ما هي الخدمة الذاتية BI وكيف تفعل ذلك بشكل صحيح

كان ذكاء الأعمال بالخدمة الذاتية ، أو BI ، مدرجًا في قائمة المهام للعديد من المؤسسات منذ فترة طويلة.

يتم تسويقها كأداة تسمح للمستخدمين من خلفيات غير تقنية بالحصول على رؤى حول وتيرة الأعمال ، ومع ذلك ، فإن الخدمة الذاتية ذكاء الأعمال تترك العديد من المؤسسات بخيبة أمل عندما يتعلق الأمر بتطبيقها عمليًا.

تكثر قصص الفشل ، حيث لم تحصل الشركات على ما وعد به ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة في الأصل. هذه هي الحرية من تكنولوجيا المعلومات لمستخدمي خط الأعمال لإنشاء تقارير قوية ودقيقة لدفع نمو الأعمال.

في هذه المدونة ، سوف تكتشف ماهية الخدمة الذاتية BI بالضبط ، ولماذا تفشل المؤسسات فيها ، وما هي الخطوات التي يجب أن تتخذها شركتك لتنفيذ حل ذكاء الأعمال بالخدمة الذاتية بنجاح.

ما هي الخدمة الذاتية BI؟

تعريف BI ​​للخدمة الذاتية

غالبًا ما يتم تعريف ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة على أنه أحد أشكال ذكاء الأعمال الذي يستخدم أدوات ذكاء الأعمال سهلة الاستخدام للسماح لمستخدمي الأعمال غير المتمرسين بالتكنولوجيا (المبيعات أو التمويل أو التسويق أو الموارد البشرية) بالوصول المباشر إلى البيانات واستكشافها بأنفسهم .

تختلف خدمة BI ذاتية الخدمة عن BI التقليدية المملوكة لقسم IT أو BI كوظيفة مركزية. في النهج التقليدي ، هذه الفرق هي المسؤولة عن كل شيء. يقومون بإعداد البيانات المطلوبة وتخزينها وتأمينها وبناء نماذج البيانات وإنشاء الاستعلامات وإنشاء تصورات للمستخدمين النهائيين بعد جمع متطلباتهم.

ترتبط فكرة الخدمة الذاتية BI ارتباطًا وثيقًا بإضفاء الطابع الديمقراطي على البيانات التي تركز على السماح للجميع في المؤسسة بالوصول إلى البيانات واستهلاكها. الهدف النهائي هو توليد المزيد من الرؤى على مستوى المؤسسة واتخاذ قرارات أعمال أفضل.

الفوائد الرئيسية للخدمة الذاتية BI

• وقت أسرع للوصول إلى المعرفة - يعني تحويل التحكم إلى المستخدمين النهائيين تخطي المراحل التي تستغرق وقتًا طويلاً في عملية ذكاء الأعمال التقليدية. في ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة ، لا يتعين على المستخدمين النهائيين الانتظار لأيام أو حتى أسابيع حتى يتم نشر تقريرهم أخيرًا بعد الحصول على الاستنباط والموافقات. لا يتعين عليهم أيضًا التعامل مع عملية إدارة طلب التغيير المملة عند إدراك أن المزيد من العناصر المرئية ضرورية. هذا لأنه يمكنهم تقطيع البيانات وتعديلها وإضافتها بسرعة للكشف عن الاتجاهات والأنماط والشذوذ المهم.
• تحسين الكفاءة التشغيلية - من خلال تمكين مستخدمي الأعمال بمعرفة شاملة بالمجال لإجراء تحليل البيانات الخاصة بهم على أساس مخصص ، ينتج ذكاء الأعمال الذاتي للخدمة رؤى ذات جودة أفضل مع تحرير فرق تكنولوجيا المعلومات أو ذكاء الأعمال من التعامل مع المهام الروتينية المتعلقة بالبيانات. بدلاً من ذلك ، يمكن لهذه الفرق التركيز على المشكلات الأصعب مثل إعداد خطوط أنابيب البيانات لتنظيف البيانات وتحويلها إلى الوجهة الصحيحة في الوقت المناسب والحفاظ على عمليات إدارة البيانات المهمة.
• خفض التكلفة - بصرف النظر عن تحسين إمكانات تكنولوجيا المعلومات وذكاء الأعمال لتوفير الوقت والتكلفة ، يتخذ العديد من مستخدمي ذكاء الأعمال بالخدمة الذاتية خطوة إلى الأمام. إنهم يزودون خبراء الموضوع بالمعرفة والأدوات اللازمة لإجراء تحليلات البيانات المتقدمة. وبعبارة أخرى ، فإنهم يرفعون علماء بيانات المواطنين الذين يعرفون كيفية إنشاء تنبؤات مدفوعة بتعلّم الآلة الحاسمة للأعمال. نظرًا لأن موهبة علوم البيانات تأتي بسعر باهظ ، فمن المحتمل أن يكون هذا النوع من الاستثمار أحد أفضل ما يمكن أن تقوم به شركة قائمة على البيانات.

