كيف تستعد لاجتماع مجلس الإدارة للتأكد من سحقه

معظم اجتماعات مجلس الإدارة عبارة عن تحديثات إدارية لا تنجز سوى القليل جدًا بخلاف إبلاغ أعضاء مجلس الإدارة عن أداء الشركة منذ آخر اجتماع لمجلس الإدارة.

هذه بالتأكيد إحدى وظائف كل لوحة ، ولكن إذا كان مجلس إدارتك هو "ثقة عقلك" والأشخاص الذين يمكنك الاستعانة بهم كمجلس صوت لمساعدتك في اتخاذ أصعب القرارات في شركتك ، وإذا كانت المجموعة الوحيدة المطلعة حقًا على سرية معلوماتك المعلومات وخياراتك الصعبة ، فمن العار إذا لم تحصل على المزيد من القيمة.

من الصحيح أيضًا أنه ستكون هناك لحظات صعبة في رحلة شركتك حيث تريد أن تكون قادرًا على حمل الأشخاص وراء القرارات الصعبة التي تريدها. عندما يقوم الناس بحل المشكلات معك ، فإنهم يشتركون أكثر لأنهم جزء من الحل. إذا تلقوا تحديثات فقط ، فلا تتوقع أن يتم اقتراؤهم في قرارات صعبة عندما يكون لديك اجتماع مجلس الإدارة حتمًا حيث الأخبار ليست إيجابية.

إذا اشتركت في الحجة القائلة بأن مجلسًا قويًا يمكن أن يساعدك بالفعل ، فسوف يوضح هذا المنشور كيفية مساعدتك في عقد اجتماعات أكثر إنتاجية من خلال التحضير بشكل صحيح مسبقًا.

كيف يعمل معظم الإعداد لاجتماعات مجلس الإدارة

لقد كنت جالسًا في مجالس التكنولوجيا لمدة عقدين من الزمن ، لذلك لدي بعض الخبرة فيما يحدث. ما يلي هو سرد ولكن إذا كان لديك الكثير من الخبرة باللوحة ، أعتقد أن هذا سيبدو مألوفًا للغاية.

