzamy to osiągnąć i do kogo jest nasz cel?

Dlaczego warto realizować ten projekt? Jasno zdefiniuj potrzebę biznesową

Pierwszym krokiem w kierunku dobrego uzasadnienia biznesowego jest jasne zdefiniowanie potrzeby, której dotyczy cel projektu, oraz korzyści biznesowych dla organizacji. Innymi słowy, jest odpowiedzią na pytanie, po co realizować projekt.

Aby na nie odpowiedzieć, musimy przygotować:

wstępne wymagania biznesowe,
szczegółowe informacje o celach i zadaniach,
zarys przyszłego stanu organizacji, która odniosła korzyści z osiągnięcia celu.

Kierownik projektu wprowadzi szczegóły potrzeby biznesowej do karty projektu po wstępnym zatwierdzeniu przez interesariuszy i podjęciu decyzji o przejściu projektu do fazy planowania.

Co będziemy robić? Opisz zakres projektu

Kolejnym krokiem jest przedstawienie zakresu projektu. Jej uzasadnienie musi w zrozumiały sposób łączyć planowane do wykonania zadania z potrzebą biznesową. W ten sposób wyjaśnia, dlaczego warto realizować projekt. Trzeba przekonać interesariuszy, że potrzeba biznesowa jest warta inwestycji i pilna, więc zaadresowana w tym momencie.

Warto również wspomnieć o rozwiązaniach technicznych i innowacjach, które zamierzamy zastosować. Jeśli zdecydujemy się na zaawansowane rozwiązania i specjalistyczną aparaturę lub oprogramowanie, nasze rozumowanie nabierze jasności, gdy wyjaśnimy podstawowe pojęcia i unikniemy żargonu.

Jak będziemy pracować? Nakreśl harmonogram

Teraz czas na nakreślenie harmonogramu prac nad projektem. W tym miejscu należy wspomnieć o kamieniach milowych, opisując w jednym lub dwóch zdaniach oczekiwane rezultaty. Pozwoli to interesariuszom zrozumieć nie tylko zakres, ale także sposób realizacji projektu. Da to również od razu wyobrażenie o wielkości zespołu i czasie potrzebnym do osiągnięcia pierwszych rezultatów naszego projektu.

Ile to będzie kosztować? Przygotuj analizę kosztów i korzyści

Dostarczenie analizy kosztów umożliwia interesariuszom podjęcie decyzji o finansowaniu projektu. Powinien przedstawiać jak najdokładniej:

łączna kwota – na podstawie rzetelnej analizy kosztów i wymaganych zasobów związanych z projektem,
częściowe kwoty według kamieni milowych lub lat w przypadku realizacji projektu długoterminowego.

Chociaż uzasadnienie biznesowe wymaga jedynie ogólnych kwot, szczegółowe dane finansowe i analizy będą potrzebne na późniejszych etapach cyklu życia projektu. Dlatego warto już na samym początku przygotować kosztorysy, aby interesariusze wiedzieli, że Kierownik Projektu zna koszty realizacji projektu.

Czy cel jest wart włożonego wysiłku? Zarejestruj pożądane wyniki

Ostatnim krokiem jest zapisanie pożądanych rezultatów projektu. Jest to zwięzła wizja przyszłego stanu, jasno opisująca korzyści dla każdej grupy interesariuszy. Powinieneś go zachować:

zwięzły,
bez żargonu,
z wizualizacjami zawierającymi dane i pożądane wyniki,
realistyczny.

Należy pamiętać o implikacjach związanych z ostatnim punktem, ponieważ działania zespołu projektowego zostaną poddane kontroli w trakcie realizacji i zostaną porównane z ustalonymi pożądanymi efektami projektu. Jeśli są ambitni, ale wystarczająco ostrożni, spokojnie ich spełnisz, a projekt pozostanie w zgodzie z potrzebami i przyniesie zamierzone rezultaty.

Streszczenie

Przekonujące uzasadnienie biznesowe powinno zawierać: jasno zdefiniowaną potrzebę biznesową, zakres projektu, harmonogram, analizę kosztów i korzyści oraz oczekiwany wynik.

Przedstawienie uzasadnienia biznesowego skutecznie komunikuje interesariuszom wartość projektu. Jak stwierdza PMBOK, „pożądane wyniki powinny być jasno opisane, iteracyjnie oceniane i aktualizowane w trakcie całego projektu”. Dlatego kierownicy projektów powinni regularnie oceniać projekt z perspektywy uzasadnienia biznesowego przez cały czas trwania projektu. W ten sposób mogą oni najłatwiej zapewnić, że pozostaje ona zgodna z potrzebami i zmierza w kierunku celu uzgodnionego z interesariuszami.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker
Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.
Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

Co to jest projekt?
Czym jest zarządzanie projektami?
Jak zarządzać projektami?
Metody zarządzania projektami
Rodzaje projektów
4 przykładowe projekty
Priorytetyzacja projektów
Obszary działalności projektowej
Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
Cykl życia projektu
Do czego służy wizja projektu?
Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
Domena planowania w zarządzaniu projektami
Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
Realizacja projektu
Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
Znaczenie zamknięcia projektu
Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
Jak zostać kierownikiem projektu?
5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
Jak założyć zespół projektowy?
Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
Rodzaje spotkań projektowych
Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
Jak napisać przekonujący
Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
Jak stworzyć kartę projektu?
Co to jest rejestr interesariuszy?
Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
Jak stworzyć budżet projektu?
Zarządzanie czasem w projekcie
Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
marketingu projektu
Źródła i obszary zmian w projekcie
Modele zmian w zarządzaniu projektami
Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami