您的資料健康狀況如何？

已發表: 2023-11-27

診斷：盲目的東西

我和我的妻子評論了「東西失明」——「看不到」我們留在房子周圍的東西的能力。無論她坐在哪裡，她都沒有註意到她會拿出鬆緊髮帶。當我把鉗子或螺絲起子放在櫃檯上時，我沒有註意到。也許我們每個人都剛剛習慣了那個東西的無所不在，或者也許內心的某個聲音告訴我們，我們很快就會再次需要它，那麼為什麼要把它收起來呢？不管出於什麼原因，每個人都沒有意識到那個東西在那裡有問題。

同樣，我們的許多客戶帶著他們自己版本的盲目性來找我們，只不過這一切都與他們的數據有關。他們拼湊出一系列存在許多問題的姓名、地址、筆記、發票和其他數據，但他們看不到眼皮底下的情況。這並不是說我們的客戶本質上是亂七八糟的人，也不是說他們不關心數據的品質；而是說他們不關心數據的品質。只是他們不再看到以無組織或不完整的方式做事的陷阱。

作為顧問，我們的工作就是解決所有這些問題。首先要了解事情最初是如何發展成這樣的。以下是我們正在尋找的一些東西。

變老很糟糕

數據幾乎一輸入就會過時。人們搬家、更換辦公室、取得新的電話號碼、更改姓氏。百分之零的人覺得有義務讓你知道這件事。更糟的是，他們不記得自己告訴過誰，沒有告訴過誰，所以三個月前與你做生意的伊麗莎白·卡西亞諾現在變成了伊麗莎白·卡西亞諾-布萊特利。或者，可能是伊莉莎白·布萊特利。告訴你吧，你想辦法在她等電話的時候找到她。或者，也許創建新的聯絡人記錄並丟失舊的單一版本伊麗莎白的所有歷史記錄會更容易。很誘人，但下次她打電話時卻很混亂。

一致性不是關鍵

大多數應用程式對搜尋字詞都非常具體。對程式設計師來說，建構「模糊邏輯」是一項極為複雜的任務。意思是「麥金利大街」。與「麥金利大道」不同。將其中一個作為一個整體輸入，您將找不到另一個。另一個常見問題資料類型是電話號碼 - 有些人喜歡輸入 (xxx) xxx-xxxx，而其他人則喜歡輸入 xxx-xxx-xxxx，如果是藝術類型，甚至喜歡輸入 xxx.xxx.xxxx。根據我的經驗，雖然可以做到，但要教導和執行一套讓人們記住這類事情的規則是很困難的。稍後會詳細介紹這一點。

只要把它放在任何地方

當您有兩個電話號碼和一個電話號碼欄位時該怎麼辦？當然，把第二個放在任何可以的地方。註解字段？當然。電子郵件地址欄位？為什麼不呢，反正我也沒有他的電子郵件地址。人們一定能找到它，對嗎？正確的？你好？這一切都很有趣，直到您需要透過該電話號碼進行搜索，然後您就遇到了真正的問題。

明辨是非

如果您使用許多應用程式來完成任務（例如 Excel、Airtable 和 QuickBooks），則必須多次輸入資訊。姓名、地址、工作狀態資訊、零件清單—任何對您的業務至關重要的資訊。假設您的一家企業有兩個不同的地址，並且您知道它只有一個位置。哪個是對的？您可能會在資料之上疊加一些線索或流程來幫助解決此問題。或者你可能不會。如果您儲存相同資料的所有位置都會自動追蹤該訊息，那麼修改日期總是有幫助的。如果其中一個沒有，您就不知道哪個版本是最新的。這是一個潛在代價高昂的問題，可能導致訂單履行不正確、錯過最後期限等。更糟的是，這種情況很常見。此問題的另一種表現方式是，當使用者為某件事輸入多個記錄（人員、位置、訂單、庫存）時，可能很難知道哪一個是正確的或最新的版本。

預後：20-20 視力

這個消息是個好消息。像我這樣的資深開發人員不僅在修復上述不良數據方面經驗豐富，而且我們更擅長建立乾淨、整合的環境，以便在數據健康時容納它。以下是健康資料儲存的關鍵。

在一個正確建構的業務系統中，每個資料只有一個儲存位置。座右銘是“一次進入，多次使用”。換句話說，每個客戶應該只有一個客戶記錄。客戶的姓名、地址、電話號碼等的儲存方式應允許它們出現在任何需要的地方，但僅作為參考，而不是作為兩個不同部分中潛在衝突的資訊。系統。

使用允許結果變化的強大搜尋工具，確保可以輕鬆找到數據。您應該毫不懷疑，搜尋將為您提供關於該記錄是否存在以及是否正確的明確答案。找到它後，您應該能夠輕鬆編輯數據，使用戶能夠保持所有內容最新且準確。

數據應該考慮到某些事物可能存在不只一種的可能性。一個典型的例子是擁有多個電話號碼或多個電子郵件地址的人。我們設計的每個系統都允許無限制地輸入此類數據，以避免「把它放在任何地方」的心態。

資料輸入應該使遵守規則變得容易。如果您始終希望 10 位美國電話號碼遵循 (xxx) xxx-xxxx 格式，我們將為您格式化它們，無論您如何輸入。沒有人需要記住它應該如何完成——它是有效的。

仔細跟踪修改。一個好的業務系統應該有一個稽核日誌來追蹤記錄的變更（更改了什麼、誰更改以及何時更改）。當試圖確定記錄是否是最新的時，這非常有幫助。

消除對獨立應用程式叢集的需求。您應該能夠透過一個精心構建的業務系統來完成您需要的一切，該系統是為滿足您的所有需求而量身定制的。您可能還擁有一個最喜歡或需要使用的會計系統，但可以將其整合以與業務系統共享訊息，以便兩者緊密整合並始終同步。

展望未來

在如上所述的舊系統之間遷移資料通常會在開發過程的後期進行。當我們為您建立新應用程式時，我們會非常仔細地進行規劃，以滿足您公司或組織的獨特需求。我們的願景是看到您的新業務系統的端點，並可以幫助您順利實現更好、更實用、更節省收入的做事方式。