การบริหารเวลาเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ: เคล็ดลับสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

เวลาเป็นสินค้าอันล้ำค่าสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก และการเรียนรู้ที่จะใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งความเป็นอยู่ที่ดีส่วนบุคคลและความสำเร็จทางธุรกิจ เรียนรู้วิธีฝึกฝนศิลปะในการทำอะไรให้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงในการบริหารเวลาเพื่อแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทางธุรกิจ ทบทวนกลยุทธ์การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ เครื่องมือในการเพิ่มผลผลิต และวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า ปรับปรุงการดำเนินงาน ลดความเครียด และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณด้วยเวลาเหลือเฟือโดยใช้ประโยชน์สูงสุดทุกนาที

พบกับผู้เชี่ยวชาญ

การบริหารเวลาสำหรับเจ้าของธุรกิจ

เวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าและจำกัดที่สุดของเรา และในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ดูเหมือนว่าจะไม่เคยพอเลย คุณมีเวลาจำกัดในแต่ละวัน มีหมวกมากมายให้สวมและมีงานไม่รู้จบรอคุณอยู่ การบริหารเวลาสำหรับธุรกิจถือเป็นกุญแจสำคัญประการหนึ่งต่อการเติบโตและความสำเร็จของธุรกิจ เจ้าของธุรกิจจำนวนมากประสบปัญหากับการบริหารเวลา การผัดวันประกันพรุ่ง และความรู้สึกถูกครอบงำ การเป็นผู้ประกอบการอาจเป็นเส้นทางที่โดดเดี่ยว แต่ด้วยกลยุทธ์ ระบบ และกรอบความคิดที่ถูกต้อง คุณสามารถควบคุมตารางเวลาของคุณและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง ไม่ว่าจะเป็นการกลับบ้านทันเวลาเพื่อทานอาหารเย็นหรือหาเงินลงทุนสำหรับธุรกิจของคุณ การบริหารเวลาเป็นกลยุทธ์ความสำเร็จของธุรกิจขนาดเล็กที่สำคัญ และเราจะครอบคลุมวิธีการปฏิบัติจริงเพื่อประหยัดเวลาในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก

เรามาแจกแจงกลยุทธ์การจัดการเวลาสำหรับเจ้าของธุรกิจ รวมถึงการจัดลำดับความสำคัญ การหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน และการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเพื่อเพิ่มผลผลิตสูงสุด

ผู้ประกอบการทำอะไรผิดเกี่ยวกับการบริหารเวลา?

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากเข้าใจผิดเกี่ยวกับธรรมชาติของการบริหารเวลา ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการพยายามจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง การมอบหมายมักจะรู้สึกว่ามีความเสี่ยงและอาจมีความท้าทายทางการเงินในช่วงแรก แต่เมื่อคุณเริ่มเติบโต การลงทุนในความช่วยเหลือเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ งานทั่วไปในช่วงแรกที่ต้องมอบหมาย ได้แก่ การทำบัญชี การบัญชี และการตลาด

อีกประเด็นหนึ่งคือการประเมินคุณค่าของการวางแผนต่ำเกินไป เจ้าของธุรกิจที่กระตือรือร้นกับการบริหารเวลา แทนที่จะกระตือรือร้น มีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จมากกว่า เมื่อเจ้าของข้ามการวางแผนเวลาและลำดับความสำคัญ ธุรกิจของพวกเขาก็จะดำเนินไป แทนที่จะดำเนินธุรกิจไป

เพื่อจัดการกับความท้าทายเหล่านี้:

• เรียนรู้ที่จะมอบหมาย: มุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญของคุณอย่างแท้จริง และมอบหมายผู้อื่นให้กับพนักงานหรือความช่วยเหลือจากภายนอก
• วางแผนวันของคุณ: ใช้เวลา 10–15 นาทีทุกเช้าเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน กำหนดเวลาที่มีสมาธิทุ่มเทในการทำงานกับธุรกิจของคุณแทนที่จะทำในธุรกิจของคุณ ปิดหรือจำกัดการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์ของคุณเพื่อให้คุณได้รับเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น

วิธีจัดลำดับความสำคัญงานสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

คุณจะระบุสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในการใช้เวลาในธุรกิจของคุณได้อย่างไร? คุณจะเพิ่มผลผลิตในธุรกิจของคุณได้อย่างไร? การระบุงานที่สำคัญที่สุดของคุณเป็นขั้นตอนแรกในการจัดลำดับความสำคัญและสามารถนำไปสู่การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือวิธีตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าจะมุ่งความสนใจไปที่จุดใด:

1. ใช้กรอบการจัดลำดับความสำคัญ: เทคนิคเช่น Eisenhower Matrix สามารถช่วยคุณจัดหมวดหมู่งานเป็นงานเร่งด่วน สำคัญ ทั้งสองอย่าง หรือไม่ทั้งสองอย่าง เริ่มต้นด้วยงานที่เร่งด่วนและสำคัญที่สุด และพิจารณาว่างานใดที่มีมูลค่าสูงสุดแก่ธุรกิจของคุณ พิจารณาการตรวจสอบเวลาเพื่อพิจารณาว่าคุณใช้เวลาไปที่จุดใดและจุดใดที่ความสนใจของคุณมีค่าที่สุดต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ
2. บล็อกเวลาในปฏิทินของคุณ: อุทิศชั่วโมงเฉพาะให้กับงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด (หรือผลกำไร) และยึดติดกับงานเหล่านั้น ถือว่าช่วงบล็อกเหล่านี้เป็นการนัดหมายที่ไม่สามารถต่อรองได้
3. รู้ชั่วโมงการผลิตสูงสุดของคุณ: กำหนดเวลางานที่ท้าทายในช่วงเวลาที่พลังงานและโฟกัสของคุณอยู่ที่ระดับสูงสุด
4. ให้เวลาตัวเอง: เมื่อจัดตารางงานในปฏิทิน ให้เวลาตัวเองมากกว่าที่คุณคิดว่าจะต้องคำนึงถึงสิ่งรบกวนสมาธิและงานเร่งด่วนที่อาจเกิดขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาเรื่องเวลาได้

สร้างนิสัยที่ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การแจ้งเตือนเด้งขึ้นมาบนโทรศัพท์ของคุณ พนักงานของคุณโผล่เข้ามาเพื่อถามคำถาม คุณต้องกินอาหารกลางวัน ในโลกที่ไม่เคยหยุดนิ่ง มันยากที่จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ดังนั้นคุณจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญสำหรับคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจและในฐานะบุคคลได้อย่างไร นี่คือบางส่วนของผู้กระทำผิดที่ใหญ่ที่สุดและวิธีต่อสู้กับพวกเขา:

• เกินกำหนดเวลา: จัดวันของคุณด้วยการประชุมแบบติดๆ กัน ทำให้ไม่มีที่ว่างสำหรับความต้องการที่ไม่คาดคิดหรือการทำงานเชิงลึก กำหนดเวลาบัฟเฟอร์ระหว่างการประชุมหรือพิจารณากำหนดเวลาหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์เพื่อมุ่งเน้นไปที่ภาพรวมของธุรกิจและฝันถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป
• การผัดวันประกันพรุ่ง: โครงการขนาดใหญ่อาจรู้สึกท่วมท้นและทำให้เกิดการผัดวันประกันพรุ่ง แบ่งงานใหญ่ออกเป็นส่วนเล็กๆ และตั้งเป้าหมายที่เหมาะสมในการทำให้แต่ละส่วนสำเร็จ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้นและแยกส่วนโครงการใหญ่อย่างเป็นระบบ
• สิ่งรบกวนสมาธิ: ระบุสิ่งรบกวนที่พบบ่อย เช่น การแจ้งเตือนทางโทรศัพท์ อีเมล หรือการมาเยี่ยมเยียน และใช้ขอบเขต เช่น การตั้งค่า “ชั่วโมงสมาธิ” หรือการใช้แอปที่ปิดกั้นสิ่งรบกวนสมาธิ คุณยังสามารถกำหนดเวลาและจัดกลุ่มงานที่ทำให้เสียสมาธิ เช่น ตอบอีเมลเพียงสองครั้งต่อวัน เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่อง

จัดการการขัดจังหวะและการรบกวน

ไม่ว่าสิ่งรบกวนสมาธิของคุณจะเกิดขึ้นภายในหรือภายนอก สิ่งเหล่านั้นไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ในศตวรรษที่ 21 สิ่งรบกวนสมาธิอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นได้ทั้งหมด แต่คุณสามารถพยายามอย่างเต็มที่เพื่อเตรียมตัวรับมือกับสิ่งเหล่านั้น กลยุทธ์ที่แข็งแกร่งในการจัดการสิ่งรบกวนสามารถช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายของคุณได้ ก่อนที่คุณจะสร้างกลยุทธ์ในการจัดการสิ่งรบกวน คุณต้องระบุสิ่งรบกวนสมาธิและตัวกระตุ้นให้เกิดสิ่งรบกวนสมาธิ ให้ความสนใจเป็นพิเศษในช่วงเวลาที่คุณเสียสมาธิหรือถูกรบกวน เมื่อคุณรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นและเมื่อใด คุณก็สามารถเริ่มสร้างกลยุทธ์ได้

เคล็ดลับเพื่อให้เป็นไปตามแผนแม้จะมีการหยุดชะงัก:

• สร้างพื้นที่ทำงานที่ไร้สิ่งรบกวน: ปิดการแจ้งเตือน ปิดแท็บที่ไม่จำเป็น และแจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่อเวลาที่ไม่ถูกรบกวน การมีพื้นที่ทำงานเฉพาะก็ช่วยได้เช่นกัน
• กำหนดขอบเขต: สื่อสารความพร้อมของคุณกับลูกค้า พนักงาน และสมาชิกในครอบครัวอย่างชัดเจน เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณต้องทำ
• วางแผนสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด: สร้างความยืดหยุ่นให้กับตารางเวลาของคุณ เพื่อไม่ให้การหยุดชะงักเล็กน้อยหรืองานที่ใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้ไม่ทำให้ทั้งวันของคุณต้องหยุดชะงัก
• ระวังการขัดจังหวะภายใน: แม้ว่าคุณจะปิดกั้นเวลาในการเพ่งสมาธิและลดโอกาสที่จะเกิดการหยุดชะงักลง แต่สมองของคุณก็อาจมีปัญหาในการเพ่งสมาธิ การระบุสาเหตุของการขัดจังหวะภายในอาจทำได้ยากกว่า แต่เทคนิคพื้นฐานบางอย่างที่จะช่วยได้คือการเดินเล่นหรือขยับร่างกายเพื่อทำให้จิตใจปลอดโปร่ง พูดคุยกับโค้ชธุรกิจ สร้างความมั่นใจและแรงจูงใจ หรือเข้าร่วม เซสชั่นการทำงานร่วมกันเสมือนจริง

การมุ่งเน้นไม่เพียงแต่เกี่ยวกับวินัยเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการจัดสภาพแวดล้อมเพื่อสนับสนุนเป้าหมายของคุณด้วย หากเทคนิคสองสามอย่างแรกๆ ที่คุณลองใช้ไม่ได้ผล ให้ลองใช้เทคนิคต่างๆ ต่อไปจนกว่าคุณจะพบเทคนิคที่เหมาะกับคุณ

เครื่องมือบริหารจัดการเวลาที่ดีที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

เทคโนโลยีและแอพช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อคุณระบุความท้าทายหลักในการจัดการเวลาแล้ว คุณจะพบเครื่องมือหรือเทคนิคที่จะช่วยคุณได้ รวมถึงเครื่องมือการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องมือทุกอัน (เพราะตัวเครื่องมือเองอาจทำให้เสียสมาธิได้หากมันไม่มีคุณค่าจริงๆ) และเน้นเฉพาะเครื่องมือที่คุณต้องการ เครื่องมือยอดนิยมบางส่วน ได้แก่:

• แอปการจัดการโครงการ: Trello, Asana หรือ Monday.com สามารถช่วยจัดระเบียบงานและกำหนดเวลาได้
• เครื่องมือจัดกำหนดการ: Calendly สามารถปรับปรุงการจัดตารางเวลาการประชุมและ Google Calendar (หรือปฏิทินฟรีอื่น ๆ ) สามารถช่วยให้คุณจัดกำหนดการเวลาอย่างมีกลยุทธ์
• แอปโฟกัส: นอกเหนือจากเครื่องมือที่อาจติดตั้งอยู่ในโทรศัพท์ของคุณแล้ว ยังมีแอปและซอฟต์แวร์อีกมากมายที่สามารถช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานของคุณได้ คุณยังสามารถวางโทรศัพท์ไว้อีกห้องหนึ่งแล้วออกจากระบบอีเมลเพื่อให้มีสมาธิได้
• แอปเฉพาะงาน: เครื่องมือในการปรับปรุงงานเฉพาะเจาะจงยังช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เจ้าของธุรกิจจำนวนมากประสบปัญหากับการจัดการโซเชียลมีเดียและการทำบัญชี นี่เป็นสองประเด็นสำคัญที่เครื่องมือเทคโนโลยีสามารถช่วยคุณได้

การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานและให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ แต่ระวังเนื่องจากการใช้เครื่องมือที่คุณไม่ต้องการจริงๆ อาจทำให้คุณเสียเวลาไปกับงานที่สำคัญจริงๆ มากขึ้น

สร้างขอบเขตชีวิตและการทำงานที่ดี

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผลไม่ได้เป็นเพียงการสร้างประสิทธิผลในที่ทำงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก แต่ยังเกี่ยวกับการปกป้องเวลาในการชาร์จพลัง รวมถึงเวลากับครอบครัวหรือเพื่อนฝูงด้วย การทำงานตลอดเวลาโดยไม่มีขอบเขตเป็นเรื่องง่าย ซึ่งอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายและส่งผลเสียต่อคุณและธุรกิจของคุณ พิจารณาเทคนิคเช่น

• กำหนดเวลาทำงานหรือชั่วโมงส่วนตัวที่เข้มงวด: กำหนดเวลาทำงานปกติเป็นเวลาที่เหมาะกับคุณที่สุด หรือกำหนดเวลาที่ไม่ทำงานที่เข้มงวดเพื่อปกป้องสิ่งต่าง ๆ ในชีวิตส่วนตัวของคุณที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณ
• สร้างพิธีกรรมส่วนตัว: ใช้กิจวัตรและเวลาบัฟเฟอร์เพื่อเปลี่ยนระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว เพื่อให้คุณสามารถนำเสนออย่างเต็มที่ในทุกสิ่งที่คุณทำ
• ปฏิเสธเมื่อจำเป็น: เลือกรับโครงการหรือข้อผูกพันใหม่ๆ ที่ไม่สอดคล้องกับลำดับความสำคัญส่วนบุคคลหรือทางอาชีพของคุณ
• ฝึกฝนการดูแลตนเอง: ระบุสิ่งที่เติมพลังให้กับคุณและให้ความสำคัญกับการทำกิจกรรมนั้นเป็นประจำ
• สร้างทีมของคุณ: ค้นหาว่าคุณสามารถพึ่งพาใครได้บ้างทั้งในด้านส่วนตัวและด้านอาชีพเพื่อสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

การหาเวลาพักผ่อนและเติมพลังไม่ใช่เรื่องหรูหรา แต่ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกเพื่อป้องกันความเหนื่อยล้าและเพิ่มศักยภาพทางธุรกิจของคุณ

สร้างนิสัยที่ดีต่อสุขภาพ: การบริหารเวลาเพื่อการเติบโตของธุรกิจ

หากคุณสามารถปรับนิสัยใหม่ได้เพียงวิธีเดียวเพื่อประหยัดเวลาและลดความเครียด ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการวางแผน ค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณและนำไปปฏิบัติ การวางแผนอาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น:

• เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
• กำหนดลำดับความสำคัญสามอันดับแรกของคุณสำหรับวันนั้น (และอาจเป็นรายการสิ่งที่คุณตั้งใจ จะไม่ ทำในวันนี้)
• บล็อกเวลาในกำหนดการของคุณ
• สร้างแผนงานสำหรับวันของคุณ

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผลสำหรับธุรกิจไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ อย่างสม่ำเสมอสามารถนำไปสู่การปรับปรุงครั้งใหญ่ได้ มุ่งเน้นไปที่นิสัยทีละอย่าง ค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ และเฉลิมฉลองความก้าวหน้าไปพร้อมกัน การจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญและใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะทำให้คุณพร้อมสำหรับความสำเร็จและมีเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง ทั้งในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