Как составить бюджет проекта? | #42 Начало работы с управлением проектами

Согласно отчету Project Management Institute, в 2021 году 62% проектов были завершены в рамках первоначального бюджета. Лучшим в этом рейтинге был Китай с 66%, а Европа заняла последнее место с 57%. Плохо составленные бюджеты проектов являются причиной значительной доли неудач в этом отношении. Так как же оценить затраты на проект, чтобы повысить вероятность его успеха?

Бюджет проекта – оглавление:

1. Введение
2. Что такое и из чего складывается бюджет проекта?
3. Как рассчитать стоимость проекта?
4. Инструменты и методы оценки бюджета проекта
5. Краткое содержание

Введение

Ненадлежащее выполнение проекта приводит к убыткам в размере 19 миллионов долларов на каждый миллиард инвестиций (PMI 2019), и только 34% организаций обычно или всегда завершают проекты в рамках бюджета (Wellington 2021). Чтобы узнать, как попасть в эту группу, давайте подробнее рассмотрим, что такое бюджет проекта, а также способы и инструменты его подготовки.

Что такое и из чего складывается бюджет проекта?

Бюджет проекта — это приблизительно утвержденная сумма, которую организация намерена потратить на проект. Он основан на сметных расходах по проекту и включен в бюджет всей организации.

Менеджер проекта должен включить в бюджет проекта все расходы, связанные с проектом, такие как:

• Прямые затраты – расходы, необходимые для выполнения задач, непосредственно ведущих к реализации цели проекта, т.е. материалы, затраты на рабочую силу и инструменты, оборудование и расходные материалы,
• Косвенные затраты – затраты, которые нельзя отнести непосредственно к проекту, но которые возникают в связи с его реализацией, такие как административные расходы или, например, расходы на управление проектом.
• Капитальные затраты – затраты, связанные с приобретением так называемых долгосрочных активов, таких как здания, оборудование или техника.
• Эксплуатационные расходы — периодические расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием проекта, такие как коммунальные услуги, страхование вместе с техническим обслуживанием,
• Резервы на непредвиденные расходы – средства, предназначенные для покрытия непредвиденных событий или изменений в масштабах проекта.

Как рассчитать бюджет проекта?

Прогнозируемая стоимость запланированных работ называется бюджетной стоимостью запланированных работ (BCWS) или плановой стоимостью (PV). Оба показателя обозначают сумму средств, необходимых для выполнения запланированных работ в заданный период.

Чтобы оценить бюджет проекта, Менеджер проекта должен выполнить несколько действий, чтобы получить наиболее точные расценки. Во-первых, руководитель проекта должен знать все требования проекта, такие как объем работ, сроки и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта.

Следующий шаг касается изучения рыночных цен на ресурсы и услуги, которые будут включены в проект, т. е. цен на материалы, услуги поставщиков и заработную плату проектной группы.

После получения данных о требованиях и ценах руководитель проекта может начать процесс первой детальной оценки бюджета. Однако, как только он будет завершен, он должен немедленно обсудить бюджет с командой проекта. Это обеспечит включение всех затрат и максимально реалистичный бюджет.

Более того, бюджет проекта нуждается в регулярном пересмотре и обновлении, чтобы он не выходил за рамки бюджета.

Инструменты и методы оценки бюджета проекта

При оценке бюджета проекта незаменимым инструментом является известный и популярный Microsoft Excel. Его главным преимуществом является доступность и простота использования, а также возможность выполнять множество расчетов и анализов. Недостатком, однако, является то, что Excel не имеет функции автоматического обновления бюджета в режиме реального времени.

Тем не менее, он будет хорошо работать для оценки бюджета до реализации. Для постоянного контроля расходов мы рекомендуем такие инструменты поддержки проекта, как Firmbee. Система позволяет членам команды отслеживать в режиме реального времени доходы и расходы, связанные с данным проектом.

Для составления точного бюджета можно использовать следующие методы:

1. Восходящая оценка. Этот метод включает оценку стоимости каждой проектной деятельности и суммирование их затрат для определения общей стоимости проекта. Это занимает много времени и требует детальных знаний о проектной деятельности. Однако он обеспечивает высокий уровень точности и помогает определить все необходимые затраты.
2. Параметрическая оценка. Этот метод предполагает использование статистических данных для оценки стоимости деятельности по проекту. Это намного быстрее, чем восходящая оценка, поэтому может быть полезно для оценки бюджета крупных проектов, если у организации есть источник надежных данных. Несмотря на это, он может не обеспечивать достаточного уровня точности.
3. Экспертная оценка. Третий метод предполагает использование знаний и опыта заинтересованных сторон проекта, включая руководителя проекта и членов команды, для оценки стоимости работ по проекту. Он может обеспечить высокий уровень точности, практичный для сложных проектов. Однако он опирается на опыт отдельных заинтересованных сторон, поэтому может быть предвзятым и порождать конфликты. Кроме того, трудно учитывать изменяющиеся условия ведения бизнеса, такие как инфляция или изменения в законодательстве.

Краткое содержание

Составление точного бюджета проекта требует времени и опыта. Вот почему рекомендуется попробовать различные инструменты и воспользоваться доступными методами подготовки бюджета, такими как оценка снизу вверх, параметрическая оценка или экспертная оценка.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами