Меньше ввода, больше результата: 5 новых функций повышения производительности в Gmail

Тяжело много работать. Глядя в экран с того момента, как мы просыпаемся, и до момента, когда мы ложимся спать; пьющий кофе, как будто он выходит из моды; 50- и 60-часовая рабочая неделя. Люди не созданы для того, чтобы так долго работать на полную катушку. Нам нужна помощь… нам нужен перерыв.

Может показаться, что этот список дел такой же длинный, как две ваши руки, сложенные вместе. Больно, что независимо от того, сколько работы вы делаете, кажется, что список становится все длиннее и длиннее. Но не бойтесь – свет в конце туннеля есть. Технологии постоянно развиваются, а вместе с ними и наши рабочие процессы.

Итак, пока вы просматривали кошачьи мемы, делая все возможное, чтобы избежать сроков, вырисовывающихся на вашей доске Trello, ребята из Google провели действительно продуктивный 2019 год. Они представили множество новых функций для Gmail, чтобы сделать вас более продуктивным. .

Итак, возьмите чашку горячего кофе и откиньтесь на спинку кресла — наконец-то пришло время для перерыва. Давайте поговорим о новых функциях Gmail, которые помогут вам работать эффективнее.

Новый вид на всех устройствах

В прошлом году Gmail отпраздновал свое 15-летие, предложив своим пользователям новый, более понятный интерфейс. Запущенный в январе новый дизайн привел всеми любимый почтовый клиент в соответствие с его братьями и сестрами G Suite.

Новый внешний вид был представлен на всех устройствах, поэтому каждый пользователь Gmail был в восторге. Но, к досаде автора, которому пришлось структурировать эту статью, это изменение также принесло пользователям целую кучу разных фич.

Google решил очистить Gmail, смягчив цвета, чтобы помочь вам сосредоточиться на важной для вас информации. Они также добавили уведомление для iOS и Android, чтобы сообщить вам, выглядит ли электронное письмо каким-либо образом фишинговым.

Что касается производительности, Google добавил несколько простых ярлыков, о которых вы должны знать. Это может показаться не таким уж большим, но все складывается:

1. Теперь вы можете найти ярлык для кнопок «Отменить» и « Повторить» в окне « Создать », вместо того, чтобы полагаться на команды клавиатуры.
2. Появился новый ярлык для зачеркнутого текста.

Исправить ошибку при вводе электронного письма стало проще.

Динамическая электронная почта

Динамическая электронная почта была флагманским обновлением Gmail в 2019 году. Короче говоря, динамические электронные письма поддерживают актуальность информации в сообщении. Это также позволяет пользователям выполнять такие действия, как приглашение на встречи, заполнение анкет, просмотр каталогов или ответы на комментарии, не выходя из почтового ящика.

Как получатель электронной почты, вы обязательно когда-нибудь воспользуетесь этой функцией. Как и ожидалось, он полностью интегрирован с G Suite. Таким образом, если у вас есть несколько человек, редактирующих один и тот же документ Google, каждый активный редактор получит одно уведомление по электронной почте о любых сделанных комментариях или предложениях. Если не открывать, то же электронное письмо будет обновляться по мере изменения других вещей.

Другие известные бренды включили эту функцию в свои коммуникации. Booking.com позволяет вам бронировать номер по электронной почте; Pinterest позволяет находить новые идеи и добавлять их на доски, не открывая десятки вкладок.

Как получатель, динамические электронные письма уже должны быть включены по умолчанию. Если нет, вы должны включить его, чтобы сэкономить много кликов. Если ваша компания хочет отправлять динамическую электронную почту, ей необходимо зарегистрироваться в Google.

Это был огромный прогресс для Gmail, и он может революционизировать способ общения компаний со своей клиентской базой в Интернете.

Напиши сейчас, отправь позже

Теперь вы можете писать важные электронные письма в любое время и запланировать их отправку на более позднее время или дату. Функция « Расписание » предназначена для трудоголиков среди нас, которые отправляют электронные письма в неудобное время, но нуждаются в том, чтобы их читали в удобное время.