• يتم تحديد موعد اجتماع مجلس الإدارة
• لا أحد يفكر كثيرًا في الأمر إلا قبل أسبوع أو أسبوعين
• فريق الإدارة لديه تدافع في اللحظة الأخيرة لجمع المواد معًا
• تركز الإدارة بشكل كبير على عملها اليومي المتمثل في… العملاء الفائزين ، والتوقيع على biz dev ، وشحن المنتج ... لذا فإن هذا الإعداد هو "تدريب على الحرائق" في اللحظة الأخيرة وينظر إليه على أنه إلهاء بسيط. إذا تم الاستطلاع قبل أسبوع من اجتماع مجلس الإدارة ، فسيقول عدد كبير من المؤسسين ، "أتمنى أن نؤجل هذا الاجتماع لأسبوعين" أو "يمكنني فعلاً فعل ذلك دون عقد اجتماع مجلس الإدارة هذا على الإطلاق."
• وصول طاقم الإدارة والشؤون المالية في الليلة السابقة للاجتماع. يصل المستثمرون الذين يسافرون إلى فنادقهم في وقت متأخر من الليل. قرروا الاستيقاظ مبكرًا لقراءة المواد. قاموا بمسحها ضوئيًا بسرعة قبل الإفطار. يتم إعادة توجيههم بالأرقام حتى لا يفاجأوا في الاجتماع. يقوم أعضاء مجلس المدينة أيضًا بمسحها ضوئيًا فقط لأنهم أيضًا لديهم اجتماعات صباحية قبل بدء اجتماع مجلس الإدارة. قلة قليلة من الناس تظهر لديهم إحساس قوي بـ "ما يجب أن نفعله" أو يكونون مستعدين للانخراط في محادثة مثمرة
• تم إعداد البيانات المالية من قبل نائب الرئيس للشؤون المالية / المدير المالي. تم إنتاج السطح نفسه بواسطة لجنة مكونة من قائد فريق وظيفي طُلب منهم عمل 5-7 شرائح لكل تحديث. هناك الكثير من الصفحات. اجتاز اختبار الوزن. لن يقرأ أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة المجموعة بأكملها ويفكر مليًا فيها ولا يمكن لأي فريق الاطلاع على العرض التقديمي بأكمله في الاجتماع. لذا في نهاية الاجتماع ، سيتدافع الناس لاتخاذ القرارات الفعلية مع عدم وجود وقت كافٍ أو اعتبار.
• قام مكتب المحاماة بعمله المتمثل في إعداد طلبات خيارات الأسهم ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة وتقييمات 409 أ. تصل هذه في نفس الوقت ، لذا بالنظر إلى اختيار قراءة المجموعة والبيانات المالية أو هذه الأشياء ، فإن أعضاء مجلس الإدارة لم يقرؤوا مسبقًا كل هذه المواد.
• يبدأ الاجتماع. ربما يبدأ متأخرا. يمر المجلس بموافقات المشرف. لا أحد يعرف عدد الأسهم القائمة في الشركة ، لذلك لا أحد يعرف النسبة المئوية التي تساويها ماري البالغ عددها 22،475. تمر أوقات المسؤول في معرفة ذلك. يطلب الرئيس التنفيذي اعتماد محضر اجتماع مجلس الإدارة من آخر مرة. لا أحد يعرف بسهولة ما تمت مناقشته في المرة السابقة ولكن المحضر كان عالي المستوى لذلك لا أحد يهتم. قرأها شخص واحد ، لذا قال المجلس ، "إذا كانت بخير ، فأنا بخير" وتمت الموافقة عليهم.
• يقرأ كل رئيس قسم شرائحه المكونة من 5-7 شرائح. حدد الرئيس التنفيذي ميزانية 20 دقيقة لكل قسم ولكن الثلاثة الأولى تستغرق 35 دقيقة لكل قسم ، لذلك نحن بالفعل متأخرون. نقوم بغوص عميق في الأمور المالية. لدينا بعض المناقشات في كل وظيفة لأن هذا ما يفعله الناس. إذا وضعت 5 شرائح حول "ما الذي يجب أن نطلبه لتناول طعام الغداء اليوم" ، فسوف يقضي المجلس 30 دقيقة في مناقشة ذلك. يناقش الناس المعلومات التي تضعها أمامهم. لا تضع المعلومات أمام الأشخاص أبدًا إذا كنت لا ترغب في مناقشتها ، فمن المحتمل ألا يكون هناك أي نقاش منظم ومتماسك حول أهم العناصر في الشركة ما لم تضعها أمام الأشخاص أو ما لم يكن أحد أعضاء مجلس الإدارة من ذوي الخبرة يصعّدها.
• يتنافس أعضاء مجلس الإدارة لأن الاجتماع كان على وشك الانتهاء ولدى الجميع اجتماعه القادم. لم يوافق المجلس على الكثير من الجوهر ، حتى لو تمت مناقشته. يتم تحديث الأشخاص أكثر أو أقل. إذا كانت الشركة تعمل بشكل جيد بشكل مثير للدهشة ، فإن الجميع يتركون في مزاج جيد. إذا كانت هناك نكسات ، يبدأ الجميع في الشك ولكن لا أحد يقول أي شيء جوهري للغاية ، لأنه ، حسنًا ، لم يتم تخصيص وقت لكيفية تحسين الأمور حقًا.

هذا ليس سردًا لكل مجلس إدارة أو كل اجتماع لمجلس الإدارة ، ولكنه ليس بعيدًا عن العديد من مجالس الإدارة واجتماعات مجالس الإدارة. يجب أن يكون دليلك لما يجب تجنبه. هذا ما قد أسميه "اجتماع مجلس الإدارة بالقصور الذاتي" لأنه إذا لم تضع الوقت والجهد في كيفية الحصول على أقصى قيمة من اجتماعات مجلس الإدارة قبل توزيع الورق - فمن غير المرجح أن تحصل على قيمة في اليوم.

كيف تجعل اجتماع مجلس الإدارة الخاص بك فعالا حقا

قم بإنشاء مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارة الأعمال

يجب أن تبدأ بمجموعة قوية من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكيفية إدارة أعمالك التي يستخدمها فريقك التنفيذي بغض النظر عن اتصالات المجلس. أعلم أن هذا أمر واضح ولكني أجد أن العديد من فرق الإدارة ليست منضبطة بشأن كيفية قياسها للنجاح (بخلاف التقارير المالية القياسية - وحتى هذا يمكن أن يكون "مقعد البطل" في بعض الأحيان).

