Лучшие советы по тайм-менеджменту

Постоянная нехватка времени и переутомление характерны как для фрилансеров, так и для компаний. Это влияет не только на продуктивность и мотивацию, но и на здоровье. К счастью, выходов немного. В сегодняшней статье вы узнаете, что снижает производительность в любом бизнесе. Вы также изучите несколько эффективных методов тайм-менеджмента и познакомитесь с полезными инструментами и приложениями для рабочих процессов.

Лучшие советы по тайм-менеджменту – оглавление:

1. Что дезорганизует работу?
2. Техники тайм-менеджмента
3. Воспользуйтесь преимуществами инструментов управления работой и задачами

Что дезорганизует работу?

В наше время все больше времени уходит на работу. Сверхурочные работы и накопление заказов стали новой нормой. Поляки и греки являются одними из самых занятых в мире — по данным ОЭСР, они проводят на работе почти 2 тысячи часов в год, намного опережая немцев, которые работают на шестьсот часов в год меньше. К сожалению, упорный труд не означает продуктивности. Об этом свидетельствует тот факт, что поляки набрали на 70 % меньше баллов, чем немцы, в тестировании эффективности работы.

Что дезорганизует работу? Во-первых, 9 мелочей, которые отнимают время и калечат любое дело:

1. Отправка бесконечных электронных писем — если вы только что отправили в ответ третье электронное письмо, не отправляйте еще одно. А еще лучше позвонить человеку или встретиться с ним лично,
2. Звуковые уведомления о новых письмах — регулярно отвечать на них полезно, но не все они стоят того, чтобы отвлекать от работы,
3. Воспользовавшись опцией «Ответить всем» ,
4. Написание отчетов, которые не служат для принятия решений и улучшения компании ,
5. Производить отчеты, которые никто не будет читать ,
6. Перекладывание решений на руководителей ,
7. Устраивая бесконечные встречи ,
8. Откладывая приоритеты ,
9. Планирование встреч продолжительностью более 45 минут — этого времени достаточно. Его слишком часто излишне округляют до полного часа.

Таков вывод исследования, проведенного Мэттом Кржисяком в его компании, когда он стал президентом Национального автомобильного клуба. Добавьте к этому ненужную административную работу, заботу о вещах, которые не входят в наши обязанности, личные телефонные звонки, чтение газет и выполнение поручений.

Режим домашнего офиса не облегчает работу со всей домашней суетой. Социальные сети, еда и кофе, посещение друзей и откладывание задач на «сейчас». Звучит знакомо? Вы можете справиться с этими неприятными проблемами, выработав простые привычки и установив удобный график работы.

Техники тайм-менеджмента

1. Метод помидора

Одним из самых известных методов, который может помочь, является метод Помидора, заимствованный из классического кухонного таймера в форме помидора. Этот метод включает в себя запись на листе бумаги всех задач, которые вы должны выполнить, выбор одной из них, установку таймера на 25 минут и работу над задачей в течение всего этого времени. Вы должны быть полностью сосредоточены, не отвлекаясь на Facebook или текстовые сообщения.

Если через 25 минут задание все еще не выполнено, сделайте 5-минутный перерыв, а затем вернитесь к нему, поставив часы еще на 25 минут.

Однако через 2 часа такой работы (4 помидора) мозгу потребуется отдых, поэтому сделайте 30-минутный перерыв, прогуляйтесь, заварите себе чашку чая или посмотрите какой-нибудь сериал. Это простой и эффективный способ улучшить управление временем. Он популярен во всем мире.

2. Техника 5S

Еще одна рекомендуемая методика — 5S , которая помогает организовать рабочее место и повысить производительность. Это также снижает операционные расходы компании и повышает качество производимых товаров и услуг.

5S десятилетиями пользуется популярностью среди японских компаний и состоит из пяти принципов:

• выделение – удалить из почтового ящика все ненужные предметы,
• разделение – выделить место для необходимых предметов; их должно быть легко найти и убрать после использования, поэтому организуйте их с помощью наборов инструментов, подписей или цветных меток (каталогизация сообщений),
• уборка – ежедневно очищайте свое рабочее место, устраняя источник загрязнения (удаляя СПАМ и отписываясь от ненужных рассылок),
• стандартизация — установите стандартные рабочие часы (установите определенное время, когда вы отвечаете на электронные письма),
• самодисциплина – сделайте привычкой следовать вышеуказанным 4 шагам.

3. Скрам

У вас есть белая доска и цветная бумага под рукой? Познакомьтесь со Scrum — методом тайм-менеджмента для организации работы, часто используемым стартапами и разработчиками. Scrum — это метод, при котором проекты и задачи записываются на листах бумаги и прикрепляются к колонкам на доске. Столбцы обозначают последовательные элементы процесса (например, «запланировано», «в процессе», «проверено», «срочно необходимо завершить», «выполнено»).

В первом столбце вы создаете очередь задач с приоритетом. Затем, кроме каждого задания, вы пишете, сколько часов на них предполагается (используя разные цвета карточек, вы можете разделить их на категории). Затем карточки прикрепляются слева направо по мере продвижения работы к разделу «Готово».

Scrum позволяет отслеживать ход проекта, распознавать новые задачи, следить за сроками и наблюдать, сколько задач осталось. Это очень практично как в организации времени, так и в общении с клиентом.

4. Квадратная система

Метод квадратной системы основан на приоритизации поставленных задач. По этой методике лист бумаги делится на четыре равные коробки. Каждое поле соответствует четырем категориям задач:

• срочные задачи – важные (1) и неважные (2) – записываются в верхних квадрантах,
• несрочные задачи – важные (3) и неважные (4) – помещаются в нижние квадранты.

Срочные и несрочные задачи — это те, о которых следует позаботиться как можно скорее, но не привязываясь к определенной дате (например, сделать телефонный звонок). Срочные и важные задачи – это сроки, которые необходимо быстро выполнить (например, оплата абонентской платы).

Благодаря этой системе мы знаем, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие могут подождать. Это прекрасное дополнение к списку дел, которые планируется делать каждый день. Эта комбинация позволяет еще более эффективно управлять временем.

5. 80/20

Другой метод — выполнять задачи в соответствии с принципом Парето (он же 80/20) . Почти столетие назад Вильфредо Парето заметил, что 80% товаров находятся в руках лишь 20% населения. Вскоре было обнаружено, что эти пропорции применимы в различных сферах жизни. Примеры: 80 % дохода приносят 20 % клиентов, 20 % услуг компаний приносят 80 % дохода, 80 % времени, которое мы носим, ​​20 % одежды, которая есть в нашем шкафу, и так далее.

Согласно этому методу достаточно выполнить 20% заданий, чтобы получить 80% результатов. Хитрость заключается в том, чтобы определить, какие именно это задачи, и «просеять зерна от плевел». Естественно, этот принцип не безупречен – соотношения могут быть 90/10, 70/30, 97/3 и т.д.

Принцип Парето — это метод тайм-менеджмента, который помогает вам сосредоточиться на ключевых вопросах, придерживаясь своей повестки дня и избегая ходить вокруг да около.

6. Минута или две

Последний и самый простой прием — правило двух минут Дэвида Аллена. Он отлично подходит для работы и повседневных задач. Согласно этому принципу, если действие занимает не более 2 минут, оно должно быть выполнено немедленно. Если вы отложите это, это может стать огромным бременем в будущем. Этот метод является самым простым в реализации из всех, но он обеспечивает наилучшие результаты в кратчайшие сроки.

Кроме того, это повышает уровень удовлетворенности. Выполнение нескольких задач в день, даже небольших, вознаграждает и подкрепляет выполнение последовательных задач.

Кроме того, вот два практических совета, которым стоит следовать:

• Не ждите большего количества свободного времени — откладывать все на потом — не лучшая идея; в праздники хочется отдохнуть, а иногда случаются непредвиденные ситуации,
• Планируйте только 60% времени — мы часто переоцениваем свои возможности; при планировании задачи расставляйте приоритеты, старайтесь предусмотреть необъявленные события и вычеркивайте пожирателей времени.

Воспользуйтесь преимуществами инструментов управления работой и задачами

Помимо использования методов тайм-менеджмента, полезно также воспользоваться всеми инструментами управления работой, созданными для оптимизации наших повседневных процессов.

Гугл документы

Это бесплатный инструмент Google для создания, обмена и редактирования файлов (текстовых файлов, рабочих листов, презентаций, форм) как в автономном режиме, так и в Интернете. Он работает на вашем телефоне, планшете или компьютере. Более того, этот инструмент совместим с файлами Word, поэтому вам не нужно покупать программное обеспечение, и интегрирован с Google Диском (15 ГБ).

Офис онлайн

Бесплатная версия Microsoft Office является продолжением мощного онлайн-инструмента управления, который позволяет создавать, сохранять и обмениваться документами, электронными таблицами, презентациями и блокнотами. Office Online включает Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 ГБ), почтовый ящик Outlook.com, календарь и контакты.

Дропбокс

Dropbox — это безопасная система для обмена и хранения файлов, резервного копирования и синхронизации файлов между компьютерами. Он позволяет загружать, просматривать и скачивать данные как через обычный браузер, так и через специальное приложение, установленное на вашем компьютере.

ЦветПримечание

Простое приложение для Android — CollorNote позволяет быстро и легко редактировать заметки, напоминания, электронные письма, сообщения, покупки и списки задач. Это приложение позволяет упорядочивать заметки по цвету, блокировать пароли и создавать резервные копии.

Приложения для тайм-менеджмента

В суматохе современной жизни бывает невероятно сложно оставаться в курсе всего, что вам нужно сделать. Эффективное приложение для учета рабочего времени не только поможет вам лучше контролировать свой день, но и сделает вашу команду более продуктивной и повысит ее ответственность.

А какие у вас есть способы успешно управлять временем? Знаете ли вы еще какие-нибудь интересные советы, правила или приложения по тайм-менеджменту? Не стесняйтесь просматривать и делиться комментариями.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях цейтнота делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения