Comment configurer des Blueprints sur Zoho CRM ?

Chaque entreprise a une façon bien définie de faire les choses. Il existe des flux de travail qui servent de voie pour accomplir différentes tâches et projets. La manière dont les flux de travail se déroulent est un facteur important lors de la détermination des exigences logicielles, car le logiciel doit être robuste pour offrir une grande quantité de fonctionnalités qui gèrent des processus métier uniques.

Désormais, Zoho comprend ces différentes exigences jusqu'au cœur et fait tout son possible pour les mettre en œuvre correctement. Le Zoho CRM Blueprint est en fait une méthode dans laquelle le processus de vente peut être décomposé en étapes individuelles. Au fur et à mesure que nous passons d'une étape à l'autre, il devient possible d'inviter les utilisateurs et le personnel à saisir les informations pertinentes afin que rien ne passe inaperçu.

Ci-dessous, nous allons d'abord comprendre en détail ce qu'est Blueprint pour obtenir un contexte clair sur la façon dont nous pouvons le configurer sur Zoho CRM et ce qu'il peut faire.

Plan directeur de Zoho CRM

Depuis le moment où un prospect est capturé dans le système CRM jusqu'au moment où il est suivi et au-delà, il existe de nombreux processus de vente qu'une organisation exécute en fonction. Par exemple, il existe une société appelée Explore Electronics Pvt. Ltd. qui propose des gadgets techniques aux clients.

Désormais, outre les commandes en ligne que cette entreprise pourrait recevoir, elle peut également disposer d'une équipe de vente dédiée qui est censée suivre les prospects générés via des démonstrations, des sources hors ligne et des événements. Les commerciaux de Zoho CRM Blueprint peuvent commencer par appeler un ensemble de prospects et programmer des démonstrations de produits avec ces clients potentiels.

À la fin de cette démo, lorsque les prospects s'intéressent à l'achat des projets, un devis est généré, qui peut ensuite être converti en commande une fois qu'il est approuvé. Les produits peuvent ensuite être expédiés et livrés aux clients.

Problèmes de vente dans Explore Electronic Pvt. Ltd.

Maintenant, ce processus dont nous venons de parler peut vous sembler très simple lorsque vous le lisez. Cependant, lorsqu'il s'agit réellement de l'exécution de ce processus, on peut faire face à de nombreux problèmes en raison de certains barrages routiers et lacunes. Examinons-les en détail.

• Souvent, les directeurs des ventes passent la majeure partie de leur temps à former de nouveaux commerciaux, ce qui signifie qu'ils n'ont pas assez de temps pour se concentrer sur leur travail.
• Le produit et tout ce qu'il peut offrir n'est pas toujours clair dans l'esprit de tous les commerciaux. Souvent, les représentants commerciaux peuvent ne pas être au courant des détails importants du produit demandés par les prospects lors d'un appel, ce qui peut également décevoir le prospect et entraîner une perte de vente.
• À d'autres moments, des informations client importantes peuvent manquer. Ce n'est que pendant le traitement d'une commande que l'équipe de livraison peut se rendre compte que les informations ou l'adresse du client sont erronées, ce qui peut clairement retarder la livraison de la commande.
• Il peut s'agir de moments où les politiques de remise ne sont pas suivies. Explore Entertainment peut avoir une politique selon laquelle les remises ne peuvent pas dépasser 20 %, mais dans certains cas, des devis avec des remises plus élevées peuvent être traités, ce qui peut échapper à l'attention des responsables des ventes.

Les instances mentionnées ci-dessus sont quelques-unes des manières les plus classiques de rencontrer des problèmes lorsque vous avez une grande équipe pour exécuter un processus, mais qu'il manque un système bien défini pour l'exécuter efficacement. Dans ce cas, le principal problème tourne toujours autour de l'absence de directives claires et de validation du CRM.

Solutions proposées par Zoho CRM Blueprint

Le Zoho CRM Blueprint peut permettre à une organisation de concevoir et d'exécuter un processus de manière organisée tout en étant totalement exempt de failles. Avec la configuration de Zoho Blueprint , presque tous les détails peuvent être capturés à partir du processus hors ligne dans CRM, et donc le processus de rationalisation devient très facile.

Il est possible de définir chaque étape dans un processus et de lier les personnes à chaque étape. Vous pouvez guider vos équipes dans l'exécution d'un processus, valider contextuellement des informations importantes et également automatiser des actions de routine.

• Qualification des prospects

  Pour s'assurer que l'objectif de qualification des prospects est atteint, Zoho CRM Blueprint aide à rendre le script de l'agent appelant assez linéaire. Le logiciel guide les commerciaux à chaque étape de la planification d'une démonstration de produit. Le Blueprint agit comme un script d'agent d'appel et aide les commerciaux à décrire les produits lorsqu'ils sont au téléphone avec un client potentiel. Cela peut résoudre le problème de toute incohérence dans le message communiqué aux commerciaux.

• Suivi

  Avec la configuration de Zoho Blueprint , presque chaque étape peut être réglementée dans le processus de suivi, qui consiste à envoyer et à examiner un devis. En cela, la remise offerte aux clients peut être validée par le CRM tout en s'assurant que l'équipe de vente adhère aux politiques de l'entreprise. Les notifications par e-mail sont automatisées pour les directeurs des ventes chaque fois que quelqu'un accepte le devis afin que rien n'échappe à leur attention.