الميزات الأساسية لأدوات ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة

لتمكين المزايا القوية للخدمة الذاتية ذكاء الأعمال المذكورة أعلاه ، يجب أن تحتوي أدوات ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة على الميزات الأساسية التالية:

• موصلات البيانات التي تتيح تكامل أداة ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة مع قواعد البيانات ، وإدارة علاقات العملاء ، وتخطيط موارد المؤسسات ، وتحليلات التسويق ، وبرامج التمويل ، وغيرها من الأنظمة المحلية والسحابة لتلبية احتياجات التحليلات بأكثر الطرق فعالية.
• قدرات إعداد تقارير واسعة النطاق تتراوح من تقارير معلبة بجودة الكتاب مع إعدادات قابلة للتخصيص إلى عمليات بحث مخصصة مع السماح للمستخدمين بجدولة التوزيع أو تقسيم النتائج إلى مجموعات فرعية لجماهير مختلفة.
• واجهة سهلة الاستخدام تعتمد على السحب والإفلات أو النقر تتيح للمستخدمين تحديد حقول البيانات والمرئيات وسحبها وإفلاتها في لوحة التقارير للاستكشاف ورواية القصص.
• قوالب تصور البيانات التي تبسط عملية إنشاء لوحات المعلومات بناءً على تفضيلات المستخدم واحتياجاته.

تنتقل العديد من المؤسسات بخدماتها الذاتية إلى المستوى التالي من خلال إثرائها بقدرات في علم البيانات والتعلم الآلي. تتيح منصات التحليلات المعززة للمستخدمين اكتشاف المزيد من البيانات وتقييم مجموعات البيانات غير المميزة وإنشاء سيناريوهات ماذا لو. بهذه الطريقة ، يمكن للأعمال أن تتفاعل مع احتياجاتها المتطورة بأسرع ما يمكن ، وتحقق أقصى درجات المرونة.

لماذا تفشل المنظمات في الخدمة الذاتية BI

1. توقعات غير واقعية

تواجه المنظمة التي بدأت للتو في إلقاء البيانات على المستخدمين المبتدئين خطرًا جسيمًا من التقارير ذات الجودة الرديئة. سيكون محظوظًا جدًا إذا انتهى الأمر بهؤلاء المستخدمين ذوي المؤهلات المختلفة ببيانات غير مُفسرة بشكل خاطئ دون تعلم أساسيات إعداد التقارير أولاً.

على سبيل المثال ، قد ينتهي الأمر بمستخدم سعيد بإنشاء تقريره الأول عن إجمالي المبيعات في فترة تاريخية بأرقام متوسطة بدلاً من SUM ، ولا يعرف شيئًا عن التجميعات الافتراضية لمختلف المقاييس. أو على العكس من ذلك ، يمكنهم تقديم أرقام مبالغ فيها. هناك أيضًا خطر عدم اتساق البيانات الذي قد يؤثر على المتوسطات المرجحة عندما يلزم عرضها بمستويات مختلفة من الدقة.

علاوة على ذلك ، قد يشعر المستخدم غير المتميز بالرضا عن مجرد تحليل غير رسمي يدعم معتقداته الأولية. إن فخ التحيز للتأكيد أو انتقاء الكرز ليس شيئًا يدركه المستخدم غير المدرب بالضرورة ، خاصةً عندما يكون تحت ضغط لشرح نمط معين.

2. الإبلاغ عن الفوضى

لا تعني الخدمة الذاتية ذكاء الأعمال عدم مشاركة تكنولوجيا المعلومات. عادةً ما يؤدي السماح للمستخدمين بالتلاعب بالبيانات بدون إدارة من تكنولوجيا المعلومات إلى الإبلاغ عن الفوضى.

