Una guía completa para elegir el software de gestión de proyectos adecuado

Como gerente, debe usar Microsoft Excel para administrar sus proyectos, pero el problema con Excel es que carece de automatización y personalización y no admite el trabajo en equipo colaborativo. El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a optimizar diferentes funciones para planificar proyectos, asignar recursos y administrar el tiempo.

Puede usarlo para el mapeo de rutas del proyecto, la programación, la asignación de recursos y la gestión de la calidad. Averigüemos qué puede hacer todo el software para los gerentes de proyecto que trabajan en diferentes tipos de procesos comerciales.

Descripción general del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos es utilizado por gerentes y equipos para planificar, rastrear, coordinar y lograr los objetivos de sus proyectos. Este software también se utiliza para la comunicación y la colaboración entre diferentes partes interesadas. Ayuda a los gerentes y supervisores de proyectos a cumplir con los plazos y controlar los costos. Además, ayuda a realizar un seguimiento del flujo de trabajo del equipo y, al usar esta información, puede realizar los cambios apropiados u ofrecer aportes útiles a su equipo.

¿Qué funciones puede realizar con el software de gestión de proyectos?

Para administrar con éxito un proyecto, debe administrar toda la información sobre las diferentes actividades de apoyo. Debe cotejar, asimilar e interpretar la información para las partes interesadas del proyecto en tiempo real. Cuando las partes interesadas y los equipos del proyecto se ubican en diferentes áreas, se vuelve más difícil.

Por lo tanto, una herramienta de gestión de proyectos se ha convertido en un aspecto crítico de cualquier negocio que permita a los equipos gestionar todos los procesos desde la etapa inicial hasta la etapa de cierre. Veamos algunas funcionalidades críticas de la herramienta de gestión de proyectos.

• Colaboración entre los miembros del equipo

El software permite la colaboración entre varios equipos y departamentos. Pueden actualizar y compartir información fácilmente entre ellos. Además, la función de acceso compartido permite que todas las partes interesadas tengan una vista unificada del proyecto.

• Programación de proyectos

La programación de tareas para diferentes personas es uno de los aspectos más cruciales de un proyecto. La herramienta de gestión de proyectos viene con funcionalidades de programación que permiten al administrador agregar un flujo a todas las tareas, asignarlas a personas específicas, dar fechas de inicio y finalización a un proyecto y crear un cronograma detallado del proyecto.

• Gestión de documentos relacionados con el proyecto

Mientras trabaja en un proyecto, su equipo crea una amplia gama de documentos de proyecto, como documentos de alcance, documentos de requisitos, documentos de riesgo, documentos de estimación y más. La solución de gestión de proyectos le permite administrar todos estos documentos a la perfección y modificarlos según los requisitos.

• Gestión de Recursos

La siguiente función crucial del software de gestión de proyectos es la gestión de los recursos disponibles. Ayuda a asignar el recurso, rastrearlo y utilizarlo al nivel óptimo. Además, el software también mantiene un informe detallado de cada activo.

• Manejo de costos

Le permite asignar elementos de costo a nivel de tarea. También puede realizar un análisis de costos, así como un análisis de valor ganado en la mayoría de los sistemas de software.

• Planificación de proyectos

La razón principal para usar el software PMS es averiguar qué se debe hacer. A menudo se decide en forma de calendario o diagrama de Gantt, esta función le permite unir las piezas de su proyecto y mantener el trabajo en el camino correcto. La herramienta le permite asignar tareas a individuos, establecer metas, objetivos y fechas de vencimiento para diferentes proyectos.

• Administración de tareas

Atrás quedaron aquellos días en los que solía tener a mano un bloc de notas manual para anotar quién es responsable de qué. El software le permite realizar un seguimiento del progreso de su equipo y proporcionar información adicional para completarlo con éxito. También promueve la coordinación del equipo y una mayor transparencia entre los miembros del equipo.

• Seguimiento del tiempo

Al igual que la planificación de proyectos y la gestión de tareas, la función de seguimiento del tiempo también es fundamental para una gestión de proyectos altamente eficiente. Especialmente cuando su equipo está trabajando con un presupuesto ajustado. La función de seguimiento del tiempo le permite planificar cuidadosamente sus tareas, asegurándose de que entregue un trabajo de primer nivel con el mínimo esfuerzo y en un período breve.

• Comunicación y colaboración

Es una característica esencial para facilitar la comunicación fluida entre los equipos y otros departamentos. Les ayuda a discutir los puntos críticos de un proyecto y obtener ayuda o sugerencias de colegas cuando sea necesario. Esta característica les permite obtener claridad sobre dónde se encuentra su proyecto en el escenario actual y ajustar los plazos según los requisitos.

Casos de uso de software de gestión de proyectos

Administrar múltiples proyectos y tareas no es tan fácil como parece. Se necesita mucha planificación, trabajo duro y dedicación para manejar todos los aspectos del negocio. Pero los gerentes inteligentes solo necesitan la herramienta de administración de proyectos adecuada para administrar sus proyectos con aplomo.

Con la ayuda de un software integral, puede encontrar y resolver fácilmente problemas críticos y priorizar tareas importantes. Le permite obtener actualizaciones en tiempo real sobre proyectos en curso y compartir actualizaciones importantes con el equipo. Además, los resúmenes detallados del proyecto lo ayudan a analizar su progreso y realizar cambios según los requisitos.

• Importancia del PMS para las pequeñas empresas con ejemplos

La gestión de proyectos es una frase aterradora cuando se ejecuta una pequeña empresa. Debes estar haciendo malabarismos con múltiples proyectos, personas y tareas. Sin embargo, el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a planificar todo con anticipación y ejecutar cada proyecto de manera rentable. Ahorrará mucho tiempo y garantizará que termine sus proyectos en un período corto sin estrés indebido.

En los siguientes párrafos, enumeraremos cinco formas críticas con ejemplos de cómo el software de gestión de proyectos puede facilitarle la vida y llevar su negocio al siguiente nivel.

1. Manténgase dentro del cronograma y el presupuesto

Usted sabe que en una pequeña empresa no hay lugar para el error, por lo que es importante cumplir con sus objetivos y mantenerse dentro del presupuesto proyectado. Mediante el uso de herramientas de gestión de proyectos, puede crear una hoja de ruta y gestionarla a la perfección hasta su finalización.

Ejemplo: durante la etapa de planificación del proyecto, Rahul se dio cuenta de que el costo de alquilar equipos pronto aumentará en un 30 % en los próximos meses. Está en medio de un nuevo proyecto y la previsión le permitió ahorrar dinero en otras áreas. Además, también evitó un aumento inesperado en el presupuesto.

2. Control total sobre sus proyectos

Los proyectos que se vuelven locos pueden impactar negativamente en la estructura de su organización y también pueden causar una repercusión en otras tareas críticas. Si tiene una fuerza laboral mínima, puede pedirles que se dispersen para resolver los problemas. Sin embargo, esto sería difícil durante las constantes interrupciones. Por lo tanto, para resolver problemas continuos, debe implementar un software de gestión de proyectos en su negocio.

Ejemplo: Jacob estaba manejando múltiples proyectos y trabajando duro para cumplir con los plazos. A pesar de todos sus esfuerzos, se enteró de que su equipo se había excedido en el presupuesto del proyecto actual. Para agregar a sus problemas, ni siquiera tenía un plan B para abordar el problema. Sin embargo, se las arregló para manejar la situación de alguna manera, pero fue reprendido por la alta gerencia.

Para evitar este tipo de problemas en el futuro, decidió utilizar un software de gestión de proyectos que le proporcionaba indicaciones claras de cualquier problema futuro, crear un plan para cada proyecto y crear una hoja de ruta meticulosa. En los meses siguientes, vio una mejora inspiradora en la eficiencia, los resultados finales, los costos y el proceso general.

3. Aumente sus posibilidades de éxito

La diferencia clave entre el éxito y el fracaso de un proyecto radica en el proceso de gestión de un director de proyecto. Si no dedican tiempo a redactar un cronograma detallado del proyecto y si no siguen de cerca la etapa de ejecución para garantizar que todos los objetivos se cumplan a tiempo, existe una alta probabilidad de que no logren los objetivos deseados.

