Czym są listy biznesowe: rodzaje, wskazówki i format

Listy biznesowe są ważne dla profesjonalnej komunikacji i odgrywają kluczową rolę w krajobrazie korporacyjnym. Te formalne dokumenty służą jako ustrukturyzowany sposób przekazywania informacji, próśb lub propozycji pomiędzy osobami, organizacjami lub innymi zainteresowanymi stronami.

Listy biznesowe ucieleśniają standard przejrzystości, profesjonalizmu i etykiety, co czyni je podstawowym narzędziem skutecznej komunikacji w środowisku biznesowym. W tym artykule dowiesz się więcej o pisaniu listów biznesowych, ich rodzajach oraz o tym, jak tworzyć listy do profesjonalnej komunikacji.

Co to są listy biznesowe i dlaczego są ważne?

List biznesowy to rodzaj oficjalnego listu używanego przez firmy do profesjonalnej korespondencji z klientami, pracownikami, interesariuszami lub dowolną inną osobą. List biznesowy można wykorzystać do wielu celów, takich jak promowanie produktu, wysyłanie zaproszeń na wydarzenia, zaproszeń do współpracy firmowej, notatek z okazji Święta Dziękczynienia itp.

Znaczenie listów biznesowych polega na tym, że są one formalną metodą wymiany informacji, dzięki której utrzymywane są profesjonalne relacje z klientami i organizacjami. Co więcej, są one udostępniane w formie pisemnej, która może służyć jako odniesienie w przyszłości do informacji udostępnianych zawodowo.

Rodzaje listów w komunikacji biznesowej

Dostępne są różne rodzaje listów biznesowych, których można używać do profesjonalnej komunikacji. Do najpopularniejszych należą memorandum biurowe, listy powitalne, listy z prośbą, listy z ogłoszeniami, listy z wypowiedzeniem itp. Oto kilka innych ważnych listów biznesowych wymienionych szczegółowo:

• Listy motywacyjne: Jest to list biznesowy wysyłany przez kandydata wraz z życiorysem podczas ubiegania się o pracę. Pomaga kandydatom w określeniu ich doświadczenia zawodowego, kwalifikacji oraz w komunikowaniu, dlaczego są zainteresowani pracą, na którą aplikują.
• Listy polecające: List polecający jest wydawany danej osobie przez innego specjalistę weryfikującego jej etykę pracy, kwalifikacje i wiedzę specjalistyczną.
• Zaproszenia biznesowe: Listy te stanowią formalny sposób dotarcia do osoby lub firmy w celu zaproszenia ich na wydarzenie. List powinien być napisany w sposób wzbudzający podekscytowanie i oczekiwanie wśród zaproszonych osób.
• List reklamacyjny: Ten typ listu biznesowego służy do zgłaszania wątpliwości i skarg związanych z produktem lub usługą. Służy do rozwiązania problemu i poszukiwania rozwiązania.
• Listy zamówieniowe: Listy zamówieniowe to oficjalne pisma zatwierdzające sprzedaż i zakup towarów i usług oraz zawierające ich specyfikacje. Są to dokumenty prawne rejestrujące transakcję pomiędzy zaangażowanymi stronami.
• List rezygnacyjny: Ten rodzaj listu jest używany przez pracowników, aby poinformować pracodawcę o rezygnacji i jej przyczynie. List rezygnacyjny zawiera oświadczenie o rezygnacji, powód rezygnacji, ostatni dzień roboczy oraz podziękowanie.
• Listy ofertowe: List ofertowy jest dostarczany kandydatowi po wybraniu go na wolne stanowisko. W liście określa się pakiet wynagrodzeń, stanowisko, oddelegowany dział oraz wszystkie świadczenia, jakie otrzyma w przypadku dołączenia do firmy.
• Listy sprzedażowe: List sprzedażowy w komunikacji biznesowej służy do przedstawiania klientom produktu lub usługi. Zespoły sprzedaży często używają tych listów do kontaktowania się z potencjalnymi nabywcami lub promowania produktów wśród istniejących klientów.

Format listu biznesowego i jak go napisać

Stosowanie precyzyjnego formatu ma kluczowe znaczenie dla wyglądu i czytelności listu biznesowego. Jeśli planujesz napisać list z komunikacją biznesową, poniższe formaty listu z komunikacją biznesową pomogą Ci w stworzeniu skutecznego dokumentu:

