Ce este aprovizionarea: definiție, cum să găsești furnizori și să achiziționezi produse

O strategie de aprovizionare bine dezvoltată poate face o diferență masivă în rezultatul final.

Pentru a ușura lucrurile, această postare va detalia tot ceea ce este implicat în aprovizionare - de la găsirea de produse până la găsirea celor mai buni oameni de la care să cumpere acele produse până la tipurile de livrare implicate de la furnizor la client.

Crearea unei conducte fără întreruperi pentru a procura și aduce aceste produse consumatorilor vă va menține procesul de vânzare funcțional eficient.

Să ne scufundăm direct!

Ce este aprovizionarea?

În gestionarea stocurilor, aprovizionarea se referă la identificarea, evaluarea și stabilirea unei relații cu furnizorii sau producătorii care pot furniza bunurile sau materiile prime necesare unei afaceri.

Aceasta include determinarea surselor cele mai rentabile și de încredere pentru aceste articole, negocierea termenilor și prețurilor și gestionarea procesului de comandă și livrare pentru a asigura un flux de stoc consistent și eficient pentru a satisface cerințele afacerii.

Ce este achizițiile și ce legătură are cu aprovizionarea?

Achiziția înseamnă obținerea de bunuri și servicii de care o afacere are nevoie pentru a-și desfășura operațiunile.

Aceasta implică activități precum identificarea nevoilor, aprovizionarea furnizorilor, negocierea prețurilor, încheierea de contracte și gestionarea relațiilor cu furnizorii pentru a asigura livrarea la timp a bunurilor și serviciilor de calitate.

Pe de altă parte, aprovizionarea este o componentă a procesului de achiziție care se concentrează în mod specific pe identificarea furnizorilor sau vânzătorilor potriviți care pot furniza bunurile sau serviciile necesare și stabilirea de relații cu acești furnizori.

Aprovizionarea și achizițiile sunt strâns legate între ele și esențiale pentru gestionarea eficientă a lanțului de aprovizionare.

De ce este importantă aprovizionarea?

Lanțurile de aprovizionare nu ar exista fără aprovizionare. Cum poți vinde ceea ce nu ai?

În afară de acest punct evident, iată câteva motive pentru care aprovizionarea este esențială.

Managementul costurilor

Aprovizionarea strategică oferă beneficii atât pentru cumpărători, cât și pentru furnizori. Cumpărătorii pot negocia de obicei prețuri unitare mai mici pentru achiziții de volum mare.

Acest lucru reduce costurile mărfurilor și menține prețurile cu amănuntul competitive. Furnizorii beneficiază, deoarece au un punct de vânzare constant pentru bunurile lor, ceea ce face ca planificarea și fluxul de numerar să fie mai fiabile.

Stabilitate

Când găsiți sursa potrivită pentru produsele dvs., aceasta devine cu adevărat un parteneriat. Ambele companii se bazează una pe cealaltă pentru a menține intact lanțul de aprovizionare.

Dezvoltarea unei relații strânse poate duce la o calitate (și eficiență) mai ridicată, deoarece furnizorii și clienții lucrează împreună pentru a identifica și minimiza cauzele fundamentale ale defectelor care rănesc atât cumpărătorul, cât și vânzătorul.

Gestionarea riscului

Pe lângă identificarea și rezolvarea problemelor, o relație puternică, bazată pe încredere, poate ajuta la atenuarea riscului. Când ambele părți știu că pot depinde una de cealaltă, se deschide ușa către o conversație sinceră.

De exemplu, dacă o parte are probleme temporare privind fluxul de numerar, aceasta poate fi discutată deschis. Acest lucru scade riscul pentru ambele părți.

Cum să începeți cu Sourcing

Dacă companiile se ocupă singure de aprovizionare, nu există nicio scurtătură. Alegerea unui furnizor necesită cercetare și strategie adecvate.

Selectarea unui furnizor

Selectarea unui furnizor ca sursă pentru bunurile dumneavoastră înseamnă să investiți timp și efort pentru a le cunoaște și pentru a pune întrebări dificile.

La urma urmei, vei livra aceste produse clienților tăi – reputația afacerii tale este în joc. Companiile trebuie să facă afaceri cu furnizorii pentru a se asigura că produsele lor oferă cele mai bune rezultate.

