Por qué los eventos virtuales están aquí para quedarse incluso después de que regresen los eventos en persona
Publicado: 2021-10-18Durante el confinamiento global, los eventos virtuales ayudaron a las empresas a romper las barreras geográficas y conectarse e interactuar con sus audiencias.
Los eventos virtuales ayudan a generar un mayor ROI y asequibilidad, junto con la creación de experiencias significativas
Cambiar ese modelo a 20% en persona, 80% virtual es más probable que garantice el éxito en el futuro de los híbridos
No hace mucho tiempo, en un mundo de confinamientos, cierre de lugares y reglas de distanciamiento social, todos los eventos presenciales o físicos se detuvieron. En ese momento, el panorama de los eventos virtuales ayudó a las empresas globales a romper las barreras geográficas y conectarse e interactuar con sus audiencias.
Si bien algunos países todavía están luchando contra la variante delta y muchos casos de Covid-19, otros han comenzado a relajar las restricciones que permiten que se lleven a cabo ciertos eventos en vivo. Entonces, dado que los eventos en persona están volviendo lentamente a la corriente principal, ¿todavía hay un lugar para los eventos virtuales?
Absolutamente. Y he aquí por qué.
Virtual es la ruta más segura
La verdad es que el Covid-19 no va a desaparecer mañana. La situación global puede cambiar en cuestión de días; a los organizadores de eventos les resulta difícil armar una estrategia de eventos efectiva y planificar meses híbridos/en persona o incluso un año antes de tiempo.
Con eventos virtuales, los organizadores pueden ser más ágiles y planificar sobre la marcha. Pueden reaccionar mejor a lo que su mercado está hablando actualmente y tiene curiosidad, ejecutando con éxito eventos relevantes dentro de dos a cuatro semanas, sin riesgo.
Sin preocuparse por otro bloqueo o cambio de medidas, los eventos virtuales se han convertido en la ruta más segura y una opción de facto para conectar audiencias globales y facilitar los requisitos comerciales y de ingresos.
Llegar a una audiencia más amplia
Los eventos virtuales tienen el poder de llegar a audiencias exponencialmente más grandes. A medida que las personas han desarrollado un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal durante la pandemia, viajar durante un período prolongado para asistir a un evento es cada vez menos atractivo. No solo eso, sino que los eventos virtuales también son mucho más inclusivos.
Aumenta el alcance del evento, permitiendo que personas de todo el mundo se unan. Lo mismo puede suceder con una madre soltera que lucha por organizar el cuidado de los niños, una persona con capacidades diferentes, una persona que padece una enfermedad crónica o una persona que simplemente no puede permitirse el lujo de viajar.
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Los eventos virtuales permiten a las empresas adaptarse a las necesidades, estilos de vida y habilidades de todos los asistentes y expandir sus audiencias a todos los rincones del mundo.
Asequibilidad y mayor ROI
Hoy en día, muchas empresas han reducido sus presupuestos debido a la pandemia. Sin embargo, incluso con menos dinero para gastar, todavía existe una expectativa generalizada de que los equipos de eventos generen más impacto y un mayor retorno de la inversión.
Al combinar la asequibilidad con un mayor alcance de asistentes, las empresas también pueden aumentar su ROI orgánico. Las empresas pueden atraer a más patrocinadores, socios y expositores con eventos virtuales más grandes, lo que impulsa aún más la rentabilidad.
Obtener información basada en datos
La plataforma de eventos virtuales adecuada tiene el poder de recopilar información valiosa y procesable de todos los puntos de contacto del evento, que las empresas pueden usar para mejorar eventos futuros o demostrar el ROI mencionado anteriormente.
Con el seguimiento de múltiples métricas y dimensiones en tiempo real, los organizadores pueden medir las reacciones y el compromiso de los asistentes de una manera que actualmente no es posible con los eventos físicos. Además, pueden estar mejor equipados para comprender los intereses de los asistentes u obtener un desglose completo de las ofertas de los expositores.
Un análisis e inteligencia tan granulares son insustituibles e invaluables para las empresas que intentan ofrecer un compromiso sólido y generar un mejor retorno de la inversión. Por lo tanto, es poco probable que estén dispuestos a alejarse de él.
Crear experiencias significativas
Las plataformas de eventos virtuales están transformando eventos de manera inimaginable y agregando significado a cada experiencia de evento. A través de la inteligencia artificial (IA), están perfeccionando la ciencia del emparejamiento y ayudando a las empresas a crear reuniones individuales relevantes y oportunidades de networking.
Según los objetivos y necesidades comerciales o incluso los intereses personales, los algoritmos de IA pueden emparejar mejor a los asistentes y brindar sugerencias sobre sesiones de oradores relevantes antes o durante el evento, haciéndolo más dinámico y significativo. Si las empresas quieren atraer y comprometer a sus audiencias, ya no pueden abordar los eventos con una actitud de "ven y ve a quién puedes conocer".
¿Qué pasa con los eventos híbridos?
El riesgo de los eventos híbridos es que nadie puede predecir las reacciones y actitudes de los asistentes, ya que la gente sigue preocupada en gran medida por la seguridad. Los megaeventos organizados para 20.000 a 50.000 asistentes que duran varios días aún no tienen cabida en el mundo post-pandemia actual si se basan en el modelo de la vieja escuela de 80% presencial, 20% virtual.
Es más probable que el cambio de modelo a 20% y 80% en persona y virtual, respectivamente, garantice el éxito; sin embargo, se deben aprender muchas lecciones de los últimos 18 meses y se deben implementar planes de contingencia.
Podría haber posibilidades de que los eventos híbridos se adopten lentamente, con microfiestas regionales al principio para probar las aguas. Independientemente de la decisión que tomen las empresas para activar eventos híbridos, deben hacerlo lentamente y de la manera más segura posible para garantizar la seguridad y la comodidad de sus asistentes.