• La gestion des commandes

  Pour guider les commerciaux à chaque étape du processus de gestion des commandes, le Zoho CRM Blueprint joue un rôle important. Il s'occupe de la vérification des stocks, de l'expédition et même de la livraison. Ici, les commerciaux sont également invités à saisir les informations CRM telles que l'adresse du client. Cela garantit qu'il n'y a pas de retard dans la livraison des produits.

Blocs fondamentaux de Zoho CRM Blueprint

Blueprint dans Zoho CRM est essentiellement conçu pour exécuter un processus métier de manière systématique et bien définie. Avec ce Blueprint, on peut définir chaque étape d'un processus et associer les bonnes personnes à chaque étape. Il peut également aider à guider les équipes tout au long de l'exécution d'un processus. En outre, cela aide également à mandater et à valider des informations importantes de manière contextuelle tout en automatisant les actions de routine.

Un Blueprint est conçu en créant un ordre séquentiel des étapes comptées dans un processus. Dans le langage CRM, les principaux éléments constitutifs d'un Blueprint sont les États et les Transitions.

État

Dans une configuration Blueprint, un "État" est la condition dans laquelle quelque chose se trouve à un moment précis. Par exemple, toute transaction dans un CRM passe par différentes étapes jusqu'à ce que le suivi se produise, qui comprend la qualification, la négociation et l'approbation de la remise. Toutes ces étapes s'appellent un État. Les états doivent être glissés et déposés dans l'éditeur de plan directeur pour concevoir le flux de processus.

Transition

Une transition n'est rien d'autre qu'un lien entre deux États qui entrent dans un processus. Elle prescrit les conditions nécessaires pour qu'un document passe d'un type d'État à un autre. Par exemple, les conditions et les actions requises pour qu'un enregistrement passe de la qualification à la négociation sont généralement prescrites dans le bloc Transition.

Concevoir un plan

Le processus de configuration ou de construction d'un processus est en fait une procédure en trois étapes. Il comprend:

1. Saisie des informations de base

Ici, vous pouvez spécifier le module, la mise en page et le champ pour lesquels le processus doit être créé.

Vous pouvez aller dans « Configuration », puis « Automatisation », puis « Plan directeur ».

• Vous pouvez alors cliquer sur créer un Blueprint.
• Dans cette fenêtre contextuelle Créer un plan directeur, vous pouvez choisir le module, la mise en page et le champ pour lesquels le processus est censé être créé.
• Disons que le processus est celui du suivi des prospects. Dans ce cas, vous pouvez choisir le module Offres avec une mise en page standard et un champ Étape.
• Pour plus de clarté, vous pouvez également spécifier des critères car si vous ne le faites pas, tous les enregistrements créés dans la mise en page entreront dans le processus.
• Enfin, cliquez sur Suivant.

2. Définir le flux de processus

Dans l'éditeur de Blueprint, vous pouvez définir le flux de processus depuis le début de l'état par défaut jusqu'à l'état de sortie.

Dans l'éditeur de Blueprint, vous pouvez faire glisser et déposer tous les États qui font partie du processus.

• Vous pouvez également établir le flux de processus entre les États en connectant différents nœuds dans les boutons d'État.
• Vous devez noter que l'état Début équivaut à aucune valeur du champ de liste de sélection choisi.
• Vous pouvez créer des transitions en cliquant sur le bouton + entre deux états. Pour supprimer une transition, tout ce que vous avez à faire est de cliquer avec le bouton droit sur la ligne de transition et de cliquer sur Supprimer la transition.

3. Configurer les paramètres de transition

Vous pouvez configurer les paramètres Avant, Pendant et Après la transition entre différents états du processus selon vos besoins. Par exemple, nous pouvons regarder la transition entre les États.

Nous pouvons nommer cette « fermeture ». Dans l'exemple d'Explore Electronics mentionné ci-dessus, voici quelques-unes des directives à respecter au moment de la configuration.

• Pour terminer la transition de négociation, un représentant commercial d'Explore Electronics peut saisir le pourcentage de remise et la date de clôture.
• Selon la politique de l'entreprise, la remise pour un produit ne peut pas dépasser 20 %.
• Juste au moment où la transition de clôture est exécutée, une notification par e-mail peut être automatisée au responsable du représentant commercial tout en l'informant de la soumission de la transaction.

Par conséquent, on peut facilement dire que Blueprint vous permet de créer une réplique des processus métier hors ligne dans votre CRM. De la génération de prospects à la conclusion de la transaction, une organisation suit de nombreux processus commerciaux. Les Blueprints peuvent être utilisés pour donner aux utilisateurs de Zoho CRM un guide détaillé sur la façon d'effectuer toutes les étapes d'un processus métier.

Par exemple, il faut rassembler certains documents avant d'envoyer un devis à un client. On peut mettre en place une étape dans un plan directeur qui rend obligatoire le téléchargement du document et permettre à l'enregistrement de passer à l'étape suivante juste après le téléchargement des documents.

Conclusion

Lorsque le processus que vous suivez hors ligne n'est pas capturé avec précision dans l'application logicielle, rien ne garantit qu'il sera suivi de la bonne manière. Il peut y avoir des incohérences et des lacunes possibles dans le processus, et c'est le problème que Blueprint résout.

Le Zoho CRM Blueprint est comme une réplique en ligne d'un processus métier. Il peut capturer tous les détails d'un processus hors ligne dans le logiciel. La mise en œuvre du Zoho CRM Blueprint en contactant un expert Zoho Consultant peut garantir l'automatisation, la validation et une collaboration d'équipe efficace, ce qui rend le processus efficace et exempt de tout type d'échappatoire.