دليل شامل حول صياغة خطة تدريب الموظفين

إذا كنت صاحب عمل ، فمن المحتمل أنك تدرك أن النجاح التجاري يدور حول الموازنة بين الحاجة إلى زيادة إنتاجية القوى العاملة لديك ومتطلبات الموظفين الفرديين.

إن زيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى ليس بالضرورة أمرًا مباشرًا أو يمكن قياسه بسهولة أيضًا. لكن هناك بالتأكيد عدد من الأدوات والعمليات التي يمكن أن تساعد. يمكن أن تكون هذه حلولًا قائمة على التكنولوجيا ، مثل استخدام تكنولوجيا القوى العاملة الآلية ، أو حلول تنظيمية أكثر ، مثل تصميم برامج تعليم الموظفين.

ستعتمد معظم الشركات على شكل من أشكال مخطط التدريب للتأكد من أن كل موظف مجهز بشكل أفضل بالمهارات والمعرفة المناسبة لأداء وظيفته. إليك دليلنا الإرشادي لمساعدتك في تصميم واحد لشركتك.

ما هي خطة تدريب الموظفين؟

إن إدارة التدريب والتطوير المهني المستمر لمتعلمي الشركة يصبح حتمًا أكثر تعقيدًا بالنسبة للشركات التي لديها الكثير من الموظفين. لا شك أن التدريب في قسم المحاسبة سيبدو مختلفًا تمامًا عن التدريب في قسم التسويق.

يعد إنشاء خطة تدريب لكل موظف مصممة خصيصًا لاحتياجاتهم الفردية مع الاستمرار في الالتزام بالمعايير المهمة على مستوى الشركة هو أفضل طريقة وأكثرها فعالية للتأكد من حصول الجميع على التدريب الذي يحتاجون إليه.

يجب أن تكون خطط التدريب سهلة الوصول لكل من المتدربين والإدارة ، بحيث يمكن للجميع الحصول على صورة لتقدم الموظف.

بالنسبة لأولئك الذين يتم تدريبهم ، ستساعدهم خارطة طريق واضحة على متابعة المهام ومعرفة ما هو متوقع منهم. بالنسبة لأولئك الذين يشرفون على التدريب ، تساعد الخطط الجيدة في تتبع التقدم الفردي ومهارات القوة العاملة في شركتك بالكامل.

مصدر

تصميم مخطط التدريب الخاص بك

عند صياغة خطط تدريب الموظفين ، هناك خمسة أشياء رئيسية ستحتاج إلى وضعها في الاعتبار.

1. دمج احتياجات العمل في خطة التدريب الخاصة بك

إن السؤال حول ما يحتاجه عملك من موظف معين سيكون له علاقة كبيرة بمسمى وظيفته ، ولماذا تم إنشاء دوره في المقام الأول. يجب أن يكون تحديد ما هو مطلوب من الموظف هو الجزء الأول من أي خطة تدريب ، حيث إنه الهدف النهائي لجميع التدريبات.

الصناعة التي يعمل بها عملك هي عامل رئيسي آخر يجب أخذه في الاعتبار. ستكون احتياجات العلامة التجارية التقنية مختلفة تمامًا عن احتياجات علامة تجارية للأزياء ، على سبيل المثال.

عادةً ما تستخدم معظم الشركات فترة توجيه لمساعدة الموظفين الجدد على التعود على السرعة. تميل عملية التدريب هذه إلى أن تكون موحدة ، ما لم يكن للموظف دور تقني ، وفي هذه الحالة ستكون فترة التدريب عادةً أطول

على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين مدير مشروع جديد ، فإن أحد الأشياء الأولى التي تريد القيام بها هو التأكد من أنهم يفهمون ويمكنهم استخدام أي أدوات جدولة وتخطيط مشروع يحتاجون إليها.

عندما يتعلق الأمر بتطوير مهارات الموظفين الموجودين مسبقًا ، فإن دمج احتياجات العمل في خطط التدريب هو مسألة وزن موارد التدريب المتاحة مقابل مجالات معينة تفتقر فيها إلى مهارات عملك.

2. تصميم خطة لاحتياجات موظفيك الشخصية

بالإضافة إلى فهم احتياجات عملك ، يجب أن تراعي خطة تدريب الموظفين أيضًا الاحتياجات الشخصية للموظف الفردي.

