Como criar uma carta de projeto? | #39 Introdução ao gerenciamento de projetos

As cartas do projeto são o pão com manteiga do gerenciamento de projetos. Eles fornecem uma visão geral clara e concisa das metas e objetivos pertencentes ao projeto. A carta é um documento crucial para todas as partes interessadas, incluindo o gerente de projeto, os membros da equipe do projeto e a gestão da organização. Ele forma a base formal de todo o projeto, pois dá ao gerente de projeto a autoridade para iniciar e continuar o projeto, bem como define as metas, o escopo e os resultados esperados.

Termo de abertura do projeto – sumário:

1. Introdução
2. O que o gerente de projeto deve incluir no termo de abertura do projeto
3. Justificativa para a realização do projeto
4. Objetivo do projeto
5. Escopo do projeto
6. Entregáveis
7. Estrutura do cronograma do projeto
8. Orçamento do projeto e alocação de recursos
9. riscos do projeto
10. Como o termo de abertura do projeto difere do caso de negócios?
11. Resumo

Introdução

De acordo com o PMBOK, o termo de abertura do projeto é um dos documentos mais importantes que descrevem a estratégia do projeto. É definido como:

“Um documento emitido pelo iniciador ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto autoridade para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.”

O termo de abertura do projeto geralmente é formulado no início e permanece inalterado. Embora durante a execução das tarefas, pequenos refinamentos são permitidos. No entanto, qual deve ser o conteúdo do documento e como prepará-lo?

O que um gerente de projeto deve incluir em um termo de abertura do projeto?

O volume do termo de abertura depende do tamanho e do tipo de projeto que está sendo implementado. No entanto, deve incluir os seguintes elementos:

• a justificativa para a realização do projeto,
• objetivos do projeto,
• escopo do projeto,
• resultados,
• cronograma do projeto,
• orçamento do projeto,
• riscos de projeto.

O termo de abertura do projeto também deve incluir informações de contato do gerente do projeto e das principais partes interessadas.

Justificativa para a realização do projeto

Ao preparar uma breve justificativa para iniciar um projeto, é aconselhável usar o caso de negócios preparado com antecedência. Deve ser escrito em linguagem simples para que possa ser entendido por uma pessoa que está lidando com o projeto pela primeira vez. Normalmente, um ou dois parágrafos explicativos são suficientes:

• Qual é o plano de negócios do projeto?
• Que problema o projeto resolve ou que oportunidade lhe permite explorar? e
• Quais são os resultados esperados do projeto?

Objetivo do projeto

Não vale a pena incluir todos os objetivos no termo de abertura do projeto. É melhor focar no objetivo principal e naqueles que estão na hierarquia logo abaixo dele. Afinal, a descrição do objetivo do projeto no business case deve fornecer uma resposta para a pergunta “O que vamos fazer?” que deve permanecer válido durante todo o projeto. As principais metas e objetivos definem a direção para a qual as atividades que compõem o projeto estão indo. Eles devem ser claros e mensuráveis ​​e estar alinhados com as metas gerais da organização.

Escopo do projeto

O escopo do projeto incluído no termo de abertura define os limites do projeto, incluindo o que é e o que não é coberto pelo projeto. Ele precisa incluir uma descrição clara dos resultados do projeto e quaisquer limitações ou suposições que possam afetá-lo. Portanto, vale a pena considerar a resposta à pergunta “Quais tarefas serão implementadas?” e “Quais tarefas não serão implementadas?”. Isso é especialmente importante em projetos que envolvem várias partes interessadas, cujas expectativas não expressas sobre os resultados do projeto podem ser reveladas dessa maneira.

Entregáveis

O termo de abertura do projeto deve incluir uma lista de todas as entregas do projeto, incluindo uma breve descrição de cada uma e as metas específicas para as quais estão trabalhando. Também deve ter um cronograma para cada item, preferencialmente com referência a um marco, bem como a pessoa ou equipe responsável por entregá-los.

Estrutura do cronograma do projeto

O termo de abertura do projeto também deve incluir um cronograma geral do projeto, que vale a pena visualizar com uma linha do tempo. Nele, o Gerente de Projeto deve marcar as datas de início e término do projeto, marcos ou datas planejadas para entrega de resultados.

Orçamento do projeto e alocação de recursos

O termo de abertura do projeto também deve incluir o orçamento geral do projeto, geralmente apresentado na forma de uma tabela. Isso facilitará a indicação:

• As principais categorias de custos - uma estimativa de mão de obra, materiais e equipamentos,
• A gama de mudanças projetadas - para levar em conta flutuações de preços ou despesas imprevistas,
• Reservas e restrições orçamentárias.

Esta seção do documento também deve detalhar a alocação de recursos, incluindo pessoal, equipamentos e instalações.

riscos do projeto

A seção de risco do termo de abertura do projeto deve descrever os riscos potenciais e como responder a eles. Isso inclui a identificação de riscos potenciais, como:

• atrasos,
• excesso de custos ou
• mudanças de escopo.

Listá-los ajuda as partes interessadas a garantir que o gerente do projeto, a equipe do projeto e a organização estejam preparados para possíveis problemas e tenham um plano sobre o que fazer para mitigá-los ou evitá-los.

Como um termo de abertura do projeto é diferente de um caso de negócios?

A diferença entre um termo de abertura de projeto e um caso de negócios reside principalmente no propósito para o qual eles são preparados. Um termo de abertura do projeto é um documento que inicia um projeto, enquanto um caso de negócios argumenta por que um projeto deve ser iniciado. O charter define o que será feito no projeto, enquanto o business case responde à pergunta “Para qual finalidade?”. Ambos os documentos são muito importantes para o bom gerenciamento de um projeto e ajudam a torná-lo bem-sucedido.

Resumo

O termo de abertura do projeto é um documento essencial que serve de base para a implementação do projeto e autoriza seu início. Ele descreve as metas do projeto, objetivos, escopo, orçamento, alocação de recursos e cronograma. Também identifica riscos e suposições potenciais, aumentando a chance de que o projeto prossiga conforme o planejado.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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