بمجرد حصولك على مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارتك ، يجب عليك تشغيلها بواسطة أعضاء مجلس الإدارة لمعرفة ما إذا كانوا يعتقدون أنك تفتقد أي شيء. اجعلهم يقومون ببعض العمل للاتفاق على شكل النجاح. غالبًا لا يقوم أعضاء مجلس الإدارة أنفسهم بالعمل ليقولوا "ما المقاييس التي نود رؤيتها". في بعض الأحيان لا يعرفون حتى.

يجب أن يخبرك أي عضو رائع في مجلس الإدارة ، "من فضلك لا تنشئ أي مقاييس أداء أو مواد تحلل الأعمال التي لم تقم بإنشائها بالفعل لاستخدام إدارتك الخاصة."

لا يريد أي مجلس إدارة كبير أن يصرف انتباهك عن القيام بمجموعة كاملة من التحليل المالي الذي يقتصر على أغراض مجلس الإدارة. إذا قمت بتطوير مجموعة قوية من مؤشرات الأداء الرئيسية لكيفية إدارة عملك ، ثم طورت حزمة عادية اعتاد المجلس على رؤيتها ، فلا ينبغي أن يتطلب عملاً إضافيًا لإعداد حزمة مقاييس اللوحة الفصلية.

قرر ما هي أكثر القضايا الاستراتيجية الخاصة بك

قبل حوالي 6 أسابيع من اجتماع مجلس الإدارة ، يجب أن تلتقي بالفريق التنفيذي الذي يحضر اجتماعات مجلس الإدارة أو يستعد لها ويتفق على أهم القضايا التي تعمل عليها الشركة. يمكن أن يشمل ذلك: جمع الأموال ، وخيارات تطوير المنتجات ، والمبيعات ، وفعالية التسويق ، والمنافسة ، وتطوير الأعمال ، وعمليات الدمج والاستحواذ ... أيا كان.

ولكن ما هي القضايا الرئيسية التي تتصارع معها إدارة. يمكنك كتابة هذا كسرد في 3-5 نقاط رئيسية. عندما تحدد هذه العناصر ، يمكنك الموافقة على العناصر التي تعتقد أنها ذات صلة باللوحة. هناك ثلاثة اختبارات ما إذا كان هذا مناسبًا لاجتماع مجلس الإدارة القادم

• أحتاج إلى الكشف عن هذا العنصر على السبورة حتى لا يفاجأوا به لاحقًا . يمكن أن تكون أخبارًا جيدة أو أخبارًا سيئة - لكنها لا يمكن أن تكون مفاجأة
• هذه مشكلة تتزايد وأرغب في الحصول على مدخلات لوحاتي للتأكد من أنني أفكر فيها بشكل صحيح
• هذا شيء يتطلب موافقة مجلس الإدارة. من الأمثلة الواضحة الميزانية السنوية ، وعادة ما تكون جزءًا كبيرًا من واحد على الأقل من اجتماعات مجلس الإدارة السنوية. يمكن أن يكون أيضًا تعويض تنفيذي ، وانحراف كبير عن الميزانية ، وزيادة الديون ، و RIF (تخفيض القوة) ، إلخ.

قم بإنشاء إستراتيجية قصيرة / مجموعة مناقشة

موصى به لك:

أخبار

لا يمكن لرواد الأعمال إنشاء شركات ناشئة مستدامة وقابلة للتطوير من خلال 'Jugaad': المواطنون ...

جاسبريت ك.

31 يوليو 2022

موارد

كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية

فايبهاف س.

31 يوليو 2022

موارد

ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟

تشارانيا ل.

31 يوليو 2022

موارد

كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...

أنكوش س.

31 يوليو 2022

أخبار

الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...

تابانانا ر.

31 يوليو 2022

سمات

تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل

نيخيل س.

31 يوليو 2022

أنشئ عرضًا تقديميًا من 5 إلى 10 صفحات في برنامج العرض التقديمي المفضل لديك حول أي مشكلات رئيسية تواجهها. إنه نوع من "كتاب تمهيدي" لمجلس الإدارة أو كما يسميه بعض الرؤساء التنفيذيين "قراءة مسبقة". هذه طريقة لتأطير القضية التي تريد التحدث عنها. إذا كان لديك بعض المقاييس الرئيسية أو الأرقام المالية التي تتوافق مع القراءة المسبقة بشكل أفضل.

