Los mejores consejos sobre la gestión del tiempo

La constante falta de tiempo y el exceso de trabajo son una realidad tanto para los autónomos como para las empresas. Esto afecta no solo a la productividad y la motivación, sino también a la salud. Afortunadamente, hay pocas salidas. En el artículo de hoy, descubrirá qué disminuye la productividad en cualquier negocio. También aprenderá algunos métodos efectivos de administración del tiempo y se pondrá al día con herramientas y aplicaciones útiles para el flujo de trabajo.

Los mejores consejos sobre la gestión del tiempo - tabla de contenido:

1. ¿Qué desorganiza el trabajo?
2. Técnicas de gestión del tiempo.
3. Benefíciese de las herramientas de gestión del trabajo y las tareas

¿Qué desorganiza el trabajo?

Hoy en día, cada vez se dedica más tiempo al trabajo. Las horas extraordinarias y la acumulación de pedidos se han convertido en la nueva norma. Los polacos y los griegos se encuentran entre los más ocupados del mundo: según la OCDE, pasan casi 2 mil horas al año en el trabajo, muy por delante de los alemanes que trabajan seiscientas horas menos al año. Desafortunadamente, trabajar duro no implica productividad. Está ilustrado por el hecho de que los polacos puntuaron un 70 % más bajo que los alemanes en las pruebas de eficiencia laboral.

¿Qué desorganiza el trabajo? Primero, 9 pequeñas cosas que consumen tiempo y paralizan cualquier negocio:

1. Envío de correos electrónicos interminables : si acaba de enviar un tercer correo electrónico en respuesta, no envíe otro. Mejor aún, llame a la persona o reúnase con ella en persona,
2. Notificaciones de audio de nuevos correos electrónicos : es una buena idea responder regularmente, pero no todos valen la pena para distraerse del trabajo.
3. Usando la opción “responder a todos” ,
4. Redacción de informes que no sirven para tomar decisiones y mejorar la empresa ,
5. Produciendo informes que nadie leerá ,
6. Trasladar las decisiones a los supervisores ,
7. Organizando interminables reuniones ,
8. Aplazamiento de prioridades ,
9. Programar reuniones de más de 45 minutos : esa cantidad de tiempo es suficiente. Con demasiada frecuencia se redondea innecesariamente a la hora completa.

Esa es la conclusión de un estudio realizado por Matt Krzysiak en su empresa cuando asumió como presidente del National Motor Club. Agregue a ese trabajo administrativo innecesario, ocuparse de cosas que no forman parte de la descripción de nuestro trabajo, hacer llamadas telefónicas personales, leer el periódico y hacer mandados.

El modo de oficina en casa no lo hace más fácil con todo el ajetreo y el bullicio doméstico. Redes sociales, comer y tomar café, visitar amigos y posponer tareas para “en un momento”. ¿Suena familiar? Puede lidiar con esos problemas preocupantes desarrollando hábitos simples y estableciendo un horario de trabajo amigable.

Técnicas de gestión del tiempo.

1. Método Pomodoro

Una de las técnicas más conocidas que puede ayudar es el método Pomodoro , derivado del clásico reloj de cocina con forma de tomate. El método consiste en escribir en una hoja de papel todas las tareas que debe completar, elegir una, configurar el temporizador en 25 minutos y trabajar en la tarea durante todo ese tiempo. Tienes que estar completamente concentrado sin la distracción de Facebook o mensajes de texto.

Si después de 25 minutos la tarea aún no se ha realizado, tómese un descanso de 5 minutos y luego vuelva a ella, configurando su reloj para otros 25 minutos.

Sin embargo, después de 2 horas de tal trabajo (4 Pomodoro) el cerebro necesitará un descanso, así que tómate un descanso de 30 minutos, sal a caminar, prepárate una taza de té o mira alguna serie de televisión. Este es un método simple y eficiente para mejorar la gestión del tiempo. Es popular en todo el mundo.

2. La técnica de las 5S

Otra técnica recomendada es 5S , que ayuda a organizar el lugar de trabajo y aumentar la productividad. También reduce los costos operativos de la empresa y mejora la calidad de los bienes y servicios fabricados.

5S ha sido popular durante décadas entre las empresas japonesas y consta de cinco principios:

• selección : elimine todos los elementos innecesarios del buzón,
• segregación : asigne un lugar para los artículos necesarios; deben ser fáciles de encontrar y guardar después de su uso, así que organícelos con cajas de herramientas, firmas o etiquetas de colores (catalogación de mensajes),
• limpieza : limpie su espacio de trabajo diariamente, eliminando la fuente de contaminación (eliminando el SPAM y cancelando la suscripción a boletines innecesarios),
• estandarización : establezca horarios de trabajo estándar (establezca horarios específicos cuando responda correos electrónicos),
• autodisciplina : haga un hábito de seguir los 4 pasos anteriores.

3. melé

¿Tienes una pizarra y papel de colores a mano? Conozca Scrum, un método de gestión del tiempo para organizar el trabajo que suelen utilizar las empresas emergentes y los desarrolladores. Scrum es un método en el que los proyectos y las tareas se escriben en hojas de papel y se fijan en columnas en una pizarra. Las columnas denotan elementos sucesivos del proceso (por ejemplo, "planeado", "en proceso", "probado", "urgente para completar", "terminado").

