BI แบบบริการตนเองคืออะไรและทำอย่างไรให้ถูกต้อง

ข่าวกรองธุรกิจแบบบริการตนเองหรือ BI อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของหลายองค์กรมาระยะหนึ่งแล้ว

วางตลาดเป็นเครื่องมือที่อนุญาตให้ผู้ใช้จากภูมิหลังที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคได้รับข้อมูลเชิงลึกตามจังหวะของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม BI แบบบริการตนเองทำให้หลายองค์กรผิดหวังเมื่อต้องนำไปปฏิบัติจริง

เรื่องราวความล้มเหลวมีอยู่มากมาย โดยบริษัทต่างๆ ไม่เคยได้รับสิ่งที่ BI แบบบริการตนเองได้สัญญาไว้แต่แรก นั่นคืออิสระจากไอทีสำหรับผู้ใช้ในสายธุรกิจในการสร้างรายงานที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำเพื่อขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ

ในบล็อกนี้ คุณจะค้นพบว่า BI แบบบริการตนเองคืออะไร เหตุใดองค์กรจึงล้มเหลว และขั้นตอนใดที่บริษัทของคุณควรทำเพื่อนำโซลูชัน BI แบบบริการตนเองที่ประสบความสำเร็จไปใช้

BI แบบบริการตนเองคืออะไร

คำนิยาม BI แบบบริการตนเอง

BI แบบบริการตนเองมักถูกกำหนดให้เป็นรูปแบบของ BI ที่ใช้เครื่องมือ BI ที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ผู้ใช้ทางธุรกิจที่ไม่เข้าใจเทคโนโลยี (การขาย การเงิน การตลาด หรือ HR) เข้าถึงข้อมูลโดยตรงและสำรวจด้วยตนเอง .

BI แบบบริการตนเองแตกต่างจาก BI แบบเดิมที่แผนก IT หรือ BI เป็นเจ้าของเป็นฟังก์ชันแบบรวมศูนย์ ตามแนวทางดั้งเดิม ทีมเหล่านี้มีหน้าที่รับผิดชอบทุกอย่าง พวกเขาเตรียมข้อมูลที่จำเป็น จัดเก็บและรักษาความปลอดภัย สร้างแบบจำลองข้อมูล สร้างการสืบค้น และสร้างการแสดงภาพสำหรับผู้ใช้ปลายทางหลังจากรวบรวมความต้องการแล้ว

แนวคิดของ BI แบบบริการตนเองมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการทำให้ข้อมูลเป็นประชาธิปไตย ซึ่งมุ่งเน้นที่การให้ทุกคนในองค์กรเข้าถึงและใช้ข้อมูล จุดประสงค์สูงสุดคือการสร้างข้อมูลเชิงลึกในระดับองค์กรและขับเคลื่อนการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้น

ประโยชน์หลักของ BI . แบบบริการตนเอง

• เวลาในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่เร็วขึ้น — การเปลี่ยนการควบคุมไปยังผู้ใช้ปลายทางหมายถึงการข้ามขั้นตอนที่สิ้นเปลืองเวลาของกระบวนการ BI แบบเดิม ใน BI แบบบริการตนเอง ผู้ใช้ปลายทางไม่ต้องรอเป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์จนกว่ารายงานของพวกเขาจะเผยแพร่หลังจากผ่านการอนุมัติและการอนุมัติแล้ว พวกเขายังไม่ต้องจัดการกับกระบวนการจัดการคำขอเปลี่ยนแปลงที่น่าเบื่อเมื่อตระหนักว่าจำเป็นต้องมีภาพมากขึ้น เนื่องจากพวกเขาสามารถสับ ปรับแต่ง และเพิ่มข้อมูลได้ทันทีเพื่อเปิดเผยแนวโน้ม รูปแบบ หรือความผิดปกติที่สำคัญ
• ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน — ด้วยการให้อำนาจแก่ผู้ใช้ทางธุรกิจด้วยความรู้เกี่ยวกับโดเมนอย่างละเอียดเพื่อดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลของตนเองบนพื้นฐานเฉพาะกิจ BI แบบบริการตนเองจะสร้างข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณภาพดีขึ้นในขณะที่ทำให้ทีมไอทีหรือ BI ว่างจากการจัดการงานประจำที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล แต่ทีมเหล่านี้สามารถมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่หนักกว่า เช่น การตั้งค่าไปป์ไลน์ข้อมูลเพื่อล้างข้อมูลและแปลงข้อมูลไปยังปลายทางที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม และรักษากระบวนการกำกับดูแลข้อมูลที่สำคัญ
• การลดต้นทุน — นอกเหนือจากการปรับความสามารถด้านไอทีและ BI ให้เหมาะสมเพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายแล้ว ผู้ใช้ BI แบบบริการตนเองจำนวนมากยังก้าวไปอีกขั้น พวกเขาให้ความรู้และเครื่องมือสำหรับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ พวกเขาระดมนักวิทยาศาสตร์ข้อมูลพลเมืองที่รู้วิธีสร้างการคาดการณ์ที่ขับเคลื่อนด้วย ML ซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจ ด้วยความสามารถด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูลที่มีราคาสูง การลงทุนประเภทนี้น่าจะเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดที่บริษัทที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลสามารถทำได้

คุณสมบัติหลักของเครื่องมือ BI แบบบริการตนเอง

เพื่อให้เกิดประโยชน์อันทรงพลังของ BI แบบบริการตนเองที่กล่าวถึงข้างต้น เครื่องมือ BI แบบบริการตนเองควรมีคุณสมบัติที่จำเป็นดังต่อไปนี้:

• ตัวเชื่อมต่อข้อมูล ที่เปิดใช้งานการรวมเครื่องมือ BI แบบบริการตนเองกับฐานข้อมูล, CRM, ERP, การวิเคราะห์การตลาด, ซอฟต์แวร์การเงิน และระบบในองค์กรและระบบคลาวด์อื่นๆ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการวิเคราะห์ด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
• ความสามารถในการรายงาน ที่กว้างขวางซึ่งมีตั้งแต่รายงานกระป๋องคุณภาพหนังสือพร้อมการตั้งค่าที่ปรับแต่งได้ ไปจนถึงการเจาะลึกเฉพาะกิจ ในขณะที่ให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาการแจกจ่ายหรือแบ่งผลลัพธ์ออกเป็นส่วนย่อยสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน
• อินเทอร์เฟซแบบลากและวางหรือแบบคลิกที่ใช้งานง่าย ซึ่งให้ผู้ใช้เลือกฟิลด์ข้อมูลและภาพ และลากและวางลงในพื้นที่รายงานสำหรับการสำรวจและการเล่าเรื่อง
• เทมเพลตการแสดงข้อมูล ที่ทำให้กระบวนการสร้างแดชบอร์ดง่ายขึ้นตามความชอบและความต้องการของผู้ใช้

หลายองค์กรนำ BI แบบบริการตนเองไปสู่อีกระดับด้วยการเสริมความสามารถในด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูลและการเรียนรู้ของเครื่อง แพลตฟอร์มการวิเคราะห์ที่เพิ่มขึ้นทำให้ผู้ใช้สามารถค้นพบข้อมูลเพิ่มเติม ประเมินชุดข้อมูลที่ไม่มีลักษณะเฉพาะ และสร้างสถานการณ์แบบ what-if ด้วยวิธีนี้ ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วที่สุด บรรลุความว่องไวสูงสุด

เหตุใดองค์กรจึงล้มเหลวใน BI . แบบบริการตนเอง

1. ความคาดหวังที่ไม่สมจริง

องค์กรที่เพิ่งเริ่มส่งข้อมูลไปยังผู้ใช้มือใหม่กำลังเผชิญกับความเสี่ยงร้ายแรงต่อรายงานคุณภาพต่ำ จะโชคดีมากหากผู้ใช้เหล่านี้มีคุณสมบัติต่างกันไปพร้อมกับข้อมูลที่ไม่ถูกตีความโดยไม่ได้เรียนรู้พื้นฐานของการรายงานก่อน