Представьте, что все остальные из вашего офиса находятся в пабе, даже человек, которому вы хотите прочитать электронное письмо. Сейчас 10 вечера пятницы, почему бы и нет? Между тем, вы все еще отправляете электронные письма. Грустный. Вы хотите, чтобы ваша электронная почта была видна в понедельник утром, но если вы сохраните ее в черновиках, вы, вероятно, забудете о ней. Точно так же, если вы отправите его сейчас, ваше сообщение затеряется в толпе к утру понедельника.

Вот что вам нужно сделать, чтобы ваше сообщение было в центре каждого почтового ящика, в который вы его отправляете:

1. Напишите свое сообщение и список получателей.
2. Найдите раскрывающееся меню в поле « Отправить ».
3. Выберите Запланировать отправку.
4. Выберите желаемое время и дату.
5. Убедитесь, что в черном поле в левом нижнем углу указано: Отправка запланирована на [время/дата].

Забавный факт: я запланировал электронное письмо, которое я отправил, чтобы подать заявку на работу в NetHunt. Посмотри на меня сейчас!

Вздремнуть

Все приветствуют мощную кнопку повтора, которая дает нам еще 10 минут каждое утро, чтобы отвлечься от рабочего дня. Единственное, я хотел бы отложить больше вещей в жизни. Такие вещи, как мытье посуды, выгуливание собаки… разговоры со свекровью. Ребята из Google любят хорошенько поспать так же, как и все мы, поэтому в прошлом году они добавили функцию повтора в Gmail.

Эта функция является противоположностью предыдущей функции. Это на случай, если вы слишком заняты, чтобы сразу же ответить на электронное письмо, или если вы хотите потратить немного больше времени на обдумывание ответа. Нажав кнопку «Отложить», вы получите новое уведомление по электронной почте в любое время.

Вот как можно отложить электронные письма вашей свекрови в Gmail:

1. Щелкните правой кнопкой мыши письмо, которое вы хотите просмотреть позже.
2. Выберите «Отложить».
3. Выберите предустановленную дату и время или установите то, что вам подходит.

Это как утренний будильник. Если вы продолжаете откладывать это, этого никогда не было.

Дополнительные параметры правой кнопки мыши

Если вы не мой дедушка, кнопка правой кнопки мыши не является для вас чем-то новым. Он добавляет функциональность практически любой платформе, к которой вы можете получить доступ с компьютера. В 2019 году Google добавил еще больше возможностей для щелчка правой кнопкой мыши в Gmail. Теперь вы можете получить доступ к большинству вышеупомянутых функций одним нажатием кнопки.

Это дополнение полезно для всех и предлагает ярлыки для функций, о которых вы даже не подозревали, что вам нужны ярлыки. Там, где раньше вы могли найти только « Архивировать», «Отметить как (не)прочитанное» и « Удалить » в контекстном меню в папке «Входящие», вы получаете так много вариантов, что не знаете, что делать.

Давайте разберем их и узнаем, как они могут вам помочь:

1. Теперь вы можете « Ответить», «Ответить всем», «Переслать» или « Переслать как вложение» прямо из папки «Входящие», поэтому нет необходимости выходить из текущего окна, чтобы принять электронное письмо.
2. Вы можете Архивировать, Удалить, Пометить как (не)прочитанное или отложить электронное письмо, не вникая в него.
3. Добавлены функции организации, поэтому вы можете очистить свой почтовый ящик с помощью « Переместить в», «Пометить как» или « Отключить звук » несколькими простыми щелчками мыши.
4. Вы можете найти другие электронные письма от [имя] , что является отличной функцией, если вы хотите увидеть историю общения между контактом и вами.

Вы заняты - мы понимаем. Вы ленивы - мы тоже. Попробуйте некоторые из этих ярлыков, чтобы повысить продуктивность работы с Gmail. Они могут сократить время на каждый процесс, но вы знаете, что они говорят… следите за секундами, а минуты и часы присматривают за собой. Ну типа того.

Увы, если вы все еще ищете дополнительные функциональные возможности в Gmail, не ждите, пока Google предоставит их вам. Они тоже заняты.

NetHunt CRM — это совершенный автоматизированный инструмент для управления общением с клиентами. Он хранит контакты, историю общения, потенциальных клиентов и все остальное в одном месте. Он не просто интегрируется с Gmail, но и встроен в него, чтобы предлагать компаниям полный обзор для поддержания прочных отношений со своими клиентами.

Хотите проверить другие CRM Gmail? Мы собрали список из 10 лучших CRM, интегрированных с Gmail.