Niektóre projekty content marketingowe to potwory.

Mogą pożreć ciebie i twoją drużynę żywcem, jeśli nie podzielisz ich na mniejsze, łatwiejsze do opanowania mini bestie!

Kiedy studiowałem programowanie w języku C na uniwersytecie pod koniec 2009 roku, mój profesor powiedział, że ogromny problem jest niemożliwy do rozwiązania, chyba że, jak grupa plemienna próbująca zjeść dużego słonia, podzielimy ten problem na małe, łatwo przyswajalne kawałki i dopiero wtedy będziemy mogli zacznij przykładać rękę do kodu.

Czemu? Po podzieleniu problemu na mniejsze zadania będziemy dokładnie wiedzieć, jak zaprogramować każdą część oprogramowania i rozwiązać większy problem!

To samo działa w przypadku dużych projektów content marketingowych.

Jako zespół możesz poprowadzić projekt do ukończenia (i sukcesu) tylko wtedy, gdy podzielisz obciążenie pracą na zadania, które można wykonać, a następnie delegujesz je członkom zespołu.

Łatwiej powiedzieć niż zrobić, prawda? Nic dziwnego, liczba zadań, danych i śledzenia do obsługi może rosnąć wykładniczo!

Dlatego potrzebujesz platformy do zarządzania zadaniami — najlepiej takiej, która jest oparta na przeglądarce internetowej, aby Twój zespół mógł się zalogować w dowolnym momencie, bez względu na to, gdzie się znajduje.

7 menedżerów zadań online, którzy dzielą projekty potworów na wykonalne zadania zespołowe

Jako osoba mająca obsesję na punkcie planowania (zaufaj mi, to zdrowa obsesja, gdy cierpisz na lęki i depresję) uwielbiam polować na menedżerów zadań online, którzy ułatwią mi życie, zwłaszcza gdy chcę współpracować z innymi nad treściami projekty marketingowe.

Siedem narzędzi omówionych poniżej ma trzy wspólne cechy, które uważam za plusy dobrego menedżera zadań online:

• Są intuicyjne i łatwe do opanowania w różnym stopniu, ale żaden z nich nie zabrał mi więcej niż godzinę, aby zacząć.

• Są one w większości wszechstronne i obejmują przydatne funkcje, takie jak kategorie zadań lub etykiety i priorytety, wykresy, narzędzia do śledzenia wydajności i dyskusje zespołowe.

• Uratują Twoje życie marketingowe dzięki powiadomieniom o zadaniach i przypomnieniom!

• Wszystkie są dostępne online, w przeglądarce internetowej lub za pośrednictwem aplikacji, co jest idealne dla zespołów zdalnych, zespołów międzynarodowych i zespołów, które często podróżują.

Przyjrzyjmy się im szczegółowo, w tym zalety , wady , plany i ceny każdego narzędzia.

D ropTask

Odwiedź stronę

Fajna rzecz w DropTask?

Moc wizualna.

Zacząłem korzystać z DropTask w mniej niż dziesięć minut, więc porozmawiaj o szybkiej krzywej uczenia się!

Interfejs jest przejrzysty i kolorowy i działa z diagramami typu „przeciągnij i upuść” (kółka i strzałki). DropTask ułatwia ogólny przegląd projektu i każdego małego zadania, nad którym pracuje Twój zespół. Możesz szybko zwizualizować przepływ pracy.

Oto przykładowe zadanie w mojej kategorii „Artykuły dla klientów”:

Możesz zobaczyć, jak łatwo ustawić postęp, ważność, wysiłek i inne dane dotyczące zadania!

DropTask jest również wyposażony w system przesyłania wiadomości (więc nie ma potrzeby korzystania z poczty e-mail) i integracje (Evernote, Dropbox, Gmail, Kalendarz Google, Dysk Google, Office 365 i inne).

Masz dwa plany:

• Bezpłatnie: Bezpłatny plan działa dla maksymalnie pięciu członków. Otrzymasz wiele funkcji za darmo, takich jak priorytet zadań, wewnętrzna skrzynka odbiorcza, śledzenie postępów, aktualizacje zespołu, powiadomienia, kamienie milowe i terminy, codzienne podsumowania, integracja z Google i Outlookiem i wiele więcej. To dużo w mojej książce!