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ที่มีความสุขที่สร้างรายงานฉบับแรกเกี่ยวกับยอดขายทั้งหมดในช่วงเวลาที่ผ่านมาอาจจบลงด้วยตัวเลขเฉลี่ยแทนที่จะเป็น SUM โดยไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับการรวมเริ่มต้นสำหรับการวัดต่างๆ หรือในทางกลับกันก็สามารถยื่นตัวเลขที่สูงเกินจริงได้ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่ข้อมูลไม่สอดคล้องกันซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักเมื่อจำเป็นต้องแสดงระดับความละเอียดต่างกัน

นอกจากนี้ ผู้ใช้ที่ไม่ใช้อำนาจอาจพอใจกับการวิเคราะห์แบบไม่เป็นทางการที่สนับสนุนความเชื่อเริ่มต้นของพวกเขา การยืนยันหรือกับดักอคติการเลือกเชอร์รี่ไม่ใช่สิ่งที่ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับการฝึกฝนจำเป็นต้องตระหนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออยู่ภายใต้แรงกดดันที่จะอธิบายรูปแบบบางอย่าง

2. รายงานความวุ่นวาย

BI แบบบริการตนเองไม่ได้หมายความว่าการมีส่วนร่วมด้านไอทีเป็นศูนย์ การปล่อยให้ผู้ใช้ล้อเล่นกับข้อมูลโดยไม่มีการกำกับดูแลจากฝ่ายไอทีมักจะนำไปสู่การรายงานอนาธิปไตย

หากไม่มีการกำกับดูแล อาจมีรายงานซ้ำซ้อนจากผู้ใช้หลายรายที่ทำงานอยู่ในระบบไซโล และนำเสนอการวิเคราะห์เดียวกันหรือรายงานจากผู้ใช้หลายรายที่วิเคราะห์เมตริกเดียวกัน แต่ใช้ตัวกรองที่แตกต่างกัน และด้วยเหตุนี้จึงให้ผลลัพธ์ที่ขัดแย้งกัน รายงานจากแผนกต่างๆ อาจใช้หลักการตั้งชื่อที่แตกต่างกันสำหรับปริมาณ มูลค่า หรือเวลา หรือใช้คำเดียวกันแต่ไม่จำเป็นต้องใช้คำจำกัดความเดียวกัน ฐานข้อมูลเดียวกันหลายเวอร์ชัน ข้อผิดพลาดในฐานข้อมูลที่ไม่ได้รับการแก้ไข การสร้างวัตถุที่ใช้เพียงครั้งเดียว … รายการไม่มีที่สิ้นสุด

การกำกับดูแลไม่ใช่สิ่งที่องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลสามารถคว่ำบาตรในโลกของการบริการตนเองได้ ไม่ว่าบริษัทจะต้องการปลดปล่อยผู้ใช้จากการวิเคราะห์ของตนเองมากเพียงใด ฝ่ายไอทีก็ยังต้องมีส่วนร่วมเพื่อรักษาคุณภาพของข้อมูลและความสม่ำเสมอในระดับสูง

3. ขาดการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม

ความจริงก็คือไม่ใช่ทุกคนชอบทำงานหนัก ผู้ใช้ทางธุรกิจส่วนใหญ่เพียงต้องการแดชบอร์ดที่เรียบง่ายที่จะให้ตัวเลขแก่พวกเขา อย่างไรก็ตาม ข้อมูลเชิงลึกที่ทรงคุณค่ามักจะซ่อนระดับที่ลึกกว่าการวิเคราะห์ประสิทธิภาพทางธุรกิจแบบธรรมดา

