Cómo determinar el alcance de un proyecto

Última actualización el 31 de octubre de 2019

Por más feliz que esté por el negocio, hay algo que puede hacer que grandes negocios se conviertan en un desastre rápidamente. Puede conducir a que te prepares para ediciones constantes, falta de comunicación, decepción y expectativas no cumplidas. Entonces, ¿cómo evitas todo ese dolor de cabeza? Examinar el alcance de un proyecto es la única manera de establecer expectativas adecuadas de los entregables y mantener una buena relación con su cliente. Haz esto y tu cliente y tu yo futuro te lo agradecerán. ¿Alguna pregunta? ¿Sí? Tuve una sensación. Bueno, entremos en ellos.

¿Cómo analizo un proyecto?

Se debe establecer un alcance del proyecto antes de comenzar cualquier trabajo o aceptar el pago (a menos que el alcance del proyecto sea uno de los entregables). Debe servir como una guía de lo que el cliente debe esperar obtener de su acuerdo y un plazo en el que debe esperar que llegue, junto con un precio estimado.

¿Qué debe estar en el alcance del proyecto?

Buena pregunta. El alcance de su proyecto debe incluir varias cosas. Debe delinear el propósito del proyecto; esto da como objetivo medir el éxito del proyecto. Debe preguntarle a su cliente qué problema está tratando de resolver. Recuerda, no estás vendiendo un producto. Estás vendiendo una solución. Entonces, ¿cómo solucionarán sus servicios un punto de dolor que están teniendo?

El alcance de su proyecto también debe describir lo que se requerirá para lograr la meta de su cliente. ¿Necesitarán un sitio web? Si tienen uno, ¿qué mejora realizará y qué métodos utilizará para realizar la tarea?

Pero ya he hablado de esto en una reunión.

Tener una reunión para establecer el alcance del proyecto es esencial, pero no reemplaza el alcance del proyecto por escrito. Al documentar los requisitos del proyecto, está aceptando los requisitos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Es demasiado fácil olvidar los puntos importantes que se tratan en una reunión. Con un alcance de proyecto escrito, tanto usted como el cliente pueden mirar hacia atrás y ver por qué se hizo algo. El alcance de un proyecto también se puede utilizar como hoja de ruta para establecer las expectativas adecuadas.

Tiene sentido. Entonces, cuénteme más sobre lo que entra en el alcance.

Con alegría. Debe tener una comprensión firme de cómo el proyecto se relaciona con la estrategia de la empresa. Conocer la estrategia general lo ayudará a optimizar su trabajo para que se ajuste mejor a sus esfuerzos actuales. También puede ayudarlo a ofrecer información sobre la efectividad de su elección y ayudar a corregir el curso si no es el mejor para lo que están tratando de lograr.

Gracias. Estoy empezando a ver por qué es importante, entonces, ¿qué pasa con el costo?

El costo puede ser un tema delicado para ambas partes, pero también es importante establecer expectativas adecuadas. El alcance debe incluir una lista de los servicios que prestará junto con su costo asociado. Si está cobrando una tarifa plana, debe incluir un desglose de lo que se incluirá. Si está cobrando por hora, debe mostrar su tarifa por hora junto con las horas estimadas o el tiempo que tomará terminar el proyecto.

¿Qué pasa si no sé cuánto cobrar?

Al hacer las preguntas anteriores, debe tener una buena idea de cuánto tiempo llevará aproximadamente el proyecto. Si no incluye un precio, no está estableciendo una expectativa del costo y dejándolo en manos del cliente. Cuando llega el momento de pagar la factura, su falta de comunicación sobre el precio de trabajo puede causar cierta disputa entre usted y sus clientes (lo que puede equivaler a un momento difícil para que le paguen).

¿Qué pasa si me dejo algo fuera?

Ah, ese es un miedo legítimo. Mientras analiza lo que está dentro del alcance, también debe hablar sobre lo que está fuera del alcance. Hablar deliberadamente sobre lo que está fuera del alcance puede ayudar a manejar las expectativas. A veces un cliente puede pensar que algo está incluido cuando en realidad no ofreces ese servicio o cobras más por él. Si un cliente quiere perseguir algo que está fuera del alcance acordado, se debe redactar un alcance separado como complemento a su proyecto actual.

¡Es un alivio, estaba preocupada por esa parte!

Como todos tenemos.

Entonces, ¿qué sucede si no puedo realizar una tarea debido a algo que necesito del cliente?

Tu alcance no es solo para ti. Es para el cliente también. Lo que necesitará del cliente, ya sea copia, imágenes u otra cosa, debe incluirse en el alcance. También debe incluir un plazo razonable en el que el cliente debe proporcionarle los artículos que necesita y qué medidas se tomarán si no se los proporciona. También debe obtener la información de contacto de la persona que se encargará de conseguirle lo que necesita para que no tenga que preguntar a quién acudir.

Me alegro de haber preguntado. Una vez que tengo mi ámbito de trabajo, ¿qué hago con él?

A continuación, puede utilizar su ámbito de trabajo para crear un contrato. Su ámbito de trabajo debe estar incluido en su contrato. Debe estar firmado tanto por usted como por el cliente para que tenga una comprensión clara de sus roles y compromisos con el proyecto.

Entonces, ahora que tengo eso, finalmente terminé, ¿verdad?

No exactamente.

¡ Vamos !

Sólo escúchame. Después de haber presentado a su cliente los entregables, ¿cómo sabe cuándo se completa el proyecto? ¿Qué evita que te atrapen en una serie constante de ediciones y finalmente te paguen la cantidad que pusiste en papel? Un acuerdo final.

¿Que es eso?

Un acuerdo final es un documento que le presentas a tu cliente cuando le entregas el proyecto. Le permite al cliente revisar el proyecto y compararlo con el alcance del trabajo que ambos acordaron. Si el cliente está satisfecho con su trabajo, puede cerrar la sesión, devolverle el acuerdo y usted puede cobrar ese dulce cheque de pago. Sin embargo, si el cliente decide que algo no se logró de acuerdo con su acuerdo, puede presentar todos los cambios que considere que completarían el proyecto. Una vez que lo recupere, puede corregir los cambios, completar el proyecto, cobrar su cheque de pago y pasar al siguiente trabajo. Rompe el ciclo de edición interminable.

Vaya, eso es genial.

Gracias. Esa idea fue provocada por muchos errores.

Entonces, ahora que sé qué y cómo hacer un ámbito de trabajo, ¿qué hago?

¡Sal y consigue algunos trabajos! Y no olvides qué incluir. Aquí tienes una lista por si la necesitas:

• ¿Cuál es el propósito del proyecto?
• ¿Cuál es la meta que les gustaría alcanzar?
• ¿Cómo su solución ayudará a su problema?
• ¿Cuál es su estrategia actual?
• ¿Cuánto costará el proyecto?
• ¿Qué está fuera de alcance?
• ¿Quién supervisa conseguirle lo que necesita para llevar a cabo el proyecto?
• ¿Construiste un contrato y lo firmaste?
• Y no olvides el acuerdo final.

¡Muchas gracias! ¿Puedes ayudarme a vender el trabajo también?

Autoría: Taj R.