• Otwarcie: Otwarcie listu będzie zawierać Twój adres e-mail, pełną datę, imię i nazwisko odbiorcy, firmę i adres. Pomiń jedną linię pomiędzy adresem, danymi odbiorcy i datą. Jeśli używasz papieru firmowego, który go zawiera, musisz dodać swój adres.
• Powitanie: zwróć się do odbiorcy za pomocą słów „Szanowni Państwo, podając jego tytuł i ostatnie imię i nazwisko: „Szanowny Panie Granger”. Jeśli nie znasz ich płci, podaj pełne imię i nazwisko, np. „Drogi Taylor Deanie”. Pamiętaj o dodaniu dwukropka po zakończeniu powitania.
• Treść: Rozpocznij pierwszy akapit, wspominając o sobie i intencji swojego listu. Kolejne akapity powinny podkreślać szczegóły głównego punktu. Ostatni akapit powinien ponownie określić cel listu i zawierać wezwanie do niezbędnego działania.
• Zakończenie: Twój list powinien kończyć się formalnymi zakończeniami, takimi jak „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”. Jeśli jest to list nieformalny, możesz użyć zakończeń typu „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”. Pamiętaj, aby na końcu dodać przecinek.
• Podpis: Po zamknięciu pomiń cztery linijki i dodaj swoje imię i nazwisko. Następnie pomiń jeszcze jedną linię i dodaj swoje stanowisko oraz nazwę organizacji. Jeśli wysyłasz wersję papierową, podpisz swoje imię i nazwisko w odpowiednim miejscu niebieskim lub czarnym tuszem.
• Załączniki: w tym miejscu należy załączyć dokumenty i odpowiednio je tutaj wyszczególnić.

Wskazówki dotyczące pisania listów biznesowych

Pisząc list komunikacyjny biznesowy, przed wysłaniem upewnij się, że wszystkie informacje są poprawne. Ponadto staraj się być precyzyjny i uzupełniaj swój list na jednej stronie. Oto kilka dodatkowych wskazówek, które możesz zastosować, aby napisać skuteczny list biznesowy:

• Staraj się, aby list był krótki i prosty i unikaj technicznego żargonu
• Użyj odpowiedniego tonu w zależności od rodzaju listu, np. formalnego, nieformalnego, asertywnego lub humorystycznego.
• Sprawdź kilka razy litery pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych
• Starannie zaplanuj swój list, zapisując wszystkie ważne punkty, które mają zostać omówione w liście
• Sprawdź treść listu i usuń niepotrzebne słowa i wyrażenia
• Unikaj używania języka dyskryminującego ze względu na płeć, rasę lub religię.

Szablony listów biznesowych

Oto niektóre z najpopularniejszych szablonów listów biznesowych, których można używać do tworzenia profesjonalnie wyglądających listów biznesowych.

1. Szablon listu sprzedażowego

List sprzedażowy ma na celu przekonanie czytelnika do podjęcia określonego działania, na przykład zakupu produktu lub usługi. Dobrze napisany list sprzedażowy może być dla firm doskonałym narzędziem do zwiększania sprzedaży i zarządzania relacjami biznesowymi.

2. Szablon listu ofertowego

List ofertowy przypomina formalny dokument składający się z warunków zatrudnienia. Służy jako umowa między pracownikiem a pracodawcą, zawierająca takie szczegóły, jak wynagrodzenie, świadczenia i inne szczegóły pracy.

3. Wzór listu polecającego

List polecający to dokument napisany przez osobę, która może poświadczyć umiejętności, kwalifikacje i cechy danej osoby. List ten służy głównie do wspierania stypendiów, miejsc pracy i programów akademickich.

4. List o wypowiedzeniu

List o wypowiedzeniu lub wypowiedzenie lub powiadomienie o wypowiedzeniu to dokument dotyczący zakończenia zatrudnienia lub innych partnerstw biznesowych między dwiema stronami. Na przykład pracodawca może wysłać pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, stwierdzając, że został on zwolniony z pracy.

5. Wzór listu reklamacyjnego

List reklamacyjny to pisemna wiadomość, w której zgłaszane są wszelkie wątpliwości dotyczące produktów lub usług lub jakiekolwiek inne skargi. Celem tego listu jest znalezienie rozwiązania dowolnego problemu.

6. List motywacyjny

List motywacyjny lub CV to jednostronicowy list (250-350 słów), który dołączasz do CV podczas ubiegania się o pracę. Ten przekonujący dokument wyjaśnia, dlaczego dobrze pasujesz do tego stanowiska lub pracy.

7. Szablon listu z podziękowaniami

Jak sama nazwa wskazuje, list z podziękowaniami to formalny dokument, w którym wyrażasz swoje uznanie za czyjąś pomoc lub działania. Możesz wysłać list z podziękowaniami po każdej rozmowie kwalifikacyjnej, spotkaniu lub po otrzymaniu prezentu lub innego aktu dobroci.

8. Zaproszenia biznesowe

Zaproszenia biznesowe lub list z zaproszeniem biznesowym to formalny sposób zaproszenia osób, grup, firmy lub dowolnej osoby na spotkanie lub wydarzenie.

Najlepsze oprogramowanie do pisania listów biznesowych

Istnieją różne rodzaje oprogramowania zapewniające wiele narzędzi i szablonów do pisania profesjonalnie wyglądających listów biznesowych. Szablony udostępniane przez te narzędzia ułatwiają szybkie tworzenie listów biznesowych. Oto niektóre z polecanych:

• Microsoft Word
• Dokumenty Google
• Pisarz LibreOffice
• Strony Apple
• Pisarz OpenOffice

Wniosek

Często zadawane pytania