• Biznes: (od 3,49 USD za użytkownika miesięcznie dla zespołu co najmniej pięciu osób) Jest to kompletny pakiet dla nieograniczonej liczby członków, w tym planowanie zadań, zaproszenia i role członków, kontrola dostępu, wszystkie integracje (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Kalendarz, Dysk Google, Office 365 itp.) i wiele więcej.

Trzyletnia zniżka to coś, co należy wziąć pod uwagę, jeśli lubisz DropTask i zamierzasz pracować ze swoim zespołem długoterminowo.

• Plusy: Zawiera aplikacje dla wszystkich głównych systemów operacyjnych i pięknie wyświetla się na komputerze, tablecie i smartfonie. Ponadto cena dla firm może spaść nawet do 1,87 USD za użytkownika miesięcznie, jeśli Twój zespół osiągnie 100 członków — bardzo przyjazna dla budżetu filozofia „im większy zespół, tym mniej płacisz”!

• Minusy: Byłoby miło, gdyby plan Free zezwalał na dwa projekty zamiast tylko jednego.
  

T odoista

Odwiedź stronę

Todoist to jedna z pierwszych aplikacji do zarządzania zadaniami, których używałem do zarządzania własną pracą, a rozpoczęcie pracy zajęło mi mniej niż pięć minut.

Todoist może być używany jako pojedynczy użytkownik lub jako zespół. Oba rozwiązania mają podobne funkcje: skrzynkę odbiorczą na komentarze i powiadomienia, kartę Dzisiaj (zadania do wykonania, zadania przeterminowane, zaplanowane itp.) oraz kartę Następne 7 dni dla zadań do wykonania w tym tygodniu.

Możesz zarządzać projektami za pomocą etykiet, Dodaj projekt (lub „+” na górnym pasku menu) i filtrów (aby ustawić priorytety, terminy i przydzielić zadania członkom zespołu).

Oto przykład z mojego własnego (pojedynczego użytkownika) panelu Todoist:

Jedyny plan dla zespołów, Todoist Business (ponieważ Free i Premium są przeznaczone dla pojedynczych użytkowników), zaczyna się od bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego, po którym kosztuje 28,99 USD/użytkownika/rok lub 3 USD/użytkownika/miesiąc.

Obejmuje to planowanie projektów i poziomy odpowiedzialności, udostępnianie plików, śledzenie postępów, wykresy wydajności, synchronizację danych 24/7 i automatyczne tworzenie kopii zapasowych.

Jeśli chodzi o plusy i minusy:

• Zalety: Dostępne jako aplikacja i przez Internet. Ponadto bardzo szybkie rozpoczęcie pracy dzięki intuicyjnemu interfejsowi i skondensowanym funkcjom.

• Minusy: Szkoda, że ​​darmowa wersja jest przeznaczona tylko dla pojedynczych użytkowników. Podstawowe, bezpłatne rozwiązanie dla zespołów byłoby lepszym początkiem, mimo że 30-dniowy bezpłatny okres próbny również nie jest złym pomysłem.
  

Wrike

Odwiedź stronę

Żaden apartament, który dotychczas odwiedziłem, nie jest tak wszechstronny jak Wrike! Dostałem dreszczy z podekscytowania, kiedy dowiedziałem się o tym więcej.

Ale wiesz, jest to dokładnie ten rodzaj kompleksowego frameworka, którego szukasz, gdy musisz zarządzać dużym zespołem i większą liczbą projektów na więcej niż jednym lub dwóch poziomach.

Oprócz tworzenia projektów i zadań, Wrike oferuje godne uwagi funkcje, takie jak formularze wniosków i automatyczne przypisywanie zadań, edycja dokumentów na żywo, wizualna oś czasu dla postępu projektu i zarządzanie zasobami na podstawie przepływu pracy. Ponadto śledzenie czasu i budżetu, szablony, uproszczone cykle opinii i zatwierdzania.

