O que é conciliação de faturas?

A conciliação de faturas é um processo que consiste na comparação dos dados das faturas com os dados dos extratos bancários. É tarefa muito importante para todas as empresas. A reconciliação das faturas aplica-se tanto às faturas de bens e serviços adquiridos como às faturas emitidas aos clientes. Graças a esta operação, você pode verificar se está atrasado com seus pagamentos de compras relacionadas a negócios. Isso permitirá que você controle melhor os recebíveis. Leia o artigo para saber porque a conciliação de faturas não deve ser descurada.

Reconciliação de faturas – o conteúdo do artigo:

1. Como conciliar as faturas recebidas?
2. Quais são os benefícios da reconciliação de faturas recebidas?
3. Como conciliar as faturas emitidas?
4. Quais são os benefícios da reconciliação de faturas emitidas?
5. É possível conciliar faturas manualmente?
6. Como melhorar o processo de conciliação de faturas?

Como conciliar as faturas recebidas?

Toda vez que você compra mercadorias, você recebe uma fatura. Da mesma forma com os serviços – estes são liquidados com faturas também. Se sua empresa apareceu recentemente no mercado, existe o risco de que nem todos os parceiros estejam ansiosos para vender seus produtos ou serviços com base no pagamento diferido. Nesse cenário, você terá que liquidar seus pagamentos em dinheiro. Este método de pagamento significa que você não terá que reconciliar as faturas recebidas. No caso de faturas em dinheiro, você sempre pode ter certeza de que foi liquidado.

Depois de algum tempo, quando sua empresa se tornar mais conhecida pelos empreiteiros, mais e mais empresas estarão ansiosas para vender seus produtos para você com base no pagamento diferido. É benéfico, porque comprando produtos você não precisa investir seus fundos no local. Sua única tarefa é ficar de olho nos prazos de pagamento. A conciliação de faturas ajuda nessa importante empreitada. Como conciliar faturas?

Basta comparar as faturas recebidas, nomeadamente as que recebeu de outras empresas, com a sua conta bancária. Para acelerar o processo, você pode decidir filtrar as faturas recebidas. Após esta operação, você obterá a lista completa de transações com todos os detalhes sobre os pagamentos realizados por produtos e serviços. Com essa lista em mãos, você terá que comparar os valores das faturas com os dos extratos bancários. Verifique se todo o dinheiro transferido chegou ao destinatário certo comparando os detalhes do emissor da fatura com os detalhes do destinatário da fatura. Se esses detalhes corresponderem e tudo estiver correto, você poderá marcar a fatura como paga.

Quais são os benefícios da reconciliação de faturas recebidas?

Por que a conciliação de faturas recebidas em sua empresa é tão importante? Esta operação ajuda você a manter o controle sobre todas as datas e prazos de pagamento. Se após a reconciliação você ainda tiver faturas, mas não houver transferências correspondentes, isso significa apenas uma coisa: você não pagou essas faturas. Nesta situação, você deve verificar se o prazo de pagamento foi excedido. Se algumas das transferências não foram feitas, verifique sua conta na seção de pedidos pendentes, eles podem estar aguardando a realização, neste caso não há nada para se alarmar. No entanto, se o prazo de pagamento foi excedido e a fatura não foi paga, é melhor liquidar todos os pagamentos pendentes o mais rápido possível.

O pagamento feito após o prazo pode ter consequências negativas para o seu negócio. Que tipo de consequências? O emissor da fatura que não foi paga em dia pode cobrar juros de diferimento do pagamento. O atraso no pagamento pode resultar na perda de descontos e abatimentos. Problemas com pagamentos afetam a imagem da sua empresa, porque ninguém gosta de cooperar com entidades que muitas vezes estão atrasadas nos pagamentos. A conciliação de faturas ajuda você a evitar tais problemas, com este processo você poderá cumprir suas obrigações no prazo.

Como conciliar as faturas emitidas?