CE SĂ CAUTĂ CÂND ALEGE UN FURNIZOR

Iată câteva caracteristici de căutat atunci când alegeți un furnizor:

• Ani de experienta
• Flexibilitate la modificarea orelor de comandă
• Gamă largă de produse și/sau servicii disponibile
• Preturi negociabile
• Recenziile clienților
• Timp de livrare prompt
• Serviciu pentru clienți adaptabil
• Stabilitate Financiară

Este important să rețineți că atunci când alegeți un furnizor, alegeți un partener de afaceri. Acesta trebuie să fie cineva în care să ai încredere și pe care să te poți baza acum și în viitor.

Furnizorii au un impact monumental asupra afacerii dvs., așa că alegeți cu înțelepciune.

Asigurarea unui furnizor

Dacă puteți vizita un furnizor în persoană, șansele dvs. de a-l asigura pe acel furnizor cresc exponențial.

Indiferent dacă aceasta este o posibilitate sau nu, iată câțiva dintre pașii critici pe care trebuie să îi luați în considerare atunci când căutați și asigurați un furnizor:

FACEȚI CERCETAREA

Începeți prin a căuta online reputația furnizorului. Puteți verifica Better Business Bureau, Camerele de Comerț locale din zonele în care își desfășoară activitatea și motoarele de căutare online pentru reclamațiile clienților.

Acestea pot oferi indicii importante și pot oferi zone de sondat.

Verificarea conturilor de pe rețelele sociale ale furnizorilor poate fi iluminatoare. Clienții nu se sfiesc să lase comentarii negative online.

Asigurați-vă că verificați înregistrările, licențele comerciale și orice certificări necesare. Există o mulțime de operatori umbriți și doriți să vă asigurați că nu vă veți arde.

NEGOCIAȚI O AFACETĂ CORECTĂ

Negocierea cu furnizorii merge dincolo de tocmeala de prețuri și necesită echilibrarea nevoilor dvs. cu cele ale furnizorului.

Cercetați-vă piața, bugetul și valoarea produsului pentru a vă consolida poziția de negociere.

Promovați transparența discutând din timp cerințele, volumele, termenele și așteptările dvs. de calitate. Înțelegeți constrângerile furnizorului, cum ar fi cantitățile minime de comandă sau timpii de livrare și lucrați împreună pentru o soluție.

O negociere bună formează fundamentul unei relații cu furnizorul care aduce beneficii afacerii dumneavoastră pe termen lung.

SPECIFICAȚI AȘTEPTĂRILE DE LIVRARE

Importanța unei relații puternice între furnizor și companie se aplică și timpilor de livrare. În funcție de structura și nevoile dvs. de afaceri, există diferite opțiuni.

În negocierea unui acord, discutați pe deplin nevoile dvs. Este posibil să descoperiți că furnizorul nu este în măsură să vă satisfacă nevoile.

De asemenea, este posibil să puteți negocia prețuri sau condiții mai bune adaptându-vă așteptările de livrare pentru a funcționa așa cum preferă furnizorul. Dacă aveți flexibilitate în lanțul dvs. de aprovizionare sau cronologie, este posibil să puteți încheia o afacere mai bună.

Gestionarea eficientă a stocului vă ajută să reduceți costurile de deținere și să blocați capitalul care ar putea fi folosit în altă parte a afacerii dvs.

Indiferent dacă alegeți reaprovizionarea continuă, inventarul la timp sau livrarea la cerere, toate necesită cooperarea unor companii și furnizori de încredere.

Înțelegeți modelele de livrare a furnizorilor

MODEL DE REUMPLIRE CONTINUĂ

În modelul de reaprovizionare continuă, furnizorii efectuează livrări în baza unui program prestabilit, adesea în perioade scurte, pe baza datelor de inventar ale unei companii și/sau a cererii în timp real.

Atunci când companiile folosesc reaprovizionarea continuă, ele încurajează niveluri reduse de stoc, deoarece comandă în loturi mici, mai degrabă decât în ​​loturi mari, care sunt mai costisitoare și reduc flexibilitatea furnizorilor.