مع عدم وجود إدارة ، يمكن أن تكون هناك تقارير زائدة عن الحاجة من مستخدمين مختلفين يعملون في صوامع ويقدمون نفس التحليل أو التقارير من مستخدمين مختلفين يقومون بتحليل نفس المقاييس ولكن باستخدام عوامل تصفية مختلفة وبالتالي تقديم نتائج متضاربة. يمكن أن تعتمد التقارير من الأقسام المختلفة على اصطلاحات تسمية مختلفة للكمية أو القيمة أو الوقت أو تستخدم نفس المصطلحات ولكن ليس بالضرورة نفس التعريف. إصدارات متعددة من نفس قاعدة البيانات ، أخطاء في قواعد البيانات التي لا يتم إصلاحها أبدًا ، إنشاء كائنات تستخدم مرة واحدة فقط ... القائمة لا نهاية لها.

الحوكمة ليست شيئًا يمكن لمنظمة قائمة على البيانات مقاطعته في عالم الخدمة الذاتية. بغض النظر عن مدى رغبة الشركة في تحرير المستخدمين من إجراء تحليلاتهم الخاصة ، لا تزال تكنولوجيا المعلومات بحاجة إلى المشاركة للحفاظ على جودة عالية للبيانات واتساقها.

3. عدم التبني

الحقيقة هي أنه لا يحب الجميع العمل الجاد. معظم مستخدمي الأعمال يريدون فقط لوحة تحكم بسيطة تمنحهم الأرقام. ومع ذلك ، غالبًا ما تكمن الرؤى القيّمة في مستويات أعمق تتجاوز التحليل البسيط لأداء الأعمال.

عامل نفسي آخر قد يعيق كفاءة الخدمة الذاتية هو مقاومة التغيير. ليس من غير المألوف بالنسبة للعديد من المؤسسات في المراحل الأولى من رحلة ذكاء الأعمال للخدمة الذاتية أن ترى مستخدمي الأعمال المحبطين يعودون إلى ذكاء الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات لطلب تقرير كما فعلوا في الماضي الجميل. النهج الأقدم أكثر أمانًا.

قد تكون إعدادات بيئة ذكاء الأعمال غير الملائمة للخدمة الذاتية مشكلة أيضًا. ما قد يبدو لفرق تكنولوجيا المعلومات أو ذكاء الأعمال على أنه أداة سهلة الاستخدام لجمع النتائج وتحسينها يمكن أن يكون له قدر هائل ومثبط للهمم من الميزات للمستخدم العادي الذي لا يمتلك مهارات تقنية. قد تكون الجداول المحورية وجداول البيانات مملة ، ولكن يسارع المستخدمون للعودة إليها عند التعثر.

10 نصائح من ITRex حول كيفية تنفيذ ذكاء الأعمال للخدمة الذاتية بنجاح

فيما يلي قائمة بالوجبات الأساسية من تجربة ITRex في بناء أدوات ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة الفعالة لكل من الشركات الصغيرة والشركات الكبيرة ، بما في ذلك بائع التجزئة الرائد في العالم مع 3 ملايين مستخدم للأعمال (اقرأ المزيد عن هذا المشروع هنا):

1. ضع استراتيجية ذكاء الأعمال للخدمة الذاتية

تحتاج أولاً إلى تحديد ما تريد تحقيقه باستخدام ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة ، سواء كان ذلك بسيطًا مثل تقليل التقارير المتأخرة أو توفير الوصول إلى البيانات على مستوى المؤسسة. يمكن أن تعني الخدمة الذاتية أي شيء لأشخاص مختلفين ، لذلك يجب أن تكون واضحًا بشأن مشروعك. من المهم أيضًا أن تفهم مبكرًا حجم التنفيذ وأنواع المستخدمين وكفاءتهم الفنية وتوقعاتك من النواتج.