ปัจจัยทางจิตวิทยาอีกประการหนึ่งที่อาจยับยั้ง BI แบบบริการตนเองที่มีประสิทธิภาพคือการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับหลายๆ องค์กรในช่วงเริ่มต้นของการเดินทาง BI แบบบริการตนเอง ที่จะเห็นผู้ใช้ทางธุรกิจที่ผิดหวังกลับมาที่ BI หรือ IT เพื่อขอรายงานเหมือนที่เคยทำในสมัยก่อน แนวทางที่เก่ากว่านั้นปลอดภัยกว่า

การตั้งค่าสภาพแวดล้อม BI แบบบริการตนเองที่ไม่เป็นมิตรอาจเป็นปัญหาได้เช่นกัน สิ่งที่ดูเหมือนว่าทีม IT หรือ BI จะเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับการรวบรวมและปรับแต่งผลลัพธ์อาจมีฟีเจอร์จำนวนมากที่ลดทอนและลดระดับสำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่ไม่มีทักษะทางเทคนิค ตารางสำคัญและสเปรดชีตอาจดูน่าเบื่อ แต่ผู้ใช้จะย้อนกลับได้อย่างรวดเร็วเมื่อติดขัด

เคล็ดลับ 10 ข้อจาก ITRex เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน BI แบบบริการตนเองให้ประสบความสำเร็จ

ด้านล่างนี้คือรายการสิ่งสำคัญจากประสบการณ์ของ ITRex ในการสร้างเครื่องมือ BI แบบบริการตนเองที่มีประสิทธิภาพสำหรับทั้งธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทขนาดใหญ่ รวมถึงสำหรับผู้ค้าปลีกชั้นนำของโลกที่มีผู้ใช้ทางธุรกิจ 3 ล้านคน (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ‌ โครงการนี้ที่นี่):

1. กำหนดกลยุทธ์ BI แบบบริการตนเอง

ก่อนอื่น คุณต้องกำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วย BI แบบบริการตนเอง ไม่ว่าจะเป็นแบบง่ายๆ เช่น ลดรายงานที่ล่าช้า หรือให้การเข้าถึงข้อมูลทั่วทั้งองค์กร การบริการตนเองอาจมีความหมายสำหรับแต่ละคน ดังนั้นคุณควรมีความชัดเจนเกี่ยวกับโครงการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจตั้งแต่เนิ่นๆ ขนาดของการใช้งาน ประเภทผู้ใช้ ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค และความคาดหวังของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งมอบ

2. ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมตลอดโครงการ

คุณควรสรุปสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมองหาในข้อมูลและตัวชี้วัดความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของพวกเขาคืออะไร สัมภาษณ์พวกเขาเพื่อรวบรวมฟังก์ชัน การใช้งาน ประสบการณ์ผู้ใช้ และปัจจัยการผลิตอื่นๆ จากนั้นถามความคิดเห็นอย่างต่อเนื่องในขณะที่คุณทำซ้ำ นอกเหนือจากการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างเครื่องมือ BI แบบบริการตนเองที่เกี่ยวข้องแล้ว คุณยังจะทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีความรู้สึกเป็นเจ้าของและปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพวกเขา

3. เกี่ยวข้องกับแผนกไอที

นี่เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ไอทีของคุณมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมข้อมูลของคุณ แหล่งข้อมูลที่มีอยู่ การควบคุมการกำกับดูแลข้อมูล และการจัดการการเข้าถึงข้อมูล พวกเขาจะช่วยคุณเลือกหรือสร้างโซลูชัน BI แบบบริการตนเองที่ง่ายต่อการบำรุงรักษา ตรวจสอบ และจัดการในแง่ของการเข้าถึงของผู้ใช้และการรวมแหล่งข้อมูลใหม่

4. ตั้งธรรมาภิบาลที่เข้มแข็ง

การกำกับดูแล BI แบบบริการตนเองประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

นโยบายและขั้นตอนในการกำกับดูแลข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณมีความสอดคล้อง สมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ที่นี่คุณจะต้องพัฒนากลยุทธ์การจัดการข้อมูลที่กว้างขึ้นและนำแนวปฏิบัติชั้นนำมาใช้ในการจัดการข้อมูลหลักและข้อมูลเมตาเป็นส่วนหนึ่งของมัน

• การกำกับดูแลตัววัดทางธุรกิจเพื่อกำหนดอย่างเท่าเทียมกันในสภาพแวดล้อม BI แบบบริการตนเองของคุณและขจัดความเบี่ยงเบนใดๆ
• การกำกับดูแลรายงานเพื่อกำหนดขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพ
• ความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดใน BI แบบบริการตนเองของคุณและสร้างสายข้อมูล

5. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

ไม่มีกลยุทธ์ใดที่เหมาะกับทุกคน ผู้ใช้ของคุณมีความต้องการและทักษะที่แตกต่างกันซึ่งเครื่องมือของคุณควรตอบสนองได้อย่างแม่นยำ คุณอาจต้องสร้างสมดุลระหว่างความยืดหยุ่นและความซับซ้อน เพื่อให้ผู้ใช้ถามคำถามใหม่ๆ ในขณะที่ยังคงพึ่งพาตนเองได้ โซลูชัน BI แบบบริการตนเองที่กำหนดเองจะช่วยให้บรรลุผลสำเร็จได้ง่ายขึ้น

6. สร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว

แหล่งที่มาของความจริงเพียงแหล่งเดียวถูกนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมโซลูชัน เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้โดยใช้ข้อมูลเดียวกัน ด้วยเหตุนี้ บริษัทต่างๆ จึงสร้างคลังข้อมูลหรือพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางประเภทอื่นที่ให้มุมมอง 360 องศาของข้อมูลทั้งหมดจากหลายแหล่ง และทำให้การเข้าถึงข้อมูล การวิเคราะห์ การปรับปรุง และการป้องกันทำได้ง่ายกว่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันคุ้มค่ากับการลงทุน

7. ให้ความรู้ผู้ใช้

โปรแกรมการฝึกอบรมสามประเภทสำหรับผู้ใช้ปลายทางเป็นสิ่งจำเป็น: 1. การวิเคราะห์ข้อมูลและการแสดงภาพ 2) พื้นฐานของการรวมข้อมูลและสร้างแบบจำลองข้อมูล และ 3) การฝึกอบรมแบบเพียร์ทูเพียร์อย่างต่อเนื่อง

8. สร้างชุมชน

จะช่วยได้มากหากคุณสร้างศูนย์กลางของความเป็นเลิศหรือมีชุมชนผู้เชี่ยวชาญใน Slack หรือ Teams เพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางของคุณทราบว่าจะเติมช่องว่างในความรู้ที่ใด

9. พิจารณาฝังผู้เชี่ยวชาญ BI ในหน่วยธุรกิจ

พวกเขาจะช่วยผลักดันการมีส่วนร่วมโดยเพิ่มการเข้าถึงข้อมูลสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีพื้นฐานการวิเคราะห์และให้การดูแลตามความจำเป็นสำหรับการรายงานที่มีคุณภาพดีขึ้น

10. เริ่มเล็ก

เลือกสภาพแวดล้อมที่จำกัดสำหรับการเริ่มต้นโครงการ BI แบบบริการตนเองของคุณ และสร้างจากที่นั่นโดยใช้แนวทางที่คล่องตัว ด้วยวิธีนี้ คุณจะแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนขยายขนาด

วางสายทีม ITRex หากคุณพิจารณาเริ่มการเดินทาง BI แบบบริการตนเอง ด้วยวิธีการทดสอบการต่อสู้ เราจะช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในขณะที่นำโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ

เผยแพร่ครั้งแรกที่ https://itrexgroup.com เมื่อวันที่ 10 สิงหาคม 2022