O prezentare completă a Zoho Sign

Într-o lume în care totul devine din ce în ce mai digital, viețile noastre au început să depindă din ce în ce mai mult de metodele digitalizate. Gândiți-vă la un instrument care permite companiilor să încheie rapid tranzacții și ca procesul de semnare să se desfășoare în cloud fără niciun fel de bătăi de cap. Un software care permite angajaților organizațiilor să renunțe la toate grijile cauzate de scanarea, imprimarea și trimiterea prin fax a documentelor. Sună perfect, nu?

Ei bine, software-ul de semnătură electronică de la Zoho Sign face exact asta. Practic, aduce semnarea contractului care poate fi oricând, oriunde și pe orice dispozitiv. Implementarea Zoho Sign este de mare importanță pentru organizațiile de orice dimensiune, indiferent dacă este vorba despre imobiliare, asistență medicală, construcții, producție sau mai mult. Este convenabil, accesibil și ușor de utilizat.

Mai mult, odată cu utilizarea pe scară largă a COVID-19, un număr tot mai mare de persoane care trec la muncă de acasă și totul devine complet fără hârtie, implementarea Zoho Sign a devenit mai importantă ca niciodată.

În acest blog, vom oferi o prezentare completă a Zoho Sign. Cu toate acestea, vom începe mai întâi prin a înțelege ce este Zoho Sign în detaliu.

Ce este Zoho Sign?

Zoho Sign este un instrument de semnătură digitală care este conceput pentru ca companiile să încheie oferte în câteva minute, în timp ce realizează fără probleme procesul de semnare în cloud. Este un serviciu care elimină toată tensiunea suplimentară, timpul și banii consumați în transportul și scanarea documentelor pe hârtie, permițând utilizatorilor și clienților lor să semneze digital și să verifice documentele obligatorii din punct de vedere legal.

Utilizarea Zoho Sign ajută la optimizarea procesului de semnare a contractelor din orice locație și de pe orice dispozitiv. Acest lucru este pentru a menține ofertele în mișcare înainte, datorită integrării aplicației cu o varietate de aplicații Zoho și alte aplicații terță parte, cum ar fi OneDrive, DropBox, Google Drive și altele. Acest lucru face din Zoho Sign o soluție valoroasă pentru IMM-uri și întreprinderi mari dintr-o gamă variată de industrii, inclusiv imobiliare, producție, asistență medicală și construcții.

Cu autentificarea Zoho Sign , poate fi experimentat un nivel de securitate pentru confidențialitatea și confidențialitatea documentelor. Utilizează piste de audit, coduri de acces și verificare multi-factorială pentru protejarea documentelor. În plus, garantează, de asemenea, că documentele semnate digital în aplicația Zoho Sign au o gestionare legală similară cu semnăturile scrise de mână conform actelor juridice.

Utilizarea Zoho Sign acceptă diverse fișiere, cum ar fi pdf, doc, docx, txt, jpeg, png etc. În afară de aceasta, poate fi folosit și în diferite browsere web populare, cum ar fi Google Chrome, Mozilla Firefox etc. Zoho Sign o soluție confortabilă și accesibilă pentru toți utilizatorii. Ceea ce trebuie reținut este că nu este nevoie de un cont pentru a semna un document. Este nevoie doar de un e-mail care să conțină un link unic pentru ca destinatarul să acceseze și să semneze documentul.

Zoho Sign – Semnarea, trimiterea și gestionarea documentelor

Zoho Sign oferă o modalitate rapidă de semnare, trimitere și gestionare a documentelor. Puteți afla cât de ușor este să semnați, să trimiteți și să gestionați digital documente obligatorii din punct de vedere legal în pașii menționați mai jos.

Trimiterea unui document

Utilizând Zoho Sign, puteți trimite un document destinatarilor într-o clipă. Urmați pașii menționați mai jos pentru a trimite documentul.

• Încărcați: mergeți mai departe și încărcați documentele de pe unitatea locală a dispozitivului dvs. sau importați-le din serviciul dvs. de stocare în cloud preferat.
• Adăugați destinatari: acum adăugați destinatarii, definiți roluri și setați o ordine de semnare pentru un document.
• Trimiteți: În sfârșit, plasați câmpurile formularului pentru fiecare semnatar și apăsați butonul de trimitere.

Semnarea unui document

Implementarea unui instrument de semnătură digitală, cum ar fi Zoho Sign, permite utilizatorilor să semneze documente cu ușurință. Urmați pașii menționați mai jos pentru a semna documentele de oriunde doriți.

• Deschideți linkul : puteți începe procesul de semnare făcând clic pe linkul care este trimis la adresa dvs. de e-mail.
• Introduceți codul de autentificare : Introduceți codul de autentificare când este aplicat și începeți procesul de semnare.
• Completați valorile câmpurilor: completați toate câmpurile pentru a încheia procesul de semnare complet și eficient.

Gestionarea documentelor

Cu utilizarea Zoho Sign, puteți gestiona documentele fără probleme. Urmați pașii menționați mai jos pentru a gestiona documentele.

• Verificați starea documentului: Pentru început, verificați starea documentului în timp ce efectuați și luați acțiuni rapide în funcție de stare.
• Finalizați traseele de audit: puteți obține un istoric complet al tuturor acțiunilor care sunt efectuate asupra unui document împreună cu o certificare de finalizare pentru documentele finalizate.
• Personalizați șabloanele: începeți procesul de creare a șabloanelor personalizabile și utilizați-le oricând ori de câte ori este nevoie.