مثال: نحن نفكر في إطلاق خط عمل جديد

• منتجنا الحالي به هامش إجمالي 30٪ فقط
• يمكننا رفع السعر أو خفض التكاليف أو الحفاظ على استقرار الهامش وبيع المزيد من الوحدات
• إذا رفعنا السعر ، فإننا نشعر بالقلق بشأن المنافسة نظرًا لأن لدينا منافسين بالفعل أقل من نقطة السعر لدينا
• يمكننا تقليل التكاليف ولكن الأمر سيستغرق 12 شهرًا لتقليل فاتورة المواد
• يمكننا أن نحافظ على ثباتنا ولكن نظرًا لتكاليف اكتساب عملائنا ، فإننا نشعر بالقلق من أننا لن نحقق أرباحًا
• لذلك نود إطلاق منتج مجاور. نعتقد أنه سيحتوي على معدل إرفاق بنسبة 30٪ بمنتجنا الأساسي. يحتوي منتجنا المجاور على هوامش إجمالية تبلغ 70٪ ، لذا إذا تمكنا من الحصول على معدل ربط بنسبة 20٪ ، فيمكننا الحفاظ على الأسعار ثابتة على منتجنا الأساسي وزيادة إجمالي الهامش من 30٪ إلى 38٪

كل هذا مكون ولكن مثال على الشكل الذي قد تبدو عليه مجموعة المناقشة الفردية المكونة من 5-7 صفحات والموضوع الذي قد تغطيه. هل هذا العمل الإضافي مقابل مجرد الحضور في اجتماع مجلس الإدارة وتقديم البيانات المالية؟ بالتأكيد. لكنه نظام رائع حتى داخليًا لحل أهم قراراتك.

قم بإنشاء جدول أعمال مجلس الإدارة

أود إنشاء جدول أعمال مجلس الإدارة مقدمًا مع التركيز بشكل خاص على الموضوعات وتخصيص الوقت. كن محددًا وهادفًا للغاية بشأن مقدار الوقت الذي تخطط لقضائه في كل منطقة. يفاجئني مدى ضعف معظم المجالس في إدارة الوقت ومقدار الوقت الذي تخصصه المجالس لموضوعات أقل أهمية وتتعثر في الاندفاع نحو مواضيع أكثر أهمية.

يجب أن يكون جدول الأعمال هادفًا. فكر في نفسك في أهداف اليوم ، وما هو مهم بالنسبة لك وكم من الوقت تريد تخصيصه لتحقيق ذلك. إذا بدأت بالمسؤول (تقييمات 409a ، وتخصيصات صغيرة لخيارات الأسهم ، ودقائق للوحة) ثم تمضغ 20 دقيقة مع هذا - فهذا خطأك.

أكره البدء بأشياء غير مهمة. نسافر بالطائرة للجلوس مع الأخذ في الاعتبار منح الأسهم بنسبة 0.02٪؟ في رأيي ، يجب أن تكون الأشياء الأقل أهمية في نهاية الاجتماع. بهذه الطريقة ، إذا كنت مضغوطًا للوقت ، فأنت إما تسرع بالمسؤول (إذا كان مشرفًا فقط) في النهاية أو يمكنك الموافقة عليه عبر UWC (موافقة كتابية بالإجماع) بعد اجتماع مجلس الإدارة أو جدولة مكالمة إدارية لمدة 15 دقيقة بين جلسات المجلس للموافقة على ذلك.

احفظ جدولك للأشياء التي تهمك أكثر.

احصل على عرضك المالي 72 ساعة مقدمًا

90 +٪ من الحزم المالية تصدر قبل يوم أو يومين من اجتماع مجلس الإدارة وأعتقد أن 65٪ تأتي قبل يوم واحد. هناك طريقة محدودة لأعضاء مجلس الإدارة لقراءتها ، واستيعابها ، ومقارنتها بآخر اجتماع لمجلس الإدارة ، وكتابة الأسئلة.

