SOP คืออะไร? แผนงานของเอเจนซี่ของคุณเพื่อความสม่ำเสมอและการเติบโต

การขยายขนาดเอเจนซี่ไม่ใช่เรื่องง่าย

มันเป็นไปไม่ได้ถ้าทุกสิ่งหมุนรอบตัวคุณ คุณกำลังจัดการเรื่องการขาย การดูแลพนักงาน การส่งมอบ และอื่นๆ อีกมากมาย

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องการ SOP

SOP เป็นวิธีมาตรฐานในการทำบางสิ่ง มีคำแนะนำโดยละเอียดทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงาน

เราใช้ SOP ตลอดเวลาเพื่อช่วยมอบบริการที่สม่ำเสมอและปรับขนาดได้

ด้วย SOP คุณจะสามารถมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ และมอบบริการที่ยอดเยี่ยมแบบเดียวกันนี้ให้กับลูกค้าของคุณทุกครั้ง

ในคู่มือนี้ เราจะเปิดเผยวิธีที่คุณสามารถสร้าง SOP สำหรับเอเจนซี่ของคุณ

เราจะกล่าวถึง:

• SOP คืออะไร
• เหตุใด SOP จึงมีความสำคัญสำหรับหน่วยงาน
• งานที่คุณสามารถสร้าง SOP ได้
• วิธีเขียน SOP ที่มีประสิทธิภาพ

SOP คืออะไร?

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) คือชุดคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการปฏิบัติงานหรือกระบวนการเฉพาะ เป็นรายการตรวจสอบโดยละเอียดที่ทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่ปฏิบัติงานทำในลักษณะเดียวกัน

SOP เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดและบันทึกวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ

สิ่งนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของความเข้าใจผิดหรือข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังช่วยให้เอเจนซี่ของคุณรักษาคุณภาพงานให้สม่ำเสมออีกด้วย

เหตุใดขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานจึงมีความสำคัญสำหรับหน่วยงาน?

การมีเอกสาร SOP อาจเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับเอเจนซี่ของคุณได้ นี่คือเหตุผล:

ความสม่ำเสมอ

การสรุปวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการงานช่วยให้สมาชิกในทีมบรรลุมาตรฐานระดับสูงได้อย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการสำหรับลูกค้า A หรือลูกค้า Z การดำเนินการจะดำเนินการด้วยความแม่นยำในระดับเดียวกัน

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณจ้างบุคคลภายนอกสำหรับการส่งมอบใดๆ ของคุณฟรีแลนซ์และพันธมิตรภายนอกมี หลักเกณฑ์ที่ชัดเจนในการปฏิบัติตาม

ประสิทธิภาพ

SOP ช่วยปรับปรุงกระบวนการที่ทำซ้ำๆ แทนที่จะเสียเวลาค้นหาสิ่งต่างๆ หรือทำสิ่งที่แตกต่างออกไปในแต่ละครั้ง สมาชิกในทีมของคุณมีชุดคำสั่งที่ต้องปฏิบัติตามโดยตรง

ซึ่งจะทำให้การปรับขนาดเอเจนซี่ การขยายทีม และการรับลูกค้ามากขึ้นง่ายขึ้นมาก

และหากมีคนไม่ว่างหรือลาออก การมี SOP จะลดการหยุดชะงักให้เหลือน้อยที่สุด ทีมของคุณสามารถก้าวเข้ามาและปฏิบัติงานที่พวกเขารับผิดชอบได้ตามมาตรฐานเดียวกัน

สร้าง SOP สำหรับทุกสิ่งในเอเจนซี่ของคุณ อย่าปล่อยให้ถูกแขวนคอเมื่อผู้รับเหมาหายตัวไป อย่าใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการเริ่มต้นคนใหม่

SOP

– ปิแอร์ เดอ เพรซ์ (@Pierre_dePreux) 6 กรกฎาคม 2022

การฝึกอบรมและการเริ่มต้นใช้งาน

การนำพนักงานใหม่เข้ามาทำงานอย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย

ในการสำรวจ Zippia ของผู้ออกจากงานหลังจาก 6 เดือนหรือน้อยกว่านั้น การได้รับคำแนะนำที่ชัดเจนและการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้รับการจัดอันดับให้เป็นสองสิ่งสำคัญที่สุดที่บริษัทต่างๆ สามารถทำได้เพื่อให้พนักงานใหม่อยู่ต่อ:

SOP เสนอแนวทางที่ชัดเจนและช่วยเหลือในการฝึกอบรม พนักงานใหม่สามารถเข้าใจความรับผิดชอบและสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องทำโดยไม่ต้องได้รับคำแนะนำอย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานสำหรับหน่วยงาน

มีงานที่ทีมของคุณทำเป็นประจำ เมื่อคุณได้หาวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานแล้ว คุณสามารถสร้าง SOP ได้

เมื่อคุณเข้าใจกระบวนการในธุรกิจของคุณที่ใช้ได้ผลแล้ว ให้สร้าง SOP ที่สร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการ เมื่อคุณเติบโตขึ้นสิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นกุญแจสำคัญ

– Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 กุมภาพันธ์ 2022

ต่อไปนี้คือตัวอย่าง SOP บางส่วนสำหรับกระบวนการที่สามารถกำหนดมาตรฐานได้:

การเริ่มต้นใช้งานลูกค้า

แม้ว่าลูกค้าแต่ละรายจะมีความต้องการที่แตกต่างกัน คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานได้โดยการมีขั้นตอนที่เป็นระบบ

คุณสามารถสร้าง SOP เพื่อกำหนดขอบเขตงาน การสื่อสาร สัญญา NDA และเอกสารอื่นๆ ได้ โครงสร้างพื้นฐานสำหรับการประเมิน SEO เบื้องต้นของคุณสามารถกำหนดมาตรฐานได้

ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าทุกคนจะได้รับการเริ่มต้นที่ดีเหมือนกัน

การวิจัยคำหลัก

การวิจัยคำหลักเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ใช้เวลานานที่สุดสำหรับ SEO ใดๆ คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการด้วย SOP

โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องมือที่จำเป็น วิธีใช้งาน และวิธีการตัดสินมูลค่าคำหลัก

นี่เป็นงานที่คุณสามารถจ้างบุคคลภายนอกได้ หากทีมของคุณกำลังดิ้นรนเพื่อตามให้ทัน ลองพิจารณาใช้บริการวิจัยคำหลักแบบไวท์เลเบล

SEO บนเพจ

มีองค์ประกอบต่างๆ มากมายที่คุณต้องครอบคลุมในการตรวจสอบ SEO ในหน้า

SOP สามารถจัดเตรียมรายการตรวจสอบที่ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่แท็กชื่อและคำอธิบายเมตา ไปจนถึงความสามารถในการอ่านเนื้อหาและการเชื่อมโยงภายใน

SEO นอกเพจ

การสร้างลิงค์นั้นยาก และหากคุณทำผิด ลิงก์คุณภาพต่ำอาจส่งผลเสียต่ออันดับการค้นหาของเว็บไซต์ได้

คุณสามารถสร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเพื่อช่วยทีมของคุณสร้างลิงก์ย้อนกลับที่มีคุณภาพและเกี่ยวข้อง ซึ่งอาจรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การระบุเว็บไซต์เป้าหมายและการวิเคราะห์คู่แข่งไปจนถึงการเข้าถึงบล็อกเกอร์

การตรวจสอบทางเทคนิค SEO

การตรวจสอบ SEO ทางเทคนิคอาจมีความซับซ้อน แนวทางที่เป็นระบบสามารถปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบได้ สามารถช่วยให้ทีมระบุข้อผิดพลาดทางเทคนิคที่อาจส่งผลต่อการจัดอันดับของเครื่องมือค้นหา

คุณสามารถระบุเครื่องมือที่จะใช้ สิ่งที่ต้องค้นหา และวิธีสร้างคำแนะนำด้านเทคนิค SEO

วิธีสร้าง SOP สำหรับเอเจนซี่ของคุณ

ต่อไปนี้คือวิธีสร้าง SOP ที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้สำหรับเอเจนซีของคุณ

ระบุความต้องการ

เริ่มต้นด้วยการเขียนรายการงานที่ทีมของคุณทำเป็นประจำ

คุณต้องการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการที่มีผลกระทบอย่างมากต่อความพึงพอใจของลูกค้าหรือในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง งานเหล่านี้เป็นงานที่ SOP จะเป็นประโยชน์มากที่สุด

เป็นความคิดที่ดีที่จะปรึกษาทีมของคุณ มีกระบวนการภายในใดบ้างที่พวกเขาพบว่ามีเล่ห์เหลี่ยมหรือเฉพาะเจาะจงที่พวกเขาเชื่อว่าควรมีแนวทางในการทำสิ่งต่างๆ หรือไม่?

รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนต่อไปคือการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อสร้างคำแนะนำทีละขั้นตอน

ทรัพยากรที่ดีที่สุดของคุณคือสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์ตรงในการทำงาน พวกเขาสามารถเสนอมุมมองเชิงปฏิบัติว่าอะไรได้ผลและสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสาร SOP จะขึ้นอยู่กับการปฏิบัติจริงและแก้ไขปัญหาในโลกแห่งความเป็นจริงได้

นอกจากนี้ยังควรตรวจสอบว่ามีทรัพยากรที่ไม่เป็นทางการอยู่หรือไม่ คุณอาจพบคำแนะนำชั่วคราว บันทึกย่อ และแม้แต่บันทึกช่วยจำที่สามารถเป็นรากฐานสำหรับ SOP ของคุณได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มร่าง SOP ของคุณ ให้เปรียบเทียบวิธีการปัจจุบันของคุณกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม อาจมีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการปฏิบัติงาน

โครงสร้าง สปส

การใช้รูปแบบ SOP เดียวกันทำให้กระบวนการสร้างง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมติดตาม SOP ใหม่ที่พวกเขาได้รับได้ง่ายขึ้น โดยพวกเขารู้ว่าจะต้องคาดหวังอะไร

ต่อไปนี้เป็นวิธีจัดโครงสร้างเทมเพลต SOP ของคุณ:

ชื่อ

ชื่อที่ชัดเจนและสื่อความหมายช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจสิ่งที่ SOP ครอบคลุมได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น หาก SOP ให้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการวิจัยคำหลักทั้งหมด คุณอาจตั้งชื่อว่า “ขั้นตอนการค้นหาและการวิเคราะห์คำหลัก”

วัตถุประสงค์

อธิบายโดยย่อว่าเหตุใด SOP จึงจำเป็น เป้าหมายคือเพื่อแสดงให้สมาชิกในทีมเห็นว่าเหตุใดพวกเขาจึงควรใช้มัน

อธิบายผลกระทบที่คุณต้องการให้ SOP มี และจะช่วยทีมของคุณในความรับผิดชอบได้อย่างไร

ขอบเขต

กำหนดว่าควรใช้ SOP เมื่อใด สมาชิกในทีมควรดูคำแนะนำเมื่อใด

สำหรับการวิจัยคำหลัก ขอบเขตอาจเป็น “ใช้ได้กับกลยุทธ์เนื้อหาลูกค้าใหม่ทั้งหมดและเมื่อปรับเนื้อหาที่มีอยู่ให้เหมาะสม”

ขั้นตอน

นี่คือหัวใจสำคัญของ SOP ควรให้รายละเอียดกระบวนการทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ

สรุปแต่ละขั้นตอนตามลำดับตรรกะ

สำหรับการวิจัยคำหลัก คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการกำหนดกลุ่มเฉพาะของลูกค้า จากนั้นสร้างรายการคำหลักเริ่มต้น โดยใช้เครื่องมือ SEO วิเคราะห์ปริมาณการค้นหาและการแข่งขัน และอื่นๆ

หน้าที่และความรับผิดชอบ

ชี้แจงว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน คนหนึ่งอาจดำเนินการพูดคุย ในขณะที่คนอื่นๆ จะต้องได้รับข้อมูลจากสมาชิกในทีมหลายคน

ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญด้าน SEO รุ่นเยาว์อาจจัดการการวิจัยคำหลักเบื้องต้น โดยมีนักวิเคราะห์อาวุโสยืนยันการเลือกคำหลักขั้นสุดท้าย

เครื่องมือและทรัพยากร

ระบุเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น ซึ่งอาจรวมถึงเทมเพลตเอเจนซี่ภายในและเครื่องมือของบุคคลที่สาม

เขียน SOP

ขั้นตอนต่อไปคือการรื้อโครงสร้างออก

สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ถ้อยคำสามารถนำไปใช้ได้จริงและเข้าใจง่าย หากมีตัวย่อหรือคำศัพท์ SEO ที่ทุกคนในทีมของคุณอาจไม่รู้ ให้ระบุคำจำกัดความสั้นๆ

คุณสามารถทำให้คำแนะนำชัดเจนยิ่งขึ้นโดยการเพิ่มภาพ ตัวอย่างเช่น ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบจะมีประโยชน์หาก SOP ของคุณครอบคลุมโดยใช้เครื่องมืออย่าง Semrush หรือ Ahrefs