În funcție de furnizor, pot fi de preferat livrări mai frecvente, dar consistente. Pentru alții, acestea pot fi mai costisitoare și vă pot crește prețul.

MODEL DE LIVRARE JUST-IN-TIME

Conform unui model de livrare just-in-time, companiile primesc provizii la nevoie. Procedând astfel, reduc nivelurile și costurile stocurilor, deoarece la timp furnizează doar ceea ce este necesar pentru a crește eficiența și a reduce excesul de deșeuri.

Cu ajutorul software-ului de gestionare a stocurilor, puteți anticipa mai bine cererea de stocuri cu instrumente de prognoză pentru a avea cantitatea potrivită de mărfuri.

MODEL DE LIVRARE LA CERERE

Într-un model de livrare la cerere, furnizorii livrează mărfuri atunci când clientul o cere. Acest lucru vă oferă flexibilitatea de a aștepta să primiți livrarea – și să declanșați plata – până când stocul dvs. ajunge la nivelul la care este timpul să faceți o recomandă.

În acest model, este mai ales să alegeți un furnizor cu o mulțime de produse și flexibilitate atunci când orele de comandă se schimbă rapid.

Dacă o companie o cere, furnizorul trebuie să fie gata și la timp cu livrare promptă.

Creați un contract

Odată ce ai negociat termenii, este timpul să întocmești un contract. Nu te zgarci cu un avocat. Dacă faceți o greșeală sau lăsați la latitudinea furnizorului, vă puteți limita recursul în cazul în care ceva nu merge bine.

Acordurile verbale sau facturile lasă loc pentru erori. Deși pot avea o anumită aplicabilitate, demonstrarea poate fi costisitoare și consumatoare de timp dacă aveți nevoie vreodată de acțiuni în justiție.

Scrieți un contract scris care să includă toate părțile implicate, stabiliți termenii de plată și angajați-vă pentru orice detalii importante, cum ar fi livrarea la timp.

Un contract standard ar trebui să acopere ceea ce se așteaptă și ce se întâmplă atunci când una dintre părți nu respectă acordul.

CE TREBUIE INCLUDE ÎN CONTRACTUL DVS

Un contract de furnizor trebuie să acopere următoarele:

• Detalii despre munca pe care furnizorul este de acord să o furnizeze
• Calitatea bunurilor furnizate sau a serviciilor prestate
• Durata contractului
• Termeni de plată
• Despăgubire, în cazul pierderii rezultate din neglijență
• Ce măsuri pot fi întreprinse în cazul unei încălcări

Un contract este aplicabil din punct de vedere legal numai după ce atât clientul, cât și furnizorul îl semnează, demonstrând un acord de a respecta termenii și condițiile sale. Pe lângă motivele legale, este de asemenea important să stabilim o relație construită pe așteptări reciproce.

De obicei, clientul include o declarație în contract care descrie calitatea și cantitatea mărfurilor. Plățile efectuate către furnizor se bazează pe îndeplinirea cu succes a acestei declarații.

Întrebări frecvente despre aprovizionare și managementul lanțului de aprovizionare

Iată răspunsurile la câteva întrebări frecvente când începeți să faceți aprovizionare.

Care este o modalitate bună de a găsi furnizori de calitate în procesul de aprovizionare?

Există mai multe moduri de a începe procesul de aprovizionare. Unele companii vor privi mai întâi companiile care au o bună reputație în industria lor specială și vor vedea cum le folosesc ca furnizori.

Ei solicită, de asemenea, recomandări de la alții din afacere. Verificați publicațiile din industrie, organizațiile comerciale din industrie și expozițiile comerciale pentru surse.

De obicei, puteți conta pe furnizorii lideri din industrie care vor fi încercați și adevărați, dar este posibil să plătiți și pentru un nume. Indiferent de cine proveniți, faceți diligența necesară pentru a vă asigura că sunt cine spun că sunt.

Și, amintiți-vă zicala: dacă pare prea frumos pentru a fi adevărat, probabil că este.

Ce este aprovizionarea tactică?

Aprovizionarea tactică , sau cumpărarea spot, este o strategie de achiziții care se concentrează pe achiziții tranzacționale pe termen scurt, pentru a satisface nevoi specifice.