Oto jak tworzysz projekt z pulpitu nawigacyjnego Wrike:

Pamiętaj, aby utworzyć projekt, a nie folder, jeśli chcesz śledzić postęp w zadaniach i podzadaniach, ponieważ wszystko, co zostało utworzone jako folder, nie jest śledzone!

Zadanie może należeć do więcej niż jednego projektu. Na przykład:

Ceny Wrike wahają się od bezpłatnych do niestandardowych, ale zawsze rejestrujesz się za darmo, a następnie możesz rozpocząć 14-dniowy okres próbny, aby przetestować płatne rozwiązania:

• Bezpłatnie: do pięciu użytkowników małe zespoły mogą z łatwością udostępniać listy zadań.

• Professional: (9,80 USD/użytkownik/miesiąc) Do 15 użytkowników, możesz tworzyć projekty i współpracować z członkami zespołu. Zawiera wykresy Gantta i integracje z MS Project, Excel i RSS.

• Biznes: (24,80/użytkownik/miesiąc) Do 200 użytkowników, możesz zarządzać całą organizacją, otrzymywać dostosowania i raporty w czasie rzeczywistym, grupy użytkowników i integrację z Salesforce.

• Marketerzy: (34,60 USD/użytkownik/miesiąc) Dla zespołów marketingowych i kreatywnych, od pięciu do nieograniczonej liczby użytkowników, z rozszerzeniem Adobe Creative Cloud, informacjami kreatywnymi i testami.

• Enterprise: (cena niestandardowa) Zaawansowany i kompleksowy pakiet z dodatkowymi zabezpieczeniami (uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jednokrotne logowanie SAML i zasady haseł).

Ogólny:

• Plusy: Jeden z najbardziej wszechstronnych pakietów do zarządzania zadaniami, jakie do tej pory sprawdziłem, ale nie tak złożony, aby uniemożliwić naukę w kilka godzin.

• Minusy: Plan Professional jest prawdopodobnie odrobinę za drogi jak na swoje funkcje.

CoSpot

Odwiedź stronę

CoSpot pomaga zespołom zajmującym się marketingiem treści w obsłudze projektów pisania, więc jest bardzo specjalnie dostosowany do własnych odbiorców — i czy nie jest to piękna rzecz?

Możesz pomyśleć, że jestem stronniczy, ponieważ to ja tu piszę, ale kiedy zostałem zatrudniony, uznałem, że CoSpot jest tak niezbędny i łatwy w użyciu, że od razu zacząłem. Interfejs jest przejrzysty i intuicyjny, a członkowie zespołu mogą łatwo komunikować się ze sobą dzięki systemowi przesyłania wiadomości opartemu na komentarzach dla każdego elementu treści (lub zadania).

Autorzy w zespole mogą wybierać słowa kluczowe ze wstępnie zatwierdzonych list i przypisywać sobie posty, które mogą zacząć pisać, gdy tylko ich pomysły zostaną zatwierdzone przez redaktorów.

Menedżerowie i redaktorzy mogą zachować ogólny obraz produktywności i wydajności swojego zespołu dzięki wykresom danych historycznych. CoSpot jest również zintegrowany z WordPress, co przyspiesza przesyłanie i edytowanie wersji roboczych. Proces jest usprawniony i bezproblemowy.

CoSpot ma tylko jeden plan za 9 USD za użytkownika miesięcznie, a Ty zaczynasz od 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.

• Plusy: Zespoły zajmujące się marketingiem treści otrzymują wszystko, czego potrzebują w jednym rozwiązaniu, bez dodatkowych problemów, które nie pomagają zespołowi skupiającemu się na pisaniu.

• Minusy: Tylko do pisania projektów, więc nie jest to dobry wybór, jeśli masz do zarządzania również projekty e-mailowe i marketingowe w mediach społecznościowych.
  

Asany

Odwiedź stronę

Asana to narzędzie do zarządzania projektami dla małych i dużych zespołów oraz kompleksowy pakiet obejmujący wszystko, od zarządzania projektami i zadaniami po bezpieczeństwo i raportowanie.