ผังงานสามารถทำงานได้ดีมากสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การตรวจสอบ SEO ทางเทคนิค คุณสามารถอธิบายกระบวนการและวิธีที่แต่ละขั้นตอนไปสู่ขั้นตอนถัดไปได้

Joe Davies CEO ของเรามีกระบวนการที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้าง SOP อัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการสร้าง SOP ที่เชื่อถือได้ อีกทั้งคุณยังสามารถรวมวิดีโอที่คุณทำตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อช่วยให้ทุกอย่างชัดเจนจริงๆ

SOP 60 วินาที

SOP เป็นสิ่งที่ฉุดรั้ง แต่พวกเขาจะเปลี่ยนแปลงเกมอย่างจริงจังหากคุณขยายขนาด

วิธีนี้ทำให้การสร้าง SOP รวดเร็วเป็นพิเศษและน่าติดตาม

ฉันรับประกันว่าคุณจะใช้มัน pic.twitter.com/iwxrisvN0r

– โจ เดวีส์ (@fatjoedavies) 24 พฤษภาคม 2023

เมื่อคุณสร้าง SOP สำหรับกระบวนการภายในแล้ว คุณสามารถนำไปใช้ใหม่ให้เป็นคำแนะนำ บทช่วยสอน และโพสต์บล็อกที่ยอดเยี่ยมได้ เนื้อหาที่สามารถดำเนินการได้ประเภทนี้ใช้งานได้ดีเป็นแม่เหล็กดึงดูดตะกั่ว

สร้าง SOP สำหรับเอเจนซี่ของคุณ

จากนั้นจึงแปลงเป็นเนื้อหา:

- คำแนะนำโดยละเอียด
-กระทู้
-วิดีโอ
-รายการ

คุณมีเนื้อหาที่มีอยู่มากกว่าที่คุณคิด

– ไรอัน (@RyanMSchnitzler) 14 มกราคม 2023

ทบทวน SOP

เมื่อคุณร่างฉบับแรกเสร็จแล้ว ให้แชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ความคิดเห็นของพวกเขาสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ละทิ้งรายละเอียดที่สำคัญใดๆ

ก่อนที่คุณจะเผยแพร่ SOP ให้ทดสอบกับบุคคลที่ไม่คุ้นเคยกับงานก่อน ดูว่าพวกเขาประสบปัญหาหรือติดขัดหรือไม่

ซึ่งสามารถเปิดเผยขั้นตอนใดๆ ที่ต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมหรือหากมีสิ่งใดขาดหายไป

สัปดาห์นี้ในที่สุดฉันก็เริ่มมอบหมายตัวแทนในเอเจนซี่ใหม่ของฉัน

ฉันเรียนรู้อะไร?

กระบวนการของฉันไม่ได้ติดกระดุมอย่างที่คิด

วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุง SOP ของคุณคือการเริ่มส่งต่อให้กับผู้อื่น ช่องว่างและข้อผิดพลาดปรากฏชัดแจ้งอย่างรวดเร็วจริง ๆ

– เชนมาร์ติน (@Shane___Martin) 12 มิถุนายน 2566

รีวิวประจำ

การนำ SOP ไปใช้ไม่ใช่แค่การร่างเอกสารและดำเนินการต่อไป

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดมีวิวัฒนาการ เอเจนซี่ของคุณอาจเริ่มใช้เครื่องมือใหม่ๆ และวิธีการทำงานร่วมกันในทีมอาจเปลี่ยนไป

SOP ที่ล้าสมัยอาจทำให้เสียเวลาและทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์

กำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่า SOP ของคุณให้คำแนะนำที่ถูกต้อง และช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้ดีที่สุด

ปรับขนาดหน่วยงานของคุณด้วย SOP

หากไม่มีกระบวนการที่มีโครงสร้าง การเติบโตของหน่วยงานอาจกลายเป็นเรื่องวุ่นวายได้อย่างรวดเร็ว

SOP ช่วยให้คุณส่งมอบคุณภาพที่สม่ำเสมอ เมื่อคุณขยายและรับมือกับลูกค้าในวงกว้างขึ้น ทีมของคุณก็มีทรัพยากรที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จ

และถ้าคุณลาหยุดงานเอเจนซี่เป็นเวลาสองสัปดาห์ กล่องจดหมายของคุณจะไม่เต็มไปด้วยข้อความ “HELP!” อีเมลเมื่อคุณกลับมา