Spre deosebire de aprovizionarea strategică , care implică relații și contracte pe termen lung cu furnizorii, aprovizionarea tactică este adesea folosită pentru achiziții unice sau atunci când apar nevoi imediate.

Aceasta implică identificarea și interacțiunea rapidă cu furnizorii care pot satisface cererea, negocierea condițiilor și executarea achiziției.

Deși aprovizionarea tactică poate aborda eficient nevoile imediate sau articolele cu cheltuieli reduse, este posibil să nu ofere același nivel de control al costurilor, management al relațiilor cu furnizorii sau valoare generală ca și aprovizionarea strategică.

Cu toate acestea, este important de reținut că aprovizionarea strategică și tactică au propriile avantaje și ar trebui să fie utilizată în funcție de nevoile și situațiile specifice ale unei afaceri.

Ce este o echipă de achiziții?

O echipă de achiziții este un grup de profesioniști din cadrul unei organizații responsabil pentru achiziționarea sau achiziționarea de bunuri și servicii necesare atingerii obiectivelor de afaceri.

Departamentele de achiziții sunt esențiale în gestionarea și optimizarea procesului de achiziție, care implică selecția furnizorilor, negocierea, gestionarea contractelor și managementul lanțului de aprovizionare.

Rolurile și responsabilitățile specifice în cadrul unei echipe de achiziții pot varia în funcție de dimensiunea și natura afacerii.

De exemplu, întreprinderile mai mici ar putea avea o singură persoană sau o echipă mică care se ocupă de achiziții împreună cu alte sarcini.

În organizațiile mai mari, departamentul de achiziții poate include specialiști responsabili pentru diferite părți ale procesului, cum ar fi aprovizionarea strategică, managementul contractelor, managementul relațiilor cu furnizorii și managementul riscurilor.

Cum știu dacă am nevoie de o echipă de aprovizionare și achiziții?

Dacă aveți sau nu nevoie de o echipă de achiziții, depinde de dimensiunea, complexitatea și cerințele operaționale ale afacerii dvs. Iată câteva lucruri de luat în considerare:

1. Dimensiunea și complexitatea : întreprinderile mai mari sau cele cu un grad ridicat de complexitate în operațiunile sau liniile lor de produse beneficiază adesea de a avea o echipă de achiziții dedicată. Aceștia pot ajuta la gestionarea unei rețele extinse de furnizori, la gestionarea contractelor complexe și la gestionarea provocărilor logistice.
2. Eficiență a costurilor : o echipă de aprovizionare poate aduce economii semnificative de costuri afacerii dvs. prin negocierea unor condiții mai bune cu furnizorii, reducerea risipei și identificarea oportunităților pentru achiziții în vrac sau contracte pe termen lung.
3. Managementul riscurilor : profesioniștii în achiziții pot, de asemenea, ajuta la gestionarea riscurilor, cum ar fi întreruperile lanțului de aprovizionare, problemele de neconformitate și volatilitatea prețurilor, care ar putea avea un impact semnificativ asupra afacerii dvs.
4. Aprovizionare strategică : o echipă dedicată se poate concentra pe aprovizionarea strategică, asigurându-vă că afacerea dvs. funcționează cu cei mai buni furnizori posibili pentru calitate, preț și fiabilitate. De asemenea, ei pot construi relații puternice cu acești furnizori, care pot fi benefice pe termen lung.

Ar trebui să cer referințe?

Da. Puteți afla multe despre potențialii furnizori de la clienții lor.

Deși vă puteți aștepta ca orice referințe pe care vi le oferă, probabil că vor spune lucruri bune despre ele, vă permite să discutați cu o parte neutră pentru a vedea dacă sursa este potrivită pentru modul în care faceți afaceri.

De asemenea, ar trebui să solicitați mostre de produs. Acest lucru vă oferă o modalitate de a vedea direct cum o companie îndeplinește o comandă, calitatea produsului pe care îl furnizează și modul în care este ambalat.

Care sunt celelalte părți ale procesului lanțului de aprovizionare?

Procesul lanțului de aprovizionare este o rețea complexă care include multe activități, oameni, entități și resurse, toate acestea trebuie să funcționeze armonios pentru a aduce un produs sau serviciu de la furnizor la client.