Asana jest elastyczna i może być używana przez wieloaspektowe zespoły, które pracują nad wieloma projektami o różnym charakterze.

To jest widok listy zadań w Asanie, ale możesz także wybrać widok kalendarza i listę plików. Jak widać, narzędzie jest bardzo intuicyjne i przejrzyste.

Ceny są dostępne w trzech rozwiązaniach:

• Bezpłatna: jeśli Twój zespół dopiero zaczyna i ma 15 lub mniej członków, bezpłatny plan pomaga zarządzać projektami, zadaniami i komunikacją oraz zawiera podstawowe pulpity nawigacyjne i funkcje wyszukiwania.

• Premium: (9,99 USD za członka miesięcznie) Ten plan obejmuje zaawansowane wyszukiwanie i raportowanie, prywatne projekty, zależności między zadaniami, jednokrotne logowanie i przydatne zasoby, takie jak priorytetowe wsparcie i seminaria internetowe.

• Enterprise: (cena niestandardowa) Ten plan dodaje SAML, dedykowaną pomoc techniczną, funkcje bezpieczeństwa i niestandardowe marki.

Tak więc dla Asany:

• Plusy: Korzystanie z niego jest przyjemnością, wiesz dokładnie, gdzie znaleźć to, czego potrzebujesz, i nie ma żadnych dodatkowych wymyślnych funkcji, których nigdy nie będziesz potrzebować.

• Minusy: Z mojego własnego doświadczenia wynika, że ​​aplikacja internetowa sprawia, że ​​Firefox spowalnia i opóźnia się, aż stanie się niemożliwy do zarządzania, ale może to zależeć od zasobów mojego komputera. Poza tym chciałbym zobaczyć jakieś podstawowe raporty nawet dla darmowych kont.
  

Przeczytaj pełną recenzję Asany tutaj.

Cześć zadanie

Odwiedź stronę

Zarządzanie zadaniami proste i niedrogie, powiem!

To oprogramowanie jest przeznaczone dla agencji, startupów i zespołów marketingowych, wraz z szyfrowaniem SSL i automatycznymi rabatami dla zespołów poniżej 20 osób.

Hitask zawiera ładną listę funkcji, w tym przechowywanie, współdzielony kalendarz, śledzenie czasu, integracje (Outlook i Kalendarz Google), aplikację mobilną, możliwość wysyłania zadań przez e-mail, powiadomienia push i przypomnienia o zadaniach, czat zespołowy, podzadania i hierarchia zadań, śledzenie terminów i wiele więcej.

Hitask ma plany na wszystkie potrzeby:

• Bez zespołu: Rejestracja jest bezpłatna dla zespołów do pięciu użytkowników. Obejmuje to zadania i projekty bez ograniczeń, udostępnianie zadań, projektów i kalendarzy, niewielką przestrzeń dyskową na zespół, synchronizację kalendarza z Google i Outlookiem, brak udostępniania, tylko obsługę online.

• Biznes zespołowy: Plan dla większych zespołów wynosi 4,98 USD/użytkownika miesięcznie i obejmuje synchronizację w czasie rzeczywistym, nieograniczone miejsce na dane, udostępnianie selektywne, uprawnienia dostępu i priorytetową obsługę.

• Enterprise: (14,98 USD za użytkownika miesięcznie) Ten plan obejmuje spersonalizowane wsparcie, całodobową obsługę klienta i jednokrotne logowanie.

Całkiem niedrogie, nieźle!

• Plusy: Kompleksowy pakiet, dobrze wyposażony nawet w darmowej wersji.

• Minusy: Interfejs nie jest tak przejrzysty i intuicyjny, jak inne omawiane tutaj platformy, a rozpoczęcie pracy wymaga trochę rozejrzenia się i przetestowania (jest jednak wycieczka z przewodnikiem, aby było trochę łatwiej).
  

TaskQue

Odwiedź stronę

Unikalną cechą TaskQue jest automatyczne przydzielanie zadań członkom zespołu na podstawie obciążenia — co jest inteligentne!