Ejemplo: Era el día 18 de Esha como gerente de ventas en la nueva oficina, por lo que decidió hacer un análisis de desempeño de su equipo. Descubrió que su equipo de ventas no había hecho tantas ventas como se suponía que debían hacer en una semana.

Después de un análisis cuidadoso de cada aspecto, se dio cuenta de que su equipo no tenía una hoja de ruta clara ni objetivos predefinidos. Luego utilizó la herramienta PMS para agilizar el trabajo, definir sus objetivos y mejorar la productividad y la calidad general de su trabajo. Después de algunas semanas notó una mejora drástica en los números de ventas y el desempeño de su equipo.

4. Definir roles claros

Incluso cuando dirige una pequeña empresa y si los roles no están claramente definidos, a menudo enfrentará problemas de responsabilidad. Retrasará sus proyectos y no podrá completar tareas importantes a tiempo. Pero cuando usa una herramienta de administración de proyectos, podrá asignar sus tareas a las personas adecuadas y puede responsabilizarlas por completar el trabajo dentro de una duración específica.

Ejemplo: con la ayuda de la herramienta de gestión de proyectos, David asignó múltiples tareas a varias personas y definió claramente lo que esperaba de ellos en términos de objetivos finales. Todos estaban al tanto del trabajo que tenían entre manos y todo el trabajo se completó dentro del plazo establecido.

5. Obtenga información procesable

Una buena gestión de proyectos comprende la planificación eficaz de proyectos, la asignación de recursos, la acumulación de datos y la comunicación. Una vez que haya terminado con el proyecto, puede mirar hacia atrás en su proyecto, evaluar el rendimiento y tratar de averiguar qué funcionó mejor y qué no. Si no tiene esa instalación, está obligado a repetir los mismos errores y también puede fallar en dar lo mejor de sí en el próximo proyecto.

Ejemplo: Sanchit utilizó un software de gestión de proyectos para examinar el informe de estado de sus proyectos. Observó que hay cuatro tareas pendientes y el equipo también ha gastado más del presupuesto asignado.

Con cuatro proyectos próximos y cuatro tareas pendientes, pidió a todos en su equipo que se esforzaran y dieran lo mejor de sí para completar el trabajo a tiempo. El software de gestión de proyectos le permitió asignar más recursos para el trabajo pendiente y prepararlos para los nuevos proyectos.

• Importancia de PMS para grandes empresas con ejemplos

Independientemente del tamaño de una organización, la gestión de un proyecto siempre es una tarea complicada para todos. A través de la herramienta de administración de proyectos, puede disminuir la presión de administrar los proyectos de principio a fin y mantener el control de sus objetivos comerciales. En las próximas líneas, conocerá las tres razones principales por las que su empresa necesita un software de gestión de proyectos.

1. Las grandes empresas tienen varios departamentos y oficinas en todo el mundo. Con la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos, puede garantizar un flujo constante de información entre todos los equipos y evitar perder cualquier fecha límite.

Ejemplo: Rakshay es un líder de proyecto en una empresa multinacional, inmediatamente quiso compartir información vital sobre un proyecto con su equipo en tierra y en alta mar. No estaba seguro de si todos los miembros del personal revisarían sus bandejas de entrada, por lo que compartió la información a través del software de gestión de proyectos. En unos segundos, todos recibieron una notificación emergente en el panel de su software y todos prestaron la máxima atención a la información compartida.

2. Cuando hay un retraso en el proyecto, las grandes organizaciones suelen gastar más dinero del previsto. Provoca una repercusión en otros proyectos y sus fondos pueden agotarse. Las grandes empresas pueden utilizar el software de gestión de proyectos para planificar costes y mantener su presupuesto bajo control.

Ejemplo: Rohan decidió utilizar una solución de gestión de proyectos para descubrir la salud financiera del proyecto en curso. Le complació saber que la función de planificación financiera del software ayudó a su equipo a evitar que se sobrepasara el presupuesto. Además, pudo establecer un objetivo financiero para el próximo proyecto.

3. Mejora la responsabilidad de su equipo para una tarea en particular y también promueve la colaboración en equipo. El flujo de trabajo unánime de su equipo garantiza la finalización oportuna de los proyectos y reduce los riesgos de pérdidas.

Ejemplo: Daniel estaba usando Microsoft Excel y métodos manuales para asignar trabajo a los miembros de su equipo, pero solían incumplir los plazos con regularidad. Después de un cierto período, decidió probar la solución de gestión de proyectos durante algún tiempo. Para su sorpresa, la herramienta demostró ser muy beneficiosa para su equipo, ya que podía establecer fechas límite para los proyectos, realizar un seguimiento del progreso y enviar notificaciones cuando la tarea estaba atrasada.

Ayudó a inculcar un sentido de responsabilidad en su equipo y hacerlos más productivos. Además, pudo documentar todo y compartirlo con todos, para que pudieran saber dónde se encuentran ahora y qué se esperaba de ellos.

Tipos de software de gestión de proyectos

Hay tres tipos diferentes de software de gestión de proyectos:

• Software individual: este software es perfecto para una persona que necesita una aplicación simple y liviana para administrar proyectos. Viene con menos características y proporciona solo funcionalidades básicas a su usuario.
• Software integrado: el software integrado es utilizado principalmente por empresas que trabajan en múltiples proyectos simultáneamente. Este PMS tiene una base de datos centralizada de información a la que todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente.
• Software colaborativo: el software colaborativo es una opción ideal para equipos más grandes, ya que permite que todos los miembros del equipo vean, accedan y colaboren en un proyecto y resuelvan un problema empresarial específico.

Ejemplos de herramientas gratuitas de proyectos de código abierto

Aquí está la lista de las cinco mejores soluciones de software de código abierto para administrar su negocio.

1. Plan Racional

RationPlan es una poderosa solución de administración de proyectos diseñada para ayudar a los administradores de proyectos a organizar tareas, asignar recursos, realizar un seguimiento del progreso y administrar la carga de trabajo según los requisitos.

2. NaranjaScrum

OrangeScrum es una plataforma basada en la nube que emplea el tablero Scrum y el flujo de trabajo Kanban para la ejecución efectiva de tareas, la colaboración en equipo y la generación de informes.

3. Proyecto abierto

Esta es una solución de gestión de proyectos de código abierto que viene con funciones personalizadas para la planificación de proyectos, seguimiento de problemas, informes de costos y gestión del tiempo. Viene con plataformas de gestión Agile y Scrum para garantizar un flujo de trabajo perfecto.

4. Taiga

Taiga es una planificación de proyectos gratuita y de código abierto que proporciona plataformas de gestión Scrum y Agile a sus clientes. Proporciona 300 mb de almacenamiento y hasta 3 usuarios pueden trabajar en un proyecto privado.

5. Odoo

El software Odoo es conocido por su interfaz fácil de usar y algunas funciones de administración útiles como tablas dinámicas, tableros Kanban, administración de archivos y más. Además, también proporciona una amplia gama de herramientas para la gestión de inventario, recursos humanos, contabilidad, ventas y fabricación.

Industrias que utilizan software de gestión de proyectos/ Quién puede utilizar las herramientas de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos consta de varias características y funcionalidades que pueden ayudar a todas las industrias. Ayuda a sus líderes a encabezar los proyectos con facilidad y permite al equipo la capacidad de hacer frente a proyectos difíciles y plazos ajustados. A continuación se muestra una lista de industrias que utilizan el software PM para su beneficio.

• Software de gestión de proyectos de desarrollo de software

El sistema de gestión de proyectos se utiliza en el desarrollo de software para promover una comprensión clara de los objetivos y requisitos. Mantiene a los equipos en la misma página y organizados.

• Software de gestión de proyectos de construcción

En la industria de la construcción, este software proporciona todas las funciones que hacen que el proceso sea más rápido, fácil de manejar, fluido y más eficiente. Por lo tanto, conduce a una mayor rentabilidad y menos tiempo.

• Software de gestión de proyectos de fabricación

La industria manufacturera tiene que lidiar con varios desafíos relacionados con el costo, la materia prima y la calidad de los productos. El software de gestión de proyectos ayuda a minimizar algunos de estos desafíos y permite a los fabricantes producir productos de la mejor calidad a un costo mínimo.

• Software de gestión de proyectos de TI

En el sector de TI, el objetivo es aumentar la eficiencia manteniendo a todos los miembros del equipo en sintonía. Los tableros Kanban, los diagramas de Gantt y los informes detallados brindan funciones críticas necesarias para completar con éxito los proyectos de TI.

• Software de gestión de proyectos educativos

Es utilizado por universidades, institutos, colegios y universidades para administrar las actividades del día a día y organizar cada proceso. Además, es utilizado tanto por estudiantes como por profesores para aumentar su productividad.

• Software de gestión de proyectos farmacéuticos

Las industrias farmacéuticas tienen una buena parte de las responsabilidades hacia sus consumidores, y tienen que gestionar la demanda de medicamentos y mantener organizada toda la operación. El software de gestión de proyectos para productos farmacéuticos está diseñado para gestionar proyectos de forma eficaz, realizar un seguimiento de los recursos, proporcionar informes precisos, gestionar la facturación y agilizar todo el proceso.

• Software de gestión de proyectos inmobiliarios

En el sector inmobiliario, ayuda a automatizar tareas mundanas, rastrear listados y clientes potenciales y analizar el rendimiento en diferentes regiones y propiedades.

• Software de gestión de proyectos de agencias creativas

Mantiene el flujo de trabajo en funcionamiento mientras realiza un seguimiento del rendimiento del equipo. Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo, y la función de informes ayuda a identificar cualquier obstáculo.

• Software de gestión de proyectos gubernamentales

Apoya a las agencias gubernamentales en todas las fases del proyecto, desde la inicialización hasta la planificación y la implementación. Los diagramas de Gantt en la gestión de proyectos proporcionan informes detallados sobre el flujo de trabajo y el dinero gastado en un proyecto en particular.

¿Cuáles son los pocos criterios para seleccionar un software de gestión de proyectos?

La herramienta de gestión de proyectos se ha vuelto fundamental para todas las empresas. El software está diseñado específicamente para hacer que el manejo del equipo y la realización de tareas sean más simples y eficientes. Ha demostrado ser una gran ayuda para los gerentes de proyectos y automatiza operaciones básicas como la planificación de proyectos, la asignación de recursos, la programación, etc. La interfaz fácil de usar mejora la colaboración entre equipos y mantiene una ficha sobre el flujo de trabajo en tiempo real.

Ahora, antes de concentrarse en cualquier software de gestión de proyectos, hay algunos puntos de referencia que debe analizar. Estos son los seis criterios importantes a tener en cuenta durante el proceso de selección.

• Debe ser fácil de usar: el software debe ser fácil de usar para todos y debe ser fácil de entender para que su equipo no pierda el tiempo en comprender sus características y funcionalidad.
• Facilidad para compartir archivos: el software de gestión de proyectos debe tener una amplia gama de opciones para compartir archivos, incluido el almacenamiento basado en la nube, el disco duro compartido, los sitios web de puntos compartidos y los dispositivos de almacenamiento de medios.
• Debe ser personalizable: para garantizar que el software funcione exactamente de la misma manera que usted desea, el software debe permitir la instalación de personalización y un flujo de trabajo personalizable.
• Integración perfecta: su herramienta de gestión de proyectos debe ser compatible con las soluciones de software actuales y varias otras plataformas para una mayor accesibilidad.
• Monitoreo e informes: el software debe brindarle la posibilidad de monitorear actualizaciones en tiempo real, y debe poder compartir la información con usuarios externos y partes interesadas.
• Seguridad de los datos almacenados: por último, pero no menos importante, el sistema de software debe ofrecer amplias medidas de encriptación y autenticación para garantizar la máxima seguridad de los datos.

Conclusión

El software de gestión de proyectos no es una opción, sino una herramienta necesaria para su negocio. Ayuda a aumentar la eficiencia de sus operaciones en curso y a minimizar y mitigar los riesgos involucrados. Las empresas que no implementen esta herramienta en su proceso comercial siempre tendrán dificultades para administrar su trabajo, presupuesto, mano de obra y calidad del producto.

Categorías relacionadas: Herramientas Kanban | Herramientas Scrum | Herramientas de estructura alámbrica | Software de diagrama de Gantt