أفضل طريقة للقيام بذلك هي إشراك موظفيك في تصميم خطط التدريب الخاصة بهم. لدى معظم الموظفين فكرة عن أفضل طريقة للتعلم ، لذلك ستعمل على تحسين سرعة وفعالية التدريب لإشراكهم منذ البداية.

من خلال الدردشة مع كل موظف حول أسلوب التعلم والأهداف المهنية ، يمكنك إجراء أي تعديلات ضرورية على الخطة لتلبية احتياجات الموظفين.

مصدر

قد تكون هذه الاحتياجات فنية. قد يقول أحد الموظفين إنه يواجه مشكلة في تشغيل اختيار شركتك لبرامج اجتماعات مجانية عبر الإنترنت ، على سبيل المثال. إذا كان هذا هو الحال ، يمكن إدراج تعليمات محددة للأدوات اللازمة في خطة التدريب الخاصة بهم.

قد تكون الاحتياجات الشخصية للموظفين أيضًا احتياجات هيكلية. سيكون لدى العاملين بدوام جزئي وقت أقل للتدريب من العاملين بدوام كامل. إذا كان مخطط التدريب المهني الخاص بك يتضمن برنامجًا توجيهيًا ، فإن مطابقة الموجهين مع المتدربين يعد أيضًا جانبًا مهمًا يجب مراعاته.

3. تحديد أهداف التدريب لكل خطة

بمجرد تحديد الغرض من التدريب ، يمكن استخدام احتياجات العمل والاحتياجات الشخصية لتحديد أهداف التدريب المحددة.

الأهداف الأكثر شيوعًا هي تحسين المهارات الضرورية. ما هي تختلف من عمل إلى عمل ومن دور إلى دور. بالنسبة لمتاجر Shopify ، سيحتاج مطورو الويب والمصممين إلى تعلم مداخل وعموم منصة Shopify ، وسيحتاج تدريبهم إلى مواكبة هذا النظام.

ومع ذلك ، في نفس العمل ، قد لا يحتاج موردو المنتجات إلى هذه المهارات. من المرجح أن يغطي تدريبهم إدارة سلسلة التوريد ، والتي لن يحتاج المطورون إلى الاهتمام بها.

من المهم إنشاء ترتيب واضح في خطط التدريب الذي ينقل أولوية أهداف التعلم المختلفة لموظفيك. المعنى ببساطة ؛ ما هي أهداف عناصر التدريب التي يجب التركيز عليها أولاً.

من المرجح أن يتم تقسيم خطط التدريب الأكثر شمولاً التي يتم تنفيذها على المدى الطويل إلى وحدات ودورات. نظرًا لأنه من المحتمل أن ترتبط هذه ببعضها البعض ، تأكد من أن الترتيب الذي تم إكمالها به يسمح للمتعلمين ببناء معارفهم بشكل تراكمي. ابدأ بأسس قوية وقيادة إلى أهداف تدريب أكثر تقدمًا عند الاقتضاء.

في حين أنه من المهم هيكلة مسارات التعلم بترتيب منطقي ، فإن التركيز المفرط على موضوع واحد في وقت واحد يمكن أن يؤدي إلى زيادة تحميل المعلومات. تجنب ذلك عن طريق الخلط بين ترتيب المتعلمين لإكمال أهدافهم ، ومنحهم الوقت لهضم المواد من أجزاء أخرى من تدريبهم قبل العودة إلى الموضوع.

مصدر

4. إيجاد وتتبع مقاييس النجاح

كيف تعرف ما إذا كانت خطط تدريب الموظفين لديك تعمل؟ بالنسبة لخطط تدريب الموظفين الجدد وخطط التأهيل ، من الشائع قياس التقدم في اختبارات واختبارات نهاية الوحدة. إذا اجتاز الموظفون الجدد الاختبارات وأظهروا المهارات التي تعلموها ، فهذه علامة على أن البرنامج التدريبي فعال.

بالنسبة للتطوير المهني المستمر ، يمكن أن تلعب اختبارات التدريب دورًا أيضًا ، ولكنك ستحتاج أيضًا إلى تتبع أداء العامل اليومي. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكل دور.