Oznacza to, że żaden członek zespołu nigdy nie będzie miał zbyt wielu zadań do wykonania, podczas gdy inni dostaną dzień wolny, ponieważ nie ma nic innego do zrobienia.

TaskQue sprawia, że ​​cały proces zarządzania projektem jest przejrzysty zarówno dla firmy lub agencji (całkowita produktywność), jak i członków zespołu (na przykład śledzenie własnych postępów).

Narzędzie ułatwia członkom zespołu współpracę z wewnętrznym systemem wiadomości, listami projektów, możliwością ponownego otwierania zamkniętych zadań, dyskusji (nawet na zadaniach), śledzenia przepływu pracy i powiadomień.

Menedżerowie mogą sprawdzać status projektu, przekazywać zadania, sprawdzać uprawnienia do zadań i projektów oraz przypisywać poziomy dostępu (Admin, Normalny, Ograniczony). TaskQue może również zintegrować się ze Slackiem.

W ten sposób tworzysz projekt w TaskQue:

W sekcji Projekt na lewym pasku bocznym możesz edytować, zamykać lub archiwizować projekt oraz przeglądać jego podsumowanie (statystyki).

Plany:

• Podstawowy: Zwolnij do 10 użytkowników (nie można tworzyć grup w kolejkach, nie można zapraszać użytkowników zewnętrznych, limit 5 MB pamięci załączników).

• Biznes: (5 USD/użytkownika/miesiąc) Przypisuj uprawnienia, twórz prywatne projekty, grupy i zaawansowane dyskusje.

TaskQue zawiera:

• Plusy: Bardzo łatwe rozpoczęcie pracy ze wszystkimi podstawowymi funkcjami zarządzania projektami.

• Minusy: Przypisanie zadań może być początkowo trochę trudne do zrozumienia. Podczas tworzenia nowego zadania możesz przypisać obciążenie, czyli maksymalną liczbę zadań, które możesz wykonać. Oznacza to, że nie będziesz w stanie podejmować się nowych zadań, dopóki Twój „talerz” będzie pełny.
  

Końcowe przemyślenia: właściwy menedżer zadań sprawdza się w Twoim zespole

Każdemu menedżerowi zadań odpowiada filozofia, na której programiści zbudowali narzędzie.

Oznacza to, że każdy menedżer zadań będzie optymalnym wyborem dla osób o określonych potrzebach.

Na przykład, jeśli skupiasz się na pisaniu, najlepszym wyborem będzie CoSpot. Jeśli potrzebujesz wszechstronnego narzędzia do zarządzania różnymi projektami (oprogramowanie, poczta e-mail, media społecznościowe itp.), Asana, Todoist lub DropTask będą lepszym wyborem.

Ponadto, jeśli Twój zespół jest mały (mniej niż pięciu do dziesięciu członków), możesz uwolnić się dzięki narzędziom takim jak Hitask, Asana i TaskQue.

Więc właściwe pytania to:

• Jak Twój zespół podchodzi do dużych (i małych) projektów?

• Współpracujesz na każdym etapie projektu, czy robisz to samodzielnie, a na koniec wszystko składasz?

• Ile i jakich funkcji naprawdę potrzebujesz?

Jeśli odpowiesz na te trzy pytania, będziesz miał wskazówki, jak wybrać odpowiedniego menedżera zadań.

Menedżer zadań online pomaga Tobie i Twojemu zespołowi dzielić duże projekty na małe części, tak jak problem programowania wielkości słonia, o którym mówił mój profesor w swoim wykładzie.

To jest Twój ostateczny cel, który menedżer zadań pomaga Twojemu zespołowi osiągnąć: posuwanie go naprzód, aż do zakończenia projektu, Ty i Twój zespół razem.

Nie ma czasu — i budżetu — na wymyślną dodatkową funkcję, z której Twój zespół nie będzie korzystał.

Musisz zdobyć ten potworny projekt i oswoić mniejsze bestie (zadania lub podprojekty).

Powodzenia!