Beneficiile Zoho Sign

Zoho Sign este de fapt o soluție extrem de convenabilă și de încredere pentru toate companiile care au nevoie să se ocupe de semnarea online a documentelor și a contractelor obligatorii din punct de vedere legal. Vine încorporat cu diverse beneficii care ajută enorm la eficientizarea procesului de semnătură electronică. Unele dintre beneficiile Zoho Sign includ:

1. Proces personalizat de semnare a documentelor

Zoho Sign vă permite să semnați și să trimiteți diferite tipuri de documente, de la propuneri, reguli și politici ale companiei, contracte independente, acorduri de nedivulgare, contracte de închiriere, comenzi de cumpărare etc. Prin aceasta, aplicația oferă instrumentele care ajută la personalizare sau adaptarea documentelor oficiale transmise în funcție de nevoi diferite.

O persoană poate crea un șablon personalizat o dată și îl poate salva pentru a-l reutiliza în viitor. În plus, documentele pot fi și marcate cu e-mailuri și logo-uri ale companiei pentru încorporarea imaginii mărcii. Pentru a economisi timp, puteți trimite mai multe documente dintr-o singură mișcare, în timp ce le puteți semna pe toate simultan.

În plus, Zoho Sign permite și setarea unei date de expirare pentru documente. Trimite notificări pe măsură ce se apropie termenul limită pentru a se asigura că documentele confidențiale nu sunt nici trecute cu vederea și nici lăsate în urmă.

2. Urmărirea documentelor oficiale

Implementarea unui software de semnătură electronică, cum ar fi Zoho Sign, vă ajută să rămâneți în topul documentelor, asigurându-vă că aveți acces complet, vedere de ansamblu și control asupra documentelor oficiale. Pentru a vă asigura că rămâneți complet aliniat cu destinatarii individuali sau diferiți, puteți, de asemenea, să lăsați o notă pe orice document oficial sau să comunicați folosind mesajele private și de grup ale aplicației.

Oricând un destinatar interacționează cu un document oficial, expeditorul va fi anunțat. Toate acțiunile, inclusiv vizualizarea, semnarea și finalizarea procesului de semnare, vor fi cunoscute de un semnatar. Deoarece este foarte important să vă asigurați că documentul nu este trecut cu vederea în niciun sens, notificările sunt trimise și destinatarului ca reamintire oricând când un document trebuie să fie semnat.

3. Documente sigure și conforme din punct de vedere legal

Fundamentul pe care este creat instrumentul de semnătură digitală Zoho Sign se bazează de fapt pe criptografia cu cheie publică care asigură securitatea și conformitatea legală a semnăturilor digitale. Instrumentul folosește securitate ridicată în criptarea și protecția documentelor deoarece se bazează pe infrastructura cu chei publice.

Zoho Sign este protejat cu criptare AES-256 și în tranzit; criptarea SSL vă protejează și fișierele. În plus, vine cu acces bazat pe roluri, care ajută la setarea permisiunilor și la definirea rolurilor utilizatorului. Acest lucru oferă un control imens asupra cui i se acordă sau i se refuză accesul la un document.

În esență, procesul de autentificare este atât de avansat încât trimite un e-mail imediat semnatarului pentru a garanta că destinatarul sau destinatarii potriviți au primit documentul. Vine cu piste de audit care ajută la monitorizarea procesului de semnătură și a modificărilor documentului.

4. Optimizarea fluxurilor de lucru de semnare

Cu asistența partenerilor de implementare Zoho pentru adoptarea Zoho Sign, companiile pot eficientiza procesele manuale care ajută la economisirea timpului și a erorilor. De exemplu, software-ul este de așa natură încât vă permite să adăugați mai mulți destinatari pentru un document, în timp ce accelerați timpul de răspuns.

Când există o comandă pe care trebuie să o urmați pentru trimiterea documentelor de semnat, se poate seta o ordine de semnare pentru destinatari. Cu ajutorul unui vizualizator de documente, se pot verifica cu ușurință documentele înainte de a le trimite.

Procesul de previzualizare vă permite să adăugați destinatari și e-mailuri. În afară de aceasta, puteți alege și să imprimați documentul și apoi să îl descărcați. Practic, procesul de interacțiune cu documentele vă permite să săriți la o anumită pagină și să vă deplasați prin câmpuri cu ajutorul opțiunii de glisare și plasare.

5. Colaborare la distanță

Utilizarea Zoho Sign oferă colaborare la distanță sub formă de diferite funcții. Este posibil ca expeditorul să adauge fie o notă publică, fie o notă privată care detaliază informațiile despre document și reduce trimiterea documentelor înainte și înapoi pentru o claritate sporită.

De asemenea, puteți seta mementouri în timp util care vă ajută să urmăriți starea documentului și să trimiteți mementouri, astfel încât procesul de semnare să poată accelera în timp util. În plus, dacă expeditorul comite o greșeală în document sau trimite documentul persoanei greșite, atunci nu este nevoie să vă faceți griji pentru că pur și simplu se poate reaminti documentul și anula procesul de semnare.

În esență, există un control complet care permite expeditorului să aprobe, să respingă sau să refuze documente așa cum dorește. Implementarea Zoho Sign face ca răspunsul să fie foarte simplu, indiferent dacă o persoană ar putea avea nevoie.

Concluzie

Zoho Sign este practic tot ceea ce poate avea nevoie o organizație pentru a finaliza procesul de semnare fără hârtie. Se poate semna, trimite și gestiona documente de oriunde și oricând dorește.

Dacă conduceți o afacere, atunci puteți face procesul de încheiere a ofertelor, trimiterea, semnarea și gestionarea documentelor ușor, contactându-vă cu parteneri experți de implementare Zoho, cum ar fi Encaptechno. Implementați remarcabilul Zoho Sign astăzi pentru a asigura semnarea documentelor fără efort, sigură și conformă legal.