Trabalhe em casa com o Zoho One

Muitos funcionários fizeram a transição para o trabalho remoto e, com isso, algumas partes das empresas também se tornaram muito mais difíceis. Tornou-se ainda mais desafiador manter contato com os colegas, pois as pessoas são deixadas de fora, e mesmo as tarefas simples podem levar muito mais tempo do que costumavam.

Alguns problemas são completamente compreensíveis, mas também são aqueles que você pode resolver se usar as ferramentas certas. Muitas empresas agora percebem que mudar para o trabalho remoto / trabalhar em casa é uma opção fácil.

Com a implementação do Zoho One , uma organização obtém as ferramentas que permitem a comunicação adequada para ir remotamente e atingir as metas de negócios. O Zoho One ajuda na colaboração e comunicação eficazes em toda a organização. Ele ajuda na integração de armazenamento de arquivos e várias ferramentas de gerenciamento de projetos também.

Neste blog, falaremos sobre como o Zoho One ajuda no trabalho remoto.

Arquivos centralizados

É muito importante centralizar os arquivos em todos os cenários. No entanto, isso se torna ainda mais importante quando as pessoas estão trabalhando em lugares diferentes. Há tantas chances de os arquivos se perderem e os e-mails são enviados de um lado para o outro antes que alguém possa encontrar algo. Ao fazer isso, um tempo importante se perde.

O Zoho One é um sistema operacional para empresas que garante que os arquivos permaneçam seguros e facilmente disponíveis quando forem mais necessários. Funciona como um repositório de nuvem centralizado que uma empresa cria e interage.

Os usuários podem facilmente criar esses documentos a partir do pacote de escritório Zoho e do Zoho WorkDrive, ao mesmo tempo em que oferecem suporte a tipos de arquivos comuns com os quais você já trabalhou. Também é fácil trabalhar com arquivos online e salvá-los no disco rígido usando a sincronização da área de trabalho.

Quando o armazenamento de arquivos é transferido para o Zoho WorkDrive, fica mais fácil resolver problemas de duplicação de documentos e reduzir o tempo perdido na pesquisa de arquivos. Os documentos podem ser armazenados no WorkDrive e compartilhados em uma equipe ou em toda a organização.

O Zoho One vem com muitas pastas de equipe que são essencialmente pastas compartilhadas nas quais as equipes podem colaborar e até mesmo pastas de organização que podem ser usadas para distribuir documentos para todos em uma organização.

Além disso, o WorkDrive vem com controle absoluto sobre quem pode acessar o quê e um controle minucioso sobre os níveis de acesso que todos têm. Por exemplo, uma pessoa pode ver uma pasta de equipe inteira, mas nunca editá-la, enquanto outra pode editar, mas nunca excluir nenhum arquivo de equipe.

Com o controle aprimorado que o Zoho WorkDrive oferece a você sobre os arquivos, supõe-se que todos tenham acesso apenas ao que precisam. Além de compartilhar com colegas de equipe, os usuários podem compartilhar arquivos externamente com segurança com a ajuda de links personalizados para partes interessadas externas, senhas protegendo esses links, revogando-os a qualquer momento, monitorando o uso etc.

Aspectos importantes do gerenciamento de arquivos, como acessibilidade e segurança, podem ser vistos facilmente. Os documentos também podem ser copiados e disponibilizados apenas para as pessoas que precisam deles. Dito isto, eles também estarão disponíveis para todos o mais rápido possível e de diferentes locais.

Comunicação

Comunicação é tudo. As organizações que entendem bem esse fato e, portanto, também usam as ferramentas certas que são consideradas importantes para a comunicação da equipe.

Outras vezes, algumas organizações não acham que isso é um grande negócio até que acabem em confusão e quando a comunicação se torna um desafio para navegar. O Zoho One vem com muitas ferramentas de comunicação que possuem a melhor ferramenta para todos os tipos de comunicação.

Abaixo vamos mencionar como as diferentes ferramentas ajudam em várias comunicações. Isso ajudará a entender por que o Zoho One é uma plataforma de gerenciamento de negócios que auxilia na comunicação eficaz.

Bate-papo unificado

Mesmo as conversas em andamento devem ser rápidas, e o bate-papo geralmente é a melhor opção para garantir que isso aconteça. Pode tornar-se difícil gerenciar e-mails, pois leva muito mais tempo para obter uma resposta.

Além disso, uma caixa de e-mail cheia também pode parecer assustadora em comparação com uma série de mensagens. Para resolver esse problema, o Zoho Cliq ajuda a facilitar a comunicação, pois vem com um serviço de bate-papo flexível que o torna utilizável em qualquer outro aplicativo Zoho em uso.

É simples reagir rapidamente às mensagens e até manter contato com a equipe de qualquer lugar que você desejar. Além disso, você também pode usá-lo para manter contato com os clientes e outras pessoas fora de uma organização, configurando um bate-papo convidado.

Ferramentas de comunicação de vídeo

A comunicação por vídeo é importante e funciona melhor para algumas conversas. O showtime e a reunião oferecem ferramentas de comunicação por vídeo que vêm com focos um pouco diferentes.

A opção Meeting se concentra mais em videoconferências e o Showtime se concentra muito mais em educação e apresentações. Quando você tem a que prefere, fica fácil encontrar todas as ferramentas necessárias.

As opções Meeting e Showtime vêm com ferramentas de webinar, mas a webconferência é uma opção compatível apenas com Meeting. Você pode gravar webinars na reunião ou no Showtime, mas é apenas o Showtime que oferece webinars sob demanda onde os espectadores podem se registrar para ver um vídeo pré-gravado.

Trata-se principalmente de escolher o que torna a comunicação fácil e eficaz para você e sua equipe. As ferramentas de comunicação por vídeo que vêm com recursos propositais devem ser preferidas por você e sua equipe.

E-mail mais inteligente

O uso do e-mail é altamente funcional de várias maneiras, mas tende a ser usado em excesso quando as organizações não criam avenidas adequadas para diferentes tipos de comunicação.

No entanto, não há como ignorar o fato de que o e-mail serve como uma das partes mais importantes da comunicação digital. Não importa se você deseja executar seu e-mail pelo Zoho Mail ou por uma ferramenta de terceiros, como Gmail ou Outlook. Deve ser limpo, fácil de usar e integrado ao software.

O Zoho One é uma plataforma de negócios integrada que auxilia na comunicação por e-mail. Ele oferece o Zoho Mail, que não é apenas um serviço de e-mail intuitivo, mas também se integra facilmente ao Zoho One.

Você pode configurar e-mails com o Zoho One, o que também significa que você pode adicionar tarefas a um projeto, extrair informações sobre clientes do CRM e também salvar documentos importantes no WorkDrive. Isso garantirá que os e-mails nunca sejam esquecidos, começando a conversar a partir de e-mails e agendando reuniões.

Integrações de terceiros

O hábito de usar aplicativos desconectados pode criar um problema no processo, mas a verdade é que não precisa ser assim. Se você escolher um serviço de e-mail de terceiros, poderá integrá-lo aos aplicativos Zoho para manter os aplicativos de negócios conectados.

O WorkDrive também vem com integrações do Gmail e da Microsoft que podem ser usadas para integrar os serviços de e-mail como CRM, Sprints, Projetos e muito mais.

Melhor cultura da empresa

Após a criação de diferentes vias de comunicação, há também a necessidade de criar um espaço que possa manter a cultura da empresa próspera. O Connect é um dos aplicativos do Zoho One que permite facilitar as conversas entre as equipes e os funcionários.

Em vez de ter uma conversa muito longa, os usuários podem efetivamente criar postagens no fórum e realizar discussões, tornando-as acessíveis a quase qualquer pessoa que queira lê-las após o fato. Esta é uma das melhores maneiras de promover uma cultura amigável da empresa.

Gerenciamento de Projetos Adaptável

A ideia de trabalho remoto afeta muitos aspectos de comunicação e colaboração, juntamente com a produtividade. A solução desse problema pode ser gerenciada procurando um sistema de gerenciamento de projetos que tenha a capacidade de trabalhar com eficiência para uma equipe.

As pessoas tendem a procurar uma abordagem geral para gerenciamento de projetos, mas o fato é que abordagens diferentes funcionam para pessoas diferentes, e é sempre melhor adotar isso. Uma das principais etapas na avaliação de um software de gerenciamento de projetos é a comunicação da equipe.

Diferentes pessoas têm diferentes estilos de gerenciamento de projetos, e o fato é que esses estilos têm sido usados ​​por muitos anos. Algumas pessoas também desejam organizar seu trabalho por e-mails ou quadros junto com uma planilha detalhada ou aplicativo que inclua todas as informações em um só lugar.

Ao avaliar qual ferramenta de gerenciamento de projetos está correta, é importante considerar o que você precisa. Veja se sua equipe precisa de uma ferramenta compartilhada de gerenciamento de projetos ou de um quadro, ou é melhor que todos escolham sua própria ferramenta?

As ferramentas como Zoho Projects em aplicativos Zoho One facilitam a centralização de dados para um projeto e permitem que todos usem as ferramentas que sabem que funcionarão para eles. Ao usar esta ferramenta, um gerente de projeto pode usar o Projeto para obter uma visão geral de quase tudo. O gerente também pode atribuir e adicionar tarefas de e-mails junto com dados que permanecem consistentes.

O Zoho Projects também é extremamente eficaz em manter uma linha do tempo sob controle, ajudando você a gerenciar atrasos inesperados e oferecendo relatórios para que você saiba exatamente onde está. Você pode integrar-se a outros aplicativos Zoho one e ser flexível para que seja fácil gerenciar o tempo e usar o Zoho Projects com eficiência.

Ao gerenciar os projetos no Zoho Projects, você pode facilmente dar acesso às ferramentas necessárias para se manter no caminho certo na hora de escolher o melhor. O Zoho Projects é um dos aplicativos de gerenciamento de projetos mais bem integrados que aproveitam diferentes aplicativos de comunicação para agilizar o processo.

A etapa principal é garantir que cada implantação de projeto tenha uma base sólida, e isso pode ser alcançado configurando informações para monitoramento à medida que diferentes tarefas são inseridas no projeto, incluindo orçamento, detalhamento do status da tarefa e datas de vencimento das tarefas.

Depois que isso for feito, um modelo pode ser criado para que projetos e relatórios possam ser executados automaticamente conforme você insere horas e fecha tarefas. Caso você esteja trabalhando em uma grande planilha ou em um aplicativo de gerenciamento de projetos, pode ter dados que está preocupado em perder.

Mudar para uma nova ferramenta pode ser um processo esmagador, mas pode ser muito mais simples. Você pode importar com eficiência os arquivos CSV para trabalhar em Projetos e retomar à direita quando saiu no sistema anterior.

Usando o Zoho Tools em seu potencial

Caso você esteja estressado com o uso do Zoho Projects e também queira usá-lo um dia, ele pode ser usado para funcionar bem para qualquer necessidade. O Zoho Projects permite que você desative todos os módulos que não são necessários apenas usando o módulo de tarefas e tendo uma ideia de como os projetos funcionam antes de confirmar completamente.

Além disso, você também pode usar o Zoho Sprints. Sprints é altamente ágil para gerenciamento de projetos e pode ser amplamente usado para projetos de design e desenvolvimento. O Zoho Sprints também é bom para projetos se você estiver procurando por um método simples de navegação quando não tiver um roteiro de projeto. Se você deseja desenvolver um novo projeto ou projetar algo como UX, o Zoho Sprints pode ajudar. Usar o módulo de backlog e sprints pode fazer com que até mesmo uma lista de tarefas dispersas pareça muito mais gerenciável.

Ao gerenciar as tarefas de gerenciamento de projetos, é importante garantir que todos usem a ferramenta que resolva bem suas necessidades. O Zoho Projects vem com flexibilidade na forma como os usuários interagem com o projeto para que ele possa ser extremamente objetivo.

Você pode pedir que sua equipe use o Zoho Sprints quando todos em uma equipe quiserem usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos semelhante, verificando-a regularmente e lidando com um projeto quando não estiver claro como se deve atingir o objetivo final. O melhor é ver as necessidades, conferir o funcionamento de cada ferramenta e se comunicar com a equipe para entender a melhor opção.

Conclusão

Ir remoto não é apenas possível, mas também pode virar a seu favor. Muitas empresas perceberam que mudar para o trabalho remoto pode funcionar bem para elas. O Zoho One pode ser usado por organizações para obter as ferramentas que permitem a comunicação adequada para o acesso remoto e também para o cumprimento das metas de negócios.

Você pode entrar em contato com consultores especializados da Zoho e implementar as etapas necessárias para se tornar remoto com a implementação do Zoho One.