วิธีใช้วงจร PDCA เพื่อเร่งเซสชันการแก้ปัญหาของทีม

วงจร PDCA เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในแนวเดียวกัน เพื่อช่วยจัดระเบียบความคิดและการกระทำ บ่อยครั้งที่มีหลายทีมที่เลิกเรียนเมื่อพวกเขาอยู่ในขั้นเริ่มต้นของการทำงานเป็นทีมและมีความรู้เพียงเล็กน้อยหรือไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับการปรับปรุงคุณภาพ นี่คือจุดที่วงจร PDCA สามารถช่วยได้

วัฏจักร PDCA ดูเหมือนจะเข้าใจง่าย แต่มีหลายชั้น ในโพสต์นี้ เราจะครอบคลุมแต่ละขั้นตอนของแผน ตรวจสอบรอบการดำเนินการ และจัดเตรียมเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อเร่งวงจร

มาดูกันว่าคุณจะใช้เทคนิคอันทรงพลังนี้เพื่อปรับปรุงเซสชันการแก้ปัญหาของทีมได้อย่างไร

PDCA คืออะไร?

วิธีที่ดีที่สุดในการอธิบายวัฏจักรคือการใช้ภาพกราฟิก วัฏจักรไหลตามเข็มนาฬิกาผ่านสี่ขั้นตอน วางแผน ทำ ตรวจสอบ และดำเนินการ และอธิบายกระบวนการที่ทีมจะปฏิบัติตามขณะศึกษากระบวนการและวางแผน ดำเนินการทดสอบ ตรวจสอบผลลัพธ์ และนำไปปฏิบัติอย่างเต็มรูปแบบ

วงจร Plan-Do-Check-Act เป็นวิธีการจัดการแบบทำซ้ำสี่ขั้นตอน สามารถใช้โดยทีมเพื่อจัดการกับปัญหาและค้นหาแนวทางแก้ไข และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ หลายองค์กรใช้แบบจำลอง PDCA เพื่อจัดระเบียบความพยายามในการปรับปรุงคุณภาพ

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องจำไว้เมื่อใช้วัฏจักร PDCA ก็คือมันเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ต่างจากกระบวนการแบบ end-to-end ดังนั้นจึงไม่มีวันสิ้นสุด ต้องทำซ้ำขั้นตอนซ้ำแล้วซ้ำอีกเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณมาถึงขั้นตอนสุดท้ายของพระราชบัญญัติแล้ว คุณต้องกลับไปที่จุดเริ่มต้นและเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง มองหาปัญหาอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงระบบการผลิตและบริการ และคุณภาพและผลผลิตเพื่อลดต้นทุนอย่างต่อเนื่อง

เป็นส่วนสำคัญของปรัชญาการผลิตแบบลีน ซึ่งนิยมใช้เป็นกรอบงานสำหรับการปรับปรุงการจัดการและการผลิตอย่างต่อเนื่อง

วัฏจักร PDCA ได้รับการพัฒนาขึ้นในปี 1930 โดยผู้เชี่ยวชาญคุณภาพ Walter Shewart ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าวงจร Shewart ต่อมานำไปใช้กับการจัดการโดย Dr. W. Edwards Deming และเป็นที่รู้จักในชื่อ Deming Cycle

ประโยชน์ของการใช้วงจร PDCA

• วิธีการแก้ปัญหาที่ให้วิธีที่รวดเร็วในการหาทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ
• หมั่นพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
• สามารถนำไปใช้ในบริษัททุกขนาดและง่ายต่อการปรับใช้และปรับใช้
• สร้างโอกาสในการตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการที่ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง
• ตรวจจับความเสี่ยงหรือปัญหาใด ๆ ได้ทันเวลาก่อนที่จะนำไปสู่การสูญเสียทางการเงิน
• เพิ่มความตระหนักของพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการและบทบาทที่พวกเขาเล่น

อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อเสียอยู่บ้าง กระบวนการ PDCA นั้นต้องการการมีส่วนร่วมของบุคคลที่รับผิดชอบทั้งหมด ซึ่งจะพิสูจน์ได้ว่าค่อนข้างยากหากพวกเขามีส่วนร่วมในโครงการอื่นๆ ด้วย นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับขั้นตอนหลายขั้นตอนตั้งแต่การวิเคราะห์ไปจนถึงการทดสอบ ดังนั้นจึงไม่ใช่เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแก้ปัญหาเร่งด่วน

เมื่อใดควรใช้แบบจำลอง Plan Do Check Act

• เพื่อดำเนินการปรับปรุงใหม่หรือเปลี่ยนแปลงโครงการ
• เมื่อออกแบบผลิตภัณฑ์ บริการ หรือกระบวนการใหม่
• เมื่อวางแผน ดำเนินการ และตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• เพื่อติดตามและแก้ไขปัญหา
• เพื่อดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• การประเมินกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะที่กำลังได้รับการแก้ไข

ในองค์กรส่วนใหญ่ มักใช้แบบจำลองเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงกระบวนการ

วิธีการใช้วงจร PDCA

วงจร PDCA มีสี่ขั้นตอน เราได้ระบุไว้ด้านล่างพร้อมกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

แผน – ระบุและวิเคราะห์ปัญหา

ขั้นตอนนี้สรุปด้วยแผนปฏิบัติการที่สามารถทดสอบได้ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องระบุปัญหาพร้อมกับกระบวนการที่ต้องปรับปรุงก่อน

1. เลือก กำหนด และอธิบายกระบวนการ เริ่มต้น สิ้นสุด ลำดับของขั้นตอนในระหว่าง สิ่งที่ทำ คนที่เกี่ยวข้อง วัสดุอุปกรณ์และทรัพยากรที่ใช้ และสภาพแวดล้อม
2. ระบุผู้เล่นหลัก ลูกค้าภายในและภายนอก ซัพพลายเออร์ เจ้าของกระบวนการ และผู้ปฏิบัติงาน
3. เข้าใจความคาดหวังของลูกค้า ระบุความต้องการเฉพาะของลูกค้าทั้งภายนอกและภายใน พวกเขาต้องการอะไร เมื่อไร ที่ไหน ในปริมาณเท่าใด ฯลฯ
4. การวิจัย; ดูข้อมูลในอดีตที่มีอยู่ในกระบวนการเพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพและระบุข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณจะต้องเข้าใจกระบวนการอย่างถูกต้อง
5. ระบุปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ ตัวอย่างเช่น อาจเกิดจากการไม่เป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้า รอบเวลานานขึ้น ขาดทรัพยากร ฯลฯ
6. ระบุสาเหตุที่แท้จริง ระดมความคิดในปัญหาเพื่อค้นหาสาเหตุหลัก
7. ค้นหาวิธีแก้ไข: พัฒนาโซลูชันที่สามารถนำไปใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ จัดลำดับความสำคัญของโซลูชันตามประสิทธิภาพ
8. พัฒนาแผนปฏิบัติการ: ระบุขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการเพื่อดำเนินการตามแผน ทรัพยากรที่คุณต้องการ ผู้รับผิดชอบ ตลอดจนกำหนดกรอบเวลา

นี่คือเครื่องมือบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ในขั้นตอนนี้

• ผังงาน/ แผนที่กระบวนการ ผังงานสามารถใช้เพื่อแสดงภาพกระบวนการและให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วของขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ เพิ่มช่องทางว่ายน้ำ และคุณยังสามารถเน้นที่แผนกหรือเจ้าของที่เกี่ยวข้อง

• แผนภาพความสัมพันธ์ เครื่องมือนี้ช่วยจัดหมวดหมู่ข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมจากการวิจัย แบบสำรวจ ผลตอบรับ การสนทนา ฯลฯ เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะสามารถเข้าใจธีมต่างๆ ในข้อมูลที่อาจเป็นประโยชน์เมื่อค้นหาวิธีแก้ไข

• แผนภาพเหตุและผล เครื่องมือนี้มีประโยชน์เมื่อคุณและทีมของคุณต้องระดมความคิดเกี่ยวกับปัญหาเพื่อระบุสาเหตุหลัก

• เมทริกซ์ความพยายามกระทบ; เมื่อจัดลำดับความสำคัญของโซลูชัน คุณสามารถใช้เมทริกซ์ความพยายามในการกระทบเพื่อจัดลำดับความสำคัญของโซลูชันตามผลกระทบที่มีและความพยายามที่จะใช้

• แผนปฏิบัติการ: ใช้สิ่งนี้เพื่อระบุและสื่อสารงานหลักอย่างรวดเร็ว บุคลากรที่จำเป็น ทรัพยากร และกรอบเวลาสำหรับแผนกับส่วนที่เหลือของทีม

ทำ – พัฒนาโซลูชันและดำเนินการตามแผน

แผนที่กำหนดไว้ในขั้นตอนแรกจะถูกนำไปทดสอบในขั้นตอนนี้

การทดลองควรดำเนินการกับลูกค้าในขนาดย่อม ในห้องปฏิบัติการ หรือในโรงงานการผลิต การใช้โครงการนำร่องขนาดเล็กเพื่อสังเกตผลลัพธ์ก่อนจะช่วยระบุข้อผิดพลาดโดยไม่ต้องแบกรับต้นทุนมหาศาลของโครงการที่ล้มเหลวทั้งหมด

การระบุมาตรการที่คุณสามารถใช้เพื่อทำความเข้าใจว่าวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณเลือกนั้นมีประสิทธิภาพเพียงใดในการกำจัดปัญหาที่ระบุนั้นมีความสำคัญเท่าเทียมกัน

ตรวจสอบ – ประเมินผลลัพธ์

ทีมงานตรวจสอบผลการทดสอบที่กำลังดำเนินการอยู่ ประสิทธิภาพของกระบวนการดีขึ้นหรือไม่? กลุ่มลูกค้าสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?

ในขณะที่คุณรวบรวมข้อมูลจากแผนการทดสอบ ให้ระบุสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผน

วิเคราะห์ข้อมูลและวัดผลลัพธ์เพื่อพิจารณาว่าโซลูชันที่เลือกสามารถนำไปใช้ในวงกว้างได้หรือไม่ หากวิธีแก้ปัญหาไม่ได้ผลอย่างที่คุณคิด คุณจะต้องวางแผนสำหรับวิธีแก้ไขปัญหาอื่นแล้วทำซ้ำขั้นตอน Do and Check อีกครั้ง

พระราชบัญญัติ – ใช้คำติชมเพื่อปรับปรุงและวางแผนใหม่

ในขั้นตอนนี้ การดำเนินการตามแผนเสร็จสมบูรณ์ ใช้การปรับปรุงที่คุณค้นพบระหว่างการทดสอบกับแผนก่อนนำไปใช้

• ให้ความรู้กับส่วนที่เหลือขององค์กรเกี่ยวกับแผนการปรับปรุงและความสำคัญของแผน
• จัดให้มีการฝึกอบรมที่จำเป็นแก่พนักงานเพื่อช่วยในการปรับเปลี่ยนบทบาทงาน
• สร้างมาตรฐานขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนใช้รูปแบบเดียวกันเมื่อดำเนินการตามขั้นตอน
• จัดให้มีกระบวนการตรวจสอบและควบคุมการดำเนินการตามกระบวนการที่แก้ไขแล้ว

ที่นี่ คุณสามารถทำโฟลว์ชาร์ตสถานะปัจจุบันของคุณใหม่อีกครั้งจากขั้นตอนที่หนึ่งเพื่อแสดงกระบวนการใหม่และปรับปรุง

พร้อมที่จะวางแผน ทำ ตรวจสอบ ลงมือทำ?

Deming Cycle หรือวงจร PDCA เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการชี้แนะกิจกรรมการปรับปรุงขององค์กร ขั้นตอนที่แสดงด้านบนนั้นค่อนข้างง่ายต่อการปฏิบัติตาม และคุณจะได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพหากคุณปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้

มีอะไรที่จะแบ่งปันกับเราแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง