การจัดการเวลาในโครงการ | #43 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-03-13การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพในโครงการเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม จากการสำรวจ PMI ในปี 2021 ยังมีเพียง 55% ของโครงการเท่านั้นที่สำเร็จตามกำหนดเวลา บ่อยครั้งที่ผู้จัดการโครงการประสบปัญหาเนื่องจากตารางเวลาที่ไม่สมจริง ขาดความยืดหยุ่นหรือเครื่องมือที่ไม่เหมาะสม ท้ายที่สุดแล้ว การจัดการเวลานั้นเกี่ยวกับการวางแผน การติดตาม ตลอดจนการควบคุมเวลาของโครงการ ในขณะที่ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่ในการกำหนดเป้าหมายและกำหนดลำดับความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่างานจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
การบริหารเวลาในโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- การบริหารเวลาในโครงการคืออะไร?
- ปัญหาการบริหารเวลาในโครงการ
- วิธีการจัดการเวลาของโครงการ
- วิธีพาเรโต
- วิธีเอบีซี
- วิธีไอเซนฮาวร์
- สรุป
การแนะนำ
โครงการจำเป็นต้องเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่กำหนดตามกำหนดเวลา เพื่อไม่ให้เกิดความสูญเสียและเป็นภัยคุกคามต่อองค์กร การย้ายกำหนดเวลาทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ส่งผลกระทบต่องานอื่นๆ ในบริษัท และนำไปสู่การสะสมของงานและความซับซ้อนของโครงการที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แล้วจะจัดการเวลาในโครงการที่อยู่ในขั้นตอนการวางแผนได้อย่างไร?
การบริหารเวลาในโครงการคืออะไร?
การบริหารเวลาในโครงการเป็นเรื่องของ:
- การวางแผน,
- การตรวจสอบ และ
- การตรวจสอบระยะเวลาของงานแต่ละงานและเป้าหมายย่อยอย่างต่อเนื่อง
ผู้จัดการโครงการควรกำหนดเป้าหมายและกำหนดลำดับความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลา เพื่อจุดประสงค์นี้ ผู้จัดการโครงการควรวางแผนแต่ละขั้นตอนของโครงการอย่างรอบคอบ โดยคำนึงถึงเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละกิจกรรมและอุปสรรคที่เป็นไปได้มากที่สุดในการทำให้สำเร็จ
ปัญหาการบริหารเวลาในโครงการ
ปัญหาการจัดการเวลาที่พบบ่อยที่สุดในโครงการคือ:
- กำหนดการที่ไม่สมจริง – โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับทีมใหม่หรือในสาขาที่มีความเสี่ยงสูง การสร้างตารางเวลาที่ถูกต้องและกำหนดเหตุการณ์สำคัญที่เป็นจริงต้องอาศัยประสบการณ์และเป็นเรื่องยากมาก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะสร้างตารางเวลาระหว่างการวางแผนโครงการซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะดำเนินการในเวลาที่กำหนด
- ขาดความยืดหยุ่น – การขาดความยืดหยุ่นคือกรอบเวลาที่กำหนดอย่างรัดกุมเกินไป ไม่มีเวลาสำหรับการดำเนินการของสมาชิกในทีมใหม่ หรือการขาดแผนฉุกเฉินสำหรับการหยุดทำงานเนื่องจากขาดวัตถุดิบหรือความสนใจของตลาดที่คาดหวัง
- เครื่องมือไม่เพียงพอ – ผู้จัดการโครงการมักจะใช้เครื่องมือการจัดการเวลาที่ไม่เพียงพอ ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการประมาณระยะเวลาของงานและการอ้างอิง
วิธีการจัดการเวลาในโครงการ
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้หรือลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความล้มเหลวของโครงการ ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบวิธีการและเครื่องมือในการบริหารเวลาของโครงการอย่างใกล้ชิด: วิธี Pareto, ABC และวิธี Eisenhower
วิธีพาเรโต
Vilfredo Pareto นักวิทยาศาสตร์ชาวอิตาลีปลูกถั่วลันเตาในสวนของเขา ในการทำเช่นนี้เขาสังเกตเห็นว่าพบเมล็ดถั่วมากถึง 80% ในฝัก 20% เนื่องจากเขาสนใจเรื่องเศรษฐศาสตร์เป็นส่วนใหญ่ ในไม่ช้าเขาก็พบว่าหลักการนี้ใช้ได้กับด้านอื่นๆ ของชีวิตด้วย ตัวอย่างเช่น ในสมัยของเขา 80% ของที่ดินในอิตาลีเป็นของประชากร 20%
ในไม่ช้าก็เห็นได้ชัดว่าการประยุกต์ใช้วิธี Pareto นั้นกว้างมากโดยเฉพาะในพื้นที่ธุรกิจ ช่วยในการระบุ:
- งานที่สำคัญที่สุดในการดำเนินการในโครงการเช่นเดียวกับ
- ประเภทของงานที่มักทำให้เกิดความล่าช้า
- สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของความล่าช้า โดยไม่คำนึงถึงประเภทของงาน
วิธี Pareto อยู่บนสมมติฐานที่ว่า 20% ของกิจกรรมสร้างผลกระทบ 80% ในทางปฏิบัติ หมายความว่าเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า ผู้จัดการโครงการควรมุ่งเน้นไปที่:
- ระบุ 20% แรกของงานในโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเหล่านั้นเสร็จสิ้นก่อน
- การตรวจจับงานที่ทำให้เกิดความล่าช้าและทำความเข้าใจสาเหตุ
- กำหนดสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด 20% ของความล่าช้าและดำเนินการเพื่อกำจัดสาเหตุเหล่านั้น
วิธี Pareto มักจะแสดงภาพโดยใช้ไดอะแกรม Pareto เป็นการรวมไดอะแกรมแท่งกับไดอะแกรมเส้น โดยที่:
- ตัวอย่างเช่น บนแกน X สาเหตุของความล่าช้าจะถูกทำเครื่องหมายไว้ โดยจัดเรียงตามลำดับจากสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด
- บนแกน Y คือจำนวนครั้งที่เกิดขึ้นและเปอร์เซ็นต์ของจำนวนความล่าช้าทั้งหมด
- กราฟเส้นช่วยให้ระบุได้ง่ายว่าสาเหตุของความล่าช้าใดอยู่ใน 20 เปอร์เซ็นต์แรกที่สำคัญที่สุด
วิธีเอบีซี
วิธี ABC เกี่ยวข้องกับงานการติดฉลากตามความสำคัญ - คลาส A, B และ C งานในชั้นเรียน:
- A – เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดและต้องการความสนใจมากที่สุด
- B – มีความสำคัญแต่เร่งด่วนน้อยกว่า
- C – ไม่เกี่ยวข้องและสามารถเลื่อนออกไปได้
สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดและไม่เสียเวลาไปกับการจดจ่อกับงานที่สำคัญรองลงมา
วิธี ABC นั้นง่ายต่อการนำไปใช้และเข้าใจง่าย มีประโยชน์อย่างยิ่งในโครงการที่มีงานมากมายที่มีความสำคัญใกล้เคียงกัน
วิธีไอเซนฮาวร์
วิธีการของไอเซนฮาวร์ หรือที่เรียกว่าเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ อาจเป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของงาน เป้าหมาย และแม้แต่โครงการทั้งหมด วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งงานออกเป็นงานเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน งานสำคัญและงานไม่สำคัญ จากนั้นเน้นงานที่ทั้งงานด่วนและงานสำคัญ
โดยปกติจะมีเส้นตัดกันสองเส้นแบ่งแผ่นงานออกเป็นสี่ส่วน
ด่วน | ปรับปรุง | |
|---|---|---|
| สำคัญ | ให้ทำทันที | ที่จะมีกำหนดในเร็วๆ นี้ |
| ไม่ถูกต้อง | เพื่อมอบอำนาจหรือดำเนินการตามเวลาที่อนุญาต | ที่จะถูกปฏิเสธ |
ผู้จัดการโครงการควรพิจารณาว่างานนั้นเร่งด่วนและสำคัญ เร่งด่วนเฉพาะที่สำคัญ หรือไม่เร่งด่วนและสำคัญเลย ด้วยวิธีนี้ เราสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดและไม่ต้องเสียเวลากับงานที่ไม่ส่งผลเล็กน้อยต่อโครงการ
ในการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องอัปเดตสถานะของงานที่อยู่ในนั้นเป็นประจำ นี่เป็นเพราะบ่อยครั้งที่งานข้ามไปยังหมวดหมู่ของงานที่เร่งด่วนที่สุดในชั่วข้ามคืน
สรุป
การบริหารเวลาในโครงการส่งผลต่อคุณภาพและความสำเร็จของโครงการ ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงควรรู้จักและใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น วิธี Pareto วิธี ABC และวิธี Eisenhower และคอยอัปเดตสถานะของงานทั้งหมดในโครงการ ในการทำเช่นนี้ เขาควรสื่อสารกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องและปรับตารางเวลาเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