După aprovizionare, care este pasul inițial, următoarele componente formează părțile integrante ale procesului de management al lanțului de aprovizionare:

1. Achiziții : După aprovizionare, achizițiile reprezintă procesul de achiziție a bunurilor și serviciilor din sursă. Aceasta implică negocierea contractelor, emiterea comenzilor de cumpărare și asigurarea plăților la timp.
2. Gestionarea stocurilor : Aceasta implică ținerea evidenței produselor disponibile și înțelegerea cât de repede se predau. Gestionarea eficientă a stocurilor ajută la minimizarea costurilor și asigură că sunt disponibile suficiente produse pentru a satisface cererea, dar nu atât de multe încât să ocupe prea mult spațiu sau resurse.
3. Depozitare și depozitare : Această etapă implică depozitarea bunurilor achiziționate în siguranță și organizat, asigurându-se că acestea sunt ușor accesibile și recuperate atunci când este necesar.
4. Planificarea și prognoza cererii : Acest proces predictiv ajută companiile să anticipeze cererea pentru produsele lor și să planifice în consecință. Folosește date istorice și informații despre piață pentru a estima cererea viitoare.
5. Îndeplinirea comenzilor : acest proces include primirea, procesarea și livrarea comenzilor clienților. Necesită coordonare între depozit, transportatorii de transport și serviciul pentru clienți.
6. Logistică și distribuție : În această etapă, mărfurile sunt transportate de la depozit la locațiile de vânzare cu amănuntul sau direct la consumatori. Poate implica coordonarea complexă a diferitelor moduri și rute de transport.
7. Gestionarea returnărilor : Cunoscută și sub denumirea de logistică inversă, aceasta implică manipularea produselor returnate, determinarea dispoziției acestora (cum ar fi restockarea, reciclarea sau eliminarea) și gestionarea rambursărilor sau schimburilor.
8. Serviciu Clienți : Această componentă finală implică rezolvarea întrebărilor clienților, gestionarea reclamațiilor și asigurarea satisfacției clienților după vânzare.

Fiecare dintre acești pași ai procesului este interrelaționat și poate influența semnificativ succesul unei afaceri și satisfacția clienților.

Există diferite tipuri de aprovizionare?

În funcție de mărfurile pe care încercați să le achiziționați, puteți lucra direct cu producătorii, puteți să proveniți de la distribuitori sau să folosiți angrosisti. Iată exemple despre cum ar putea funcționa aceste relații:

• Lucrul direct cu companiile de producție reduce intermediarul și vă poate permite să obțineți produse la cel mai accesibil preț. Cu toate acestea, nu toți producătorii vor lucra direct cu fiecare furnizor sau pot avea MOQ-uri care depășesc abilitățile dumneavoastră.
• Lucrul cu un angrosist vă poate permite să obțineți produse de la mai mulți furnizori. În acest fel, dacă un anumit producător nu vă poate oferi ceea ce aveți nevoie, acesta poate în continuare să vă onoreze comanda trecând la alt furnizor. Veți plăti o marjă pentru mărfuri pentru a lucra printr-un angrosist, dar veți obține și prețuri mai bune decât pe piața liberă – cu excepția cazului în care puteți cumpăra direct.
• Unii producători vând doar prin distribuitori . Dacă da, cereți producătorului o listă de distribuitori recomandați pentru a vă asigura că aveți încredere în lanțul de aprovizionare.

Care sunt cele mai bune practici pentru aprovizionarea globală?

Aprovizionarea globală este practica de a procura bunuri și servicii peste granițele geopolitice. Este o modalitate eficientă de a obține avantaje competitive, cum ar fi reducerea costurilor, accesarea talentelor globale și îmbunătățirea proceselor.