Faturas de saída são faturas enviadas por sua empresa para seus clientes quando seu produto foi vendido ou seu serviço foi prestado. A reconciliação de faturas emitidas ajudará você a ficar de olho em todas as suas responsabilidades. Graças a esta operação você saberá exatamente quem lhe pagou e quem está em atraso no pagamento. Como na realidade é feita a reconciliação das faturas emitidas?

Os detalhes dos extratos bancários devem ser cruzados com todas as faturas emitidas. Para acelerar o processo, você pode decidir filtrar as faturas emitidas. Após esta operação, você receberá a lista completa de pagamentos na conta. Na próxima etapa, você deve comparar todos os números do extrato bancário com as faturas emitidas. Verifique cuidadosamente se os dados da pessoa ou da empresa que pagou a fatura correspondem aos dados do comprador na fatura emitida.

Recomenda-se cuidado especial durante a reconciliação de faturas, especialmente se houver várias faturas com o mesmo valor a ser pago, mas para clientes diferentes. A falta de precisão durante a reconciliação pode resultar na correspondência da fatura com o cliente errado. Para evitar tais erros verifique todos os títulos das transferências. Contanto que você saiba para qual produto ou serviço o pagamento foi feito, deve ser fácil combinar a transferência com a fatura de saída correta. Mas por que a conciliação de faturas é tão importante?

Quais são os benefícios da reconciliação de faturas emitidas?

A reconciliação das faturas emitidas dá-lhe uma visão da situação financeira atual da empresa. Graças à reconciliação, você sabe quais faturas emitidas por você já foram pagas e sabe que tipo de receita pode esperar em sua conta no futuro próximo. A operação de reconciliação ajudará você a perceber todos os clientes que estão atrasados ​​nos pagamentos de seus produtos ou serviços. Com as informações exatas, você pode decidir agir nessa área e forçar seus devedores a liquidar suas reivindicações. Não hesite em enviar aos seus clientes lembretes gentis sobre o pagamento deles, qualquer atraso em fazê-lo pode resultar em problemas com a recuperação de seus recebíveis. Não negligencie a reconciliação de faturas emitidas.

É possível conciliar faturas manualmente?

Se você não emitir muitas faturas, o processo de reconciliação não tomará muito do seu tempo. Da mesma forma, se você não emitiu muitas faturas de custo, a verificação das faturas recebidas não deve ser difícil. Com pequena quantidade de documentos toda a conciliação de faturas pode ser feita manualmente. É útil criar uma lista de todas as faturas em andamento, onde você pode marcar todas as já pagas e ver o restante, que ainda está esperando para ser liquidado. Você deve criar o mesmo tipo de lista para todas as faturas emitidas. Nesta lista você marca todas as faturas pagas pelos seus clientes para ver aqueles que estão em atraso no pagamento.

Ao conciliar faturas para acelerar o processo, é aconselhável usar planilhas bem elaboradas. Vale a pena colocar todas as faturas em ordem cronológica.

Tente marcar todas as faturas pagas recebidas imediatamente após o recebimento da transferência para sua conta. A conciliação de faturas manualmente pode não ser a melhor opção para quem tem muitas faturas. O que fazer para facilitar a operação de conciliação de faturas quando há muito mais documentos para verificar. Como lidar com a reconciliação que não pode ser feita manualmente?

Como melhorar o processo de conciliação de faturas?

Para facilitar o processo de reconciliação de faturas que não podem ser feitas manualmente, é vantajoso usar um software especial. A aplicação dedicada irá ajudá-lo a encontrar todas as discrepâncias entre as faturas emitidas e as transferências na sua conta. Com o aplicativo, você pode facilmente determinar se o seu cliente pagou a fatura total, parcialmente ou está atrasado no pagamento. O software informático permite-lhe encontrar rapidamente todas as faturas com prazos vencidos, o que pode permitir-lhe cobrar dívidas, se necessário. Você nunca perderá a data de pagamento dos produtos e serviços adquiridos. O aplicativo irá ajudá-lo a economizar muito tempo, que pode ser usado em outras áreas de sua atividade.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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