En la primera columna, crea una cola de tareas que se priorizan. Luego, además de cada tarea, escribes cuántas horas se esperan para ellas (usando diferentes colores de tarjetas, puedes dividirlas en categorías). Luego, las tarjetas se fijan de izquierda a derecha a medida que avanza el trabajo hasta la sección "Terminado".

Scrum le permite realizar un seguimiento del progreso del proyecto, reconocer nuevos desafíos, monitorear los plazos y observar cuántas tareas quedan. Esto es muy práctico tanto en la organización del tiempo como en el trato con el cliente.

4. Sistema Cuadrado

El método del sistema cuadrado se basa en la priorización de las tareas asignadas. Según esta técnica, una hoja de papel se divide en cuatro casillas iguales. Cada casilla corresponde a cuatro categorías de tareas:

• las tareas urgentes , importantes (1) y no importantes (2), se escriben en los cuadrantes superiores,
• las tareas no urgentes , importantes (3) y no importantes (4), se colocan en los cuadrantes inferiores.

Las tareas urgentes y no urgentes son aquellas que deben ser atendidas lo antes posible, pero sin ceñirse a una fecha específica (por ejemplo, hacer una llamada telefónica). Las tareas urgentes e importantes son plazos que deben cumplirse rápidamente (por ejemplo, pagar una cuota de suscripción).

Gracias a este sistema sabemos qué tareas hacer primero y cuáles pueden esperar. Este es un complemento perfecto para la lista de actividades planificadas para realizar todos los días. Esta combinación permite una gestión del tiempo aún más eficaz.

5. 80/20

Otra técnica es completar tareas de acuerdo con el Principio de Pareto (también conocido como 80/20) . Hace casi un siglo, Vilfredo Pareto observó que el 80% de los bienes están en manos de sólo el 20% de la población. Pronto se descubrió que estas proporciones se aplican en varias áreas de la vida. Ejemplos: el 80% de los ingresos lo genera el 20% de los clientes, el 20% de los servicios de las empresas generan el 80% de los ingresos, el 80% del tiempo usamos el 20% de la ropa que tenemos en el armario, etc.

Según este método, hacer el 20% de las tareas es suficiente para lograr el 80% de los resultados. El truco está en discernir cuáles son exactamente esas tareas y “separar el trigo de la paja”. Naturalmente, este principio no es perfecto: las proporciones pueden variar 90/10, 70/30, 97/3, etc.

El Principio de Pareto es un método de gestión del tiempo que le ayuda a centrarse en los temas clave manteniendo su agenda y evitando andarse por las ramas.

6. Un minuto o dos

La última y más sencilla técnica es la regla de los 2 minutos de David Allen. Es genial para el trabajo y las tareas diarias. De acuerdo con este principio, si una acción no tarda más de 2 minutos en completarse, debe realizarse de inmediato. Si lo pospone, puede convertirse en una gran carga en el futuro. Este método es el más fácil de implementar de todos, pero proporciona los mejores resultados en muy poco tiempo.

Además, aumenta el nivel de satisfacción. Realizar varias tareas en un día, incluso pequeñas, es gratificante y refuerza completar las consecutivas.

Además, aquí hay dos pautas prácticas que vale la pena seguir:

• No esperes a tener una mayor cantidad de tiempo libre : posponer todo no suele ser la mejor idea; en vacaciones queremos descansar, y a veces aparecen situaciones no anunciadas,
• Planifique solo el 60% del tiempo : a menudo sobreestimamos nuestras capacidades; al planificar una tarea, enumere las prioridades, intente prever eventos no anunciados y tache a los comedores de tiempo.

Benefíciese de las herramientas de gestión del trabajo y las tareas

Además de utilizar técnicas de gestión del tiempo, también es buena idea aprovechar todas las herramientas de gestión del trabajo creadas para optimizar nuestros procesos cotidianos.

Documentos de Google

Es una herramienta gratuita de Google para crear, compartir y editar archivos (archivos de texto, hojas de trabajo, presentaciones, formularios), tanto sin conexión como en línea. Funciona en su teléfono, tableta o computadora. Además, la herramienta es compatible con archivos de Word, por lo que no es necesario comprar software, y está integrada con Google Drive (15 GB).

Oficina en línea

La versión gratuita de Microsoft Office es la continuación de una poderosa herramienta de administración en línea que le permite crear, guardar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y cuadernos. Office Online incluye Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), buzón de Outlook.com, calendario y contactos.

buzón

Dropbox es un sistema seguro para compartir y almacenar archivos, realizar copias de seguridad y sincronizar archivos entre computadoras. Le permite cargar, ver y descargar datos tanto a través de un navegador normal como a través de una aplicación dedicada instalada en su computadora.

ColorNota

La sencilla aplicación de Android: CollorNote le permite editar rápida y fácilmente notas, recordatorios, correos electrónicos, mensajes, compras y listas de tareas. Esta aplicación te permite organizar tus notas por color, bloquear contraseñas y crear copias de seguridad.

aplicaciones de gestión del tiempo

En el ajetreo y el bullicio de la vida moderna, puede ser increíblemente difícil mantenerse al tanto de todo lo que necesita para completar. Una aplicación efectiva de seguimiento del tiempo no solo lo ayudará a tener un mayor control de su día, sino que también hará que su equipo sea más productivo y mejore su responsabilidad.

¿Y cuáles son sus formas de administrar el tiempo con éxito? ¿Conoces otros consejos, reglas o aplicaciones interesantes sobre la gestión del tiempo? Siéntase libre de ver y compartir comentarios.

Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

Ver todas las publicaciones