لا عجب أن يصبح اجتماع مجلس إدارتك بمثابة اجتماع للتحديثات المالية. لا يمكنك أن تتوقع أن يحصل أعضاء مجلس الإدارة على مجموعة ظهر في اليوم السابق لاجتماع مجلس الإدارة ولكن بعد ذلك لا تعقد 3 اجتماعات أخرى في اليوم السابق لذلك في أحسن الأحوال من المحتمل أن يقرؤوها في المساء. إذا قمت بإنشاء نمط من 3 أيام مقدمًا (72 ساعة) ، فلن يكون لدى أي شخص عذر لعدم قراءتها ولديك أسباب قوية لعدم القيام بالغوص العميق عليها أثناء اجتماع مجلس الإدارة.

أرسل جدول أعمالك إلى كل عضو في مجلس الإدارة على حدة / قم بإعداد المكالمات مقدمًا

أرسل جدول الأعمال مسبقًا واطلب "مكالمات مسبقة" لمعرفة ما إذا كانوا يرغبون في إضافة عناصر إلى جدول أعمال المنتدى أو ما إذا كانوا يعتقدون أن هذه الموضوعات هي الموضوعات الصحيحة. إذا كان لديك الوقت لإنجاز مجموعة الإستراتيجيات الخاصة بك في وقت مبكر ، فإن الأمر يستحق الإرسال أيضًا.

أعتقد أن أفضل المجالس التي يديرها الرئيس التنفيذي لديه مكالمات من 30 إلى 45 دقيقة مع كل عضو مجلس إدارة غير تنفيذي قبل اجتماع مجلس الإدارة الفعلي لتصفح البيانات المالية من 1 إلى 1 وتصفح معلومات الإستراتيجية وجدول الأعمال.

أعتقد أن هذا أمر بالغ الأهمية لعدة أسباب:

• تأكد من أن كل عضو في مجلس الإدارة يفهم حقًا أدائك ويظهر في اليوم جاهزًا للمناقشة / المناظرة
• يمكنك معرفة ما يفكرون به حقًا بشأن القرارات الحاسمة التي تحتاج إلى اتخاذها. بهذه الطريقة إذا اعتقدوا أنك بحاجة إلى إضافة إلى جدول أعمالك ، يمكنك ذلك. إذا لم يوافقوا على قرار ما ، يمكنك أن تفهم السبب. إذا كنت تريد دعمهم لقرار صعب ، يمكنك معرفة موقفهم
• فكر في اجتماعك السابق وكأنه سوط في الكونغرس "يحسب الأصوات"
• تساعدك المكالمات المسبقة أيضًا في بناء علاقة 1-1 بحيث تكون أكثر تحكمًا في الغرفة عندما تكون جميعًا معًا.

هل هذا "فوق"؟ نعم ربما. لكنه جزء من إدارة مجلس الإدارة ، وهو جزء من إدارة الشركة بفعالية. إذا كنت تدير اللعبة التمهيدية ، فلديك لعبة أفضل. إذا استنزفت المشكلات المالية قبل اجتماع مجلس الإدارة ، فيمكنك قضاء المزيد من الوقت في المناقشة النقدية ووقت أقل في نشر المعلومات.

افكار اخيرة

أنا متأكد من عدم موافقة كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة على تقييمي لكيفية التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة الرائعة. ربما يكره بعض الأعضاء المكالمات المسبقة ، والتي يرون أنها مبالغ فيها. ربما يرغب بعض الأعضاء في أن يكون معظم اجتماع مجلس الإدارة بمثابة مراجعة للمعلومات المالية.

أنا شخصياً لا أعتقد أنهم على حق ولكن لا يهم ما أعتقده. ما يهم هو أن تكتشف أفضل طريقة للعمل مع لوحك . لقد علمتني عقود من الخبرة أن التخطيط المسبق المبكر يجعل اجتماعات الخنازير أكثر فاعلية. ولكن الأهم من ذلك هو وجود مجلس إدارة يوافق.

إخلاء المسئولية: لقد كنت عضوًا في عشرات المجالس على مر السنين. أنا لا أتحدث عن أي شركة فردية. أعدك. إذا كان هذا يبدو مثل شركتك وأنني أتحدث عنك - فهذا فقط لأن هذه هي الطريقة التي يتم بها تشغيل أكثر من 50٪ من المجالس.

[ظهر هذا المنشور الذي كتبه مارك سوستر أولاً على كلا الجانبين ، وتم إعادة إنتاجه بإذن.]