วิธีสร้างฐานข้อมูลที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงานระยะไกล

โลกทุกวันนี้ไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่สำหรับการทำงานจากระยะไกล ดังนั้นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีล่าสุดกำลังพยายามทำให้กระบวนการนี้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

แต่ก่อนเราไม่เคยเห็นการทำงานระยะไกลในระดับที่สูงเช่นนี้มาก่อน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจที่ยังไม่ได้คิดที่จะย้ายไปยังแพลตฟอร์มเสมือนยังต้องเผชิญกับความท้าทายนี้

ในทำนองเดียวกัน ผู้คนที่ไม่มีพรสวรรค์ด้านเทคโนโลยีหรือไม่สนใจโลกเสมือนจริงก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องเรียนรู้และปรับตัว สิ่งนี้ทำให้สถานการณ์ทุกวันนี้ยากขึ้นไปอีก

โชคดีที่นวัตกรรมใหม่ๆ ได้สร้างแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ทำให้สำนักงานเสมือนรู้สึกคุ้นเคย ดังนั้นแม้แต่คนที่มีความท้าทายด้านเทคโนโลยีมากที่สุดก็สามารถเรียนรู้ข้อมูลเชิงลึกของสำนักงานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

ในฐานะนายจ้าง เป็นหน้าที่ของคุณในการค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม และสร้างแผนธุรกิจใหม่ที่รวมไลฟ์สไตล์ใหม่นี้เข้าไว้ด้วยกัน ธุรกิจทุกแห่งกำลังพลิกผันเพราะความระส่ำระสายในโครงสร้างเหล่านี้

สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าการมั่นใจในการตัดสินใจของคุณและการมองผ่านงานเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดเมื่อย้ายไปยังแพลตฟอร์มออนไลน์และจัดการกับความท้าทายที่จะเกิดขึ้น ซึ่งความท้าทายที่สำคัญที่สุดคือความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานของคุณ ซึ่งแปลไปสู่การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ในการบริหาร การสื่อสาร และการจัดองค์กร

เหตุผลที่ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานของคุณมีความสำคัญเป็นอันดับแรก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจส่งผลให้สูญเสียแรงจูงใจและประสิทธิภาพการทำงาน และแม้แต่ภาวะซึมเศร้า และถ้าคุณไม่สังเกตอาการเหล่านี้ ไม่เพียงแต่ธุรกิจของคุณได้รับผลกระทบเท่านั้น แต่พนักงานของคุณก็ได้รับผลกระทบเช่นกัน

การสร้างแพลตฟอร์มออนไลน์ที่เรียนรู้ได้ง่ายและใช้งานง่ายเป็นสิ่งสำคัญมาก ไม่จำเป็นต้องล้ำสมัย ตราบใดที่งานนั้นเสร็จลุล่วง และผู้คนก็สนุกกับการทำงานกับมัน

การเสริมสร้างความไว้วางใจในการตัดสินใจของคุณ และการแนะนำเซิร์ฟเวอร์ที่ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งานอาจเป็นคำตอบสำหรับวิธีสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน

แต่อะไรคือการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริงในกระบวนการบริหารจัดการเมื่อคุณย้ายข้อมูลไปยังแพลตฟอร์มออนไลน์ในฐานะบริษัท

การบริหาร

งานส่วนใหญ่ของการบริหารในบริษัทคือการเริ่มงาน การประเมิน และการติดตามพนักงาน จากสองสิ่งนี้ การเปลี่ยนแปลงหลังส่วนใหญ่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้ ราวกับว่ามีบางอย่างผิดปกติหรือไม่เข้าที่ คุณจะไม่ทันรู้ตัว เช่นเดียวกับการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จต้องใช้เวลา ความพยายาม และความอดทน

นี่คือเหตุผลที่ทุกคนในบริษัทควรส่งเสริมการสื่อสารอย่างต่อเนื่องและชัดเจน บางคนถึงกับส่งแบบสำรวจรายสัปดาห์หรือรายเดือนและจัดการประชุมที่พวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับการเมืองในที่ทำงานและความเป็นอยู่ที่ดีของกันและกันเท่านั้น

พนักงานต้องได้รับการสนับสนุนให้หันไปหาใครสักคนเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น เพราะในสถานการณ์ที่ผู้คนทำงานจากที่บ้าน การเปลี่ยนแปลงแม้เพียงน้อยนิดในชีวิตส่วนตัวของพวกเขาก็อาจส่งผลกระทบต่องานของพวกเขาโดยตรง

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนเข้าไปในสำนักงานในตอนเช้า พวกเขาเรียนรู้ที่จะทิ้งชีวิตส่วนตัวไว้ที่บ้าน พวกเขานั่งอยู่ในสำนักงาน ทำงาน และจัดการกับปัญหาส่วนตัวเมื่อกลับถึงบ้าน

แต่เมื่อบ้านเป็นที่ทำงาน โรงเรียน และทุกอย่างพร้อมๆ กัน เรื่องส่วนตัวมักจะบั่นทอนชีวิตการทำงานในที่ทำงาน นี่คือเหตุผลว่าทำไมการรู้ว่าใครมีปัญหาส่วนตัวจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพราะคุณจะสามารถเตรียมพร้อมสำหรับการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน และคุณจะสามารถช่วยเหลือพวกเขาได้

การสื่อสาร

ทุกบริษัทต้องการพื้นที่สำหรับการสื่อสารที่สามารถแยกออกจากชีวิตส่วนตัวของทุกคนได้ และเหมาะสำหรับการสื่อสารอย่างมืออาชีพที่มีประสิทธิผล ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการพื้นที่ที่คุณสามารถแชท โทรหากัน หรือเริ่มการประชุมทางวิดีโอได้อย่างง่ายดาย และยังสามารถแชร์เอกสารขนาดใหญ่ได้อีกด้วย

แอพที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดสำหรับการสื่อสารในปัจจุบันคือ Slack แอปนี้ช่วยให้ผู้คนทำงานเป็นกลุ่ม พูดคุยเป็นรายบุคคล สร้างโครงการ และอื่นๆ อีกมากมาย

นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนสามารถแสดงสถานะของตนผ่านโทรศัพท์ได้เมื่อไม่ได้ใช้งานโทรศัพท์ ทำให้ง่ายต่อการแยกตัวออกจากงานเมื่อคุณพักหรือหลังเลิกงาน

องค์กร

บางทีส่วนที่สำคัญที่สุดของการทำงานจากระยะไกลคือการเข้าถึงฐานข้อมูลที่คุณทำงานในสำนักงาน บริษัทจำนวนมากยังคงทำงานกับกระดาษและจัดระเบียบทุกอย่างบนชั้นวาง คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการจัดระเบียบด้วยมือและรู้จักชื่อลิ้นชักแต่ละลิ้นชักในสำนักงาน

ผู้ที่เคยชินกับระบบของตนมาหลายปีอาจพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่ทั้งหมด และบริษัทที่ยังคงใช้กระดาษและโฟลเดอร์อาจพบว่าเป็นการยากที่จะย้ายข้อมูลทั้งหมดนี้ไปยังซอฟต์แวร์เสมือนจริง

ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการสร้างแพลตฟอร์มที่ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง เวลาอันมีค่าอาจถูกโยนออกไปนอกหน้าต่างเมื่อพยายามเข้าถึงไฟล์ที่ไม่สามารถเข้าถึงได้หรือพยายามค้นหาบางสิ่งในโฟลเดอร์มากมาย

วิธีสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดการไฟล์อย่างมีประสิทธิภาพ (สาธิตผ่าน Zoho Workplace)

บริษัทส่วนใหญ่เริ่มใช้การแชร์บนคลาวด์เป็นวิธีอันดับหนึ่งในการจัดเก็บไฟล์ให้เป็นระเบียบและอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงได้ แพลตฟอร์มเหล่านี้เป็นสวรรค์สำหรับผู้ปฏิบัติงานทางไกล เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้จากสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ตจากทุกที่

อย่างไรก็ตาม เมื่อทั้งบริษัทเริ่มทำงานจากระยะไกล ความสามารถในการทำงานร่วมกัน แบ่งปัน และสื่อสารจะมีความซับซ้อนและมีความสำคัญมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องหาซอฟต์แวร์ที่สามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการและเข้ากันได้กับอุปกรณ์ทุกประเภท

นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากคุณไม่ต้องการลงทะเบียน (หรือแม้แต่ชำระเงิน) แอพและซอฟต์แวร์หลายตัว และให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับแต่ละอันและทุกคน สิ่งนี้จะซับซ้อนมากและเมื่อเกิดปัญหาขึ้น จะใช้เวลาแก้ไขนานกว่ามาก

นอกจากนี้ คุณต้องมีแพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับทุกคน ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์ของ Google ทุกคนรวมถึงทั้งบริษัทจำเป็นต้องมีบัญชี Google เพื่อเข้าถึงทุกสิ่ง

นอกจากนี้ เอกสารที่บันทึกและแชร์บน Excel, Word หรือ Powerpoint จะต้องแปลงเป็น Numbers, Pages และ Keynote จะถูกส่งไปยังอุปกรณ์ Apple โดยใช้ iWork

คุณต้องแน่ใจว่าทั้งบริษัทใช้เซิร์ฟเวอร์เดียวเพื่อลดปัญหาและความเข้าใจผิดในอนาคต สิ่งนี้ยังช่วยลดปัญหาทางเทคนิคให้เหลือน้อยที่สุด แต่หากเกิดปัญหาขึ้น การแก้ไขจะง่ายขึ้นเมื่อคุณทำงานบนเซิร์ฟเวอร์เดียว

มีการสร้างเซิร์ฟเวอร์ที่ชื่อว่า Zoho Workplace เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ทั้งหมด และในขณะที่มีทางเลือกที่ยอดเยี่ยมอื่น ๆ ทางเลือกนี้เป็นที่นิยมมากที่สุดในปัจจุบัน ประกอบด้วยสามองค์ประกอบ: Zoho Writer, Zoho Sheet และ Zoho Show

ตามทฤษฎีแล้ว มันเหมือนกับ Google Drive มาก แต่มีความหลากหลายมากกว่า สามารถแชร์ไปยัง Google Drive, iCloud, DropBox และแม้แต่ WordPress ในการใช้งานนั้นคล้ายกับแอปพลิเคชันของ Microsoft มาก แต่อนุญาตให้ทำงานร่วมกันเป็นชิ้น ๆ เช่นเดียวกับ Google

การนำเสนอผ่านเซิร์ฟเวอร์นี้เป็นเรื่องง่ายแม้จากระยะไกล เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้สามารถเผยแพร่และถ่ายทอดงานนำเสนอแบบเรียลไทม์ และทุกคนสามารถเข้าถึงได้

ประการสุดท้าย คุณสามารถสร้างสเปรดชีตที่น่าทึ่งได้ เนื่องจาก Zoho Sheet สามารถดึงข้อมูลพื้นฐานจากอะไรก็ได้ ตั้งแต่เมลไปจนถึงแอปอื่นๆ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างแผนภูมิวงกลมและกราฟิกอื่นๆ จากข้อมูลใดก็ได้โดยอัตโนมัติ

Zoho Workplace สาธิตทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันที่น่าทึ่งจากระยะไกล ใช้งานง่าย โปร่งใส แชร์ได้ ทำงานร่วมกัน และกระจายเสียงได้ในเซิร์ฟเวอร์เดียวเพื่อลดความเสี่ยง สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณไม่เพียงแค่กำจัดปัญหาระยะยาวเท่านั้น แต่ยังลดความเสี่ยงในการถูกแฮ็กอีกด้วย

ผู้คนต่างสนใจเซิร์ฟเวอร์เช่นนี้ และแสดงให้เห็นว่าบริษัทที่มีแผนการที่มั่นคงสำหรับกระบวนการย้ายข้อมูลนี้แทบจะไม่ลดประสิทธิภาพการทำงานเลย ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ที่ทดลองใช้เซิร์ฟเวอร์มากกว่า 2 เครื่อง หรือไม่สามารถหาเส้นทางที่ถูกต้องได้ สูญเสียโมเมนตัมที่ยากที่จะเรียกคืน

คำนึงถึงปัญหา ปัจจัย และเคล็ดลับเหล่านี้เสมอ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างรากฐานสำหรับเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือสร้างพื้นที่ทำงาน และช่วยให้พนักงานของคุณเชี่ยวชาญ