Cu toate acestea, vine și cu provocări, inclusiv bariere lingvistice, diferențe culturale și probleme logistice. Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru o aprovizionare globală de succes:

1. Înțelegeți piața : înțelegerea piețelor internaționale de unde vă aprovizionați este crucială. Aceasta include cunoștințele despre obiceiurile locale de afaceri, cursurile de schimb valutar și stabilitatea economică.
2. Asigurați conformitatea cu reglementările : Conformitatea cu legile și reglementările internaționale este esențială în aprovizionarea globală. Fiecare țară are propriul set de reguli cu privire la importuri, exporturi și operațiuni comerciale. Nerespectarea poate duce la amenzi mari, acțiuni în justiție și deteriorarea reputației afacerii dvs. Este recomandabil să angajați asistență juridică sau să consultați un specialist pentru a vă asigura că îndepliniți toate cerințele de conformitate cu reglementările.
3. Stabiliți o comunicare clară : comunicarea clară este esențială din cauza potențialelor bariere lingvistice și culturale. Asigurați-vă că toate așteptările, inclusiv specificațiile produsului, programele de livrare și standardele de calitate, sunt clar definite și înțelese de ambele părți.
4. Dezvoltați relații puternice cu furnizorii : construirea de relații puternice cu furnizorii dvs. poate duce la o putere de negociere mai bună, o calitate îmbunătățită și programe de livrare fiabile.
5. Managementul riscurilor : înțelegeți potențialele riscuri implicate de aprovizionarea internațională și implementați o strategie de atenuare. Acest lucru ar putea implica diversificarea bazei de furnizori sau deținerea de planuri de rezervă în cazul întreruperilor lanțului de aprovizionare.
6. Utilizați tehnologia : software-ul pentru achiziții poate ajuta la eficientizarea procesului de aprovizionare, la îmbunătățirea comunicării și la furnizarea de informații valoroase asupra performanței furnizorilor.
7. Achiziții durabile : luați în considerare impactul social și de mediu al deciziilor dvs. de aprovizionare. Optarea pentru furnizori sustenabili poate îmbunătăți reputația mărcii și loialitatea clienților.

Aprovizionarea globală de succes înseamnă mult mai mult decât găsirea celui mai mic cost. Aceasta implică o planificare atentă, construirea de relații puternice și respectarea strictă a standardelor de calitate și conformarea reglementărilor.

Ce altceva ar trebui să știu?

Scopul este să vă păstrați rafturile aprovizionate cu numărul potrivit de produse. Dacă aveți prea multe produse în depozit, vă creșteți costurile de deținere și riscați să rămâneți blocat cu produse care nu se vând. Prea puține produse pe rafturi pot duce la epuizări de stoc și clienți frustrați.

Crearea unui lanț de aprovizionare puternic înseamnă gestionarea furnizorilor existenți și potențiali, pe lângă inventarul dvs. Utilizarea software-ului de achiziții precum SkuVault vă oferă acces la informații în timp real pentru a vă gestiona stocul cu acuratețe.

Puteți să vă urmăriți furnizorii și să automatizați recomenzile atunci când nivelul stocurilor scade la limite prestabilite. Puteți gestiona stocul de siguranță pe care trebuie să îl mențineți până când sosesc produsele de înlocuire. Și puteți folosi rapoarte, cum ar fi raportul de reaprovizionare, pentru a lua decizii de afaceri mai bune.

Gânduri finale

Aprovizionarea furnizorilor potriviți va necesita o investiție în avans, dar este cheia pentru crearea unui lanț de aprovizionare eficient.

Gândiți-vă la asta astfel: nu ar trebui să vă grăbiți într-o relație de lungă durată, angajată (nici pe plan personal, nici profesional). Aceeași logică se aplică relațiilor cu furnizorii.

Luați-vă timp, luați în considerare strategia de aprovizionare și procesele de afaceri și acordați prioritate partenerilor durabili de achiziții – nu relațiilor unice.

Dezvoltarea unui proces strategic de aprovizionare este crucială pentru lanțul de aprovizionare al oricărei organizații.

Este doar începutul lanțului de aprovizionare, deoarece blocați furnizori care vă pot oferi bunurile de calitate de care aveți nevoie la un preț care funcționează pentru afacerea dvs.

Cu toții am văzut ce se întâmplă atunci când lanțul de aprovizionare se întrerupe. Aceasta duce la pierderi de vânzări, clienți nemulțumiți și poate afecta reputația unei companii.

Fă-ți timp pentru a verifica cu atenție furnizorii în procesul de aprovizionare. Va da roade pe termen lung – și poate și pe termen scurt.

Dezvoltați-vă afacerea de comerț electronic cu SkuVault – rezervați acum o demonstrație.