ستختلف مؤشرات الأداء الرئيسية بالطبع من دور إلى آخر. من المرجح أن يقوم الموظف المسؤول عن إدارة تنفيذ الطلبات بقياس أدائه من خلال معدل وكفاءة تنفيذ الطلبات. إذا زادت النسبة المئوية للطلبات التي يتم الوفاء بها ، بعد التدريب ، أو انخفض متوسط ​​الوقت اللازم لإكمال الطلب ، فهذه علامة على أن التدريب قد نجح.

في حالة إدارة المخزون ، من ناحية أخرى ، قد تختلف مؤشرات الأداء الرئيسية. يمكن تقييم الموظفين في هذا المجال من عملك بشكل أفضل من خلال قياس مدى انتظام المخزون أو الهدر الموجود في المستودع. ستكون هذه الأشياء مهمة بالنسبة لهم لأنها تتأثر بشكل مباشر بأدائهم ، وكذلك كيفية قياس نجاحهم.

5. إنشاء آلية التغذية الراجعة

التعليقات ليست مجرد إجراء مراجعة لشركات التجارة الإلكترونية التي تبيع على أمازون ، بل هي جزء حيوي من أي عملية تدريب. عندما نتلقى التعليقات ، فإنه يسمح لنا بمعرفة أين قمنا بعمل جيد والمجالات التي نحتاج إلى التحسين فيها.
يمكن أن تكون طريقة تقديم التعليقات هي الفرق بين مخطط التدريب الداعم الذي يشجع الموظفين على التحسين ، والآخر الذي يولد الاستياء ويولد جوًا مهنيًا سامًا.

مصدر

لتحفيز جميع العمال ، يجب أن تكون التعليقات إيجابية بشكل عام. يمكن استخدام التعليقات المستندة إلى درجات الاختبار لإنشاء بعض المنافسة الصحية بين الزملاء ، ولكن من المهم التأكد من أن أولئك الذين لم يحققوا أعلى الدرجات لا يشعرون بأنهم خسروا بأي شكل من الأشكال.

حتى نتيجة الاختبار السيئة يمكن أن تكون نتيجة جيدة لبرنامج تدريبي ، لأنها تسلط الضوء على الصعوبات التي قد يواجهها الموظف. بمجرد تسليط الضوء ، يمكن ترتيب مزيد من التدريب ، أو إذا لاحظ العديد من الموظفين النتائج السيئة ، فقد يكون ذلك علامة على أن البرنامج بحاجة إلى التحسين.

إذا كان فريقك يعمل عن بُعد ، فمن المهم جدًا تقديم ملاحظات مفصلة. لكن تجنب إرسال تقارير التعليقات دون أي شكل من أشكال التواصل وجهًا لوجه لاستكمالها. تأكد من أنك تولي اهتمامًا وثيقًا لاستجابات موظفيك والاستماع إلى أي مخاوف قد تكون لديهم.

أخيرًا ، ضع في اعتبارك دائمًا أن التعليقات يجب أن تكون عملية دائرية. يجب أن يتلقى الموظفون التغذية الراجعة من طاقم التدريب ، والذين يجب أن يتلقوا بدورهم تعليقات من المتدربين.

نمو ثابت ومستمر للموظفين

يمكن لأي نظام لتدريب القوى العاملة لديك الاستفادة من وجود خطط تدريب فعالة للموظفين. يجب أن يكون فريق التدريب الداخلي مسؤولاً عن إنشاء وتنفيذ هذه العناصر بحيث يكون التدريب متاحًا للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

بدلاً من مجرد دورة إلزامية يجب على الموظفين الجدد في عملك إكمالها ، فكر في خطط التدريب كأداة وظيفية مفيدة يمكن تطبيقها بعدة طرق مختلفة للموظفين على جميع المستويات.

مصدر

من الأفضل التفكير في التدريب كسلاح تجاري ذي شقين. من ناحية أخرى ، يعد جانبًا مهمًا من جوانب العمليات التجارية يمكن أن يعزز كفاءة وإنتاجية القوى العاملة لديك. من ناحية أخرى ، يعد استثمارًا مفيدًا في التطوير المهني طويل الأجل لموظفيك والذي سيساعدهم على النمو الوظيفي ويقودهم إلى رضاء وظيفي أكبر.

في النهاية ، الموظفون السعداء والمشاركون سيزيدون من معدل الاحتفاظ بالموظفين لديك ويساهمون في ثقافة عمل صحية تفيد الجميع. مع وضع ذلك في الاعتبار ، ضع في اعتبارك تقديم أو تعديل خطط تدريب الموظفين اليوم.