2. إبقاء جميع أصحاب المصلحة على متن الطائرة طوال المشروع

يجب أن تلتف حول ما يبحث عنه أصحاب المصلحة في البيانات وما هي مقاييس النجاح المتعلقة بالبيانات. قم بإجراء مقابلة معهم لجمع وظائفهم ، وقابليتهم للاستخدام ، وتجربة المستخدم ، والمدخلات الأخرى. ثم اطلب منهم باستمرار الحصول على تعليقات أثناء تكرار ذلك. بصرف النظر عن التأكد من قيامك ببناء أداة ذكاء الأعمال ذات الصلة بالخدمة الذاتية ، ستمنح أصحاب المصلحة أيضًا إحساسًا بالملكية وتحسين مشاركتهم.

3. إشراك قسم تكنولوجيا المعلومات

هذا ضروري أيضا. تحتوي تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك على جميع المعلومات المتعلقة ببيئة البيانات الخاصة بك ، ومصادر البيانات الحالية ، وضوابط حوكمة البيانات المعمول بها ، وإدارة الوصول إلى البيانات. سوف يساعدونك في اختيار أو بناء حل ذكاء الأعمال للخدمة الذاتية يسهل صيانته ومراقبته وإدارته من حيث وصول المستخدم وتكامل مصادر البيانات الجديدة.

4. إنشاء حوكمة قوية

تشمل حوكمة ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة ما يلي:

سياسات وإجراءات حوكمة البيانات لضمان أن بياناتك متسقة وكاملة ومتكاملة ودقيقة وحديثة. هنا سوف تحتاج إلى تطوير إستراتيجية أوسع لإدارة البيانات واعتماد ممارسات رائدة في إدارة البيانات الوصفية الرئيسية كجزء منها

• إدارة مقاييس الأعمال لتحديدها بشكل موحد عبر بيئة ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة واستبعاد أي انحرافات
• حوكمة التقارير لوضع إجراءات للتحقق من جودتها
• أمان البيانات لتحديد من يمكنه الوصول إلى البيانات الموجودة في ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة وإنشاء نسب البيانات

5. حدد الأداة الصحيحة

لا توجد استراتيجية ذات مقاس واحد يناسب الجميع. لدى المستخدمين احتياجات ومهارات مختلفة يجب على أداتك أن تلبيها بدقة. ربما تحتاج إلى الموازنة بين المرونة والتطور للسماح للمستخدمين بطرح أسئلة جديدة مع الحفاظ على الاعتماد على الذات. سيجعل حل BI المخصص للخدمة الذاتية من السهل تحقيقه.

6. إنشاء مصدر واحد للحقيقة

يتم تنفيذ مصدر واحد للحقيقة كجزء من بنية الحلول لتمكين اتخاذ القرار بناءً على نفس البيانات. لهذا الغرض ، تقوم الشركات ببناء مستودع بيانات أو نوع آخر من المستودعات المركزية التي توفر رؤية 360 درجة لجميع بياناتها من مصادر متعددة وتجعل الوصول إلى البيانات وتحليلها وإثرائها وحمايتها أبسط وأكثر كفاءة. إنه يستحق الاستثمار.

7. تثقيف المستخدمين

ثلاثة أنواع من برامج التدريب للمستخدمين النهائيين ضرورية: 1. تحليل البيانات والتصور ، 2) أساسيات ربط البيانات وبناء نماذج البيانات ، و 3) التدريب المستمر بين الأقران.

8. بناء المجتمع

سيساعدك كثيرًا إذا قمت بإنشاء مركز امتياز أو كان لديك مجتمع خبراء على Slack أو Teams حتى يعرف المستخدمون النهائيون إلى أين يذهبون لملء الفجوات في المعرفة.

9. النظر في تضمين متخصصي ذكاء الأعمال في وحدات الأعمال

سوف يساعدون في دفع المشاركة من خلال زيادة الوصول إلى البيانات للمستخدمين الذين ليس لديهم خلفية تحليلية وتوفير الإشراف حسب الحاجة لإعداد تقارير بجودة أفضل.

10. ابدأ صغيرًا

اختر بيئة محدودة لبدء مشروع ذكاء الأعمال للخدمة الذاتية وابني من هناك باستخدام نهج رشيق. بهذه الطريقة ، ستصلح المشكلات مبكرًا قبل التوسع.

قم بإسقاط فريق ITRex إذا كنت تفكر في الشروع في رحلة ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة. من خلال نهجهم الذي تم اختباره في المعركة ، سنساعدك على تجنب المزالق الشائعة أثناء تحقيق نجاح مشروعك.

نُشر في الأصل على https://itrexgroup.com في 10 أغسطس 2022.